Scheduling eventi
Copera Tempo ti permette di mettere qualsiasi cosa sul calendario in secondi — una riunione una tantum, uno standup ricorrente, un blocco di assenze o un task che schedulerai più tardi — con location, partecipanti e dettagli tutto in un solo posto. Clicca uno slot vuoto, dai un titolo all'evento e hai finito; oppure apri il form completo per affinare orario, location, partecipanti e come si ripete. Questa pagina copre tutto ciò che puoi fare quando scheduli in Tempo.
Come creare un evento
Il modo rapido
Il modo più veloce per aggiungere un evento è direttamente sul calendario:
- Apri Tempo e passa alla vista Giorno o Settimana.
- Clicca e trascina sull'orario che vuoi, oppure clicca un singolo slot. Appare un popover nuovo evento rapido. Puoi anche cliccare Crea evento dalla toolbar.
- Digita un titolo per l'evento.
- Regola data e ora se serve.
- Clicca Salva.
Questo è l'intero flusso per un evento semplice. Il popover ti permette anche di espandere qualsiasi sezione per aggiungere di più — un calendario, partecipanti, una location, una descrizione o una ricorrenza — senza lasciare la vista.
Non devi compilare tutto. Un titolo e un orario bastano per mettere un evento sul calendario — puoi sempre riaprirlo dopo per aggiungere i dettagli.
Il form completo
Quando ti servono tutte le opzioni in un solo posto, apri il form completo dell'evento. Raccoglie titolo, calendario, orario, location, descrizione, partecipanti, promemoria e ricorrenza, più una vista Find a time integrata per scegliere uno slot che funziona per tutti una volta aggiunti i partecipanti. Imposta ciò che ti serve e clicca Salva.
Scegliere un calendario
Ogni evento appartiene a un calendario. Di default un nuovo evento atterra sul tuo calendario predefinito, ma puoi sceglierne uno qualsiasi che hai — ad esempio un calendario condiviso "Client Calls" così l'intero team lo vede. Vedi Calendari per capire come funzionano i tre tipi di calendario.
Impostare l'orario
Ogni evento ha un inizio e una fine:
- Scegli una data di inizio e un orario di inizio.
- Scegli un orario di fine (e anche una data di fine, se l'evento si estende su più di un giorno).
Quando inizio e fine cadono lo stesso giorno, Tempo mantiene il layout compatto con una sola data e due orari. Per eventi multi-giorno appaiono entrambe le date.
La fine di un evento deve essere dopo l'inizio. Se imposti una fine precedente all'inizio, Tempo ti chiede di correggerla prima di salvare.
Aggiungere una location
Gli eventi Tempo supportano diversi tipi di location, tutti da un solo campo:
| Tipo di location | Come impostarla | Cosa succede |
|---|---|---|
| Meeting channel Copera | Scegli un meeting channel | Gli ospiti ottengono un link per unirsi alla riunione dentro Copera |
| Link video | Incolla un URL di meeting | Tempo mostra il link così chiunque può cliccare per unirsi |
| Telefono | Inserisci dettagli telefono/dial-in | I partecipanti vedono come chiamare |
| Di persona | Digita un luogo o un indirizzo | Mostrato come location fisica |
Scegliere un meeting channel di Copera come location tiene tutto in un solo posto — i tuoi invitati possono unirsi alla call, condividere lo schermo, usare la whiteboard e ottenere una trascrizione, tutto dentro Copera. Scopri di più in Meeting Channel.
Invitare i partecipanti
Nel campo partecipanti, inizia a digitare per aggiungere persone. Puoi invitare:
- Membri del workspace — chiunque del tuo team.
- Team — aggiungi un intero team in una volta.
- Chiunque per email — digita qualsiasi indirizzo email per invitare un ospite esterno.
Ogni partecipante appare in una lista sotto il campo e puoi rimuovere chiunque tu abbia aggiunto. Una volta creato l'evento, ogni partecipante mostra uno stato di risposta (come Pending, Accepted, Declined o Maybe).
Ospiti esterni — le persone che aggiungi per email — sono invitati all'evento ma non sono membri del workspace. Ricevono un invito di calendario standard e possono rispondere dalla propria email; le loro risposte fluiscono indietro al tuo evento automaticamente.
Aggiungere una descrizione
Usa il campo descrizione per aggiungere un'agenda, note, dettagli dial-in o qualsiasi altra cosa i partecipanti debbano sapere. La descrizione appare nei dettagli dell'evento quando qualcuno lo apre.
La shelf: schedulalo più tardi
Non tutto è pronto per andare sul calendario. La shelf di Tempo è un'area di attesa per le cose che intendi schedulare ma non hai ancora fissato a un orario:
- Crea un item simile a un task e scegli Aggiungi alla shelf invece di salvarlo in uno slot.
- Dagli una data suggerita e una durata così ricordi all'incirca quando e quanto tempo dovrebbe richiedere.
- Quando sei pronto, Schedula — lascialo in uno slot libero del calendario e diventa un evento normale.
Gli item della shelf sono flessibili: puoi completarne o archiviarne uno senza mai schedularlo, perfetto per i task che finiscono per non richiedere una riunione.
Usa la shelf come inbox "da schedulare". Parcheggia "Prep quarterly review" o "Chiama il nuovo vendor" sulla shelf durante la settimana, poi schedulali in batch negli slot liberi quando pianifichi il calendario.
