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Gérer les réservations

Le Booking Hub est votre centre de commande pour chaque réservation que vous hébergez — en attente ou à venir, solo ou équipe. Depuis un seul endroit, vous pouvez confirmer ou refuser les approbations, replanifier, annuler, marquer les absences et réassigner les réservations à un autre hôte. Tout ce que vous faites ici garde l'événement, les invitations et votre calendrier parfaitement synchronisés.

Ouvrir le Booking Hub​

  1. Ouvrez Tempo.
  2. Allez dans le Booking Hub.
  3. Parcourez vos réservations en attente (en attente d'approbation) et à venir (déjà confirmées).

Chaque réservation affiche la personne, l'heure, le type de réservation et les actions disponibles.

Confirmer ou refuser les réservations en attente​

Lorsqu'un type de réservation exige une approbation, les nouvelles réservations arrivent en attente et attendent votre décision :

  1. Trouvez la réservation en attente dans le hub.
  2. Choisissez Confirm pour l'accepter — Tempo crée l'événement et envoie les invitations de calendrier.
  3. Ou choisissez Decline pour la refuser — le créneau est libéré.
astuce

Si vous vous retrouvez à approuver presque chaque réservation de toute façon, envisagez de basculer le type de réservation en auto-confirm (avec approbation optionnelle seulement pour les réservations de dernière minute) pour passer moins de temps dans le hub.

Replanifier une réservation​

Besoin de déplacer une réunion ? Depuis les actions de la réservation :

  1. Choisissez Reschedule.
  2. Choisissez une nouvelle heure.
  3. L'événement et les invitations se mettent à jour automatiquement, et la personne est notifiée.

Les personnes qui réservent peuvent aussi se replanifier elles-mêmes depuis leur confirmation, tant que votre politique d'annulation et de replanification le permet (voir ci-dessous).

Annuler une réservation​

Pour annuler une réunion, choisissez Cancel sur la réservation. L'événement est retiré, le créneau est libéré, et la personne est notifiée. Selon votre politique, vous ou la personne pourrez devoir fournir une raison lors de l'annulation.

attention

Annuler une réservation retire l'événement et notifie la personne. Assurez-vous de vouloir vraiment annuler la réunion entièrement — si vous avez seulement besoin d'une autre heure, replanifiez plutôt.

Marquer une absence (no-show)​

Si quelqu'un ne se présente pas, enregistrez-le pour que votre historique reste précis :

  • Host no-show — l'hôte n'a pas assisté.
  • Booker no-show — la personne qui a réservé n'a pas assisté.

Marquer les absences vous aide à faire un suivi approprié et à repérer des schémas dans le temps.

Réassigner une réservation​

Pour les types de réservation d'équipe (collectif ou round-robin), vous pouvez déplacer une réservation vers un autre hôte :

  1. Ouvrez la réservation et choisissez Reassign.
  2. Laissez Copera choisir automatiquement le prochain hôte équitable, ou assignez une personne précise manuellement.
  3. La réservation passe sur le calendrier du nouvel hôte et les invitations se mettent à jour.

C'est le moyen le plus rapide de couvrir un collègue absent ou de router une réservation vers un spécialiste plus adapté. Les détails complets de routage sont sur la page Routage et assignation.

Politiques d'annulation et de replanification​

La politique définie sur un type de réservation contrôle ce que les personnes qui réservent sont autorisées à faire d'elles-mêmes :

PolitiqueCe que les personnes peuvent faire
Any timeAnnuler ou replanifier quand elles veulent.
With noticeModifier seulement jusqu'à une échéance (par exemple 24 heures avant).
NeverLa réservation est verrouillée une fois faite.

Vous pouvez aussi exiger une raison chaque fois que quelqu'un annule ou replanifie, pour toujours savoir pourquoi une réunion a changé.

info

Les politiques s'appliquent à ce que les personnes peuvent faire elles-mêmes. En tant qu'hôte, vous pouvez toujours replanifier, annuler ou réassigner depuis le Booking Hub, quelle que soit la politique.

Paramètres et configuration​

ActionCe qu'elle fait
ConfirmAccepter une réservation en attente ; crée l'événement et envoie les invitations.
DeclineRefuser une réservation en attente et libérer le créneau.
RescheduleDéplacer une réservation à une nouvelle heure ; les invitations se mettent à jour.
CancelAnnuler une réservation et notifier la personne.
Mark host no-showEnregistrer que l'hôte n'a pas assisté.
Mark booker no-showEnregistrer que la personne qui a réservé n'a pas assisté.
ReassignDéplacer une réservation d'équipe vers un autre hôte (auto ou manuel).

Limites et notes​

  • Les réservations en attente n'apparaissent que lorsque le type de réservation exige une approbation.
  • La réassignation est disponible sur les types de réservation d'équipe.
  • Les règles de replanification et d'annulation pour les personnes qui réservent suivent la politique du type de réservation.

Exemples de cas d'usage​

  • Approuver des entretiens — confirmez chaque matin les réservations de candidats en attente et refusez celles qui ne conviennent plus.
  • Couvrir un collègue — réassignez les réservations d'un collègue malade au prochain hôte équitable.
  • Suivre la présence — marquez les no-shows des personnes qui réservent pour faire un suivi et voir qui manque à répétition.
  • Reporter une réunion — replanifiez une démo à la semaine prochaine quand un prospect le demande, les invitations se mettent à jour automatiquement.

Questions fréquentes​

Où gérer mes réservations Copera ?​

Tout vit dans le Booking Hub à l'intérieur de Tempo. Il liste vos réservations en attente et à venir, et depuis là vous pouvez confirmer ou refuser les approbations, replanifier, annuler, marquer une absence hôte ou réservant, et réassigner une réservation à un autre hôte sur les types d'équipe.

Comment approuver une réservation en attente ?​

Ouvrez le Booking Hub, trouvez la réservation en attente, et choisissez Confirm pour l'accepter ou Decline pour la refuser. Confirmer crée l'événement et envoie les invitations de calendrier ; refuser libère le créneau. Les réservations en attente n'apparaissent que lorsque le type de réservation exige une approbation.

Puis-je replanifier une réservation après confirmation ?​

Oui. Depuis le Booking Hub, vous pouvez replanifier une réservation à une nouvelle heure, et l'événement et les invitations se mettent à jour automatiquement. Les personnes qui réservent peuvent aussi se replanifier elles-mêmes si votre politique d'annulation et de replanification le permet.

Que fait le marquage d'une absence (no-show) ?​

Marquer une absence enregistre que l'hôte ou la personne qui a réservé n'a pas assisté. Cela garde votre historique de réservations précis pour un suivi approprié et repérer des schémas dans le temps. Vous pouvez marquer une absence de l'hôte ou de la personne qui a réservé.

Fonctionnalités associées​