Import et export

Copera facilite l'importation de vos données depuis des tableurs et d'autres outils, et leur exportation lorsque vous devez partager, rapporter ou sauvegarder votre travail. Un assistant d'import guidé vous accompagne étape par étape pour importer un CSV, et une boîte de dialogue d'export puissante vous permet de produire un fichier au format souhaité, avec exactement les colonnes et le formatage dont vous avez besoin.

Cette page couvre l'importation de données et l'exécution d'un export unique. Pour suivre les exports passés et configurer des exports qui s'exécutent automatiquement, consultez Historique d'export et exports planifiés.

Importer des données

L'assistant d'import guidé de Copera apporte des lignes dans un board depuis un fichier CSV, en vous guidant à chaque étape pour un résultat propre. Vous pouvez importer dans une table existante, dans une nouvelle table d'un board existant, ou comme un tout nouveau board.

Comme presque tous les outils peuvent exporter en CSV, l'assistant fonctionne que vos données proviennent d'un tableur ou d'un autre produit — vous exportez cet outil en CSV, puis importez le CSV ici.

Démarrer un import

Pour importer dans un board existant :

1. Ouvrez le board et la table où vous voulez les données.
2. Ouvrez l'option Import depuis le menu du board ou de la table.
3. L'assistant d'import s'ouvre, affichant une barre de progression étape par étape en haut.

Pour importer comme un nouveau board, choisissez l'option Import dans la boîte de dialogue Create Board à la place.

Étape 1 — Choisir votre source

Choisissez d'où proviennent vos données. Les options incluent un fichier CSV générique plus des raccourcis pour Airtable, Asana, ClickUp, Jira, Monday.com et Notion. Choisir un outil spécifique adapte simplement les conseils à l'écran pour obtenir un CSV propre de ce produit — chaque chemin importe un CSV.

Étape 2 — Téléverser votre fichier

L'assistant affiche de courts conseils pour exporter depuis votre source choisie, puis une zone de dépôt où vous pouvez glisser-déposer ou cliquer pour parcourir votre fichier .csv.

Dès que le fichier est lu, un résumé de prévol apparaît pour que vous sachiez ce que vous êtes sur le point d'importer avant de continuer. Il rapporte :

• Le nombre de lignes et de colonnes détectées.
• Le délimiteur détecté (virgule, point-virgule, etc.).
• Des avertissements pour les éléments à revoir, tels que des en-têtes de colonnes vides, des en-têtes en double ou des lignes complètement vides.

Si un fichier est trop volumineux ou a trop de lignes ou de colonnes, l'assistant indique exactement quelle limite a été dépassée afin que vous puissiez réduire le fichier et réessayer.

note

Un seul import peut inclure jusqu'à 20 000 lignes et 100 colonnes, et le fichier peut faire jusqu'à 25 Mo. À l'approche d'une limite, le résumé la met en évidence ; au-delà de la limite, vous ne pouvez pas continuer tant que vous n'avez pas réduit le fichier.

Étape 3 — Mapper les colonnes

L'assistant aligne chaque colonne de votre fichier sur les champs de votre board et correspond automatiquement aux colonnes dont les noms s'alignent. Pour chaque colonne de fichier, vous pouvez :

• La mapper à un champ de board existant.
• Créer un nouveau champ pour elle (en choisissant le type de champ).
• La sauter pour qu'elle ne soit pas importée.

Étape 4 — Faire correspondre les valeurs d'options

Si vous avez mappé une colonne vers un champ Status, Dropdown ou Labels, une étape supplémentaire apparaît pour faire correspondre les valeurs de votre fichier aux options existantes de ce champ (ou créer de nouvelles options pour elles). Cela garde vos données de sélection unique et multi-sélection ordonnées au lieu de créer des doublons. Cette étape est sautée automatiquement lorsqu'aucune de vos colonnes n'en a besoin.

Étape 5 — Faire correspondre les personnes

Lorsque votre fichier contient des personnes (comme une colonne « Assignee »), l'assistant vous permet de faire correspondre chaque nom ou e-mail à un membre de l'espace de travail, afin que les attributions et la propriété atterrissent sur la bonne personne après l'import.

Étape 6 — Vérifier et importer

Lorsque vous créez un nouveau board ou une nouvelle table, une étape Review résume ce qui sera créé avant toute écriture. Confirmez pour démarrer l'import.

