Planification

Les canaux de réunion dans Copera sont toujours disponibles pour des appels ad hoc, mais parfois vous devez planifier à l'avance. La fonctionnalité de planification vous permet de configurer des réunions à l'avance pour que les participants sachent quand rejoindre et puissent bloquer le créneau dans leurs calendriers.

Configurer une réunion planifiée

Pour planifier une réunion dans un canal de réunion :

1. Ouvrez la boîte de dialogue des détails du canal de réunion (cliquez sur le nom du canal ou l'icône d'info dans l'en-tête).
2. Allez à l'onglet Planification d'appels.
3. Cliquez sur Configurer la planification pour créer une nouvelle réunion planifiée.
4. Remplissez le formulaire de planification :
   • Date et heure -- choisissez quand la réunion doit démarrer.
   • Durée -- définissez la longueur attendue de la réunion.
   • Récurrence (optionnel) -- configurez la réunion pour qu'elle se répète régulièrement (quotidienne, hebdomadaire, etc.).
5. Enregistrez la planification.

Comment les participants sont notifiés

Lorsqu'une réunion est planifiée, tous les membres du canal de réunion sont notifiés. Les appels planifiés à venir apparaissent aussi dans l'en-tête du canal pour que les participants voient en un coup d'œil quand la prochaine réunion est prévue. À l'approche de l'heure planifiée, les participants reçoivent une notification de rappel.

Gérer les réunions planifiées

Depuis l'onglet Planification d'appels dans les détails du canal, vous pouvez :

• Voir toutes les planifications -- voir une liste de toutes les réunions planifiées du canal, y compris les récurrentes.
• Modifier une planification -- changer la date, l'heure, la durée ou la récurrence d'une planification existante.
• Supprimer une planification -- retirer une réunion planifiée qui n'est plus nécessaire.

Chaque entrée de planification affiche la date, l'heure et le motif de récurrence pour comprendre rapidement la cadence de réunion.

Réunions récurrentes

Pour les standups d'équipe réguliers, les syncs hebdomadaires ou toute réunion qui se produit selon un calendrier prévisible, vous pouvez configurer la récurrence lors de la création de la planification. La réunion apparaîtra automatiquement dans l'agenda du canal à l'intervalle configuré sans avoir besoin d'être recréée à chaque fois.

Rejoindre une réunion planifiée

Lorsque l'heure planifiée arrive, les participants peuvent rejoindre le canal de réunion comme d'habitude -- cliquez sur le canal dans la barre latérale et connectez-vous. La réunion planifiée ne crée pas de lien ou de salle séparée ; elle utilise le même canal de réunion persistant. La planification sert simplement d'outil de coordination pour que tout le monde sache quand se présenter.

astuce

Vous pouvez combiner la planification avec la transcription pour créer un flux fluide : planifiez une réunion hebdomadaire récurrente, activez la transcription au démarrage, et utilisez les résumés IA pour distribuer automatiquement les notes à l'équipe après chaque session.