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Enrutamiento y Asignación

El enrutamiento decide quién es el anfitrión de cada reserva — una sola persona, todo un grupo o un grupo de anfitriones que rota. Copera Bookings ofrece tres modos de anfitrión — Solo, Colectivo y Rotativo (round-robin) — además de disponibilidad individual por anfitrión y la posibilidad de reasignar reservas después de haberlas hecho. Elegir el modo adecuado hace que la persona correcta esté siempre en la llamada y que la carga de trabajo se reparta de forma justa en el equipo.

Los Tres Modos de Anfitrión​

ModoQuién es el anfitriónMejor para
SoloUn único anfitrión atiende cada reserva.Una página de reservas personal o cualquier reunión que solo tú diriges.
ColectivoTodos los anfitriones indicados deben estar libres; la reunión va al calendario de todos.Entrevistas en panel, revisiones en grupo, cualquier cosa que requiera al equipo entero presente.
Rotativo (round-robin)Copera alterna las reservas entre un grupo de anfitriones.Llamadas de ventas, sesiones de soporte o cualquier cola que quieras repartir de forma equilibrada.

Solo​

El modo más simple: tú eres el único anfitrión. Cada reserva cae en tu calendario, y los horarios libres provienen directamente de tu disponibilidad. Úsalo para una página de reservas personal o cualquier reunión que solo tú diriges.

Colectivo​

Cada anfitrión que indiques debe estar libre para que aparezca un horario, y la reunión confirmada se añade a todos sus calendarios. Esto garantiza que el grupo completo esté presente — perfecto para una entrevista en panel en la que el candidato debe reunirse con tres entrevistadores a la vez, o una revisión que necesita a todas las partes interesadas en la sala.

nota

Como todos los anfitriones colectivos deben estar disponibles, los horarios libres pueden ser escasos cuando hay varias personas ocupadas involucradas. Mantén las listas de anfitriones colectivos tan reducidas como la reunión realmente requiera.

Rotativo (round-robin)​

Copera alterna las reservas entre un grupo de anfitriones para que la carga se reparta de forma equilibrada. Cuando alguien reserva, Copera elige al siguiente anfitrión y solo ofrece horarios en los que ese anfitrión está libre. Esto mantiene el calendario del equipo equilibrado sin que nadie asigne reuniones manualmente.

Ajustando el Rotativo (Round-Robin)​

La asignación rotativa se moldea con tres controles:

ControlQué hace
PesoDa a algunos anfitriones una parte mayor o menor de las reservas. Un anfitrión con mayor peso recibe proporcionalmente más reuniones.
PrioridadMarca a los anfitriones preferidos para que sean elegidos primero cuando están disponibles, antes de recurrir a los demás.
EquidadMantiene la distribución equilibrada con el tiempo, de modo que las reservas se nivelen y ningún anfitrión quede sobrecargado.

Juntos te permiten modelar equipos reales: un representante sénior que debería atender menos llamadas, un especialista que debería ser la primera opción para ciertas reservas y un equilibrio general que mantiene el día de todos dentro de lo razonable.

consejo

Empieza con peso igual y deja que la equidad haga el trabajo. Ajusta el peso o la prioridad solo cuando veas un motivo real — como un compañero de equipo que cumple una función diferente y debería recibir menos reservas.

Disponibilidad Individual por Anfitrión​

En los tipos de reserva colectivo y rotativo, cada anfitrión puede aportar su propia disponibilidad. Los horarios que ve la persona reflejan el horario real de cada anfitrión, así que:

  • Un horario colectivo solo aparece cuando todos los anfitriones están libres.
  • Una reserva rotativa solo ofrece un horario cuando el anfitrión que la atendería está de hecho disponible.

Esto significa que nunca tienes que aplanar al equipo en un único horario compartido — cada persona conserva su propio horario laboral, tiempo libre y horas ocupadas, y Bookings hace los cálculos.

