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Import & Export

Copera macht es leicht, Daten aus Tabellenkalkulationen und anderen Tools zu holen und zu exportieren, wenn Sie teilen, berichten oder sichern müssen. Ein geführter Import-Assistent begleitet Sie Schritt für Schritt beim CSV-Import, und ein leistungsstarker Export-Dialog erzeugt eine Datei im gewünschten Format mit genau den Spalten und der Formatierung, die Sie brauchen.

Diese Seite behandelt den Datenimport und einmalige Exporte. Zum Nachverfolgen vergangener Exporte und zum Einrichten automatischer Exporte siehe Exportverlauf & geplante Exporte.

Daten importieren​

Copera’s geführter Import-Assistent bringt Zeilen aus einer CSV-Datei in ein Board und führt Sie durch jeden Schritt. Sie können in eine bestehende Tabelle, in eine neue Tabelle auf einem bestehenden Board oder als komplett neues Board importieren.

Weil fast jedes Tool nach CSV exportieren kann, funktioniert der Assistent, egal ob die Daten aus einer Tabellenkalkulation oder einem anderen Produkt stammen — Sie exportieren dort nach CSV und importieren die CSV hier.

Einen Import starten​

Import in ein bestehendes Board:

  1. Öffnen Sie das Board und die Tabelle, in die die Daten sollen.
  2. Öffnen Sie die Option Import im Board- oder Tabellenmenü.
  3. Der Import-Assistent öffnet sich mit einer schrittweisen Fortschrittsleiste oben.

Für den Import als neues Board wählen Sie Import im Dialog Create Board.

Schritt 1 — Quelle wählen​

Wählen Sie, woher die Daten kommen. Optionen: generische CSV-Datei plus Shortcuts für Airtable, Asana, ClickUp, Jira, Monday.com und Notion. Die Wahl eines Tools passt die On-Screen-Hilfe zum sauberen CSV-Export aus diesem Produkt an — jeder Pfad importiert eine CSV.

Schritt 2 — Datei hochladen​

Der Assistent zeigt kurze Tipps zum Export aus der gewählten Quelle und eine Dropzone zum Drag-and-drop oder Klicken zum Durchsuchen Ihrer .csv-Datei.

Sobald die Datei gelesen ist, erscheint eine Preflight-Zusammenfassung, damit Sie vor dem Weitergehen wissen, was importiert wird. Sie meldet:

  • Anzahl der erkannten Zeilen und Spalten.
  • Das erkannte Trennzeichen (Komma, Semikolon usw.).
  • Warnungen zu Punkten, die einen zweiten Blick wert sind, z. B. leere Spaltenköpfe, doppelte Köpfe oder komplett leere Zeilen.

Ist eine Datei zu groß oder hat zu viele Zeilen/Spalten, nennt der Assistent genau, welches Limit überschritten wurde, damit Sie die Datei kürzen und es erneut versuchen können.

hinweis

Ein einzelner Import kann bis zu 20.000 Zeilen und 100 Spalten umfassen; die Datei darf bis zu 25 MB groß sein. Nähern Sie sich einem Limit, hebt die Zusammenfassung es hervor; darüber hinaus können Sie nicht fortfahren, bis die Datei verkleinert ist.

Schritt 3 — Spalten zuordnen​

Der Assistent ordnet jede Dateispalte den Feldern Ihres Boards zu und matcht automatisch Spalten mit passenden Namen. Für jede Dateispalte können Sie:

  • Sie einem bestehenden Board-Feld zuordnen.
  • Ein neues Feld dafür anlegen (Feldtyp wählen).
  • Sie überspringen, sodass sie nicht importiert wird.

Schritt 4 — Optionswerte matchen​

Haben Sie eine Spalte einem Status-, Dropdown- oder Labels-Feld zugeordnet, erscheint ein zusätzlicher Schritt, um Werte aus der Datei mit bestehenden Optionen zu matchen (oder neue Optionen anzulegen). So bleiben Single- und Multi-Select-Daten sauber statt Duplikate zu erzeugen. Der Schritt entfällt, wenn keine Spalte ihn braucht.

Schritt 5 — Personen matchen​

Enthält die Datei Personen (z. B. eine „Assignee“-Spalte), können Sie jeden Namen oder jede E-Mail einem Workspace-Mitglied zuordnen, damit Zuweisungen und Ownership nach dem Import auf der richtigen Person landen.

