Introducción a Boards
Los Boards son la herramienta flexible de gestión de proyectos de Copera, diseñada para ayudar a los equipos a organizar, hacer seguimiento y colaborar en cualquier tipo de trabajo. Ya sea que estés gestionando un sprint de software, planificando una campaña de marketing, dando seguimiento a solicitudes de clientes o ejecutando un proceso interno, los Boards se adaptan a tu flujo de trabajo.
¿Qué es un Board?
Un Board es un espacio de trabajo estructurado compuesto por tablas, columnas (campos) y filas (elementos). Piénsalo como una potente hoja de cálculo que entiende tus datos. Cada Board puede contener varias tablas, y cada tabla puede albergar filas ilimitadas. Cada columna tiene un tipo específico que determina qué clase de datos almacena y cómo se comporta.
Los Boards viven en la sección Collaborate de la barra lateral. Puedes organizarlos en carpetas, compartirlos con miembros específicos del equipo y controlar el acceso con permisos granulares.
32 tipos de campo
Los Boards admiten una amplia variedad de tipos de columna para capturar todo tipo de información con la que trabaja tu equipo:
| Categoría | Tipos de campo |
|---|---|
| Texto y contenido | Text, Paragraph, Link, Link Button, Email, Phone, Website, Password |
| Números y dinero | Number, Money, Formula, Function, Rollup, Autonumber |
| Selección | Status, Dropdown, Labels, Checkbox |
| Personas | Users (asigna miembros del equipo a las filas) |
| Fechas y tiempo | Date, Duration, Created At, Updated At |
| Relaciones | Linking (conecta filas entre tablas), Lookup (extrae datos de filas vinculadas) |
| Archivos | File (adjunta documentos, imágenes y otros archivos) |
| Ubicación | Location (coordenadas geográficas) |
| Seguimiento | Tracker, Created By, Last Modified By |
El tipo de campo Formula admite más de 100 funciones para cálculos, manipulación de texto, operaciones con fechas, expresiones lógicas y mucho más, dándote la potencia de una hoja de cálculo dentro de tu Board de proyecto.
8 tipos de vista
Cada tabla puede mostrarse en varias vistas. Cada vista presenta los mismos datos subyacentes en un diseño diferente, para que tu equipo pueda trabajar en el formato que mejor se ajuste a la tarea del momento:
- List — La cuadrícula estilo hoja de cálculo predeterminada. Mira todas las filas y columnas de un vistazo, ordena, filtra, agrupa y edita en línea.
- Kanban — Tarjetas de arrastrar y soltar agrupadas por una columna de tipo status o dropdown. Ideal para flujos de trabajo con etapas claras.
- Gantt — Un diagrama de línea de tiempo horizontal para planificar y dar seguimiento a calendarios. Visualiza fechas de inicio, fechas de fin y dependencias.
- Timeline — Visualiza los elementos a lo largo de un eje temporal para entender cómo se distribuye el trabajo a lo largo de días, semanas o meses.
- Calendar — Muestra los elementos basados en fechas en una cuadrícula de calendario mensual o semanal.
- To Do — Planifica tu día con un diseño tipo cuaderno: tareas distribuidas en carriles día a día, más un backlog para los elementos sin fecha. Marca las tareas a medida que las completas.
- Form — Convierte tu tabla en un formulario que se puede compartir y que recopila respuestas directamente como nuevas filas. Impulsados por un diseñador de formularios visual, los formularios admiten lógica condicional y pueden publicarse con un enlace público.
- Workload — Mira cómo se distribuye el trabajo entre los miembros del equipo para equilibrar las asignaciones y evitar cuellos de botella.
Cada vista admite su propio conjunto de ajustes de filtros, ordenación, agrupación y visibilidad de columnas. Las vistas pueden ser privadas (visibles solo para ti) o compartidas con todo el Board.
También puedes elegir cómo se presentan tus vistas: como una lista en la barra lateral izquierda, un menú desplegable en la barra de herramientas o una fila de pestañas arrastrables en la parte superior de la tabla. Consulta View Display & Tabs para definir el estilo que mejor se ajusta a tu forma de trabajar.
Automations
Las Automations te permiten eliminar el trabajo manual repetitivo definiendo reglas que desencadenan acciones automáticamente cuando se cumplen ciertas condiciones.
Desencadenadores (Cuándo)
| Desencadenador | Descripción |
|---|---|
| Column Changed | Se activa cuando se actualiza cualquier valor de una columna específica |
| Column Not Empty | Se activa cuando el valor de una columna pasa de estar vacío a tener un valor |
| Column Just Changed | Se activa inmediatamente después de que cambia el valor de una columna |
| Select Added | Se activa cuando se añade una nueva opción a una columna de status/dropdown |
| Select Removed | Se activa cuando se elimina una opción de una columna de status/dropdown |
| Recurrence | Se activa en un intervalo programado (diario, semanal, mensual, etc.) |
Acciones (Entonces)
| Acción | Descripción |
|---|---|
| Change Column Value | Establece una columna en un valor específico |
| Add Value | Añade un valor a una columna sin reemplazar lo que ya está allí |
| Remove Value | Elimina un valor de una columna |
| Copy Column Value | Copia un valor de una columna a otra |
| Set Current Date | Registra la fecha/hora actual en una columna de fecha |
| Create Row | Crea automáticamente una nueva fila con valores predefinidos |
| Send Notification | Envía una notificación dentro de la app a las personas elegidas |
| Send Email (Gmail) | Envía un correo a través de una cuenta de Gmail conectada |
| Send Email (Outlook) | Envía un correo a través de una cuenta de Outlook conectada |
Combina cualquier desencadenador con una o varias acciones para construir flujos de trabajo que mantengan los datos de tu Board precisos y actualizados. Para todos los detalles —incluidos los marcadores dinámicos, las programaciones recurrentes y la configuración paso a paso— consulta Automations.
Permisos
Los Boards incluyen un modelo de permisos granular que te permite controlar el acceso en varios niveles:
| Permiso | Descripción |
|---|---|
| Admin | Control total sobre el Board, sus ajustes, miembros y datos |
| Member | Acceso estándar para interactuar con el Board |
| Viewer | Acceso de solo lectura al Board |
| Comments | Puede añadir comentarios a las filas |
| Create Row | Puede crear nuevas filas |
| Delete Row | Puede eliminar filas |
| Edit All | Puede editar todas las filas |
| Edit Own | Solo puede editar las filas que tiene asignadas |
| Edit Unassigned | Puede editar filas que no están asignadas a nadie |
| View All | Puede ver todas las filas |
| View Own | Solo puede ver las filas que tiene asignadas |
| View Unassigned | Puede ver las filas sin asignar |
| Access Tables | Puede acceder a tablas específicas dentro del Board |
| Access Slices | Puede acceder a slices específicos del Board |
Estos permisos te permiten construir Boards donde diferentes miembros del equipo ven e interactúan con distintos subconjuntos de datos. Por ejemplo, un Board de soporte donde los agentes solo ven sus propios tickets, pero los gerentes lo ven todo.
Próximos pasos
- Creating a Board — Aprende a crear un nuevo Board desde cero, a partir de una plantilla o importando datos.
- Tables — Comprende cómo las tablas y los slices de tabla organizan los datos dentro de un Board.
- Field Types — Profundiza en cada uno de los 32 tipos de columna disponibles.
- Views — Explora cada tipo de vista en detalle.
- View Display & Tabs — Elige cómo aparecen tus vistas y reorganízalas en pestañas.
- Automations — Crea reglas de "cuando ocurra esto, haz aquello" que se ejecutan en tu Board automáticamente.