Form-Ansicht
Die Form-Ansicht verwandelt Ihr Board in ein Tool zur Datenerfassung. Statt Zeilen manuell hinzuzufügen, gestalten Sie ein Formular, das auf die Spalten Ihrer Tabelle abbildet. Wer Zugriff auf das Formular hat, kann es ausfüllen; jede Einreichung erstellt automatisch eine neue Zeile im Board. Ideal für Intake-Anfragen, Feedback-Umfragen, Bug-Reports, Event-Registrierungen und überall dort, wo Sie strukturierte Daten von Personen brauchen, die keinen Zugriff auf das volle Board benötigen.
Eine Form-Ansicht erstellen
- Klicken Sie auf + in den Ansichts-Tabs und wählen Sie Form.
- Geben Sie dem Formular einen Namen und konfigurieren Sie den Zugriff (Everyone oder Private).
- Der Formular-Builder öffnet sich, vorausgefüllt mit Komponenten, die den Spalten Ihrer Tabelle entsprechen.
Anders als andere Ansichten zeigt die Form-Ansicht keine bestehenden Zeilen. Stattdessen öffnet sich ein Formulardesigner, in dem Sie das Formular bauen, das die Teilnehmenden sehen.
Der Formular-Builder
Der Formular-Builder basiert auf einem visuellen Formulardesigner. Er bietet:
- Toolbox --- Links ein Panel mit verfügbaren Fragetypen. Jeder Fragetyp entspricht einer Spalte Ihrer Tabelle. Eine Status-Spalte erzeugt z. B. ein Single-Select-Dropdown, Labels ein Multi-Select, Text ein Texteingabefeld.
- Canvas --- Der zentrale Bereich, in dem Sie Fragen per Drag-and-drop zum Layout anordnen.
- Properties panel --- Rechts konfigurieren Sie die Einstellungen der ausgewählten Frage (Label, Platzhalter, Pflichtfeld, Validierung und mehr).
Unterstützte Spaltentypen
Der Builder erzeugt automatisch Fragekomponenten für diese Spaltentypen:
| Spaltentyp | Formularkomponente |
|---|---|
| Text | Einzeilige Texteingabe |
| Paragraph | Mehrzeiliger Textbereich |
| Number, Date, Duration | Passende einzeilige Eingabe |
| Status, Dropdown | Single-Select-Dropdown |
| Labels | Multi-Select-Checkboxen |
| Users | Mitglieder-Selektor (einzeln oder mehrfach) |
| Checkbox | Boolescher Schalter |
| File | Datei-Upload |
| Location | Texteingabe |
Systemgenerierte Spalten (Created At, Created By, Updated At, Last Modified By, Row ID) und berechnete Spalten (Formula, Rollup, Lookup) sind vom Formular ausgeschlossen, da sie keine Benutzereingabe annehmen.
Feld Row Description
Zusätzlich zu spaltenbasierten Fragen enthält der Builder eine Description-Komponente. Sie erzeugt ein mehrzeiliges Textfeld, das auf die Beschreibung der Zeile abbildet und Teilnehmenden erlaubt, ausführlichen Kontext zu liefern.
Das Formular anpassen
Im Formular-Builder können Sie:
- Fragen neu anordnen --- Fragen nach oben oder unten ziehen, um die Reihenfolge zu ändern.
- Pflichtfelder setzen --- Fragen als erforderlich markieren, damit das Formular ohne sie nicht abgeschickt werden kann.
- Beschreibungen und Platzhalter hinzufügen --- Hilfetext zur Orientierung der Teilnehmenden.
- Validierung konfigurieren --- Mindest-/Höchstwerte, Zeichenlimits oder Regex-Muster.
- Fragen gruppieren --- Verwandte Fragen in Panels oder Seiten für mehrstufige Formulare organisieren.
Veröffentlichen und teilen
Wenn das Formular bereit ist, veröffentlichen Sie es für Einreichungen:
- Klicken Sie auf Publish in der Symbolleiste des Builders.
- Nach dem Veröffentlichen erhalten Sie einen teilbaren Link, den Sie an beliebige Personen senden können.
- Das Formular ist ohne Anmeldung bei Copera erreichbar --- Teilnehmende sehen nur das Formular, nicht das Board.
Um keine Einreichungen mehr anzunehmen, klicken Sie auf Unpublish. Sie können auch den Sharing-Token neu erzeugen, um alte Links ungültig zu machen.
Einbetten
Die veröffentlichte Formular-URL lässt sich per iframe in externe Websites einbetten. So erfassen Sie Einreichungen direkt aus Intranet, Support-Portal oder öffentlicher Website.
Formulareinreichungen
Bei jeder Formulareinreichung wird eine neue Zeile in der zugehörigen Tabelle erstellt. Die eingereichten Werte werden automatisch den entsprechenden Spalten zugeordnet. Anschließend können Sie Einreichungen mit jeder anderen Ansicht (Grid, Kanban usw.) ansehen, filtern, sortieren und verwalten – wie jede andere Board-Zeile.
Tipps
- Pflichtfelder sparsam einsetzen --- nur markieren, wenn Sie die Daten wirklich bei jeder Einreichung brauchen.
- Testen Sie das Formular selbst, bevor Sie es teilen, indem Sie den veröffentlichten Link in einem neuen Browser-Tab öffnen.
- Form-Ansicht mit einer Kanban-Ansicht auf derselben Tabelle kombinieren für einen Intake-to-Triage-Workflow: Einreichungen kommen über das Formular und werden im Kanban triagiert.
- Form-Ansicht zusammen mit dem Contact-Badge-Feature nutzen, um Formulare in geteilte Dokumente und öffentliche Seiten einzubetten.