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Gerenciando agendamentos

O Booking Hub é a sua central de comando para todo agendamento que você organiza — pendente ou próximo, individual ou de time. Em um só lugar você pode confirmar ou recusar aprovações, reagendar, cancelar, marcar ausências e reatribuir agendamentos a outro anfitrião. Tudo o que você faz aqui mantém o evento, os convites e o seu calendário perfeitamente sincronizados.

Abrindo o Booking Hub​

  1. Abra o Tempo.
  2. Vá até o Booking Hub.
  3. Navegue pelos seus agendamentos pendentes (aguardando aprovação) e próximos (já confirmados).

Cada agendamento mostra a pessoa, o horário, o tipo de agendamento e as ações disponíveis para ele.

Confirmar ou recusar agendamentos pendentes​

Quando um tipo de agendamento exige aprovação, novos agendamentos chegam como pendentes e aguardam a sua decisão:

  1. Encontre o agendamento pendente no hub.
  2. Escolha Confirmar para aceitá-lo — o Tempo cria o evento e envia os convites de calendário.
  3. Ou escolha Recusar para rejeitá-lo — o horário fica liberado.
dica

Se você percebe que acaba aprovando quase todos os agendamentos de qualquer forma, considere mudar o tipo de agendamento para confirmação automática (com aprovação opcional apenas para agendamentos de cima da hora), assim você passa menos tempo no hub.

Reagendar um agendamento​

Precisa mudar uma reunião de horário? Nas ações do agendamento:

  1. Escolha Reagendar.
  2. Selecione um novo horário.
  3. O evento e os convites são atualizados automaticamente, e a pessoa é notificada.

A pessoa também pode reagendar por conta própria a partir da confirmação, desde que sua política de cancelamento e reagendamento permita (veja abaixo).

Cancelar um agendamento​

Para desmarcar uma reunião, escolha Cancelar no agendamento. O evento é removido, o horário é liberado e a pessoa é notificada. Dependendo da sua política, você ou a pessoa pode precisar informar um motivo ao cancelar.

cuidado

Cancelar um agendamento remove o evento e notifica a pessoa. Tenha certeza de que você quer desmarcar a reunião por completo — se você só precisa de outro horário, reagende em vez disso.

Marcar uma ausência​

Se alguém não comparecer, registre isso para que seu histórico continue preciso:

  • Ausência do anfitrião — o anfitrião não compareceu.
  • Ausência da pessoa — quem agendou não compareceu.

Marcar ausências ajuda você a fazer o acompanhamento adequado e a identificar padrões ao longo do tempo.

Reatribuir um agendamento​

Para tipos de agendamento de time (coletivo ou rodízio (round-robin)), você pode mover um agendamento para um anfitrião diferente:

  1. Abra o agendamento e escolha Reatribuir.
  2. Deixe a Copera escolher automaticamente o próximo anfitrião na ordem justa ou atribua uma pessoa específica manualmente.
  3. O agendamento passa para o calendário do novo anfitrião e os convites são atualizados.

Esta é a maneira mais rápida de cobrir um colega de time que está ausente ou de direcionar um agendamento para um especialista mais adequado. Todos os detalhes de roteamento estão na página Roteamento e Atribuição.

Políticas de cancelamento e reagendamento​

A política que você define em um tipo de agendamento controla o que as pessoas podem fazer por conta própria:

PolíticaO que as pessoas podem fazer
A qualquer momentoCancelar ou reagendar quando quiserem.
Com antecedênciaAlterar apenas até um limite (por exemplo, 24 horas antes).
NuncaO agendamento fica travado depois de feito.

Você também pode exigir um motivo sempre que alguém cancelar ou reagendar, para que você sempre saiba por que uma reunião mudou.

informação

As políticas se aplicam ao que as pessoas podem fazer por conta própria. Como anfitrião, você sempre pode reagendar, cancelar ou reatribuir a partir do Booking Hub, independentemente da política.

Configurações e ajustes​

AçãoO que faz
ConfirmarAceita um agendamento pendente; cria o evento e envia os convites.
RecusarRejeita um agendamento pendente e libera o horário.
ReagendarMove um agendamento para um novo horário; os convites são atualizados.
CancelarDesmarca um agendamento e notifica a pessoa.
Marcar ausência do anfitriãoRegistra que o anfitrião não compareceu.
Marcar ausência da pessoaRegistra que a pessoa não compareceu.
ReatribuirMove um agendamento de time para outro anfitrião (automático ou manual).

Limites e observações​

  • Agendamentos pendentes só aparecem quando o tipo de agendamento exige aprovação.
  • A reatribuição está disponível em tipos de agendamento de time.
  • As regras de reagendamento e cancelamento de um agendamento para as pessoas seguem a política do tipo de agendamento.

Exemplos de uso​

  • Aprovar entrevistas — confirme agendamentos de candidatos pendentes a cada manhã e recuse aqueles que não cabem mais.
  • Cobrir um colega de time — reatribua os agendamentos de um colega que está doente ao próximo anfitrião na ordem justa.
  • Acompanhar presença — marque ausências das pessoas para poder fazer o acompanhamento e ver quem falta repetidamente.
  • Adiar uma reunião — reagende uma demonstração para a próxima semana quando um cliente em potencial pedir, com os convites se atualizando automaticamente.

Perguntas frequentes​

Onde eu gerencio meus agendamentos na Copera?​

Tudo fica no Booking Hub dentro do Tempo. Ele lista seus agendamentos pendentes e próximos, e a partir daí você pode confirmar ou recusar aprovações, reagendar, cancelar, marcar ausência do anfitrião ou da pessoa e reatribuir um agendamento a outro anfitrião nos tipos de agendamento de time.

Como eu aprovo um agendamento pendente?​

Abra o Booking Hub, encontre o agendamento pendente e escolha Confirmar para aceitá-lo ou Recusar para rejeitá-lo. Confirmar cria o evento e envia os convites de calendário; recusar libera o horário. Agendamentos pendentes só aparecem quando o tipo de agendamento exige aprovação.

Posso reagendar um agendamento depois de confirmado?​

Sim. No Booking Hub você pode reagendar um agendamento para um novo horário, e o evento e os convites são atualizados automaticamente. A pessoa também pode reagendar por conta própria se sua política de cancelamento e reagendamento permitir.

O que faz marcar uma ausência?​

Marcar uma ausência registra que o anfitrião ou a pessoa não compareceu. Isso mantém seu histórico de agendamentos preciso, para que você possa fazer o acompanhamento adequado e identificar padrões ao longo do tempo. Você pode marcar uma ausência do anfitrião ou uma ausência da pessoa.

Recursos relacionados​