Import ed export
Copera rende facile portare i dati da fogli di calcolo e altri strumenti, ed esportarli quando devi condividere, fare report o fare backup. Una procedura guidata di import ti accompagna passo passo nell'import di un CSV, e un potente dialogo di export ti permette di produrre un file nel formato che vuoi, con esattamente le colonne e la formattazione di cui hai bisogno.
Questa pagina copre l'import dei dati e l'esecuzione di un export singolo. Per tracciare gli export passati e impostare export automatici, vedi Cronologia export e export programmati.
Importare i dati
La procedura guidata di import di Copera porta le righe in un board da un file CSV, guidandoti passo passo così il risultato arriva pulito. Puoi importare in una tabella esistente, in una nuova tabella su un board esistente, o come board del tutto nuovo.
Poiché quasi ogni strumento può esportare in CSV, la procedura funziona che i dati siano partiti da un foglio di calcolo o da un altro prodotto --- esporti quello strumento in CSV, poi importi il CSV qui.
Avviare un import
Per importare in un board esistente:
- Apri il board e la tabella in cui vuoi i dati.
- Apri l'opzione Import dal menu del board o della tabella.
- Si apre la procedura di import, con una barra di avanzamento passo passo in alto.
Per importare come nuovo board, scegli invece l'opzione Import nella finestra Create Board.
Passo 1 — Scegli la sorgente
Scegli da dove arrivano i dati. Le opzioni includono un generico file CSV più scorciatoie per Airtable, Asana, ClickUp, Jira, Monday.com e Notion. Scegliere uno strumento specifico adatta solo la guida a schermo per ottenere un CSV pulito da quel prodotto --- ogni percorso importa un CSV.
Passo 2 — Carica il file
La procedura mostra brevi consigli per esportare dalla sorgente scelta, poi una drop zone dove puoi trascinare e rilasciare o fare clic per sfogliare il file .csv.
Appena il file viene letto, compare un riepilogo preflight così sai cosa stai per importare prima di continuare. Riporta:
- Il numero di righe e colonne rilevate.
- Il delimitatore rilevato (virgola, punto e virgola e così via).
- Avvisi su cose da ricontrollare, come intestazioni di colonna vuote, intestazioni duplicate o righe completamente vuote.
Se un file è troppo grande o ha troppe righe o colonne, la procedura ti dice esattamente quale limite è stato superato così puoi ridurre il file e riprovare.
Un singolo import può includere fino a 20.000 righe e 100 colonne, e il file può arrivare fino a 25 MB. Man mano che ti avvicini a un limite, il riepilogo lo evidenzia; oltre il limite, non puoi continuare finché non riduci il file.
Passo 3 — Mappa le colonne
La procedura allinea ogni colonna del file ai campi del board e abbinerà automaticamente le colonne i cui nomi coincidono. Per ogni colonna del file puoi:
- Mapparla a un campo esistente del board.
- Creare un nuovo campo (scegliendo il tipo di campo).
- Saltarla così non viene importata.
Passo 4 — Abbina i valori delle opzioni
Se hai mappato una colonna a un campo Status, Dropdown o Labels, compare un passo extra così puoi abbinare i valori del file alle opzioni esistenti su quel campo (o creare nuove opzioni). Così i dati single-select e multi-select restano ordinati invece di creare duplicati. Questo passo viene saltato automaticamente quando nessuna colonna ne ha bisogno.
Passo 5 — Abbina le persone
Quando il file contiene persone (ad esempio una colonna "Assignee"), la procedura ti permette di abbinare ogni nome o email a un membro dello spazio di lavoro, così assegnazioni e ownership finiscono sulla persona giusta dopo l'import.
Passo 6 — Rivedi e importa
Quando stai creando un nuovo board o tabella, un passo Review riepiloga cosa verrà creato prima che venga scritto qualcosa. Conferma per avviare l'import.
