Saltar al contenido principal

Importar y Exportar

Copera facilita traer tus datos desde hojas de cálculo y otras herramientas, y exportarlos cuando necesitas compartir, informar o respaldar tu trabajo. Un asistente de importación guiada te lleva paso a paso para traer un CSV, y un potente diálogo de exportación te permite producir un archivo en el formato que quieras, con exactamente las columnas y el formato que necesitas.

Esta página cubre la importación de datos y la ejecución de una única exportación. Para llevar el registro de exportaciones pasadas y configurar exportaciones que se ejecutan automáticamente, consulta Historial de Exportaciones y Exportaciones Programadas.

Importar Datos​

El asistente de importación guiada de Copera trae filas a un Board desde un archivo CSV, llevándote paso a paso para que el resultado quede limpio. Puedes importar a una tabla existente, a una tabla nueva en un Board existente o como un Board completamente nuevo.

Como casi cualquier herramienta puede exportar a CSV, el asistente funciona ya sea que tus datos hayan comenzado en una hoja de cálculo o en otro producto — exportas esa herramienta a CSV y luego importas el CSV aquí.

Iniciar una Importación​

Para importar a un Board existente:

  1. Abre el Board y la tabla donde quieres los datos.
  2. Abre la opción Importar desde el menú del Board o de la tabla.
  3. Se abre el asistente de importación, mostrando una barra de progreso paso a paso en la parte superior.

Para importar como un Board nuevo, elige en su lugar la opción Importar en el diálogo Crear Board.

Paso 1 — Elige Tu Origen​

Elige de dónde provienen tus datos. Las opciones incluyen un archivo CSV genérico, además de accesos directos para Airtable, Asana, ClickUp, Jira, Monday.com y Notion. Elegir una herramienta específica simplemente adapta la guía en pantalla para obtener un CSV limpio de ese producto — cada ruta importa un CSV.

Paso 2 — Sube Tu Archivo​

El asistente muestra breves consejos para exportar desde el origen que elegiste, y luego una zona donde puedes arrastrar y soltar o hacer clic para buscar tu archivo .csv.

En cuanto se lee el archivo, aparece un resumen previo para que sepas qué estás a punto de importar antes de continuar. Informa:

  • La cantidad de filas y columnas detectadas.
  • El delimitador detectado (coma, punto y coma, etc.).
  • Advertencias sobre cosas que vale la pena revisar, como encabezados de columna en blanco, encabezados duplicados o filas completamente vacías.

Si un archivo es demasiado grande o tiene demasiadas filas o columnas, el asistente te dice exactamente qué límite se superó para que puedas recortar el archivo e intentarlo de nuevo.

nota

Una única importación puede incluir hasta 20.000 filas y 100 columnas, y el archivo puede pesar hasta 25 MB. A medida que te acercas a un límite, el resumen lo resalta; por encima del límite, no puedes continuar hasta que reduzcas el archivo.

Paso 3 — Mapear Columnas​

El asistente alinea cada columna de tu archivo con los campos de tu Board y empareja automáticamente las columnas cuyos nombres coinciden. Para cada columna del archivo puedes:

  • Mapearla a un campo existente del Board.
  • Crear un campo nuevo para ella (eligiendo el tipo de campo).
  • Omitirla para que no se importe.

Paso 4 — Emparejar Valores de Opción​

Si mapeaste una columna a un campo de Estado, Dropdown o Labels, aparece un paso adicional para que emparejes los valores de tu archivo con las opciones existentes de ese campo (o crees opciones nuevas para ellos). Esto mantiene ordenados tus datos de selección única y múltiple, en lugar de crear duplicados. Este paso se omite automáticamente cuando ninguna de tus columnas lo necesita.

Paso 5 — Emparejar Personas​

Cuando tu archivo contiene personas (como una columna de "Responsable"), el asistente te permite emparejar cada nombre o correo con un miembro del espacio de trabajo, para que las asignaciones y la propiedad recaigan en la persona correcta después de la importación.

Paso 6 — Revisar e Importar​

Cuando estás creando un Board o una tabla nueva, un paso de Revisión resume lo que se creará antes de que se escriba nada. Confirma para iniciar la importación.