Schritt 6 — Prüfen und importieren​

Beim Erstellen eines neuen Boards oder einer neuen Tabelle fasst ein Review-Schritt zusammen, was angelegt wird, bevor etwas geschrieben wird. Bestätigen Sie, um den Import zu starten.

Der Import läuft im Hintergrund; Sie können den Assistenten schließen und weiterarbeiten. Bei Abschluss erhalten Sie eine Benachrichtigung mit Link zur importierten Tabelle. Größere Dateien brauchen etwas länger.

tipp

Testen Sie zuerst mit einer kleinen Beispieldatei. Zehn Zeilen durch den Assistenten bestätigen Spalten-Mapping und Options-Matching, bevor Sie tausende Zeilen importieren.

Board-Daten exportieren​

Sie können eine Board-Ansicht jederzeit exportieren. Öffnen Sie das Ansichtsmenü (Drei-Punkte-Menü neben dem Ansichtsnamen) und fahren Sie über Export. Das Untermenü bietet zwei Exportwege plus Links zu Exportverlauf und geplanten Exporten.

hinweis

Das Untermenü Export erscheint nur, wenn Sie Berechtigung zum Exportieren des Boards haben. Board-Admins können immer; andere Mitglieder brauchen die Rolle Export. Siehe Die Export-Rolle.

Quick Export​

Für einen schnellen Snapshot wählen Sie Quick export view (.csv). Das überspringt den Dialog und lädt sofort eine CSV von genau dem, was Sie auf dem Bildschirm sehen — sichtbare Spalten und sichtbare Systemspalten wie die Zeilen-ID, in der Bildschirmreihenfolge. Ausgeblendete Spalten fehlen, damit die Datei zur Ansicht passt.

Advanced Export​

Wählen Sie Advanced export, um den vollen Export-Dialog zu öffnen: Format, Spalten und Schreibweise jedes Werts. Der Dialog spiegelt den Bildschirm: aktuelle Filter, Sortierung, Gruppierung und Suche fließen automatisch in den Export ein, sodass Sie eine Datei der Daten erhalten, die Sie gerade ansehen.

Nach der Konfiguration klicken Sie auf Export. (Öffnen Sie den Dialog und drücken Sie einfach Export, erhalten Sie denselben Dateityp wie die schnelle CSV — sinnvolle Defaults sind vorausgefüllt.)

Ein Format wählen​

Der Dialog zeigt acht Formate als wählbare Karten:

FormatAm besten für
CSVTabellenkalkulationen und Import in andere Tools.
Excel (XLSX)Native Excel-Arbeitsmappe.
JSONDaten für Skripte und andere Apps.
MarkdownTabelle in Docs und Notizen einfügen.
HTMLFertige Web-Tabelle.
PDF documentPolierter, druckbarer Report.
ZIP bundleEin Archiv mit Datendatei plus Anhängen.
Calendar (ICS)Datumsbasierte Zeilen in einen Kalender legen.

Manche Formate ergänzen eigene Optionen — z. B. PDF mit Seitengröße und Orientierung; ZIP mit Datenformat im Archiv und ob Anhänge enthalten sind; Calendar (ICS) mit der Datumsspalte für Events. Die Karte Calendar (ICS) ist nur verfügbar, wenn die Tabelle eine Datumsspalte hat.

Spalten wählen​

Der Spalten-Picker listet jede Spalte der Ansicht — sichtbar, verborgen und Systemspalten — damit Sie genau die Datei bauen, die Sie wollen:

  • Spalte an- oder abhaken, um sie einzubeziehen oder auszuschließen. Sichtbare starten angehakt; verborgene nicht.
  • Spalte ziehen, um die Reihenfolge in der Exportdatei zu ändern.
  • Schnellbuttons — Visible only, Select all oder None — setzen die Auswahl mit einem Klick.
  • Eine kleine Vorschau zeigt Beispielwerte pro Spalte; Sie können die Vorschauzeile wählen, um realistische Daten zu sehen.

