Historial de Exportaciones y Exportaciones Programadas
Cada exportación que ejecutas desde un Board queda registrada en un solo lugar, y puedes configurar exportaciones que se ejecutan automáticamente en un horario y envían el archivo por correo a las personas adecuadas. Esta página cubre la bandeja de Historial de exportaciones, las exportaciones programadas y el rol dedicado de Exportación que permite que quienes no son administradores exporten datos.
Si buscas cómo ejecutar una única exportación y configurar su formato y columnas, consulta Importar y Exportar. Esta página retoma desde ahí.
Encontrar las Herramientas de Exportación
Todas las herramientas de exportación están juntas. En cualquier tabla de Board:
- Abre el menú de view (el menú de tres puntos junto al nombre de la view).
- Pasa el cursor sobre Exportar para abrir su submenú.
El submenú tiene cuatro entradas:
| Entrada | Qué hace |
|---|---|
| Exportación rápida de la view (.csv) | CSV con un clic de lo que ves en pantalla — sin diálogo. |
| Exportación avanzada | Abre el diálogo completo de exportación (formatos, columnas, opciones). |
| Historial de exportaciones | Abre la bandeja con la lista de tus exportaciones recientes. |
| Exportaciones programadas | Abre la bandeja de las exportaciones que se ejecutan automáticamente. |
Todo el submenú Exportar solo aparece si tienes permiso para exportar el Board. Si no lo ves, pídele a un administrador del Board que te otorgue el rol de Exportación (consulta El Rol de Exportación más abajo).
Historial de Exportaciones
Cada vez que inicias una exportación, queda registrada en el Historial de exportaciones para que puedas volver a ella más tarde — descargar el archivo de nuevo, comprobar si una exportación grande ya terminó o cancelar una que aún esté en curso.
La etiqueta Historial de exportaciones reemplaza el antiguo nombre "Mis exportaciones", pero hace lo mismo: es tu lista personal de exportaciones recientes, de la más nueva a la más antigua.
Abrir el Historial de Exportaciones
Puedes abrir la bandeja de dos formas:
- Desde el submenú Exportar, haz clic en Historial de exportaciones.
- Cuando una exportación más grande termina en segundo plano, aparece una notificación — al abrirla, vas directo a la bandeja.
Qué Muestra Cada Fila
Cada exportación de la lista muestra:
- Un icono de archivo según el formato de la exportación (CSV, Excel, PDF, etc.). Un indicador de carga reemplaza el icono mientras la exportación todavía se está preparando.
- El nombre del archivo de la exportación.
- Un chip de tipo — Rápida, Avanzada o Programada — que te indica cómo se inició la exportación. Esto resulta práctico para distinguir cuáles exportaciones provienen de un horario automático y cuáles ejecutaste a mano.
- Un estado — Pendiente, Procesando, Completada, Fallida o Cancelada.
- Un tiempo relativo, como "hace un minuto" o "hace 2 horas".
Acciones en una Fila
La acción disponible en cada fila depende de su estado:
- Pendiente o Procesando — un botón de Cancelar detiene la exportación antes de que termine.
- Completada — un botón de Descargar guarda el archivo en tu computadora. Puedes descargar una exportación completada tantas veces como quieras, mientras permanezca en tu historial.
- Fallida o Cancelada — sin acción; la fila está ahí como referencia.
Las exportaciones pequeñas suelen descargarse al instante a través de tu navegador. Las exportaciones más grandes se preparan en segundo plano — puedes cerrar el diálogo y seguir trabajando, y luego recoger el archivo terminado en el Historial de exportaciones cuando llegue la notificación.
Exportaciones Programadas
Una exportación programada ejecuta una exportación automáticamente con una cadencia recurrente — cada mañana, cada lunes y miércoles, el primer día hábil de cada mes, etc. — y envía por correo el archivo terminado a las personas que elijas. Es la forma sin esfuerzo de entregar un informe recurrente sin que nadie tenga que acordarse de exportarlo.
Las exportaciones programadas están disponibles para los miembros cubiertos por un Block de pago. Si estás en un Block gratuito, igual puedes ejecutar exportaciones a mano y usar el Historial de exportaciones — el botón Nuevo horario simplemente está deshabilitado, con una nota que explica por qué.
La Bandeja de Exportaciones Programadas
Desde el submenú Exportar, haz clic en Exportaciones programadas para abrir la bandeja. Muestra los horarios de tu espacio de trabajo, del que se ejecutará más pronto al que lo hará más tarde. Cada fila muestra:
- El nombre del horario.