L'import viene poi eseguito in background, così puoi chiudere la procedura e continuare a lavorare. Riceverai una notifica al termine, con un link diretto alla tabella importata. I file più grandi richiedono semplicemente un po' più di tempo.
Prova prima con un piccolo file di esempio. Far passare dieci righe nella procedura ti permette di confermare la mappatura delle colonne e l'abbinamento delle opzioni prima di importare migliaia di righe.
Esportare i dati del board
Puoi esportare una vista del board in qualsiasi momento. Per farlo, apri il menu della vista (il menu a tre puntini accanto al nome della vista) e passa con il mouse su Export. Il sottomenu offre due modi di esportare, più i link alla cronologia export e agli export programmati.
Il sottomenu Export compare solo se hai il permesso di esportare il board. Gli admin del board possono sempre; gli altri membri hanno bisogno del ruolo Export. Vedi Il ruolo Export.
Quick Export
Per uno snapshot rapido, scegli Quick export view (.csv). Salta del tutto il dialogo e scarica all'istante un CSV di esattamente ciò che vedi a schermo --- le colonne visibili e le colonne di sistema visibili come l'ID riga, nell'ordine a schermo. Le colonne nascoste sono escluse così il file corrisponde alla vista.
Advanced Export
Scegli Advanced export per aprire il dialogo di export completo, dove controlli il formato, le colonne e come viene scritto ogni valore. Il dialogo rispecchia ciò che c'è a schermo: i filtri, ordinamento, raggruppamento e ricerca correnti vengono portati automaticamente nell'export, così ottieni un file dei dati che stai effettivamente guardando.
Quando hai finito di configurare, fai clic su Export. (Se apri semplicemente il dialogo e premi Export, ottieni lo stesso tipo di file del quick CSV --- i default sensati sono già precompilati.)
Scegliere un formato
Il dialogo presenta otto formati come card selezionabili:
| Formato | Ideale per |
|---|---|
| CSV | Fogli di calcolo e import in altri strumenti. |
| Excel (XLSX) | Una cartella di lavoro Excel nativa. |
| JSON | Alimentare script e altre app con i dati. |
| Markdown | Incollare una tabella in documenti e note. |
| HTML | Una tabella web pronta da visualizzare. |
| PDF document | Un report curato e stampabile. |
| ZIP bundle | Un archivio con il file dati più gli allegati. |
| Calendar (ICS) | Mettere le righe basate su date su un calendario. |
Alcuni formati aggiungono le proprie opzioni quando selezionati --- ad esempio, PDF ti fa scegliere dimensione pagina e orientamento; ZIP ti fa scegliere il formato dati dentro l'archivio e se includere gli allegati; e Calendar (ICS) ti fa scegliere quale colonna data guida ogni evento. La card Calendar (ICS) è disponibile solo quando la tabella ha una colonna data da cui costruire gli eventi.
Scegliere le colonne
Il selettore colonne elenca ogni colonna della vista --- visibili, nascoste e di sistema --- così puoi costruire esattamente il file che vuoi:
- Spunta o togli la spunta a qualsiasi colonna per includerla o escluderla. Le colonne visibili partono spuntate; le nascoste partono non spuntate.
- Trascina una colonna per cambiarne l'ordine nel file esportato.
- Usa i pulsanti rapidi --- Visible only, Select all o None --- per impostare la selezione in un clic.
- Una piccola anteprima mostra valori di esempio per ogni colonna e puoi scegliere quale riga anteprimare così vedi dati realistici.
Controllare come vengono scritti i valori
Una sezione di formattazione ti fa decidere esattamente come compare ogni tipo di valore nel file, così arriva come lo strumento di destinazione si aspetta:
- Date --- lasciale come visualizzate, scrivile in forma machine-readable standard o usa un pattern personalizzato.
- Numeri --- come visualizzati, come valori grezzi o formattati per la tua locale.
- Persone --- mostra nomi, email o entrambi.
- Valori multi-select --- scegli il carattere usato per separare più etichette in una singola cella.