Schreibweise der Werte steuern​

Ein Formatierungsbereich legt fest, wie jede Wertart in der Datei erscheint, damit sie dem Zieltool entspricht:

  • Dates — wie angezeigt, maschinenlesbar standardisiert oder mit eigenem Muster.
  • Numbers — wie angezeigt, als Rohwerte oder für Ihre Locale formatiert.
  • People — Namen, E-Mails oder beides.
  • Multi-select values — Trennzeichen für mehrere Labels in einer Zelle.
  • Links und verknüpfte Zeilen — Adresse, Label, beides oder strukturierter Wert.

Als Defaults für den gesamten Export setzbar oder pro Spalte überschreibbar, wenn eine Spalte anders behandelt werden soll.

Zusätzliche Optionen​

Ein Einstellungsbereich ergänzt optionale Schalter:

  • Include group totals — bei gruppierter Ansicht Gruppen-Zusammenfassungen (Anzahlen, Summen usw.) in den Export. Nur bei aktiver Gruppierung sichtbar.
  • Save a copy to my Drive — zusätzlich zum Download eine Kopie in Ihrem Copera Drive behalten.
info

Ist die Ansicht nach einer Datums-Spalte gruppiert, gruppiert der Export Zeilen nach dem am Bildschirm gezeigten Tag und respektiert das gewählte Datumsformat — Zeilen desselben Kalendertags landen in einer sauberen Gruppe statt nach Uhrzeit auseinanderzufallen.

Export-Presets speichern​

Wenn Sie dieselbe Art Export regelmäßig fahren, speichern Sie die Konfiguration als Preset. Im Dialog Save current as preset klicken, Namen vergeben und später aus dem Presets-Dropdown wiederverwenden. Ein Preset als Default markieren, damit der Dialog damit öffnet; Manage presets zum Umbenennen, Löschen oder Ändern des Defaults.

Ausgewählte Zeilen exportieren​

Sie müssen nicht die ganze Ansicht exportieren. Zeilen auswählen mit den Checkboxen; unten erscheint eine schwebende Aktionsleiste mit Export. Das öffnet denselben Dialog, aber auf Ihre Auswahl beschränkt — ein Banner bestätigt die Zeilenanzahl. Der schnellste Weg zu einer Datei mit wenigen konkreten Datensätzen.

In der Grid-Ansicht bietet dieselbe Auswahlleiste auch Copy link, das einen Direktlink zur ausgewählten Zeile (oder den Zeilen) kopiert — zum Einfügen in Chat, Dokument oder E-Mail.

Was Sie im Hinterkopf behalten sollten​

  • Filter und Ansichten werden respektiert — der Export spiegelt Filter, Sortierung, Gruppierung und Suche der Ansicht im Moment des Exports.
  • Rich Text — formatierte Paragraph-Felder werden in Formaten wie CSV als Klartext geschrieben.
  • Anhänge — File-Spalten werden in den meisten Formaten als Links geschrieben; wählen Sie ZIP bundle, um die echten Dateien neben den Daten einzubeziehen.
  • Große Exporte laufen im Hintergrund — größere Dateien werden hinter den Kulissen vorbereitet und über den Exportverlauf mit Benachrichtigung geliefert, statt sofort herunterzuladen.

Boards sichern​

Exporte dienen auch als einfache Sicherung. Für Offline-Snapshots Ihrer Daten:

  • Regelmäßige Exporte (CSV oder Excel) vor großen Strukturänderungen am Board als Sicherheitsnetz.
  • Exporte planen, um automatische, wiederkehrende Snapshots per E-Mail zu erhalten — siehe Exportverlauf & geplante Exporte.
  • Save a copy to my Drive beim Export aktivieren, damit immer eine Kopie in Copera liegt.

Best Practices​

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Importe zuerst mit einer kleinen Datei testen. Einige Zeilen durch den Assistenten bestätigen Mapping und Options-Matching, bevor Sie tausende Zeilen importieren.

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Preset für wiederkehrende Exporte speichern. Produzieren Sie denselben Report jede Woche, speichern Sie Format und Spalten als Preset (oder machen Sie daraus einen geplanten Export), statt jedes Mal neu zu konfigurieren.

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Gefilterte oder ausgewählte Zeilen für fokussierte Reports exportieren. Filter anwenden oder konkrete Zeilen auswählen, wenn Sie eine gezielte Datei statt des gesamten Datensatzes brauchen.

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Personen beim Import matchen. Namen und E-Mails Workspace-Mitgliedern zuzuordnen hält Zuweisungen und Ownership nach dem Import intakt.

Nächste Schritte​