L'import s'exécute ensuite en arrière-plan, vous pouvez donc fermer l'assistant et continuer à travailler. Vous recevrez une notification à la fin, avec un lien direct vers la table importée. Les fichiers plus volumineux prennent simplement un peu plus de temps.

astuce

Testez d'abord avec un petit fichier d'exemple. Faire passer dix lignes dans l'assistant vous permet de confirmer votre mapping de colonnes et la correspondance des options avant d'importer des milliers de lignes.

Exporter les données du board

Vous pouvez exporter une vue de board à tout moment. Pour ce faire, ouvrez le menu de vue (le menu à trois points à côté du nom de la vue) et survolez Export. Le sous-menu propose deux façons d'exporter, plus des liens vers votre historique d'export et exports planifiés.

note

Le sous-menu Export n'apparaît que si vous avez la permission d'exporter le board. Les admins du board le peuvent toujours ; les autres membres ont besoin du rôle Export. Consultez Le rôle Export.

Export rapide

Pour un instantané rapide, choisissez Quick export view (.csv). Cela ignore entièrement la boîte de dialogue et télécharge instantanément un CSV de exactement ce que vous voyez à l'écran — vos colonnes visibles et les colonnes système visibles comme l'ID de ligne, dans leur ordre à l'écran. Les colonnes masquées sont exclues pour que le fichier corresponde à votre vue.

Export avancé

Choisissez Advanced export pour ouvrir la boîte de dialogue d'export complète, où vous contrôlez le format, les colonnes et la façon dont chaque valeur est écrite. La boîte de dialogue reflète ce qui est à l'écran : vos filtres, tri, regroupement et recherche actuels sont reportés automatiquement dans l'export, afin d'obtenir un fichier des données que vous regardez réellement.

Lorsque vous avez terminé la configuration, cliquez sur Export. (Si vous ouvrez simplement la boîte de dialogue et appuyez sur Export, vous obtenez le même type de fichier que le CSV rapide — des défauts sensés sont préremplis.)

Choisir un format

La boîte de dialogue présente huit formats sous forme de cartes sélectionnables :

Format	Idéal pour
CSV	Tableurs et import dans d'autres outils.
Excel (XLSX)	Un classeur Excel natif.
JSON	Alimentation de scripts et d'autres applications.
Markdown	Coller un tableau dans des docs et notes.
HTML	Un tableau web prêt à consulter.
PDF document	Un rapport soigné et imprimable.
ZIP bundle	Une archive contenant le fichier de données plus les pièces jointes.
Calendar (ICS)	Placer des lignes basées sur des dates sur un calendrier.

Certains formats ajoutent leurs propres options une fois sélectionnés — par exemple, PDF vous permet de choisir un format de page et une orientation ; ZIP vous permet de choisir le format de données dans l'archive et d'inclure ou non les pièces jointes ; et Calendar (ICS) vous permet de choisir quelle colonne de date pilote chaque événement. La carte Calendar (ICS) n'est disponible que lorsque votre table a une colonne de date pour construire des événements.

Choisir les colonnes

Le sélecteur de colonnes liste chaque colonne de votre vue — visibles, masquées et système — afin de construire exactement le fichier voulu :

• Cochez ou décochez n'importe quelle colonne pour l'inclure ou l'exclure. Les colonnes visibles commencent cochées ; les masquées commencent décochées.
• Glissez une colonne pour changer son ordre dans le fichier exporté.
• Utilisez les boutons rapides — Visible only, Select all ou None — pour définir votre sélection en un clic.
• Un petit aperçu montre des valeurs d'exemple pour chaque colonne, et vous pouvez choisir quelle ligne prévisualiser pour voir des données réalistes.

Contrôler l'écriture des valeurs

Une section de formatage vous permet de décider exactement comment chaque type de valeur apparaît dans le fichier, pour qu'il arrive comme l'outil de destination l'attend :

• Dates — les garder telles qu'affichées, les écrire dans une forme standard lisible par machine, ou utiliser un motif personnalisé.
• Nombres — tels qu'affichés, en valeurs brutes, ou formatés pour votre locale.
• Personnes — afficher les noms, les e-mails, ou les deux.
• Valeurs multi-sélection — choisir le caractère utilisé pour séparer plusieurs libellés dans une même cellule.
• Liens et lignes liées — choisir d'écrire l'adresse, le libellé, les deux, ou une valeur structurée.