- Cuándo se ejecutará a continuación (o Inactivo si está pausado).
- A cuántos destinatarios envía.
- Cuándo se ejecutó por última vez, una vez que se ha ejecutado al menos una vez.
- Un pequeño icono de advertencia si las ejecuciones recientes han estado fallando, para que sepas que un horario necesita atención.
Haz clic en Nuevo horario en la parte superior de la bandeja para crear uno desde cero, o usa el menú de acciones de cualquier fila existente.
Crear una Exportación Programada
Hay dos formas de crear un horario:
Desde el diálogo de exportación (recomendado). Abre Exportación avanzada, configura la exportación exactamente como la quieres — formato, columnas, formato de fechas y números, y todas las demás opciones — y luego haz clic en Guardar como exportación programada… en la parte inferior del diálogo. El editor de horarios se abre con todas tus elecciones ya completadas.
Desde la bandeja de Exportaciones programadas. Haz clic en Nuevo horario y configura todo en el editor, incluyendo los ajustes de la exportación.
El Editor de Horarios
El editor está organizado en algunas secciones.
Nombre y Descripción
Dale al horario un nombre claro (por ejemplo, "Informe de ventas semanal") y una descripción opcional. El nombre es lo que verás en la bandeja y en el Historial de exportaciones.
Horario
Aquí defines con qué frecuencia se ejecuta la exportación. Elige una frecuencia y una hora del día:
| Frecuencia | Cuándo se ejecuta |
|---|---|
| Diario | Todos los días a la hora elegida. |
| Semanal | En los días de la semana que selecciones, a la hora elegida. |
| Mensual | En un día del mes elegido, a la hora elegida. |
| Primer día hábil de cada mes | El primer día laborable de cada mes, a la hora elegida. |
Cuando eliges Semanal, aparece una fila de botones de días (de domingo a sábado) — toca cualquier combinación para ejecutar en varios días a la semana, como lunes, miércoles y viernes. Siempre debe quedar al menos un día seleccionado. Cuando eliges Mensual, aparece un selector de día del mes (1–31).
Debajo del horario, una vista previa muestra las próximas horas de ejecución para que puedas confirmar que la cadencia es la que esperas antes de guardar.
Define la hora del día teniendo en cuenta el horario laboral de tu equipo. Si quieres que un informe esté esperando en la bandeja de entrada de todos al comenzar el día, prográmalo para temprano en la mañana.
Zona Horaria
Elige la zona horaria en la que se ejecuta el horario, para que "9:00 AM" signifique las 9:00 AM donde está tu equipo — no donde se encuentren los servidores. La vista previa de la próxima ejecución se actualiza en consecuencia.
Finalización
De forma predeterminada, un horario se ejecuta indefinidamente. En su lugar, puedes darle una condición de finalización:
| Opción | Comportamiento |
|---|---|
| Nunca | Sigue ejecutándose hasta que lo pauses o lo elimines. |
| Después de | Se detiene tras una cantidad definida de ejecuciones (por ejemplo, después de 12 ejecuciones). |
| El día | Se detiene en una fecha específica. |
Destinatarios
Elige quién recibe el archivo exportado por correo cada vez que se ejecuta el horario. Puedes agregar:
- Miembros del espacio de trabajo — elige personas (o equipos enteros) de tu espacio de trabajo. Cuando agregas un equipo, se incluyen sus miembros actuales.
- Direcciones de correo — escribe cualquier dirección de correo, incluso de personas fuera de tu espacio de trabajo, para enviarles el archivo directamente.
Puedes combinar ambas, y necesitas al menos un destinatario. Cada lista tiene un límite generoso para que puedas enviar a todo un departamento de una sola vez.
Un destinatario recibe el archivo por correo, pero solo puede descargarlo si tiene permiso para ver los datos del Board. Asegúrate de que los destinatarios del espacio de trabajo tengan acceso al Board (o el rol de Exportación) para que su copia funcione como se espera.
Configuración de la Exportación
La parte inferior del editor muestra una vista previa de los ajustes de exportación que usará el horario — el formato, las columnas y las demás elecciones traídas del diálogo de exportación. Si abriste el editor desde un Board que estás viendo en ese momento, un botón Editar configuración te permite cambiar esos ajustes en línea usando el mismo selector y las mismas opciones que el diálogo de Exportación avanzada.
Haz clic en Crear exportación programada (o Guardar al editar) para finalizar.
