Agendamiento de Eventos
Copera Tempo te permite poner cualquier cosa en tu calendario en segundos — una reunión puntual, una daily recurrente, un bloque de tiempo libre o una tarea que agendarás más tarde — con la ubicación, los participantes y los detalles todo en un solo lugar. Haz clic en un hueco vacío, dale un título a tu evento y listo; o abre el formulario completo para ajustar la hora, la ubicación, los participantes y cómo se repite. Esta página cubre todo lo que puedes hacer al agendar en Tempo.
Cómo Crear un Evento
La Forma Rápida
La manera más rápida de agregar un evento es directamente en el calendario:
- Abre Tempo y cambia a la vista de Día o Semana.
- Haz clic y arrastra sobre la hora que quieres, o haz clic en un solo hueco. Aparece un popover de nuevo evento rápido. También puedes hacer clic en Crear Evento en la barra de herramientas.
- Escribe un título para el evento.
- Ajusta la fecha y la hora si es necesario.
- Haz clic en Guardar.
Ese es todo el flujo para un evento simple. El popover también te permite expandir cualquier sección para agregar más — un calendario, participantes, una ubicación, una descripción o una recurrencia — sin salir de tu vista.
No tienes que rellenar todo. Un título y una hora bastan para poner un evento en tu calendario — siempre puedes abrirlo de nuevo después para agregar detalles.
El Formulario Completo
Cuando necesitas todas las opciones en un solo lugar, abre el formulario completo del evento. Reúne el título, el calendario, la hora, la ubicación, la descripción, los participantes, los recordatorios y la recurrencia, además de una vista Find a time integrada para elegir un horario que funcione para todos una vez que hayas agregado participantes. Define lo que necesites y haz clic en Guardar.
Elegir un Calendario
Todo evento pertenece a un calendario. Por defecto, un evento nuevo va a tu calendario predeterminado, pero puedes elegir cualquier calendario que tengas — por ejemplo, un calendario compartido de "Llamadas con Clientes" para que todo el equipo lo vea. Consulta Calendarios para conocer cómo funcionan los tres tipos de calendario.
Definir la Hora
Todo evento tiene un inicio y un fin:
- Elige una fecha de inicio y una hora de inicio.
- Elige una hora de fin (y también una fecha de fin, si el evento se extiende por más de un día).
Cuando el inicio y el fin caen en el mismo día, Tempo mantiene el diseño compacto con una sola fecha y dos horas. Para eventos de varios días, aparecen ambas fechas.
El fin de un evento debe ser posterior a su inicio. Si defines un fin anterior al inicio, Tempo te pide que lo corrijas antes de guardar.
Agregar una Ubicación
Los eventos de Tempo admiten varios tipos de ubicación, todos desde un único campo:
| Tipo de ubicación | Cómo definirla | Qué pasa |
|---|---|---|
| Meeting channel de Copera | Elige un meeting channel | Los invitados reciben un enlace para unirse a la reunión dentro del propio Copera |
| Enlace de video | Pega la URL de una reunión | Tempo muestra el enlace para que cualquiera haga clic y se una |
| Teléfono | Ingresa los datos de teléfono/dial-in | Los participantes ven cómo llamar |
| Presencial | Escribe un lugar o dirección | Mostrado como una ubicación física |
Elegir un meeting channel de Copera como ubicación mantiene todo en un solo lugar — tus invitados pueden unirse a la llamada, compartir su pantalla, usar el whiteboard y tener una transcripción, todo dentro de Copera. Obtén más información en Meeting Channels.
Invitar Participantes
En el campo de participantes, empieza a escribir para agregar personas. Puedes invitar a:
- Miembros del espacio de trabajo — cualquier persona de tu equipo.
- Equipos — agrega un equipo entero de una vez.
- Cualquier persona por correo electrónico — escribe cualquier dirección de correo para invitar a un invitado externo.
Cada participante aparece en una lista debajo del campo, y puedes eliminar a cualquiera que hayas agregado. Una vez creado el evento, cada participante muestra un estado de respuesta (como Pendiente, Aceptado, Rechazado o Quizás).
Los invitados externos — personas que agregas por correo electrónico — quedan invitados al evento, pero no son miembros del espacio de trabajo. Reciben una invitación de calendario estándar y pueden responder desde su propio correo; sus respuestas vuelven a tu evento automáticamente.
Agregar una Descripción
Usa el campo de descripción para agregar una agenda, notas, datos de dial-in o cualquier otra cosa que los participantes deban saber. La descripción aparece en los detalles del evento cuando alguien lo abre.
El Shelf: Agéndalo Más Tarde
No todo está listo para ir al calendario todavía. El shelf de Tempo es un área de espera para cosas que piensas agendar, pero que aún no has fijado en un horario:
- Crea un elemento parecido a una tarea y elige Agregar al Shelf en lugar de guardarlo en un horario.
- Dale una fecha sugerida y una duración para recordar más o menos cuándo y cuánto debería durar.
- Cuando estés listo, Agéndalo — suéltalo en un hueco libre de tu calendario y se convierte en un evento normal.
Los elementos del shelf son flexibles: puedes completar o archivar uno sin agendarlo nunca, lo cual es perfecto para tareas que terminan no necesitando una reunión.
Usa el shelf como una bandeja de entrada de "por agendar". Guarda "Preparar revisión trimestral" o "Llamar al nuevo proveedor" en el shelf durante la semana, y luego agéndalos en lote en los huecos libres cuando planifiques tu calendario.
