Contrôle d'accès aux transcriptions

Les transcriptions de réunion dans Copera suivent un modèle d'accès basé sur la session. Cela signifie que l'accès à un transcript n'est pas automatiquement accordé à tout le monde dans le canal de réunion -- il dépend de si une personne était réellement présente pendant l'enregistrement de transcription précis.

Comment l'accès est déterminé

Lorsqu'un enregistrement de transcription démarre, le système capture la liste des participants actuellement dans la réunion. À mesure que des participants supplémentaires rejoignent pendant que la transcription est en cours, ils sont aussi ajoutés à la liste d'accès dès le moment où ils se connectent. Lorsque l'enregistrement s'arrête, la liste finale des participants est enregistrée aux côtés du transcript.

Seuls les participants de cette liste peuvent voir le transcript et son enregistrement associé par défaut.

avertissement

Si quelqu'un rejoint la réunion après qu'une transcription a déjà été arrêtée, il n'aura pas accès à ce transcript -- même s'il est membre du canal de réunion. L'accès est strictement basé sur qui était présent pendant l'enregistrement.

Plusieurs transcriptions, listes d'accès séparées

Une seule session de réunion peut contenir plusieurs enregistrements de transcription (démarrés et arrêtés à différents moments). Chaque enregistrement maintient sa propre liste de participants indépendamment. Cela signifie :

• Transcription 1 peut inclure les participants A, B et C (qui étaient présents lorsqu'elle s'est déroulée).
• Transcription 2, démarrée plus tard dans la même réunion, peut inclure les participants B, C et D.
• Le participant A aurait accès à la Transcription 1 mais pas à la Transcription 2, tandis que le participant D aurait accès à la Transcription 2 mais pas à la Transcription 1.

Ce modèle garantit que les portions sensibles d'une réunion ne sont visibles que par les personnes qui étaient réellement dans la salle à ce moment.

Partager des transcriptions avec des personnes supplémentaires

Les admins du canal peuvent partager une transcription avec des membres ou équipes supplémentaires de l'espace de travail après coup, même si ces personnes n'étaient pas présentes pendant l'enregistrement. Pour partager un transcript :

1. Ouvrez le transcript depuis le visualiseur de session.
2. Cliquez sur le bouton Partager.
3. Recherchez et sélectionnez les membres ou équipes de l'espace de travail à qui accorder l'accès.
4. Les personnes sélectionnées sont ajoutées à la liste des participants du transcript et peuvent maintenant le voir.

Vous pouvez aussi retirer l'accès pour des participants précédemment ajoutés via la même boîte de dialogue de partage.

Capacités admin

Les admins du canal ont un accès plus large à la gestion des transcriptions :

• Voir toutes les transcriptions dans l'historique des sessions du canal, qu'ils aient été présents ou non pendant l'enregistrement.
• Gérer les actions IA sur les transcriptions, comme créer, modifier et supprimer des résumés et actions générés par l'IA.
• Partager et départager des transcriptions avec d'autres membres de l'espace de travail.

Considérations de confidentialité

Le modèle d'accès basé sur la session est conçu pour protéger la confidentialité des conversations de réunion. Si une partie d'une réunion implique une discussion sensible avec un plus petit groupe, seuls ces participants auront accès au transcript de cette portion. Les admins du canal doivent être attentifs lorsqu'ils partagent des transcriptions avec des personnes supplémentaires, car le contenu peut contenir des informations discutées dans un groupe limité.