Vous pouvez définir ces options comme défauts pour tout l'export, ou les remplacer pour des colonnes individuelles lorsqu'une colonne doit être traitée différemment.

Options supplémentaires

Une section de paramètres ajoute quelques bascules optionnelles :

• Include group totals — lorsque votre vue est regroupée, ajouter les synthèses de groupe (comptages, sommes, etc.) à l'export. N'apparaît que lorsque le regroupement est actif.
• Save a copy to my Drive — en plus du téléchargement du fichier, conserver une copie dans votre Drive Copera.

info

Lorsque votre vue est regroupée par une colonne de date, l'export regroupe les lignes par le jour affiché à l'écran, en respectant le format de date que vous avez choisi — les lignes tombant le même jour calendaire atterrissent donc dans un groupe propre au lieu d'être séparées par l'heure de la journée.

Enregistrer des préréglages d'export

Si vous exécutez régulièrement le même type d'export, enregistrez votre configuration comme préréglage. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Save current as preset, donnez-lui un nom, et réutilisez-le plus tard depuis le menu déroulant Presets. Vous pouvez marquer un préréglage comme Default pour que la boîte de dialogue s'ouvre avec lui préchargé, et Manage presets vous permet de renommer, supprimer ou changer le défaut.

Exporter des lignes sélectionnées

Vous n'êtes pas obligé d'exporter toute la vue. Sélectionnez des lignes avec les cases à cocher, et une barre d'actions flottante apparaît en bas de la table avec un bouton Export. Cela ouvre la même boîte de dialogue d'export, mais limitée à votre sélection — une bannière confirme le nombre de lignes exportées. C'est le moyen le plus rapide de produire un fichier d'une poignée d'enregistrements spécifiques.

Dans la vue Grid, la même barre de sélection propose aussi Copy link, qui copie un lien direct vers la ou les lignes sélectionnées pour le coller dans un chat, un document ou un e-mail.

Points à garder en tête

• Les filtres et vues sont respectés — l'export reflète les filtres, le tri, le regroupement et la recherche actifs dans votre vue au moment de l'export.
• Texte enrichi — les champs paragraphe formatés sont écrits en texte brut dans des formats comme CSV.
• Pièces jointes — les colonnes de fichiers sont écrites comme liens dans la plupart des formats ; choisissez le format ZIP bundle pour inclure les fichiers réels aux côtés des données.
• Les grands exports s'exécutent en arrière-plan — les fichiers plus volumineux sont préparés en coulisses et livrés via l'Historique d'export avec une notification, plutôt que de se télécharger instantanément.

Sauvegarder vos boards

Les exports servent aussi de sauvegarde simple. Pour conserver des instantanés hors ligne de vos données :

• Exécutez des exports réguliers (CSV ou Excel) avant d'apporter de grands changements structurels à un board, comme filet de sécurité.
• Planifiez des exports pour recevoir des instantanés automatiques et récurrents par e-mail sans avoir à vous en souvenir — consultez Historique d'export et exports planifiés.
• Activez Save a copy to my Drive lors de l'export pour qu'une copie soit toujours conservée dans Copera.

Bonnes pratiques

astuce

Testez les imports avec un petit fichier d'abord. Faites passer une poignée de lignes dans l'assistant pour confirmer votre mapping de colonnes et la correspondance des options avant d'importer des milliers de lignes.

astuce

Enregistrez un préréglage pour les exports récurrents. Si vous produisez le même rapport chaque semaine, enregistrez son format et ses colonnes comme préréglage (ou transformez-le en export planifié) pour ne jamais le reconfigurer de zéro.

astuce

Exportez des lignes filtrées ou sélectionnées pour des rapports ciblés. Appliquez des filtres ou sélectionnez des lignes spécifiques avant d'exporter lorsque vous avez besoin d'un fichier ciblé plutôt que de l'ensemble des données.

astuce

Faites correspondre les personnes pendant l'import. Mapper les noms et e-mails aux membres de l'espace de travail conserve les attributions et la propriété intactes après l'import.

Prochaines étapes

• Suivez et automatisez vos exports dans Historique d'export et exports planifiés.
• Découvrez les Permissions de board pour contrôler qui peut importer et exporter des données, y compris le rôle Export.
• Explorez les Types de champ pour comprendre comment les données importées et exportées se mappent aux colonnes Copera.
• Configurez des Automatisations pour traiter automatiquement les lignes nouvellement importées.