Gestionar Horarios
Cada fila de la bandeja de Exportaciones programadas tiene un menú de acciones (el icono de tres puntos) con:
- Editar — reabre el editor de horarios para cambiar cualquier ajuste.
- Pausar / Activar — detén temporalmente un horario sin eliminarlo, y vuelve a activarlo más tarde. Un horario pausado se muestra como Inactivo y no se ejecutará.
- Ejecutar ahora (prueba) — lanza una ejecución única de inmediato, sin esperar a la próxima hora programada. Ideal para confirmar que el resultado se ve bien antes de depender de él.
- Ver historial de ejecuciones — abre un diálogo con la lista de las ejecuciones recientes del horario, cada una con su estado y un botón de descarga, igual que el Historial de exportaciones.
- Eliminar — quita el horario (con una confirmación). Los archivos que el horario ya produjo permanecen en el Historial de exportaciones; solo se cancelan las ejecuciones futuras.
Antes de depender de un horario nuevo, usa Ejecutar ahora (prueba) una vez y revisa Ver historial de ejecuciones para confirmar que el formato, las columnas y los destinatarios del archivo son exactamente lo que quieres.
El Rol de Exportación
Exportar los datos de un Board solía estar limitado a los administradores del Board. Ahora, a cualquier miembro del Board se le puede otorgar un rol dedicado de Exportación, que le permite exportar views (y usar el Historial de exportaciones y las exportaciones programadas) sin darle plenos derechos de administrador.
Un administrador del Board lo otorga desde la lista de miembros del Board:
- Abre la gestión de miembros del Board.
- Encuentra al miembro y abre su menú de rol.
- Activa Exportar view (CSV).
Una vez otorgado, ese miembro ve el submenú Exportar en cada view y puede ejecutar exportaciones rápidas, avanzadas y programadas.
Los administradores del Board siempre pueden exportar — no necesitan el rol de Exportación de forma explícita. El rol existe para que puedas permitir que personas específicas que no son administradores exporten sin otorgarles permisos más amplios de edición o de administración. El rol se aplica a los datos del Board; las personas que agregas como destinatarios solo por correo en un horario no se ven afectadas por él.
Preguntas Frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre las exportaciones Rápida, Avanzada y Programada?
La Rápida es un CSV con un clic de exactamente lo que está en tu pantalla. La Avanzada abre un diálogo donde eliges el formato, las columnas y el formato de los valores. La Programada ejecuta una exportación al estilo Avanzada automáticamente en un horario recurrente y envía el resultado por correo. Las tres aparecen juntas en el Historial de exportaciones.
¿A dónde fue a parar "Mis exportaciones"?
Se renombró como Historial de exportaciones. Es la misma lista personal de tus exportaciones recientes, con las mismas acciones de descarga y cancelación.
¿Cuánto tiempo siguen disponibles para descargar los archivos exportados?
Las exportaciones terminadas permanecen en tu Historial de exportaciones para que puedas volver a descargarlas. Para archivar a largo plazo, guarda el archivo en tu computadora o activa Guardar una copia en mi Drive en las opciones de exportación.
¿Puedo cancelar una exportación que está tardando demasiado?
Sí. Mientras una exportación muestre Pendiente o Procesando en el Historial de exportaciones, haz clic en Cancelar en su fila.
¿Por qué el botón "Nuevo horario" aparece atenuado para mí?
Las exportaciones programadas requieren un Block de pago. Si tu Block es gratuito, el botón está deshabilitado con una nota. Pregúntale al administrador de tu espacio de trabajo sobre la mejora de tu Block.
¿Puedo enviar una exportación programada a personas fuera de mi espacio de trabajo?
Sí — agrega sus direcciones de correo en la sección de destinatarios. Ten en cuenta que reciben el archivo directamente por correo, así que incluye solo a personas que tengan permiso para ver esos datos.
¿Quién puede crear y gestionar exportaciones programadas?
Cualquiera que pueda exportar el Board — es decir, los administradores del Board y los miembros con el rol de Exportación — cubierto por un Block de pago.
Funcionalidades Relacionadas
- Importar y Exportar — Importa datos a un Board y ejecuta exportaciones puntuales en cualquier formato.
- Permisos del Board — Controla quién puede ver, editar y exportar un Board, incluido el rol de Exportación.
- Grid View — Selecciona filas en la grilla para exportar solo esa selección o copia enlaces directos a ellas.
- Tipos de Campo — Comprende cómo se representa cada campo en un archivo exportado.