Cronologia export e export programmati
Ogni export che esegui da un board viene tracciato in un unico posto e puoi configurare export che partono automaticamente secondo una pianificazione e inviano il file alle persone giuste via email. Questa pagina copre il cassetto Export History, gli export programmati e il ruolo dedicato Export che permette ai non-admin di esportare i dati.
Se cerchi come eseguire un export singolo e configurarne formato e colonne, vedi Import ed export. Questa pagina riparte da lì.
Trovare gli strumenti di export
Tutti gli strumenti di export vivono insieme. Su qualsiasi tabella del board:
- Apri il menu della vista (il menu a tre puntini accanto al nome della vista).
- Passa con il mouse su Export per aprire il sottomenu.
Il sottomenu ha quattro voci:
| Voce | Cosa fa |
|---|---|
| Quick export view (.csv) | CSV in un clic di ciò che vedi a schermo — senza dialogo. |
| Advanced export | Apre il dialogo di export completo (formati, colonne, opzioni). |
| Export history | Apre il cassetto con l'elenco dei tuoi export recenti. |
| Scheduled exports | Apre il cassetto degli export che partono automaticamente. |
L'intero sottomenu Export compare solo se hai il permesso di esportare il board. Se non lo vedi, chiedi a un admin del board di concederti il ruolo Export (vedi Il ruolo Export più sotto).
Cronologia export
Ogni volta che avvii un export, viene registrato in Export history così puoi tornarci in seguito — scaricare di nuovo il file, controllare se un export grande è finito o annullarne uno ancora in corso.
L'etichetta Export history sostituisce il vecchio nome "My Exports", ma fa la stessa cosa: è il tuo elenco personale di export recenti, dal più recente.
Aprire la cronologia export
Puoi aprire il cassetto in due modi:
- Dal sottomenu Export, fai clic su Export history.
- Quando un export più grande finisce in background, compare una notifica — aprendola vai dritto al cassetto.
Cosa mostra ogni riga
Ogni export nell'elenco mostra:
- Un'icona file per il formato dell'export (CSV, Excel, PDF e così via). Uno spinner sostituisce l'icona mentre l'export è ancora in preparazione.
- Il nome del file dell'export.
- Un chip di tipo — Quick, Advanced o Scheduled — che dice come è stato avviato l'export. Utile per capire quali export vengono da una pianificazione automatica e quali hai eseguito a mano.
- Uno stato — Pending, Processing, Completed, Failed o Cancelled.
- Un tempo relativo, come "a minute ago" o "2 hours ago".
Azioni su una riga
L'azione disponibile su ogni riga dipende dallo stato:
- Pending o Processing — un pulsante Cancel interrompe l'export prima che finisca.
- Completed — un pulsante Download salva il file sul computer. Puoi scaricare un export completato tutte le volte che vuoi, finché resta nella cronologia.
- Failed o Cancelled — nessuna azione; la riga è lì per riferimento.
Gli export piccoli di solito si scaricano all'istante nel browser. Quelli più grandi vengono preparati in background — puoi chiudere il dialogo e continuare a lavorare, poi prendere il file finito da Export history quando arriva la notifica.
Export programmati
Un export programmato esegue un export automaticamente a un ritmo ricorrente — ogni mattina, ogni lunedì e mercoledì, il primo giorno lavorativo di ogni mese e così via — e invia il file finito via email alle persone che scegli. È il modo hands-off per consegnare un report ricorrente senza che nessuno debba ricordarsi di esportarlo.
Gli export programmati sono disponibili ai membri coperti da un Block a pagamento. Se sei su un Block free, puoi comunque eseguire export a mano e usare la Cronologia export — il pulsante New schedule è semplicemente disabilitato, con una nota che spiega perché.
Il cassetto Scheduled exports
Dal sottomenu Export, fai clic su Scheduled exports per aprire il cassetto. Elenca le pianificazioni del tuo spazio di lavoro, dalla prossima in esecuzione. Ogni riga mostra:
- Il nome della pianificazione.
- Quando partirà la prossima volta (o Inactive se è in pausa).
