Form View
La Form view ti permette di trasformare il board in uno strumento di raccolta dati. Invece di aggiungere righe manualmente, progetti un form mappato alle colonne della tabella. Chiunque abbia accesso al form può compilarlo e ogni invio crea automaticamente una nuova riga nel board. È utile per richieste di intake, sondaggi di feedback, bug report, iscrizioni a eventi e qualsiasi situazione in cui devi raccogliere dati strutturati da persone che non hanno bisogno dell'accesso all'intero board.
Creare una Form view
- Fai clic sul pulsante + nelle tab di vista e seleziona Form.
- Dai un nome al form e configura l'accesso (Everyone o Private).
- Si apre il form builder, precompilato con componenti che corrispondono alle colonne della tabella.
A differenza delle altre viste, la Form view non mostra le righe esistenti. Presenta invece un designer di form in cui costruisci il form che vedranno i rispondenti.
Il form builder
Il form builder funziona con un designer visuale. Offre:
- Toolbox --- Un pannello di tipi di domanda disponibili a sinistra. Ogni tipo di domanda corrisponde a una colonna della tabella. Ad esempio, una colonna Status genera un menu a selezione singola, una colonna Labels genera una selezione multipla e una colonna Text genera un campo di testo.
- Canvas --- L'area centrale dove trascini e rilasci le domande per costruire il layout del form.
- Pannello proprietà --- Un pannello a destra dove configuri le impostazioni della domanda selezionata (etichetta, placeholder, indicatore di obbligatorietà, validazione e altro).
Tipi di colonna supportati
Il form builder genera automaticamente componenti di domanda per questi tipi di colonna:
| Tipo di colonna | Componente form |
|---|---|
| Text | Campo di testo a riga singola |
| Paragraph | Area di testo multi-riga |
| Number, Date, Duration | Campo a riga singola appropriato |
| Status, Dropdown | Menu a selezione singola |
| Labels | Checkbox multi-select |
| Users | Selettore membri (singolo o multiplo) |
| Checkbox | Toggle booleano |
| File | Upload file |
| Location | Campo di testo |
Le colonne generate dal sistema (Created At, Created By, Updated At, Last Modified By, Row ID) e le colonne calcolate (Formula, Rollup, Lookup) sono escluse dal form, perché non possono accettare input dell'utente.
Campo descrizione della riga
Oltre alle domande basate su colonne, il form builder include un componente Description. Crea un campo di testo multi-riga mappato alla descrizione della riga, così i rispondenti possono fornire un contesto dettagliato.
Personalizzare il form
All'interno del form builder puoi:
- Riordinare le domande --- Trascina le domande su o giù per cambiare l'ordine in cui compaiono.
- Definire campi obbligatori --- Segna le domande come obbligatorie così il form non può essere inviato senza di esse.
- Aggiungere descrizioni e placeholder --- Fornisci testo di aiuto per orientare i rispondenti.
- Configurare la validazione --- Definisci valori min/max, limiti di caratteri o pattern regex.
- Raggruppare le domande --- Organizza le domande correlate in pannelli o pagine per form multi-step.
Pubblicare e condividere
Quando il form è pronto, pubblicalo per renderlo disponibile agli invii:
- Fai clic sul pulsante Publish nella toolbar del form builder.
- Dopo la pubblicazione, ricevi un link condividibile che puoi inviare a chiunque.
- Si può accedere al form senza accedere a Copera --- i rispondenti vedono solo il form, non il board.
Per smettere di accettare invii, fai clic su Unpublish. Puoi anche rigenerare il token di condivisione se devi invalidare i vecchi link.
Incorporamento
L'URL del form pubblicato può essere incorporato in siti web esterni usando un iframe. Così puoi raccogliere invii direttamente dalla intranet aziendale, dal portale di supporto o dal sito pubblico.
Invii del form
Ogni volta che qualcuno invia il form, viene creata una nuova riga nella tabella associata. I valori inviati vengono mappati automaticamente alle colonne corrispondenti. Poi puoi vedere, filtrare, ordinare e gestire gli invii usando qualsiasi altra vista (Grid, Kanban, ecc.), come qualsiasi altra riga del board.
Consigli
- Usa i campi obbligatori con moderazione --- segna un campo come obbligatorio solo quando ti serve davvero il dato in tutti gli invii.
- Prova il form tu stesso prima di condividerlo, aprendo il link pubblicato in una nuova scheda del browser.
- Combina la Form view con una Kanban view sulla stessa tabella per creare un flusso intake-to-triage: gli invii arrivano dal form e si classificano sul board Kanban.
- Usa la Form view insieme alla funzione Contact Badge per incorporare form in documenti condivisi e pagine pubbliche.