Reasignando una Reserva​

A veces una reserva necesita pasar a otro anfitrión — alguien está enfermo, o un especialista encaja mejor. Desde el Booking Hub, puedes reasignar cualquier reserva en un tipo de reserva de equipo:

  1. Abre la reserva en el Booking Hub.
  2. Elige Reasignar.
  3. Deja que Copera elija automáticamente al siguiente anfitrión justo o asigna a una persona específica de forma manual.

La reserva pasa al calendario del nuevo anfitrión, y las invitaciones se actualizan para que todos vean el cambio.

Ajustes y Configuración​

AjusteDescripción
Modo de anfitriónSolo, Colectivo o Rotativo (round-robin).
Grupo de anfitrionesLas personas que pueden ser anfitrionas de este tipo de reserva.
PesoParte de las reservas rotativas por anfitrión.
PrioridadAnfitriones preferidos elegidos primero cuando están libres.
EquidadMantiene la distribución del rotativo equilibrada con el tiempo.
Disponibilidad individual por anfitriónCada anfitrión aporta su propio horario.
ReasignarMover una reserva a otro anfitrión (automático o manual).

Límites y Notas​

  • Los modos rotativo y colectivo son para tipos de reserva de equipo con más de un anfitrión.
  • Los horarios colectivos requieren que todos los anfitriones estén libres, así que la disponibilidad se reduce a medida que añades anfitriones.
  • La reasignación está disponible en los tipos de reserva de equipo desde el Booking Hub.

Ejemplos de Uso​

  • Equipo de ventas — una "Llamada de descubrimiento" rotativa con peso configurado para que los representantes júnior atiendan más llamadas y los sénior atiendan menos, con la equidad manteniendo el equilibrio.
  • Panel de contratación — una "Entrevista final" colectiva que solo ofrece horarios cuando los tres entrevistadores están libres.
  • Mesa de soporte — una "Sesión de ayuda" rotativa en la que el especialista de guardia se define como prioridad para tener la primera opción cuando está disponible.
  • Cambio de cobertura — un compañero de equipo avisa que está enfermo, así que reasignas sus reservas al siguiente anfitrión justo con un clic.

Preguntas Frecuentes​

¿Cuáles son los modos de anfitrión en Copera Bookings?​

Hay tres modos de anfitrión. El modo Solo envía cada reserva a un único anfitrión. El modo Colectivo exige que todos los anfitriones indicados estén libres para que aparezca un horario y pone la reunión en el calendario de todos, lo cual es ideal para entrevistas en panel. El modo Rotativo (round-robin) alterna las reservas entre un grupo de anfitriones, de modo que la carga se reparta de forma equilibrada en todo el equipo.

¿Cómo decide el rotativo (round-robin) quién recibe una reserva?​

El rotativo (round-robin) elige al siguiente anfitrión mediante reglas de peso, prioridad y equidad. El peso permite que algunos anfitriones reciban una parte mayor, la prioridad permite que los anfitriones preferidos sean elegidos primero cuando están libres, y la equidad mantiene la distribución equilibrada con el tiempo para que nadie quede sobrecargado. Copera además solo ofrece horarios en los que el anfitrión elegido está realmente disponible.

¿Puede cada anfitrión tener una disponibilidad diferente en una reserva de equipo?​

Sí. Con la disponibilidad individual por anfitrión, cada anfitrión de un tipo de reserva colectivo o rotativo aporta su propio horario. Los horarios libres que ve la persona reflejan la disponibilidad real de cada anfitrión, así que una reserva rotativa solo ofrece un horario cuando el anfitrión que la atendería está libre.

¿Puedo mover una reserva a otro anfitrión después de haberla hecho?​

Sí. Desde el Booking Hub puedes reasignar una reserva en un tipo de reserva de equipo. Copera puede elegir automáticamente al siguiente anfitrión justo, o puedes asignar a una persona específica de forma manual. La reserva pasa al calendario del nuevo anfitrión y las invitaciones se actualizan en consecuencia.

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