- Quanti destinatari riceveranno l'invio.
- Quando è partita l'ultima volta, una volta eseguita almeno una volta.
- Una piccola icona di avviso se le esecuzioni recenti stanno fallendo, così sai che una pianificazione ha bisogno di attenzione.
Fai clic su New schedule in alto nel cassetto per crearne una da zero, oppure usa il menu azioni su qualsiasi riga esistente.
Creare un export programmato
Ci sono due modi per creare una pianificazione:
Dal dialogo di export (consigliato). Apri Advanced export, configura l'export esattamente come lo vuoi — formato, colonne, formattazione di date e numeri e ogni altra opzione — poi fai clic su Save as scheduled export… in fondo al dialogo. Si apre l'editor della pianificazione con tutte le tue scelte già compilate.
Dal cassetto Scheduled exports. Fai clic su New schedule e configura tutto nell'editor, incluse le impostazioni dell'export.
L'editor della pianificazione
L'editor è organizzato in alcune sezioni.
Nome e descrizione
Dai alla pianificazione un nome chiaro (ad esempio, "Weekly sales report") e una descrizione opzionale. Il nome è ciò che vedrai nel cassetto e nella Cronologia export.
Schedule
Qui imposti quanto spesso parte l'export. Scegli una frequenza e un orario del giorno:
| Frequenza | Quando parte |
|---|---|
| Daily | Ogni giorno all'orario scelto. |
| Weekly | Nei giorni della settimana che selezioni, all'orario scelto. |
| Monthly | In un giorno del mese scelto, all'orario scelto. |
| First weekday of every month | Il primo giorno lavorativo di ogni mese, all'orario scelto. |
Quando scegli Weekly, compare una riga di pulsanti giorno (Sun–Sat) — tocca qualsiasi combinazione per eseguire in più giorni a settimana, ad esempio lunedì, mercoledì e venerdì. Almeno un giorno deve restare sempre selezionato. Quando scegli Monthly, compare un selettore giorno del mese (1–31).
Sotto la pianificazione, un'anteprima mostra le prossime ore di esecuzione così puoi confermare che il ritmo è quello che ti aspetti prima di salvare.
Imposta l'orario tenendo conto dell'orario di lavoro del team. Se vuoi un report in inbox di tutti all'inizio della giornata, programmalo per la mattina presto.
Fuso orario
Scegli il fuso orario in cui gira la pianificazione, così "9:00 AM" significa le 9:00 dove si trova il team — non dove si trovano i server. L'anteprima della prossima esecuzione si aggiorna di conseguenza.
Ends
Di default una pianificazione gira indefinitamente. Puoi invece darle una condizione di fine:
| Opzione | Comportamento |
|---|---|
| Never | Continua finché non la metti in pausa o la elimini. |
| After | Si ferma dopo un numero di esecuzioni (ad esempio, dopo 12 run). |
| On | Si ferma in una data specifica. |
Destinatari
Scegli chi riceve il file esportato via email ogni volta che la pianificazione parte. Puoi aggiungere:
- Membri dello spazio di lavoro — scegli persone (o interi team) dal tuo workspace. Quando aggiungi un team, sono inclusi i suoi membri attuali.
- Indirizzi email — digita qualsiasi indirizzo email, anche di persone fuori dal workspace, per inviare loro il file direttamente.
Puoi mischiare entrambi e serve almeno un destinatario. Ogni elenco ha un limite generoso così puoi inviare a un intero reparto in una volta.
Un destinatario riceve il file via email, ma può scaricarlo solo se gli è consentito vedere i dati del board. Assicurati che i destinatari dello spazio di lavoro abbiano accesso al board (o il ruolo Export) così la loro copia funziona come previsto.
Configurazione dell'export
In fondo all'editor c'è un'anteprima delle impostazioni di export che la pianificazione userà — formato, colonne e le altre scelte portate dal dialogo di export. Se hai aperto l'editor da un board che stai visualizzando, un pulsante Edit configuration ti permette di cambiare quelle impostazioni in linea usando lo stesso selettore e le stesse opzioni del dialogo Advanced export.
