Vue Form
La vue Form vous permet de transformer votre board en outil de collecte de données. Au lieu d'ajouter des lignes manuellement, vous concevez un formulaire qui se mappe aux colonnes de votre table. Toute personne ayant accès au formulaire peut le remplir, et chaque soumission crée automatiquement une nouvelle ligne dans votre board. C'est utile pour les demandes d'intake, les enquêtes de feedback, les rapports de bugs, les inscriptions à des événements, et tout scénario où vous devez collecter des données structurées auprès de personnes qui n'ont pas besoin d'accès au board complet.
Créer une vue Form
- Cliquez sur le bouton + dans les onglets de vues et sélectionnez Form.
- Donnez un nom au formulaire et configurez l'accès (Everyone ou Private).
- Le constructeur de formulaire s'ouvre, prérempli avec des composants qui correspondent aux colonnes de votre table.
Contrairement aux autres vues, la vue Form n'affiche pas les lignes existantes. À la place, elle présente un concepteur de formulaire où vous construisez le formulaire que les répondants verront.
Le constructeur de formulaire
Le constructeur de formulaire est propulsé par un concepteur de formulaires visuel. Il fournit :
- Toolbox --- Un panneau de types de questions disponibles à gauche. Chaque type de question correspond à une colonne de votre table. Par exemple, une colonne Status génère une liste déroulante à sélection unique, une colonne Labels génère une multi-sélection, et une colonne Text génère un champ de saisie texte.
- Canvas --- La zone centrale où vous glissez-déposez des questions pour construire la mise en page de votre formulaire.
- Properties panel --- Un panneau à droite où vous configurez les paramètres de la question sélectionnée (libellé, placeholder, drapeau required, validation, et plus).
Types de colonnes pris en charge
Le constructeur de formulaire génère automatiquement des composants de question pour ces types de colonnes :
| Type de colonne | Composant de formulaire |
|---|---|
| Text | Champ texte monoligne |
| Paragraph | Zone de texte multiligne |
| Number, Date, Duration | Champ monoligne approprié |
| Status, Dropdown | Liste déroulante à sélection unique |
| Labels | Cases à cocher multi-sélection |
| Users | Sélecteur de membres (unique ou multi) |
| Checkbox | Bascule booléenne |
| File | Téléversement de fichier |
| Location | Champ texte |
Les colonnes générées par le système (Created At, Created By, Updated At, Last Modified By, Row ID) et les colonnes calculées (Formula, Rollup, Lookup) sont exclues du formulaire car elles ne peuvent pas accepter de saisie utilisateur.
Champ Description de ligne
En plus des questions basées sur les colonnes, le constructeur de formulaire inclut un composant Description. Cela crée un champ texte multiligne qui se mappe à la description de la ligne, permettant aux répondants de fournir un contexte détaillé.
Personnaliser le formulaire
Dans le constructeur de formulaire, vous pouvez :
- Réordonner les questions --- Glissez les questions vers le haut ou le bas pour changer l'ordre d'apparition.
- Définir des champs requis --- Marquez des questions comme requises pour que le formulaire ne puisse pas être soumis sans elles.
- Ajouter des descriptions et placeholders --- Fournissez du texte d'aide pour guider les répondants.
- Configurer la validation --- Définissez des valeurs min/max, des limites de caractères ou des motifs regex.
- Grouper les questions --- Organisez les questions liées en panneaux ou pages pour des formulaires multi-étapes.
Publier et partager
Une fois votre formulaire prêt, publiez-le pour le rendre disponible aux soumissions :
- Cliquez sur le bouton Publish dans la barre d'outils du constructeur de formulaire.
- Après la publication, vous recevez un lien partageable qui peut être envoyé à n'importe qui.
- Le formulaire peut être accessible sans se connecter à Copera --- les répondants ne voient que le formulaire, pas le board.
Pour arrêter d'accepter les soumissions, cliquez sur Unpublish. Vous pouvez aussi régénérer le jeton de partage si vous devez invalider d'anciens liens.
Intégration (embedding)
L'URL du formulaire publié peut être intégrée dans des sites web externes via un iframe. Cela vous permet de collecter des soumissions directement depuis l'intranet de votre entreprise, le portail de support ou le site public.
Soumissions de formulaire
Chaque fois que quelqu'un soumet le formulaire, une nouvelle ligne est créée dans la table associée. Les valeurs soumises sont mappées automatiquement aux colonnes correspondantes. Vous pouvez ensuite voir, filtrer, trier et gérer les soumissions en utilisant n'importe quelle autre vue (Grid, Kanban, etc.) comme n'importe quelle autre ligne de board.
Conseils
- Utilisez les champs requis avec parcimonie --- ne marquez un champ comme requis que lorsque vous avez vraiment besoin des données pour chaque soumission.
- Testez le formulaire vous-même avant de le partager en ouvrant le lien publié dans un nouvel onglet de navigateur.
- Combinez la vue Form avec une vue Kanban sur la même table pour créer un flux intake-to-triage : les soumissions arrivent via le formulaire et sont triées sur le board Kanban.
- Utilisez la vue Form en conjonction avec la fonctionnalité Contact Badge pour intégrer des formulaires dans des documents partagés et des pages publiques.