Tiempo Libre
¿Necesitas bloquear unas vacaciones, un día libre o un festivo? El tiempo libre en Tempo se trata como un evento marcado con un tipo — como Vacaciones, Permiso, Enfermedad, Festivo o Personalizado — para que las personas vean por qué estás ausente y no agenden por encima de tu tiempo libre.
Para bloques puntuales, puedes crear un evento de tiempo libre directamente. Para gestionar tu disponibilidad recurrente y el tiempo libre permanente — y para controlar cómo tu tiempo libre bloquea las páginas de reservas y el find-a-time — usa tu configuración de disponibilidad. Consulta Disponibilidad y horario laboral.
Reprogramar y Eliminar Eventos
Reprogramar Arrastrando
En la vista de Día o Semana, puedes arrastrar un evento a una nueva hora, o arrastrar sus bordes para hacerlo más corto o más largo. La nueva hora se guarda automáticamente, y las actualizaciones llegan a todos los invitados.
Editar los Detalles
Si eres el organizador, abre un evento y usa los controles de edición para cambiar su título, hora, ubicación, participantes o cualquier otro detalle. Los cambios se reflejan para todos los participantes.
Eliminar un Evento
Abre el evento y elige Eliminar. El evento se quita de tu calendario y, si lo deseas, se notifica a los participantes.
Eliminar un evento no se puede deshacer. Revisa bien antes de confirmar, especialmente para eventos con los que otras personas cuentan.
Notificar a los Participantes
Cuando creas, cambias o cancelas un evento que tiene participantes, Tempo pregunta si debe enviar correos a ellos. Puedes agregar un mensaje opcional, elegir notificar a todos o hacer el cambio en silencio sin enviar correo a nadie. Las invitaciones salen como invitaciones de calendario estándar, así que los invitados pueden agregar el evento a la herramienta de calendario que usen y responder desde allí — y sus respuestas vuelven a tu evento automáticamente.
Si tus invitados usan Copera Inbox, la invitación aparece como un banner interactivo al que pueden responder con un clic. Consulta Invitaciones de calendario.
Configuración y Opciones
| Opción | Qué controla |
|---|---|
| Título | El nombre del evento |
| Calendario | A qué calendario pertenece el evento |
| Inicio / Fin | Cuándo empieza y termina el evento (el fin debe ser posterior al inicio) |
| Ubicación | Un meeting channel de Copera, un enlace de video, teléfono o presencial |
| Participantes | Miembros del espacio de trabajo, equipos e invitados externos por correo |
| Descripción | Agenda, notas o cualquier detalle que los participantes deban ver |
Límites y Notas
- El fin de un evento debe ser posterior a su inicio.
- Los participantes externos por correo quedan invitados, pero no son miembros del espacio de trabajo.
- Los elementos del shelf pueden completarse o archivarse sin agendarse nunca.
- La reprogramación y la eliminación llegan a todos los invitados.
Ejemplos de Casos de Uso
- Una "Planificación de Sprint" de 2 horas con todo el equipo de desarrollo, realizada en un meeting channel de Copera.
- Guarda "Preparar Revisión Trimestral" en el shelf con una fecha sugerida, y luego agéndala en un hueco libre cuando la semana se firme.
- Crea un bloque de tiempo libre de "Vacaciones de Verano" para que nadie agende reuniones mientras estás ausente.
Preguntas Frecuentes
¿Cómo creo un evento?
Abre Tempo y haz clic en Crear Evento, o arrastra sobre la hora que quieres en el calendario. Agrega un título, define el inicio y el fin, elige una ubicación, agrega participantes y haz clic en Guardar.
¿Puedo invitar a alguien que no está en mi equipo?
Sí. Escribe cualquier dirección de correo electrónico en el campo de participantes para invitar a un invitado externo. Recibe una invitación de calendario y puede responder desde su correo. Los invitados externos quedan invitados, pero no son miembros del espacio de trabajo.
¿Qué es el shelf?
El shelf es un área de espera para cosas que quieres agendar más tarde. Coloca en el shelf un elemento parecido a una tarea, con una fecha y duración sugeridas, y luego agéndalo en un horario real cuando estés listo. También puedes completar o archivar un elemento del shelf sin agendarlo nunca.
¿Cómo agrego tiempo libre?
El tiempo libre se crea como un evento marcado con un tipo, como Vacaciones o Permiso, que bloquea el periodo para que nadie agende por encima de él. Para disponibilidad recurrente y tiempo libre permanente, usa tu configuración de disponibilidad.
¿Tengo que enviar correo a todos cuando hago un cambio pequeño?
No. Cuando Tempo pregunte si debe enviar correos de actualización, elige no enviar para aplicar tu cambio sin notificar a los participantes.
¿Reprogramar un evento actualizará la invitación de todos?
Sí. Cuando reprogramas o cambias un evento, la actualización llega a todos los invitados.
Funciones Relacionadas
- Find a Time — Mira la disponibilidad de todos lado a lado antes de elegir un horario.
- Disponibilidad y horario laboral — Define cuándo estás disponible y gestiona el tiempo libre recurrente.
- Calendarios — Elige en qué calendario cae un evento.
- Páginas de reservas — Deja que las personas reserven contigo sin el ir y venir.
- El agendador de IA de Tempo — Crea y reprograma eventos solo escribiendo.
- Invitaciones de calendario — Cómo funcionan las invitaciones y las confirmaciones de asistencia dentro de Copera Inbox.
- Meeting Channels — Realiza las reuniones que agendas.