Fai clic su Create scheduled export (o Save in modifica) per finire.
Gestire le pianificazioni
Ogni riga nel cassetto Scheduled exports ha un menu azioni (l'icona a tre puntini) con:
- Edit — riapre l'editor della pianificazione per cambiare qualsiasi impostazione.
- Pause / Activate — ferma temporaneamente una pianificazione senza eliminarla, poi la riattivi in seguito. Una pianificazione in pausa compare come Inactive e non parte.
- Run now (test) — avvia subito un'esecuzione una tantum, senza aspettare la prossima ora programmata. Ottimo per confermare che l'output sia corretto prima di farci affidamento.
- View run history — apre un dialogo con le esecuzioni recenti della pianificazione, ciascuna con stato e pulsante di download, esattamente come la Cronologia export.
- Delete — rimuove la pianificazione (con conferma). I file già prodotti dalla pianificazione restano nella Cronologia export; vengono annullate solo le esecuzioni future.
Prima di affidarti a una nuova pianificazione, usa Run now (test) una volta e controlla View run history per confermare che formato, colonne e destinatari del file siano esattamente ciò che vuoi.
Il ruolo Export
Esportare i dati del board era limitato agli admin del board. Ora a qualsiasi membro del board può essere concesso un ruolo dedicato Export, permettendogli di esportare le viste (e usare la Cronologia export e gli export programmati) senza dare i pieni diritti di admin.
Un admin del board lo concede dall'elenco membri del board:
- Apri la gestione membri del board.
- Trova il membro e apri il suo menu ruoli.
- Abilita Export view (CSV).
Una volta concesso, quel membro vede il sottomenu Export su ogni vista e può eseguire export quick, advanced e programmati.
Gli admin del board possono sempre esportare — non hanno bisogno esplicitamente del ruolo Export. Il ruolo esiste così puoi lasciare esportare a non-admin specifici senza concedere permessi di modifica o admin più ampi. Il ruolo si applica ai dati del board; le persone che aggiungi come destinatari solo-email su una pianificazione non ne sono influenzate.
Domande frequenti
Qual è la differenza tra export Quick, Advanced e Scheduled?
Quick è un CSV in un clic di esattamente ciò che c'è a schermo. Advanced apre un dialogo in cui scegli formato, colonne e formattazione. Scheduled esegue un export in stile Advanced automaticamente secondo una pianificazione ricorrente e invia il risultato via email. Tutti e tre compaiono insieme nella Cronologia export.
Dove è finito "My Exports"?
È stato rinominato Export history. È lo stesso elenco personale dei tuoi export recenti, con le stesse azioni di download e annullamento.
Per quanto tempo i file esportati restano scaricabili?
Gli export finiti restano nella Cronologia export così puoi scaricarli di nuovo. Per l'archiviazione a lungo termine, salva il file sul computer o attiva Save a copy to my Drive nelle opzioni di export.
Posso annullare un export che sta impiegando troppo tempo?
Sì. Mentre un export mostra Pending o Processing nella Cronologia export, fai clic su Cancel sulla sua riga.
Perché il pulsante "New schedule" è grigio per me?
Gli export programmati richiedono un Block a pagamento. Se il tuo Block è free, il pulsante è disabilitato con una nota. Chiedi all'admin del workspace di aggiornare il Block.
Posso inviare un export programmato a persone fuori dal mio workspace?
Sì — aggiungi i loro indirizzi email nella sezione destinatari. Tieni presente che ricevono il file direttamente via email, quindi includi solo persone autorizzate a vedere quei dati.
Chi può creare e gestire gli export programmati?
Chiunque possa esportare il board — cioè admin del board e membri con il ruolo Export — coperti da un Block a pagamento.
Funzionalità correlate
- Import ed export — Importa dati in un board ed esegui export una tantum in qualsiasi formato.
- Permessi del board — Controlla chi può vedere, modificare ed esportare un board, incluso il ruolo Export.
- Vista Grid — Seleziona righe nella griglia per esportare solo quella selezione o copiare link diretti.
- Tipi di campo — Capisci come ogni campo è rappresentato in un file esportato.