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Gestionar reservas

El Booking Hub es tu centro de mando para cada reserva que organizas — pendiente o próxima, individual o de equipo. Desde un solo lugar puedes confirmar o rechazar aprobaciones, reprogramar, cancelar, marcar inasistencias y reasignar reservas a otro anfitrión. Todo lo que haces aquí mantiene el evento, las invitaciones y tu calendario perfectamente sincronizados.

Abrir el Booking Hub​

  1. Abre Tempo.
  2. Ve al Booking Hub.
  3. Explora tus reservas pendientes (en espera de aprobación) y próximas (ya confirmadas).

Cada reserva muestra la persona, el horario, el tipo de reserva y las acciones disponibles para ella.

Confirmar o rechazar reservas pendientes​

Cuando un tipo de reserva requiere aprobación, las nuevas reservas llegan como pendientes y esperan tu decisión:

  1. Busca la reserva pendiente en el hub.
  2. Elige Confirmar para aceptarla — Tempo crea el evento y envía las invitaciones de calendario.
  3. O elige Rechazar para descartarla — el horario queda liberado.
consejo

Si notas que de todos modos apruebas casi todas las reservas, considera cambiar el tipo de reserva a confirmación automática (con aprobación opcional solo para reservas de última hora) para pasar menos tiempo en el hub.

Reprogramar una reserva​

¿Necesitas mover una reunión? Desde las acciones de la reserva:

  1. Elige Reprogramar.
  2. Selecciona un nuevo horario.
  3. El evento y las invitaciones se actualizan automáticamente, y la persona recibe una notificación.

La persona también puede reprogramar por su cuenta desde su confirmación, siempre que tu política de cancelación y reprogramación lo permita (ver más abajo).

Cancelar una reserva​

Para suspender una reunión, elige Cancelar en la reserva. El evento se elimina, el horario se libera y la persona recibe una notificación. Según tu política, tú o la persona pueden tener que indicar un motivo al cancelar.

precaución

Cancelar una reserva elimina el evento y notifica a la persona. Asegúrate de que quieres suspender la reunión por completo — si solo necesitas otro horario, reprograma en su lugar.

Marcar una inasistencia​

Si alguien no se presenta, regístralo para que tu historial se mantenga preciso:

  • Inasistencia del anfitrión — el anfitrión no asistió.
  • Inasistencia de la persona — quien reservó no asistió.

Marcar inasistencias te ayuda a hacer el seguimiento adecuado y a detectar patrones con el tiempo.

Reasignar una reserva​

Para los tipos de reserva de equipo (colectivo o rotativo (round-robin)), puedes mover una reserva a un anfitrión diferente:

  1. Abre la reserva y elige Reasignar.
  2. Deja que Copera elija automáticamente al siguiente anfitrión según el reparto justo o asigna a una persona específica de forma manual.
  3. La reserva pasa al calendario del nuevo anfitrión y las invitaciones se actualizan.

Es la forma más rápida de cubrir a un compañero de equipo que está ausente o de dirigir una reserva a un especialista más adecuado. Todos los detalles de enrutamiento están en la página Enrutamiento y Asignación.

Políticas de cancelación y reprogramación​

La política que defines en un tipo de reserva controla lo que las personas pueden hacer por su cuenta:

PolíticaLo que las personas pueden hacer
En cualquier momentoCancelar o reprogramar cuando quieran.
Con antelaciónCambiar solo hasta un límite (por ejemplo, 24 horas antes).
NuncaLa reserva queda bloqueada una vez hecha.

También puedes exigir un motivo cada vez que alguien cancele o reprograme, para que siempre sepas por qué cambió una reunión.

información

Las políticas se aplican a lo que las personas pueden hacer por su cuenta. Como anfitrión, siempre puedes reprogramar, cancelar o reasignar desde el Booking Hub, sin importar la política.

Configuración y ajustes​

AcciónQué hace
ConfirmarAcepta una reserva pendiente; crea el evento y envía las invitaciones.
RechazarDescarta una reserva pendiente y libera el horario.
ReprogramarMueve una reserva a un nuevo horario; las invitaciones se actualizan.
CancelarSuspende una reserva y notifica a la persona.
Marcar inasistencia del anfitriónRegistra que el anfitrión no asistió.
Marcar inasistencia de la personaRegistra que la persona no asistió.
ReasignarMueve una reserva de equipo a otro anfitrión (automático o manual).

Límites y notas​

  • Las reservas pendientes solo aparecen cuando el tipo de reserva requiere aprobación.
  • La reasignación está disponible en los tipos de reserva de equipo.
  • Las reglas de reprogramación y cancelación de una reserva para las personas siguen la política del tipo de reserva.

Ejemplos de uso​

  • Aprobar entrevistas — confirma cada mañana las reservas de candidatos pendientes y rechaza las que ya no encajan.
  • Cubrir a un compañero de equipo — reasigna las reservas de un colega enfermo al siguiente anfitrión según el reparto justo.
  • Controlar la asistencia — marca las inasistencias de las personas para poder hacer el seguimiento y ver quién falta repetidamente.
  • Aplazar una reunión — reprograma una demostración para la próxima semana cuando un cliente potencial lo pida, con las invitaciones actualizándose automáticamente.

Preguntas frecuentes​

¿Dónde gestiono mis reservas en Copera?​

Todo está en el Booking Hub dentro de Tempo. Muestra tus reservas pendientes y próximas, y desde allí puedes confirmar o rechazar aprobaciones, reprogramar, cancelar, marcar inasistencia del anfitrión o de la persona y reasignar una reserva a otro anfitrión en los tipos de reserva de equipo.

¿Cómo apruebo una reserva pendiente?​

Abre el Booking Hub, busca la reserva pendiente y elige Confirmar para aceptarla o Rechazar para descartarla. Confirmar crea el evento y envía las invitaciones de calendario; rechazar libera el horario. Las reservas pendientes solo aparecen cuando el tipo de reserva requiere aprobación.

¿Puedo reprogramar una reserva después de confirmarla?​

Sí. Desde el Booking Hub puedes reprogramar una reserva a un nuevo horario, y el evento y las invitaciones se actualizan automáticamente. La persona también puede reprogramar por su cuenta si tu política de cancelación y reprogramación lo permite.

¿Qué hace marcar una inasistencia?​

Marcar una inasistencia registra que el anfitrión o la persona no asistió. Mantiene tu historial de reservas preciso, para que puedas hacer el seguimiento adecuado y detectar patrones con el tiempo. Puedes marcar una inasistencia del anfitrión o una inasistencia de la persona.

Funciones relacionadas​