Board-Berechtigungen
Copera Boards bieten ein granuläres Berechtigungssystem: Sie steuern präzise, wer Daten in einem Board sehen, bearbeiten, erstellen und verwalten darf. Statt einer einfachen Aufteilung „Betrachter/Bearbeiter“ stellt Copera mehrere Rollen bereit, die Sie kombinieren können – für genau das Zugriffslevel, das jedes Teammitglied braucht.
Berechtigungsrollen
Copera definiert die folgenden Rollen, organisiert in logische Kategorien:
Admin
| Rolle | Beschreibung |
|---|---|
| Admin | Volle Kontrolle über das Board, inklusive Mitglieder, Einstellungen, Automatisierungen und aller Daten. Admins erben automatisch alle anderen Berechtigungen. |
Globale Berechtigungen
Diese Berechtigungen gelten für alle Zeilen im Board, unabhängig von der Zuweisung:
| Rolle | Beschreibung |
|---|---|
| View All | Jede Zeile im Board sehen, inklusive Zeilen anderer Benutzer und nicht zugewiesener Zeilen. |
| Create Row | Neue Zeilen in jeder Tabelle des Boards hinzufügen. |
| Delete Row | Zeilen aus jeder Tabelle des Boards entfernen. |
| Edit All | Jeden Spaltenwert in jeder Zeile ändern. Schließt automatisch Edit Own und Edit Unassigned ein. |
Berechtigungen für zugewiesene Zeilen
Diese Berechtigungen gelten für Zeilen, denen der Benutzer zugewiesen ist (in einer Users-Spalte gelistet):
| Rolle | Beschreibung |
|---|---|
| View Own | Nur Zeilen sehen, die Ihnen zugewiesen sind. Basisberechtigung für alle Board-Mitglieder; immer aktiviert. |
| Edit Own | Spaltenwerte in Ihnen zugewiesenen Zeilen ändern. Wird automatisch gewährt, wenn Edit All aktiv ist. |
Berechtigungen für nicht zugewiesene Zeilen
Diese Berechtigungen gelten für Zeilen ohne zugewiesenen Benutzer:
| Rolle | Beschreibung |
|---|---|
| Edit Unassigned | Spaltenwerte in Zeilen ändern, die niemandem zugewiesen sind. Gewährt automatisch View Unassigned. |
| View Unassigned | Zeilen ohne Zuweisung sehen. Wird automatisch gewährt, wenn Edit Unassigned, Edit All oder View All aktiv ist. |
Feature-Zugriffsberechtigungen
| Rolle | Beschreibung |
|---|---|
| Access Tables | Tabellen im Board anzeigen und damit arbeiten. |
| Access Slices | Board-Slices (gefilterte Teilmengen einer Tabelle) anzeigen und nutzen. |
| Comments | Kommentare an Zeilen schreiben und lesen. |
Rollenhierarchie und automatische Vererbung
Berechtigungen folgen einer Vererbungshierarchie, um Konflikte zu vermeiden und die Konfiguration zu vereinfachen:
- Admin gewährt automatisch jede andere Berechtigung.
- Edit All gewährt automatisch Edit Own und Edit Unassigned.
- Edit Unassigned gewährt automatisch View Unassigned.
- View All gewährt automatisch View Unassigned.
Ist eine höhere Berechtigung aktiv, erscheinen die geerbten niedrigeren Berechtigungen in der Oberfläche als markiert und deaktiviert – sie lassen sich dann nicht unabhängig abschalten.
Zugriffsebenen
Zusätzlich zu den einzelnen Rollen hat jedes Board-Mitglied eine Zugriffsebene, die die grobe Beziehung zum Board beschreibt:
- Member -- Standardzugriff, gesteuert durch die zugewiesenen Rollen.
- Admin -- Voller Zugriff mit aktivierter Admin-Rolle.
Die Zugriffsebene wird als Label neben dem Namen jedes Mitglieds in der Mitgliederliste angezeigt.
