Historique d'export et exports planifiés

Chaque export que vous lancez depuis un board est suivi en un seul endroit, et vous pouvez configurer des exports qui s'exécutent automatiquement selon un planning et envoient le fichier par e-mail aux bonnes personnes. Cette page couvre le tiroir Export History, les exports planifiés, et le rôle dédié Export qui permet aux non-admins d'exporter des données.

Si vous cherchez comment exécuter un export unique et configurer son format et ses colonnes, consultez Import et export. Cette page reprend à partir de là.

Trouver les outils d'export

Tous les outils d'export sont regroupés. Sur n'importe quelle table de board :

1. Ouvrez le menu de vue (le menu à trois points à côté du nom de la vue).
2. Survolez Export pour ouvrir son sous-menu.

Le sous-menu a quatre entrées :

Entrée	Ce qu'elle fait
Quick export view (.csv)	CSV en un clic de ce que vous voyez à l'écran — sans boîte de dialogue.
Advanced export	Ouvre la boîte de dialogue d'export complète (formats, colonnes, options).
Export history	Ouvre le tiroir listant vos exports récents.
Scheduled exports	Ouvre le tiroir des exports qui s'exécutent automatiquement.

note

L'ensemble du sous-menu Export n'apparaît que si vous avez la permission d'exporter le board. Si vous ne le voyez pas, demandez à un admin du board de vous accorder le rôle Export (voir Le rôle Export ci-dessous).

Historique d'export

Chaque fois que vous démarrez un export, il est enregistré dans Export history afin que vous puissiez y revenir plus tard — retélécharger le fichier, vérifier si un grand export est terminé, ou annuler un export encore en cours.

Le libellé Export history remplace l'ancien nom « My Exports », mais fait la même chose : c'est votre liste personnelle d'exports récents, du plus récent au plus ancien.

Ouvrir l'historique d'export

Vous pouvez ouvrir le tiroir de deux façons :

• Depuis le sous-menu Export, cliquez sur Export history.
• Lorsqu'un export plus volumineux se termine en arrière-plan, une notification apparaît — l'ouvrir vous mène directement au tiroir.

Ce que montre chaque ligne

Chaque export de la liste affiche :

• Une icône de fichier pour le format de l'export (CSV, Excel, PDF, etc.). Un spinner remplace l'icône pendant que l'export est encore en préparation.
• Le nom de fichier de l'export.
• Un chip de type — Quick, Advanced ou Scheduled — indiquant comment l'export a été démarré. Utile pour repérer les exports issus d'un planning automatique versus ceux lancés manuellement.
• Un statut — Pending, Processing, Completed, Failed ou Cancelled.
• Un temps relatif, tel que « a minute ago » ou « 2 hours ago ».

Actions sur une ligne

L'action disponible sur chaque ligne dépend de son statut :

• Pending ou Processing — un bouton Cancel arrête l'export avant qu'il ne se termine.
• Completed — un bouton Download enregistre le fichier sur votre ordinateur. Vous pouvez télécharger un export terminé autant de fois que vous le souhaitez, tant qu'il reste dans votre historique.
• Failed ou Cancelled — aucune action ; la ligne est là pour référence.

astuce

Les petits exports se téléchargent généralement instantanément via votre navigateur. Les plus grands sont préparés en arrière-plan — vous pouvez fermer la boîte de dialogue et continuer à travailler, puis récupérer le fichier terminé dans Export history lorsque la notification arrive.

Exports planifiés

Un export planifié exécute un export automatiquement selon une cadence récurrente — chaque matin, chaque lundi et mercredi, le premier jour ouvré de chaque mois, etc. — et envoie le fichier terminé par e-mail aux personnes que vous choisissez. C'est le moyen mains libres de livrer un rapport récurrent sans que personne n'ait à se souvenir de l'exporter.

info

Les exports planifiés sont disponibles pour les membres couverts par un Block payant. Si vous êtes sur un Block gratuit, vous pouvez toujours exécuter des exports manuellement et utiliser Export history — le bouton New schedule est simplement désactivé, avec une note expliquant pourquoi.

Le tiroir Scheduled exports

Depuis le sous-menu Export, cliquez sur Scheduled exports pour ouvrir le tiroir. Il liste les plannings de votre espace de travail, du plus proche à exécuter au plus lointain. Chaque ligne affiche :

• Le nom du planning.
• Quand il s'exécutera ensuite (ou Inactive s'il est en pause).
• Combien de destinataires il envoie.
• Quand il a dernièrement tourné, une fois qu'il a tourné au moins une fois.
• Une petite icône d'avertissement si des exécutions récentes ont échoué, pour savoir qu'un planning nécessite de l'attention.

