Permisos de Board
Los Boards de Copera incluyen un sistema de permisos granular que te da un control preciso sobre quién puede ver, editar, crear y gestionar datos dentro de un Board. En lugar de una simple división entre "visor/editor", Copera ofrece múltiples roles de permisos que pueden combinarse para crear exactamente el nivel de acceso que necesita cada miembro del equipo.
Roles de permisos
Copera define los siguientes roles de permisos, organizados en categorías lógicas:
Admin
| Rol | Descripción |
|---|---|
| Admin | Control total sobre el Board, incluida la gestión de miembros, ajustes, automatizaciones y todos los datos. Los Admins heredan automáticamente todos los demás permisos. |
Permisos globales
Estos permisos se aplican a todas las filas del Board, independientemente de la asignación:
| Rol | Descripción |
|---|---|
| View All | Ver todas las filas del Board, incluidas las asignadas a otros usuarios y las sin asignar. |
| Create Row | Añadir nuevas filas a cualquier tabla del Board. |
| Delete Row | Eliminar filas de cualquier tabla del Board. |
| Edit All | Modificar el valor de cualquier columna en cualquier fila. Incluye automáticamente Edit Own y Edit Unassigned. |
Permisos de filas asignadas
Estos permisos se aplican específicamente a las filas en las que el usuario está asignado (figura en una columna Users):
| Rol | Descripción |
|---|---|
| View Own | Ver solo las filas que tienes asignadas. Este es el permiso base para todos los miembros del Board y siempre está habilitado. |
| Edit Own | Modificar los valores de columna en las filas que tienes asignadas. Se otorga automáticamente cuando Edit All está habilitado. |
Permisos de filas sin asignar
Estos permisos se aplican a las filas que no tienen ningún usuario asignado:
| Rol | Descripción |
|---|---|
| Edit Unassigned | Modificar los valores de columna en las filas que no están asignadas a nadie. Otorga automáticamente View Unassigned. |
| View Unassigned | Ver las filas que no están asignadas a nadie. Se otorga automáticamente cuando Edit Unassigned, Edit All o View All están habilitados. |
Permisos de acceso a funciones
| Rol | Descripción |
|---|---|
| Access Tables | Ver e interactuar con las tablas del Board. |
| Access Slices | Ver e interactuar con los slices del Board (subconjuntos filtrados de una tabla). |
| Comments | Publicar y leer comentarios en las filas. |
Jerarquía de roles y herencia automática
Los permisos siguen una jerarquía de herencia para evitar conflictos y simplificar la configuración:
- Admin otorga automáticamente todos los demás permisos.
- Edit All otorga automáticamente Edit Own y Edit Unassigned.
- Edit Unassigned otorga automáticamente View Unassigned.
- View All otorga automáticamente View Unassigned.
Cuando un permiso de nivel superior está activo, los permisos heredados de nivel inferior aparecen marcados y deshabilitados en la interfaz, lo que indica que no pueden desactivarse de forma independiente.
Niveles de acceso
Además de los roles de permisos individuales, cada miembro del Board tiene un nivel de acceso que determina su relación general con el Board:
- Member — Acceso estándar, regido por los roles específicos asignados.
- Admin — Acceso total con el rol Admin habilitado.
El nivel de acceso se muestra como una etiqueta junto al nombre de cada miembro en la lista de miembros del Board.
Asignación de permisos
Añadir miembros a un Board
- Abre los ajustes del Board y ve a la sección Members.
- Haz clic en Add Members y busca usuarios del espacio de trabajo.
- Selecciona los usuarios que quieras añadir. Los nuevos miembros comienzan con el permiso predeterminado View Own.
Configurar roles
- En la lista de miembros, haz clic en el menú desplegable de roles junto al nombre de un miembro.
- El menú de roles muestra todos los permisos disponibles agrupados por categoría.
- Marca o desmarca permisos individuales. Los cambios surten efecto de inmediato.
- Los permisos heredados (por ejemplo, Edit Own cuando Edit All está activo) aparecen como casillas deshabilitadas.
Eliminar miembros
Haz clic en el botón de eliminar junto al nombre de un miembro para revocar por completo su acceso al Board. Es posible que se requiera una confirmación según los ajustes de tu espacio de trabajo.
Usuarios externos
Los usuarios externos (invitados de fuera de tu espacio de trabajo) tienen opciones de permisos restringidas. El rol Admin no puede asignarse a usuarios externos, lo que garantiza que el control total del Board permanezca en manos de los miembros del equipo de tu organización.
Permisos a nivel de Board vs. a nivel de espacio de trabajo
Los permisos de Board operan de forma independiente de los roles a nivel de espacio de trabajo:
- Los administradores del espacio de trabajo pueden acceder a los ajustes del Board independientemente de su rol a nivel de Board.
- Los permisos a nivel de Board solo afectan a lo que un usuario puede hacer dentro de ese Board específico.
- Un usuario puede ser Admin en un Board y miembro de solo lectura en otro, lo que te da la máxima flexibilidad.
Tabla resumen de permisos
| Permiso | Ver filas | Editar filas | Crear filas | Eliminar filas | Gestionar Board |
|---|---|---|---|---|---|
| View Own | Solo asignadas | — | — | — | — |
| View All | Todas las filas | — | — | — | — |
| Edit Own | Solo asignadas | Solo asignadas | — | — | — |
| Edit All | Todas las filas | Todas las filas | — | — | — |
| Edit Unassigned | Sin asignar | Sin asignar | — | — | — |
| View Unassigned | Sin asignar | — | — | — | — |
| Create Row | — | — | Sí | — | — |
| Delete Row | — | — | — | Sí | — |
| Admin | Todas las filas | Todas las filas | Sí | Sí | Sí |
Buenas prácticas
- Comienza con los permisos mínimos y añade más según sea necesario. Es más fácil otorgar acceso que revocarlo.
- Usa Edit Own para Boards de tareas donde cada miembro solo debería modificar sus propias asignaciones.
- Reserva el acceso Admin para los propietarios del Board y los líderes de proyecto que necesiten gestionar ajustes y automatizaciones.
- Revisa los permisos periódicamente a medida que cambia la composición del equipo, especialmente tras las transiciones de proyecto.
Próximos pasos
- Conoce las Automations y cómo los permisos afectan a quién puede crearlas y gestionarlas.
- Explora las Board Views para dar a los distintos miembros del equipo perspectivas personalizadas del mismo Board.
- Consulta Import & Export para conocer las opciones de gestión de datos que pueden estar restringidas por permisos.
- Revisa Export History & Scheduled Exports para hacer seguimiento de cada exportación y otorgar el rol específico de Export a quienes no son admins.