Form View
La Form view te permite convertir tu board en una herramienta de recopilación de datos. En lugar de añadir filas manualmente, diseñas un formulario que se asigna a las columnas de tu tabla. Cualquier persona con acceso al formulario puede rellenarlo, y cada envío crea automáticamente una nueva fila en tu board. Esto es útil para solicitudes de captación, encuestas de feedback, informes de bugs, inscripciones a eventos y cualquier situación en la que necesites recopilar datos estructurados de personas que no necesitan acceso al board completo.
Crear una Form view
- Haz clic en el botón + en las pestañas de vista y selecciona Form.
- Ponle un nombre al formulario y configura el acceso (Todos o Privada).
- El constructor de formularios se abre, prerrellenado con componentes que corresponden a las columnas de tu tabla.
A diferencia de otras vistas, la Form view no muestra las filas existentes. En su lugar, presenta un diseñador de formularios donde construyes el formulario que verán los encuestados.
El constructor de formularios
El constructor de formularios funciona con un diseñador de formularios visual. Ofrece:
- Caja de herramientas --- Un panel de tipos de pregunta disponibles a la izquierda. Cada tipo de pregunta corresponde a una columna de tu tabla. Por ejemplo, una columna Status genera un menú de selección única, una columna Labels genera una selección múltiple, y una columna Texto genera un campo de texto.
- Lienzo --- El área central donde arrastras y sueltas preguntas para armar el diseño de tu formulario.
- Panel de propiedades --- Un panel a la derecha donde configuras los ajustes de la pregunta seleccionada (etiqueta, marcador de posición, indicador de obligatorio, validación y más).
Tipos de columna admitidos
El constructor de formularios genera automáticamente componentes de pregunta para estos tipos de columna:
| Tipo de columna | Componente de formulario |
|---|---|
| Texto | Campo de texto de una línea |
| Párrafo | Área de texto de varias líneas |
| Número, Fecha, Duration | Campo de una línea apropiado |
| Status, Dropdown | Menú de selección única |
| Labels | Casillas de selección múltiple |
| Users | Selector de miembros (único o múltiple) |
| Checkbox | Interruptor booleano |
| File | Carga de archivo |
| Location | Campo de texto |
Las columnas generadas por el sistema (Created At, Created By, Updated At, Last Modified By, Row ID) y las columnas calculadas (Formula, Rollup, Lookup) se excluyen del formulario, ya que no pueden aceptar entrada del usuario.
Campo de descripción de la fila
Además de las preguntas basadas en columnas, el constructor de formularios incluye un componente Descripción. Crea un campo de texto de varias líneas que se asigna a la descripción de la fila, lo que permite a los encuestados proporcionar un contexto detallado.
Personalizar el formulario
Dentro del constructor de formularios puedes:
- Reordenar preguntas --- Arrastra las preguntas hacia arriba o hacia abajo para cambiar el orden en que aparecen.
- Definir campos obligatorios --- Marca preguntas como obligatorias para que el formulario no pueda enviarse sin ellas.
- Añadir descripciones y marcadores de posición --- Proporciona texto de ayuda para orientar a los encuestados.
- Configurar la validación --- Define valores mínimos/máximos, límites de caracteres o patrones de regex.
- Agrupar preguntas --- Organiza las preguntas relacionadas en paneles o páginas para formularios de varios pasos.
Publicar y compartir
Cuando tu formulario esté listo, publícalo para dejarlo disponible para los envíos:
- Haz clic en el botón Publicar en la barra de herramientas del constructor de formularios.
- Tras publicar, recibes un enlace compartible que puedes enviar a cualquier persona.
- Se puede acceder al formulario sin iniciar sesión en Copera --- los encuestados solo ven el formulario, no el board.
Para dejar de aceptar envíos, haz clic en Cancelar publicación. También puedes regenerar el token de compartición si necesitas invalidar enlaces antiguos.
Incrustación
La URL del formulario publicado se puede incrustar en sitios web externos usando un iframe. Esto te permite recopilar envíos directamente desde la intranet de tu empresa, el portal de soporte o el sitio web público.
Envíos del formulario
Cada vez que alguien envía el formulario, se crea una nueva fila en la tabla asociada. Los valores enviados se asignan automáticamente a las columnas correspondientes. Luego puedes ver, filtrar, ordenar y gestionar los envíos usando cualquier otra vista (Grid, Kanban, etc.), igual que cualquier otra fila del board.
Consejos
- Usa los campos obligatorios con moderación --- marca un campo como obligatorio solo cuando realmente necesites el dato en todos los envíos.
- Prueba el formulario tú mismo antes de compartirlo, abriendo el enlace publicado en una nueva pestaña del navegador.
- Combina la Form view con una Kanban view en la misma tabla para crear un flujo de captación a triaje: los envíos llegan por el formulario y se clasifican en el board Kanban.
- Usa la Form view junto con la función Contact Badge para incrustar formularios en documentos compartidos y páginas públicas.