Assenze
Devi bloccare una vacanza, un giorno libero o una festività? Le assenze in Tempo sono gestite come un evento flaggato con un tipo — come Vacanza, PTO, Malattia, Festività o Personalizzato — così le persone vedono perché sei via e non schedulano sulle tue assenze.
Per blocchi una tantum puoi creare direttamente un evento di assenza. Per gestire la disponibilità ricorrente e le assenze fisse — e per controllare come le assenze bloccano le pagine di booking e find-a-time — usa le impostazioni di disponibilità. Vedi Disponibilità e orario di lavoro.
Riprogrammare ed eliminare eventi
Riprogrammare trascinando
Nella vista Giorno o Settimana puoi trascinare un evento a un nuovo orario, o trascinare i bordi per renderlo più corto o più lungo. Il nuovo orario si salva automaticamente e gli aggiornamenti si propagano a tutti gli invitati.
Modificare i dettagli
Se sei l'organizzatore, apri un evento e usa i controlli di modifica per cambiare titolo, orario, location, partecipanti o qualsiasi altro dettaglio. Le modifiche si riflettono per tutti i partecipanti.
Eliminare un evento
Apri l'evento e scegli Elimina. L'evento viene rimosso dal calendario e, se scegli, i partecipanti vengono notificati.
Eliminare un evento non può essere annullato. Ricontrolla prima di confermare, soprattutto per eventi su cui altre persone contano.
Notificare i partecipanti
Quando crei, cambi o cancelli un evento che ha partecipanti, Tempo chiede se inviare email a loro. Puoi aggiungere un messaggio opzionale, scegliere di notificare tutti o fare la modifica in silenzio senza email a nessuno. Gli inviti partono come inviti di calendario standard, così gli ospiti possono aggiungere l'evento allo strumento di calendario che usano e rispondere da lì — e le loro risposte fluiscono indietro al tuo evento automaticamente.
Se i tuoi invitati usano Copera Inbox, l'invito appare come un banner interattivo a cui possono fare RSVP con un clic. Vedi Inviti di calendario.
Impostazioni e opzioni
| Opzione | Cosa controlla |
|---|---|
| Titolo | Il nome dell'evento |
| Calendario | A quale calendario appartiene l'evento |
| Inizio / Fine | Quando l'evento inizia e finisce (la fine deve essere dopo l'inizio) |
| Location | Un meeting channel Copera, un link video, telefono o di persona |
| Partecipanti | Membri del workspace, team e ospiti esterni per email |
| Descrizione | Agenda, note o dettagli che i partecipanti devono vedere |
Limiti e note
- La fine di un evento deve essere dopo l'inizio.
- I partecipanti email esterni sono invitati ma non sono membri del workspace.
- Gli item della shelf possono essere completati o archiviati senza mai essere schedulati.
- Riprogrammare ed eliminare si propagano a tutti gli invitati.
Esempi di casi d'uso
- Uno "Sprint Planning" di 2 ore con l'intero team dev, ospitato in un meeting channel Copera.
- Parcheggiare "Prep Quarterly Review" sulla shelf con una data suggerita, poi schedularlo in uno slot libero quando la settimana si definisce.
- Creare un blocco di assenze "Vacanza estiva" così nessuno schedula riunioni mentre sei via.
Domande frequenti
Come creo un evento?
Apri Tempo e clicca Crea evento, oppure trascina sull'orario che vuoi sul calendario. Aggiungi un titolo, imposta inizio e fine, scegli una location, aggiungi partecipanti e clicca Salva.
Posso invitare qualcuno che non è nel mio team?
Sì. Digita qualsiasi indirizzo email nel campo partecipanti per invitare un ospite esterno. Riceve un invito di calendario e può rispondere dalla propria email. Gli ospiti esterni sono invitati ma non sono membri del workspace.
Cos'è la shelf?
La shelf è un'area di attesa per le cose che vuoi schedulare più tardi. Lasci un item simile a un task sulla shelf con una data suggerita e una durata, poi lo scheduli in uno slot reale quando sei pronto. Puoi anche completare o archiviare un item della shelf senza mai schedularlo.
Come aggiungo le assenze?
Le assenze si creano come un evento flaggato con un tipo, ad esempio Vacanza o PTO, che blocca il periodo così le persone non schedulano sopra. Per disponibilità ricorrente e assenze fisse, usa le impostazioni di disponibilità.
Devo mandare email a tutti quando faccio una piccola modifica?
No. Quando Tempo chiede se inviare email di aggiornamento, scegli di non inviare per applicare la modifica senza notificare i partecipanti.
Riprogrammare un evento aggiorna l'invito di tutti?
Sì. Quando riprogrammi o cambi un evento, l'aggiornamento si propaga a tutti gli invitati.
Funzionalità correlate
- Find a Time — Vedi la disponibilità di tutti affiancata prima di scegliere uno slot.
- Disponibilità e orario di lavoro — Imposta quando sei disponibile e gestisci le assenze ricorrenti.
- Calendari — Scegli su quale calendario atterra un evento.
- Pagine di booking — Lascia che le persone ti prenotino senza andirivieni.
- L'AI scheduler di Tempo — Crea e riprogramma eventi solo digitando.
- Inviti di calendario — Come funzionano inviti e RSVP dentro Copera Inbox.
- Meeting Channel — Conduci le riunioni che scheduli.