Berechtigungen zuweisen
Mitglieder zu einem Board hinzufügen
- Öffnen Sie die Board-Einstellungen und gehen Sie zum Bereich Members.
- Klicken Sie auf Add Members und suchen Sie nach Workspace-Benutzern.
- Wählen Sie die gewünschten Benutzer. Neue Mitglieder starten mit der Standardberechtigung View Own.
Rollen konfigurieren
- In der Mitgliederliste klicken Sie auf das Rollen-Dropdown neben dem Namen eines Mitglieds.
- Das Rollenmenü zeigt alle verfügbaren Berechtigungen nach Kategorie gruppiert.
- Aktivieren oder deaktivieren Sie einzelne Berechtigungen. Änderungen wirken sofort.
- Geerbte Berechtigungen (z. B. Edit Own, wenn Edit All aktiv ist) erscheinen als deaktivierte Checkboxen.
Mitglieder entfernen
Klicken Sie auf die Entfernen-Schaltfläche neben dem Namen eines Mitglieds, um den Zugriff auf das Board vollständig zu entziehen. Je nach Workspace-Einstellungen kann eine Bestätigung erforderlich sein.
Externe Benutzer
Externe Benutzer (Gäste von außerhalb Ihres Workspace) haben eingeschränkte Berechtigungsoptionen. Die Rolle Admin kann externen Benutzern nicht zugewiesen werden – die volle Board-Kontrolle bleibt bei den Teammitgliedern Ihrer Organisation.
Board- vs. Workspace-Berechtigungen
Board-Berechtigungen sind unabhängig von Workspace-Rollen:
- Workspace-Administratoren können Board-Einstellungen unabhängig von ihrer Board-Rolle öffnen.
- Board-Berechtigungen betreffen nur, was ein Benutzer in diesem konkreten Board tun kann.
- Ein Benutzer kann auf einem Board Admin und auf einem anderen View-Only-Mitglied sein – maximale Flexibilität.
Übersichtstabelle der Berechtigungen
| Berechtigung | Zeilen ansehen | Zeilen bearbeiten | Zeilen erstellen | Zeilen löschen | Board verwalten |
|---|---|---|---|---|---|
| View Own | Nur zugewiesene | -- | -- | -- | -- |
| View All | Alle Zeilen | -- | -- | -- | -- |
| Edit Own | Nur zugewiesene | Nur zugewiesene | -- | -- | -- |
| Edit All | Alle Zeilen | Alle Zeilen | -- | -- | -- |
| Edit Unassigned | Nicht zugewiesen | Nicht zugewiesen | -- | -- | -- |
| View Unassigned | Nicht zugewiesen | -- | -- | -- | -- |
| Create Row | -- | -- | Ja | -- | -- |
| Delete Row | -- | -- | -- | Ja | -- |
| Admin | Alle Zeilen | Alle Zeilen | Ja | Ja | Ja |
Best Practices
- Mit minimalen Berechtigungen starten und nach Bedarf erweitern. Zugriff zu gewähren ist einfacher, als ihn zu entziehen.
- Edit Own für Aufgaben-Boards nutzen, in denen Mitglieder nur die eigenen Zuweisungen ändern sollen.
- Admin-Zugriff reservieren für Board-Owner und Projektleiter, die Einstellungen und Automatisierungen verwalten müssen.
- Berechtigungen regelmäßig prüfen, wenn sich die Teamzusammensetzung ändert – besonders nach Projektübergaben.
Nächste Schritte
- Automatisierungen und wie Berechtigungen beeinflussen, wer sie erstellen und verwalten darf.
- Board-Ansichten, um Teammitgliedern angepasste Perspektiven auf dasselbe Board zu geben.
- Import & Export für Datenoptionen, die durch Berechtigungen eingeschränkt sein können.
- Exportverlauf & geplante Exporte, um jeden Export nachzuverfolgen und die dedizierte Export-Rolle an Nicht-Admins zu vergeben.