La importación luego se ejecuta en segundo plano, por lo que puedes cerrar el asistente y seguir trabajando. Recibirás una notificación cuando termine, con un enlace directo a la tabla importada. Los archivos más grandes simplemente tardan un poco más.

consejo

Prueba primero con un archivo de muestra pequeño. Pasar diez filas por el asistente te permite confirmar tu mapeo de columnas y el emparejamiento de opciones antes de importar miles de filas.

Exportar los Datos de un Board​

Puedes exportar la view de un Board en cualquier momento. Para hacerlo, abre el menú de view (el menú de tres puntos junto al nombre de la view) y pasa el cursor sobre Exportar. El submenú ofrece dos formas de exportar, además de enlaces a tu historial de exportaciones y exportaciones programadas.

nota

El submenú Exportar solo aparece si tienes permiso para exportar el Board. Los administradores del Board siempre pueden; los demás miembros necesitan el rol de Exportación. Consulta El Rol de Exportación.

Exportación Rápida​

Para una instantánea veloz, elige Exportación rápida de la view (.csv). Esto se salta el diálogo por completo y descarga al instante un CSV de exactamente lo que ves en pantalla — tus columnas visibles y las columnas de sistema visibles, como el ID de fila, en su orden en pantalla. Las columnas ocultas se dejan fuera para que el archivo coincida con tu view.

Exportación Avanzada​

Elige Exportación avanzada para abrir el diálogo completo de exportación, donde controlas el formato, las columnas y cómo se escribe cada valor. El diálogo refleja lo que está en tu pantalla: tus filtros, ordenamiento, agrupación y búsqueda actuales se trasladan a la exportación automáticamente, así que obtienes un archivo de los datos que realmente estás viendo.

Cuando termines de configurar, haz clic en Exportar. (Si simplemente abres el diálogo y presionas Exportar, obtienes el mismo tipo de archivo que el CSV rápido — vienen precargados valores predeterminados sensatos).

Elegir un Formato​

El diálogo presenta ocho formatos como tarjetas seleccionables:

FormatoIdeal para
CSVHojas de cálculo e importación a otras herramientas.
Excel (XLSX)Un libro de Excel nativo.
JSONAlimentar datos a scripts y otras apps.
MarkdownPegar una tabla en documentos y notas.
HTMLUna tabla web lista para ver.
Documento PDFUn informe pulido y listo para imprimir.
Paquete ZIPUn único archivo comprimido que contiene el archivo de datos más los adjuntos.
Calendario (ICS)Llevar filas basadas en fechas a un calendario.

Algunos formatos agregan sus propias opciones al seleccionarlos — por ejemplo, PDF te permite elegir un tamaño de página y una orientación; ZIP te permite elegir el formato de los datos dentro del archivo comprimido y si incluir adjuntos; y Calendario (ICS) te permite elegir qué columna de fecha impulsa cada evento. La tarjeta Calendario (ICS) solo está disponible cuando tu tabla tiene una columna de fecha a partir de la cual construir eventos.

Elegir Columnas​

El selector de columnas lista todas las columnas de tu view — visibles, ocultas y de sistema por igual — para que construyas exactamente el archivo que quieres:

  • Marca o desmarca cualquier columna para incluirla o excluirla. Las columnas visibles empiezan marcadas; las ocultas empiezan sin marcar.
  • Arrastra una columna para cambiar su orden en el archivo exportado.
  • Usa los botones rápidos — Solo visibles, Seleccionar todo o Ninguna — para definir tu selección con un clic.
  • Una pequeña vista previa muestra valores de ejemplo para cada columna, y puedes elegir qué fila previsualizar para ver datos realistas.

Controlar Cómo Se Escriben los Valores​

Una sección de formato te permite decidir exactamente cómo aparece cada tipo de valor en el archivo, para que llegue como la herramienta de destino lo espera:

  • Fechas — déjalas como se muestran, escríbelas en una forma estándar legible por máquina o usa un patrón personalizado.
  • Números — como se muestran, como valores en bruto o con el formato de tu configuración regional.
  • Personas — muestra nombres, correos o ambos.
  • Valores de selección múltiple — elige el carácter que se usa para separar varias labels en una sola celda.
  • Enlaces y filas vinculadas — elige si escribir la dirección, la etiqueta, ambas o un valor estructurado.