- Link e righe collegate --- scegli se scrivere l'indirizzo, l'etichetta, entrambi o un valore strutturato.
Puoi impostarli come default per l'intero export, o sovrascriverli per singole colonne quando una colonna va trattata diversamente.
Opzioni extra
Una sezione impostazioni aggiunge alcuni toggle opzionali:
- Include group totals --- quando la vista è raggruppata, aggiunge i riepiloghi di gruppo (conteggi, somme e così via) all'export. Compare solo quando il raggruppamento è attivo.
- Save a copy to my Drive --- oltre a scaricare il file, ne tiene una copia nel tuo Copera Drive.
Quando la vista è raggruppata per una colonna data, l'export raggruppa le righe per il giorno mostrato a schermo, rispettando il formato data che hai scelto --- così le righe che cadono nello stesso giorno di calendario finiscono in un gruppo pulito invece di essere spezzate dall'ora del giorno.
Salvare i preset di export
Se esegui regolarmente lo stesso tipo di export, salva la configurazione come preset. Nel dialogo, fai clic su Save current as preset, dagli un nome e riusalo in seguito dal menu a tendina Presets. Puoi segnare un preset come Default così il dialogo si apre con quello precaricato, e Manage presets ti permette di rinominare, eliminare o cambiare il default.
Esportare le righe selezionate
Non devi esportare l'intera vista. Seleziona le righe con le checkbox e in basso nella tabella compare una barra di azioni flottante con un pulsante Export. Apre lo stesso dialogo di export, ma limitato alla sola selezione --- un banner conferma quante righe stai esportando. È il modo più rapido per produrre un file di una manciata di record specifici.
Nella vista Grid, la stessa barra di selezione offre anche Copy link, che copia un link diretto alla riga (o alle righe) selezionata così puoi incollarlo in una chat, un documento o un'email.
Cosa tenere a mente
- Filtri e viste vengono rispettati --- l'export riflette filtri, ordinamento, raggruppamento e ricerca attivi nella vista al momento dell'export.
- Testo formattato --- i campi paragraph formattati vengono scritti come testo semplice in formati come CSV.
- Allegati --- le colonne file vengono scritte come link nella maggior parte dei formati; scegli il formato ZIP bundle per includere i file reali insieme ai dati.
- Gli export grandi girano in background --- i file più grandi vengono preparati dietro le quinte e consegnati tramite la Cronologia export con una notifica, invece di scaricarsi all'istante.
Fare backup dei boards
Gli export fungono anche da backup semplice. Per tenere snapshot offline dei dati:
- Esegui export regolari (CSV o Excel) prima di fare grandi modifiche strutturali a un board, come rete di sicurezza.
- Programma export per ricevere snapshot automatici e ricorrenti via email senza doverci pensare --- vedi Cronologia export e export programmati.
- Attiva Save a copy to my Drive quando esporti così una copia resta sempre in Copera.
Best practice
Prova gli import con un file piccolo prima. Fai passare una manciata di righe nella procedura per confermare mappatura colonne e abbinamento opzioni prima di importare migliaia di righe.
Salva un preset per gli export ricorrenti. Se produci lo stesso report ogni settimana, salva formato e colonne come preset (o trasformalo in un export programmato) così non lo riconfiguri da zero.
Esporta righe filtrate o selezionate per report mirati. Applica filtri o seleziona righe specifiche prima di esportare quando ti serve un file mirato invece dell'intero dataset.
Abbina le persone durante l'import. Mappare nomi ed email ai membri dello spazio di lavoro mantiene intatte assegnazioni e ownership dopo l'import.
Prossimi passi
- Traccia e automatizza gli export in Cronologia export e export programmati.
- Scopri i Permessi del board per controllare chi può importare ed esportare i dati, incluso il ruolo Export.
- Esplora i Tipi di campo per capire come i dati importati ed esportati si mappano alle colonne Copera.
- Configura Automazioni per elaborare automaticamente le righe appena importate.