Cliquez sur New schedule en haut du tiroir pour en créer un de zéro, ou utilisez le menu d'actions sur n'importe quelle ligne existante.

Créer un export planifié

Il y a deux façons de créer un planning :

Depuis la boîte de dialogue d'export (recommandé). Ouvrez Advanced export, configurez l'export exactement comme vous le souhaitez — format, colonnes, formatage des dates et des nombres, et toutes les autres options — puis cliquez sur Save as scheduled export… en bas de la boîte de dialogue. L'éditeur de planning s'ouvre avec tous vos choix déjà renseignés.

Depuis le tiroir Scheduled exports. Cliquez sur New schedule et configurez tout dans l'éditeur, y compris les paramètres de l'export.

L'éditeur de planning

L'éditeur est organisé en quelques sections.

Nom et description

Donnez au planning un nom clair (par exemple, « Weekly sales report ») et une description facultative. Le nom est ce que vous verrez dans le tiroir et dans Export history.

Planning

C'est ici que vous définissez la fréquence d'exécution de l'export. Choisissez une fréquence et une heure de la journée :

Fréquence	Quand il s'exécute
Daily	Chaque jour à l'heure choisie.
Weekly	Les jours de la semaine que vous sélectionnez, à l'heure choisie.
Monthly	Un jour choisi du mois, à l'heure choisie.
First weekday of every month	Le premier jour ouvré de chaque mois, à l'heure choisie.

Lorsque vous choisissez Weekly, une rangée de boutons de jours (dim. à sam.) apparaît — tapez n'importe quelle combinaison pour exécuter sur plusieurs jours par semaine, comme lundi, mercredi et vendredi. Au moins un jour doit toujours rester sélectionné. Lorsque vous choisissez Monthly, un sélecteur de jour du mois (1–31) apparaît.

Sous le planning, un aperçu montre les prochaines heures d'exécution pour confirmer que la cadence est celle attendue avant d'enregistrer.

astuce

Définissez l'heure de la journée en tenant compte des heures de travail de votre équipe. Si vous voulez un rapport en attente dans la boîte de réception de chacun au début de la journée, planifiez-le tôt le matin.

Fuseau horaire

Choisissez le fuseau horaire dans lequel le planning s'exécute, pour que « 9:00 AM » signifie 9 h 00 là où se trouve votre équipe — pas là où se trouvent les serveurs. L'aperçu de la prochaine exécution se met à jour en conséquence.

Fin

Par défaut, un planning s'exécute indéfiniment. Vous pouvez lui donner une condition de fin à la place :

Option	Comportement
Never	Continue de s'exécuter jusqu'à ce que vous le mettiez en pause ou le supprimiez.
After	S'arrête après un nombre défini d'exécutions (par exemple, après 12 exécutions).
On	S'arrête à une date spécifique.

Destinataires

Choisissez qui reçoit le fichier exporté par e-mail à chaque exécution du planning. Vous pouvez ajouter :

• Membres de l'espace de travail — choisissez des personnes (ou des équipes entières) de votre espace de travail. Lorsque vous ajoutez une équipe, ses membres actuels sont inclus.
• Adresses e-mail — saisissez n'importe quelle adresse e-mail, y compris des personnes hors de votre espace de travail, pour leur envoyer le fichier directement.

Vous pouvez mélanger les deux, et vous avez besoin d'au moins un destinataire. Chaque liste a une limite généreuse pour pouvoir envoyer à tout un département d'un coup.

note

Un destinataire reçoit le fichier par e-mail, mais ne peut le télécharger que s'il est autorisé à voir les données du board. Assurez-vous que les destinataires de l'espace de travail ont accès au board (ou le rôle Export) pour que leur copie fonctionne comme prévu.

Configuration de l'export

Le bas de l'éditeur montre un aperçu des paramètres d'export que le planning utilisera — le format, les colonnes et les autres choix reportés depuis la boîte de dialogue d'export. Si vous avez ouvert l'éditeur depuis un board que vous consultez actuellement, un bouton Edit configuration vous permet de modifier ces paramètres en ligne avec le même sélecteur et les mêmes options que la boîte de dialogue Advanced export.

