Exportverlauf & geplante Exporte
Jeder Export, den Sie von einem Board starten, wird an einem Ort nachverfolgt, und Sie können Exporte einrichten, die automatisch nach Zeitplan laufen und die Datei an die richtigen Personen mailen. Diese Seite behandelt die Export History-Ablage, geplante Exporte und die dedizierte Export-Rolle, mit der Nicht-Admins Daten exportieren können.
Wenn Sie wissen möchten, wie Sie einen einzelnen Export ausführen und Format sowie Spalten konfigurieren, siehe Import & Export. Diese Seite knüpft dort an.
Die Export-Werkzeuge finden
Alle Export-Werkzeuge liegen zusammen. Auf jeder Board-Tabelle:
- Öffnen Sie das Ansichtsmenü (Drei-Punkte-Menü neben dem Ansichtsnamen).
- Fahren Sie über Export, um das Untermenü zu öffnen.
Das Untermenü hat vier Einträge:
| Eintrag | Was er tut |
|---|---|
| Quick export view (.csv) | Ein-Klick-CSV von dem, was Sie auf dem Bildschirm sehen — ohne Dialog. |
| Advanced export | Öffnet den vollen Export-Dialog (Formate, Spalten, Optionen). |
| Export history | Öffnet die Ablage mit Ihren letzten Exporten. |
| Scheduled exports | Öffnet die Ablage für Exporte, die automatisch laufen. |
Das gesamte Untermenü Export erscheint nur, wenn Sie Berechtigung zum Exportieren des Boards haben. Sehen Sie es nicht, bitten Sie einen Board-Admin, Ihnen die Rolle Export zu geben (siehe Die Export-Rolle unten).
Exportverlauf
Sobald Sie einen Export starten, wird er in Export history erfasst, damit Sie später darauf zurückkommen — die Datei erneut herunterladen, prüfen, ob ein großer Export fertig ist, oder einen noch laufenden abbrechen.
Das Label Export history ersetzt den älteren Namen „My Exports“, macht aber dasselbe: Ihre persönliche Liste der letzten Exporte, neueste zuerst.
Exportverlauf öffnen
Die Ablage öffnen Sie auf zwei Wegen:
- Im Untermenü Export auf Export history klicken.
- Wenn ein größerer Export im Hintergrund fertig wird, erscheint eine Benachrichtigung — das Öffnen führt direkt zur Ablage.
Was jede Zeile zeigt
Jeder Export in der Liste zeigt:
- Ein Dateisymbol für das Format (CSV, Excel, PDF usw.). Ein Spinner ersetzt das Symbol, während der Export noch vorbereitet wird.
- Den Dateinamen des Exports.
- Einen Typ-Chip — Quick, Advanced oder Scheduled — der angibt, wie der Export gestartet wurde. Praktisch, um automatische Zeitplan-Exporte von manuellen zu unterscheiden.
- Einen Status — Pending, Processing, Completed, Failed oder Cancelled.
- Eine relative Zeit, z. B. „a minute ago“ oder „2 hours ago“.
Aktionen pro Zeile
Die verfügbare Aktion hängt vom Status ab:
- Pending oder Processing — Cancel stoppt den Export vor dem Abschluss.
- Completed — Download speichert die Datei auf Ihrem Computer. Einen abgeschlossenen Export können Sie so oft herunterladen, wie er in Ihrer Historie bleibt.
- Failed oder Cancelled — keine Aktion; die Zeile dient der Referenz.
Kleine Exporte laden meist sofort über den Browser herunter. Größere werden im Hintergrund vorbereitet — Sie können den Dialog schließen und weiterarbeiten und die fertige Datei aus Export history holen, wenn die Benachrichtigung kommt.
Geplante Exporte
Ein geplanter Export führt einen Export automatisch in einem wiederkehrenden Rhythmus aus — jeden Morgen, jeden Montag und Mittwoch, am ersten Werktag jedes Monats usw. — und mailt die fertige Datei an die von Ihnen gewählten Personen. Der hands-off-Weg für wiederkehrende Reports, ohne dass jemand an den Export denken muss.
Geplante Exporte stehen Mitgliedern mit einem bezahlten Block zur Verfügung. Auf einem Free Block können Sie weiterhin manuell exportieren und den Exportverlauf nutzen — die Schaltfläche New schedule ist einfach deaktiviert, mit einem Hinweis, warum.
Die Ablage Scheduled Exports
Im Untermenü Export auf Scheduled exports klicken. Sie listet die Zeitpläne Ihres Workspace, die als Nächstes laufen zuerst. Jede Zeile zeigt:
- Den Namen des Zeitplans.
