Introduzione a Boards
I Boards sono lo strumento flessibile di project management di Copera, progettato per aiutare i team a organizzare, tracciare e collaborare su qualsiasi tipo di lavoro. Che tu stia gestendo uno sprint di software, pianificando una campagna marketing, seguendo le richieste dei clienti o gestendo un processo interno, i boards si adattano al tuo flusso di lavoro.
Cos'è un Board?
Un board è uno spazio di lavoro strutturato composto da tabelle, colonne (campi) e righe (elementi). Pensalo come un potente foglio di calcolo che comprende i tuoi dati. Ogni board può contenere più tabelle e ogni tabella può ospitare righe illimitate. Ogni colonna ha un tipo specifico che determina che tipo di dati memorizza e come si comporta.
I boards si trovano nella sezione Collaborate della barra laterale. Puoi organizzarli in cartelle, condividerli con membri specifici del team e controllare l'accesso con permessi granulari.
32 tipi di campo
I boards supportano un'ampia gamma di tipi di colonna per catturare ogni tipo di informazione con cui lavora il tuo team:
| Categoria | Tipi di campo |
|---|---|
| Testo e contenuto | Text, Paragraph, Link, Link Button, Email, Phone, Website, Password |
| Numeri e denaro | Number, Money, Formula, Function, Rollup, Autonumber |
| Selezione | Status, Dropdown, Labels, Checkbox |
| Persone | Users (assegna membri del team alle righe) |
| Date e tempo | Date, Duration, Created At, Updated At |
| Relazioni | Linking (collega righe tra tabelle), Lookup (estrae dati da righe collegate) |
| File | File (allega documenti, immagini e altri file) |
| Posizione | Location (coordinate geografiche) |
| Tracciamento | Tracker, Created By, Last Modified By |
Il tipo di campo Formula supporta oltre 100 funzioni per calcoli, manipolazione del testo, operazioni sulle date, espressioni logiche e altro --- dandoti la potenza di un foglio di calcolo all'interno del tuo board di progetto.
8 tipi di vista
Ogni tabella può essere visualizzata in più viste. Ogni vista mostra gli stessi dati sottostanti con un layout diverso, così il team può lavorare nel formato più adatto al compito:
- List --- La griglia predefinita in stile foglio di calcolo. Vedi tutte le righe e le colonne a colpo d'occhio, ordina, filtra, raggruppa e modifica in linea.
- Kanban --- Schede trascinabili raggruppate per una colonna status o dropdown. Ideale per flussi di lavoro con fasi chiare.
- Gantt --- Un diagramma a timeline orizzontale per pianificare e tracciare le scadenze. Visualizza date di inizio, fine e dipendenze.
- Timeline --- Visualizza gli elementi lungo un asse temporale per capire come il lavoro è distribuito su giorni, settimane o mesi.
- Calendar --- Mostra gli elementi basati su date su una griglia mensile o settimanale.
- To Do --- Pianifica la giornata con un layout in stile taccuino: attività disposte in corsie giorno per giorno, più un backlog per gli elementi senza data. Spunta le attività man mano che le completi.
- Form --- Trasforma la tabella in un form condividibile che raccoglie le risposte direttamente come nuove righe. Basato su un designer visuale, i form supportano la logica condizionale e possono essere pubblicati con un link pubblico.
- Workload --- Vedi come il lavoro è distribuito tra i membri del team per bilanciare le assegnazioni ed evitare colli di bottiglia.
Ogni vista supporta le proprie impostazioni di filtri, ordinamento, raggruppamento e visibilità delle colonne. Le viste possono essere private (visibili solo a te) o condivise con l'intero board.
Puoi anche scegliere come vengono presentate le viste --- come elenco nella barra laterale sinistra, come menu a tendina nella toolbar, o come riga di tab trascinabili nella parte superiore della tabella. Vedi Visualizzazione delle viste e tab per impostare lo stile che si adatta al tuo modo di lavorare.
Automazioni
Le automazioni ti permettono di eliminare il lavoro manuale ripetitivo definendo regole che attivano azioni automaticamente quando si verificano determinate condizioni.
Trigger (Quando)
| Trigger | Descrizione |
|---|---|
| Column Changed | Si attiva quando un valore in una colonna specifica viene aggiornato |
| Column Not Empty | Si attiva quando il valore di una colonna passa da vuoto ad avere un valore |
| Column Just Changed | Si attiva immediatamente dopo che il valore di una colonna cambia |
| Select Added | Si attiva quando viene aggiunta una nuova opzione a una colonna status/dropdown |
| Select Removed | Si attiva quando un'opzione viene rimossa da una colonna status/dropdown |
| Recurrence | Si attiva a un intervallo programmato (giornaliero, settimanale, mensile, ecc.) |
Azioni (Poi)
| Azione | Descrizione |
|---|---|
| Change Column Value | Imposta una colonna a un valore specifico |
| Add Value | Aggiunge un valore a una colonna senza sostituire ciò che c'è già |
| Remove Value | Rimuove un valore da una colonna |
| Copy Column Value | Copia un valore da una colonna a un'altra |
| Set Current Date | Inserisce la data/ora corrente in una colonna date |
| Create Row | Crea automaticamente una nuova riga con valori predefiniti |
| Send Notification | Invia una notifica in-app alle persone scelte |
| Send Email (Gmail) | Invia un'email tramite un account Gmail collegato |
| Send Email (Outlook) | Invia un'email tramite un account Outlook collegato |
Combina qualsiasi trigger con una o più azioni per creare workflow che mantengono i dati del board accurati e aggiornati. Per i dettagli completi --- inclusi placeholder dinamici, pianificazioni ricorrenti e configurazione passo passo --- vedi Automazioni.
Permessi
I boards includono un modello di permessi granulare che ti permette di controllare l'accesso a più livelli:
| Permesso | Descrizione |
|---|---|
| Admin | Controllo completo sul board, le sue impostazioni, i membri e i dati |
| Member | Accesso standard per interagire con il board |
| Viewer | Accesso in sola lettura al board |
| Comments | Può aggiungere commenti alle righe |
| Create Row | Può creare nuove righe |
| Delete Row | Può eliminare righe |
| Edit All | Può modificare tutte le righe |
| Edit Own | Può modificare solo le righe assegnate a sé |
| Edit Unassigned | Può modificare le righe non assegnate a nessuno |
| View All | Può vedere tutte le righe |
| View Own | Può vedere solo le righe assegnate a sé |
| View Unassigned | Può vedere le righe non assegnate |
| Access Tables | Può accedere a tabelle specifiche all'interno del board |
| Access Slices | Può accedere a slice specifiche del board |
Questi permessi ti permettono di costruire boards in cui membri diversi del team vedono e interagiscono con sottoinsiemi diversi di dati --- ad esempio, un board di supporto in cui gli agenti vedono solo i propri ticket ma i manager vedono tutto.
Prossimi passi
- Creare un board --- Scopri come creare un nuovo board da zero, da un modello o importando dati.
- Tabelle --- Capisci come tabelle e table slice organizzano i dati all'interno di un board.
- Tipi di campo --- Approfondisci ciascuno dei 32 tipi di colonna disponibili.
- Viste --- Esplora ogni tipo di vista in dettaglio.
- Visualizzazione delle viste e tab --- Scegli come appaiono le viste e riorganizzale in tab.
- Automazioni --- Crea regole "quando succede questo, fai quello" che girano automaticamente sul board.