Puedes definirlos como predeterminados para toda la exportación, o anularlos para columnas individuales cuando una columna necesita un tratamiento distinto.

Opciones Adicionales​

Una sección de ajustes agrega algunos conmutadores opcionales:

  • Incluir totales de grupo — cuando tu view está agrupada, agrega los resúmenes de grupo (conteos, sumas, etc.) a la exportación. Esto solo aparece cuando la agrupación está activa.
  • Guardar una copia en mi Drive — además de descargar el archivo, conserva una copia en tu Copera Drive.
información

Cuando tu view está agrupada por una columna de fecha, la exportación agrupa las filas por el día que se muestra en pantalla, respetando el formato de fecha que elegiste — así, las filas que caen en el mismo día calendario quedan en un único grupo limpio, en lugar de dividirse por la hora del día.

Guardar Presets de Exportación​

Si ejecutas el mismo tipo de exportación con regularidad, guarda tu configuración como un preset. En el diálogo, haz clic en Guardar la actual como preset, dale un nombre y reúsala más tarde desde el menú desplegable Presets. Puedes marcar un preset como tu Predeterminado para que el diálogo se abra con él ya cargado, y Gestionar presets te permite renombrar, eliminar o cambiar el predeterminado.

Exportar Filas Seleccionadas​

No tienes que exportar toda la view. Selecciona filas con las casillas de verificación y aparecerá una barra de acciones flotante en la parte inferior de la tabla con un botón Exportar. Esto abre el mismo diálogo de exportación, pero acotado solo a tu selección — un banner confirma cuántas filas estás exportando. Es la forma más rápida de producir un archivo con un puñado de registros específicos.

En la Grid view, la misma barra de selección también ofrece Copiar enlace, que copia un enlace directo a la fila (o filas) seleccionada para que puedas pegarlo en un chat, documento o correo.

Qué Tener en Cuenta​

  • Se respetan los filtros y las views — la exportación refleja los filtros, el ordenamiento, la agrupación y la búsqueda activos en tu view en el momento en que exportas.
  • Texto enriquecido — los campos de párrafo con formato se escriben como texto plano en formatos como CSV.
  • Adjuntos — las columnas de archivo se escriben como enlaces en la mayoría de los formatos; elige el formato Paquete ZIP para incluir los archivos reales junto con los datos.
  • Las exportaciones grandes se ejecutan en segundo plano — los archivos más grandes se preparan tras bambalinas y se entregan a través del Historial de exportaciones con una notificación, en lugar de descargarse al instante.

Respaldar Tus Boards​

Las exportaciones sirven también como una copia de seguridad sencilla. Para mantener instantáneas offline de tus datos:

  • Ejecuta exportaciones regulares (CSV o Excel) antes de hacer grandes cambios estructurales en un Board, como red de seguridad.
  • Programa exportaciones para recibir instantáneas automáticas y recurrentes por correo sin tener que acordarte — consulta Historial de Exportaciones y Exportaciones Programadas.
  • Activa Guardar una copia en mi Drive al exportar para que siempre quede una copia en Copera.

Buenas Prácticas​

consejo

Prueba las importaciones primero con un archivo pequeño. Pasa un puñado de filas por el asistente para confirmar tu mapeo de columnas y el emparejamiento de opciones antes de importar miles de filas.

consejo

Guarda un preset para las exportaciones recurrentes. Si produces el mismo informe cada semana, guarda su formato y columnas como un preset (o conviértelo en una exportación programada) para que nunca lo reconfigures desde cero.

consejo

Exporta filas filtradas o seleccionadas para informes enfocados. Aplica filtros o selecciona filas específicas antes de exportar cuando necesites un archivo dirigido en lugar de todo el conjunto de datos.

consejo

Empareja personas durante la importación. Mapear nombres y correos con miembros del espacio de trabajo mantiene intactas las asignaciones y la propiedad después de la importación.

Próximos Pasos​