- Wann er als Nächstes läuft (oder Inactive, wenn pausiert).
- Wie viele Empfänger er bedient.
- Wann er zuletzt lief, sobald er mindestens einmal gelaufen ist.
- Ein kleines Warnsymbol, wenn kürzliche Läufe fehlgeschlagen sind.
Oben New schedule für einen neuen Zeitplan, oder das Aktionsmenü einer bestehenden Zeile.
Einen geplanten Export erstellen
Es gibt zwei Wege:
Aus dem Export-Dialog (empfohlen). Advanced export öffnen, Export exakt wie gewünscht einrichten — Format, Spalten, Datums- und Zahlenformat und alle anderen Optionen — dann unten Save as scheduled export… klicken. Der Zeitplan-Editor öffnet sich mit allen Ihren Einstellungen vorausgefüllt.
Aus der Ablage Scheduled exports. New schedule klicken und alles im Editor konfigurieren, inklusive der Export-Einstellungen.
Der Zeitplan-Editor
Der Editor ist in mehrere Abschnitte gegliedert.
Name und Beschreibung
Geben Sie dem Zeitplan einen klaren Namen (z. B. „Weekly sales report“) und optional eine Beschreibung. Der Name erscheint in der Ablage und im Exportverlauf.
Schedule
Hier legen Sie fest, wie oft der Export läuft. Wählen Sie eine Frequenz und eine Uhrzeit:
| Frequenz | Wann er läuft |
|---|---|
| Daily | Jeden Tag zur gewählten Zeit. |
| Weekly | An den ausgewählten Wochentagen zur gewählten Zeit. |
| Monthly | An einem gewählten Tag des Monats zur gewählten Zeit. |
| First weekday of every month | Am ersten Werktag jedes Monats zur gewählten Zeit. |
Bei Weekly erscheint eine Reihe Tages-Buttons (Sun bis Sat) — tippen Sie eine Kombination für mehrere Tage pro Woche, z. B. Montag, Mittwoch und Freitag. Mindestens ein Tag muss gewählt bleiben. Bei Monthly erscheint ein Tag-des-Monats-Picker (1–31).
Unter dem Zeitplan zeigt eine Vorschau die nächsten Laufzeiten, damit Sie den Rhythmus vor dem Speichern prüfen können.
Wählen Sie die Uhrzeit mit Blick auf die Arbeitszeiten Ihres Teams. Soll der Report morgens im Posteingang liegen, planen Sie ihn für den frühen Morgen.
Zeitzone
Wählen Sie die Zeitzone, in der der Zeitplan läuft, damit „9:00 AM“ 9:00 AM dort bedeutet, wo Ihr Team ist — nicht wo die Server stehen. Die Next-Run-Vorschau aktualisiert sich entsprechend.
Ends
Standardmäßig läuft ein Zeitplan unbegrenzt. Sie können eine Endbedingung setzen:
| Option | Verhalten |
|---|---|
| Never | Läuft weiter, bis Sie pausieren oder löschen. |
| After | Stoppt nach einer festgelegten Anzahl von Läufen (z. B. nach 12 Läufen). |
| On | Stoppt an einem bestimmten Datum. |
Empfänger
Wählen Sie, wer die exportierte Datei bei jedem Lauf per E-Mail erhält. Sie können hinzufügen:
- Workspace-Mitglieder — Personen (oder ganze Teams) aus dem Workspace. Bei einem Team werden die aktuellen Mitglieder einbezogen.
- E-Mail-Adressen — beliebige Adresse, auch außerhalb des Workspace, um die Datei direkt zu senden.
Beides mischbar; mindestens ein Empfänger ist nötig. Jede Liste hat ein großzügiges Limit, damit Sie eine ganze Abteilung auf einmal bedienen können.
Ein Empfänger erhält die Datei per E-Mail, kann sie aber nur herunterladen, wenn er die Board-Daten sehen darf. Stellen Sie sicher, dass Workspace-Empfänger Zugriff auf das Board (oder die Rolle Export) haben, damit ihre Kopie wie erwartet funktioniert.
Export-Konfiguration
Unten im Editor zeigt eine Vorschau der Export-Einstellungen, die der Zeitplan nutzt — Format, Spalten und weitere Optionen aus dem Export-Dialog. Haben Sie den Editor aus einem gerade geöffneten Board geöffnet, lässt Edit configuration die Einstellungen inline mit demselben Picker wie im Advanced-Export ändern.