Cliquez sur Create scheduled export (ou Save en modification) pour terminer.

Gérer les plannings

Chaque ligne du tiroir Scheduled exports a un menu d'actions (l'icône à trois points) avec :

• Edit — rouvrir l'éditeur de planning pour modifier n'importe quel paramètre.
• Pause / Activate — arrêter temporairement un planning sans le supprimer, puis le réactiver plus tard. Un planning en pause s'affiche comme Inactive et ne s'exécutera pas.
• Run now (test) — lancer une exécution ponctuelle immédiatement, sans attendre la prochaine heure planifiée. Idéal pour confirmer que la sortie est correcte avant de s'y fier.
• View run history — ouvrir une boîte de dialogue listant les exécutions récentes du planning, chacune avec son statut et un bouton de téléchargement, exactement comme Export history.
• Delete — supprimer le planning (avec confirmation). Les fichiers déjà produits par le planning restent dans Export history ; seules les exécutions futures sont annulées.

astuce

Avant de compter sur un nouveau planning, utilisez Run now (test) une fois et vérifiez View run history pour confirmer que le format, les colonnes et les destinataires du fichier sont exactement ce que vous voulez.

Le rôle Export

Exporter les données d'un board était auparavant limité aux admins du board. Désormais, tout membre du board peut se voir accorder un rôle dédié Export, lui permettant d'exporter des vues (et d'utiliser Export history et les exports planifiés) sans lui donner les droits d'admin complets.

Un admin du board l'accorde depuis la liste des membres du board :

1. Ouvrez la gestion des membres du board.
2. Trouvez le membre et ouvrez son menu de rôle.
3. Activez Export view (CSV).

Une fois accordé, ce membre voit le sous-menu Export sur chaque vue et peut exécuter des exports rapides, avancés et planifiés.

note

Les admins du board peuvent toujours exporter — ils n'ont pas besoin du rôle Export explicitement. Le rôle existe pour vous permettre de laisser des non-admins spécifiques exporter sans accorder des permissions d'édition ou d'admin plus larges. Le rôle s'applique aux données du board ; les personnes ajoutées comme destinataires e-mail uniquement sur un planning ne sont pas affectées par celui-ci.

Questions fréquentes

Quelle est la différence entre les exports Quick, Advanced et Scheduled ?

Quick est un CSV en un clic de exactement ce qui est à l'écran. Advanced ouvre une boîte de dialogue où vous choisissez le format, les colonnes et le formatage. Scheduled exécute un export de style Advanced automatiquement selon un planning récurrent et envoie le résultat par e-mail. Les trois apparaissent ensemble dans Export history.

Où est passé « My Exports » ?

Il a été renommé Export history. C'est la même liste personnelle de vos exports récents, avec les mêmes actions de téléchargement et d'annulation.

Combien de temps les fichiers exportés restent-ils disponibles au téléchargement ?

Les exports terminés restent dans votre Export history pour que vous puissiez les retélécharger. Pour l'archivage à long terme, enregistrez le fichier sur votre ordinateur ou activez Save a copy to my Drive dans les options d'export.

Puis-je annuler un export qui prend trop de temps ?

Oui. Tant qu'un export affiche Pending ou Processing dans Export history, cliquez sur Cancel sur sa ligne.

Pourquoi le bouton « New schedule » est-il grisé pour moi ?

Les exports planifiés nécessitent un Block payant. Si votre Block est gratuit, le bouton est désactivé avec une note. Demandez à l'admin de votre espace de travail de mettre à niveau votre Block.

Puis-je envoyer un export planifié à des personnes hors de mon espace de travail ?

Oui — ajoutez leurs adresses e-mail dans la section destinataires. Gardez à l'esprit qu'elles reçoivent le fichier directement par e-mail, n'incluez donc que les personnes autorisées à voir ces données.

Qui peut créer et gérer des exports planifiés ?

Toute personne qui peut exporter le board — c'est-à-dire les admins du board et les membres avec le rôle Export — couverts par un Block payant.

Fonctionnalités associées

• Import et export — Importer des données dans un board et exécuter des exports ponctuels dans n'importe quel format.
• Permissions de board — Contrôler qui peut voir, modifier et exporter un board, y compris le rôle Export.
• Vue Grid — Sélectionner des lignes dans la grille pour n'exporter que cette sélection ou copier des liens directs vers elles.
• Types de champ — Comprendre comment chaque champ est représenté dans un fichier exporté.