Klicken Sie auf Create scheduled export (oder Save beim Bearbeiten), um abzuschließen.
Zeitpläne verwalten
Jede Zeile in Scheduled exports hat ein Aktionsmenü (Drei-Punkte-Symbol) mit:
- Edit — Editor erneut öffnen und Einstellungen ändern.
- Pause / Activate — Zeitplan vorübergehend stoppen ohne Löschen, später wieder aktivieren. Pausierte Zeitpläne zeigen Inactive und laufen nicht.
- Run now (test) — einmaligen Lauf sofort auslösen, ohne auf den nächsten Termin zu warten. Ideal zum Prüfen von Ausgabe, Spalten und Empfängern.
- View run history — Dialog mit den letzten Läufen des Zeitplans, jeweils mit Status und Download — wie Export history.
- Delete — Zeitplan entfernen (mit Bestätigung). Bereits erzeugte Dateien bleiben im Exportverlauf; nur künftige Läufe entfallen.
Bevor Sie sich auf einen neuen Zeitplan verlassen, einmal Run now (test) und View run history prüfen, ob Format, Spalten und Empfänger stimmen.
Die Export-Rolle
Board-Daten exportieren war früher nur Board-Admins möglich. Jetzt kann jedem Board-Mitglied eine dedizierte Rolle Export gegeben werden, damit sie Views exportieren (und Exportverlauf sowie geplante Exporte nutzen) können, ohne volle Admin-Rechte.
Ein Board-Admin vergibt sie in der Mitgliederliste:
- Member management des Boards öffnen.
- Mitglied finden und dessen role menu öffnen.
- Export view (CSV) aktivieren.
Danach sieht dieses Mitglied das Untermenü Export auf jeder Ansicht und kann Quick-, Advanced- und geplante Exporte ausführen.
Board-Admins können immer exportieren — sie brauchen die Export-Rolle nicht explizit. Die Rolle existiert, damit bestimmte Nicht-Admins exportieren können, ohne breitere Bearbeitungs- oder Admin-Rechte. Die Rolle gilt für die Board-Daten; reine E-Mail-Empfänger eines Zeitplans sind davon nicht betroffen.
Häufig gestellte Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Quick-, Advanced- und Scheduled-Exporten?
Quick ist eine Ein-Klick-CSV von genau dem, was auf dem Bildschirm ist. Advanced öffnet einen Dialog für Format, Spalten und Formatierung. Scheduled führt einen Advanced-ähnlichen Export automatisch nach Zeitplan aus und mailt das Ergebnis. Alle drei erscheinen gemeinsam im Exportverlauf.
Wohin ist „My Exports“ verschwunden?
Es wurde in Export history umbenannt. Dieselbe persönliche Liste Ihrer letzten Exporte mit denselben Download- und Cancel-Aktionen.
Wie lange bleiben exportierte Dateien zum Download verfügbar?
Fertige Exporte bleiben in Ihrer Export History, damit Sie sie erneut herunterladen können. Für langfristige Archivierung speichern Sie die Datei lokal oder aktivieren Save a copy to my Drive in den Export-Optionen.
Kann ich einen zu langen Export abbrechen?
Ja. Solange ein Export in Export history Pending oder Processing zeigt, klicken Sie auf Cancel in seiner Zeile.
Warum ist „New schedule“ für mich ausgegraut?
Geplante Exporte erfordern einen bezahlten Block. Bei Free Block ist die Schaltfläche deaktiviert mit Hinweis. Fragen Sie Ihren Workspace-Admin nach einem Upgrade.
Kann ich einen geplanten Export an Personen außerhalb meines Workspace senden?
Ja — fügen Sie deren E-Mail-Adressen im Empfängerbereich hinzu. Bedenken Sie, dass sie die Datei direkt per E-Mail erhalten; nehmen Sie nur Personen auf, die diese Daten sehen dürfen.
Wer kann geplante Exporte erstellen und verwalten?
Jeder, der das Board exportieren darf — also Board-Admins und Mitglieder mit der Rolle Export — und von einem bezahlten Block abgedeckt ist.
Verwandte Funktionen
- Import & Export — Daten in ein Board importieren und einmalige Exporte in jedem Format ausführen.
- Board-Berechtigungen — Steuern, wer ein Board ansehen, bearbeiten und exportieren darf, inklusive der Export-Rolle.
- Grid-Ansicht — Zeilen im Grid auswählen, um genau diese Auswahl zu exportieren oder Direktlinks zu kopieren.
- Feldtypen — Verstehen, wie jedes Feld in einer Exportdatei dargestellt wird.