Planification d'événements
Copera Tempo vous permet de placer n'importe quoi sur votre calendrier en quelques secondes — une réunion ponctuelle, un standup récurrent, un bloc d'absence, ou une tâche que vous planifierez plus tard — avec le lieu, les participants et les détails au même endroit. Cliquez sur un créneau vide, donnez un titre à votre événement, et c'est fait ; ou ouvrez le formulaire complet pour affiner l'heure, le lieu, les participants et la récurrence. Cette page couvre tout ce que vous pouvez faire lors de la planification dans Tempo.
Comment créer un événement
La méthode rapide
Le moyen le plus rapide d'ajouter un événement est directement sur le calendrier :
- Ouvrez Tempo et basculez en vue Day ou Week.
- Cliquez et faites glisser sur le créneau souhaité, ou cliquez sur un créneau unique. Un popover de nouvel événement apparaît. Vous pouvez aussi cliquer sur Create Event dans la barre d'outils.
- Saisissez un titre pour l'événement.
- Ajustez la date et l'heure si besoin.
- Cliquez sur Save.
C'est tout le flux pour un événement simple. Le popover permet aussi d'étendre chaque section pour ajouter plus — un calendrier, des participants, un lieu, une description ou une récurrence — sans quitter votre vue.
Vous n'avez pas à tout renseigner. Un titre et une heure suffisent pour placer un événement sur votre calendrier — vous pourrez toujours le rouvrir plus tard pour ajouter des détails.
Le formulaire complet
Lorsque vous avez besoin de toutes les options au même endroit, ouvrez le formulaire d'événement complet. Il regroupe le titre, le calendrier, l'heure, le lieu, la description, les participants, les rappels et la récurrence, plus une vue Find a time intégrée pour choisir un créneau qui convient à tout le monde une fois les participants ajoutés. Réglez ce qu'il faut et cliquez sur Save.
Choisir un calendrier
Chaque événement appartient à un calendrier. Par défaut, un nouvel événement atterrit sur votre calendrier par défaut, mais vous pouvez choisir n'importe quel calendrier auquel vous avez accès — par exemple un calendrier partagé « Appels clients » pour que toute l'équipe le voie. Voir Calendriers pour comprendre les trois types de calendrier.
Définir l'heure
Chaque événement a un début et une fin :
- Choisissez une date de début et une heure de début.
- Choisissez une heure de fin (et une date de fin aussi, si l'événement s'étend sur plus d'un jour).
Lorsque le début et la fin tombent le même jour, Tempo garde une mise en page compacte avec une seule date et deux heures. Pour les événements multi-jours, les deux dates apparaissent.
La fin d'un événement doit être après son début. Si vous définissez une fin antérieure au début, Tempo vous demande de corriger avant d'enregistrer.
Ajouter un lieu
Les événements Tempo prennent en charge plusieurs types de lieu, tous depuis un seul champ :
| Type de lieu | Comment le définir | Ce qui se passe |
|---|---|---|
| Meeting Channel Copera | Choisissez un Meeting Channel | Les invités reçoivent un lien pour rejoindre la réunion dans Copera |
| Lien vidéo | Collez une URL de réunion | Tempo affiche le lien pour que chacun puisse cliquer pour rejoindre |
| Téléphone | Saisissez les détails d'appel | Les participants voient comment appeler |
| En personne | Saisissez un lieu ou une adresse | Affiché comme lieu physique |
Choisir un Meeting Channel Copera comme lieu garde tout au même endroit — vos invités peuvent rejoindre l'appel, partager leur écran, utiliser le whiteboard et obtenir une transcription, le tout dans Copera. En savoir plus dans Meeting Channels.
Inviter des participants
Dans le champ participants, commencez à saisir pour ajouter des personnes. Vous pouvez inviter :
- Membres de l'espace de travail — n'importe qui dans votre équipe.
- Équipes — ajoutez une équipe entière d'un coup.
- N'importe qui par e-mail — saisissez n'importe quelle adresse e-mail pour inviter un invité externe.
Chaque participant apparaît dans une liste sous le champ, et vous pouvez retirer quiconque ajouté. Une fois l'événement créé, chaque participant affiche un statut de réponse (Pending, Accepted, Declined ou Maybe, par exemple).
Les invités externes — les personnes ajoutées par e-mail — sont invités à l'événement mais ne sont pas membres de l'espace de travail. Ils reçoivent une invitation de calendrier standard et peuvent répondre depuis leur propre e-mail ; leurs réponses reviennent automatiquement sur votre événement.
Ajouter une description
Utilisez le champ description pour ajouter un ordre du jour, des notes, des détails d'appel ou tout ce que les participants doivent savoir. La description apparaît dans les détails de l'événement lorsque quelqu'un l'ouvre.
Le shelf : planifier plus tard
Tout n'est pas prêt à aller sur le calendrier. Le shelf de Tempo est une zone d'attente pour ce que vous comptez planifier mais n'avez pas encore fixé dans le temps :
- Créez un élément de type tâche et choisissez Add to Shelf au lieu de l'enregistrer sur un créneau.
- Donnez-lui une date suggérée et une durée pour vous rappeler approximativement quand et combien de temps cela devrait prendre.
- Quand vous êtes prêt, Schedule — déposez-le dans un créneau libre de votre calendrier, et il devient un événement normal.
Les éléments du shelf sont flexibles : vous pouvez compléter ou archiver un élément sans jamais le planifier, ce qui convient parfaitement aux tâches qui finissent par ne pas nécessiter de réunion.
Utilisez le shelf comme une boîte de réception « à planifier ». Déposez « Préparation de la revue trimestrielle » ou « Appeler le nouveau fournisseur » sur le shelf pendant la semaine, puis planifiez-les en lot dans les créneaux libres quand vous organisez votre calendrier.
Absences
Besoin de bloquer des vacances, un jour de congé ou un jour férié ? Les absences dans Tempo sont gérées comme un événement marqué d'un type — comme Vacation, PTO, Sick, Holiday ou Custom — pour que les gens comprennent pourquoi vous êtes absent et ne planifient pas sur vos absences.
Pour des blocs ponctuels, vous pouvez créer un événement d'absence directement. Pour gérer votre disponibilité récurrente et vos absences habituelles — et contrôler comment vos absences bloquent les pages de réservation et le find-a-time — utilisez vos paramètres de disponibilité. Voir Disponibilité et horaires de travail.
Replanifier et supprimer des événements
Replanifier en glissant
En vue Day ou Week, vous pouvez faire glisser un événement vers une nouvelle heure, ou tirer ses bords pour le raccourcir ou l'allonger. La nouvelle heure s'enregistre automatiquement, et les mises à jour se propagent à tous les invités.
Modifier les détails
Si vous êtes l'organisateur, ouvrez un événement et utilisez les contrôles edit pour changer le titre, l'heure, le lieu, les participants ou tout autre détail. Les modifications sont reflétées pour tous les participants.
Supprimer un événement
Ouvrez l'événement et choisissez Delete. L'événement est retiré de votre calendrier et, si vous le souhaitez, les participants sont notifiés.
La suppression d'un événement est irréversible. Vérifiez bien avant de confirmer, surtout pour des événements sur lesquels d'autres personnes comptent.
Notifier les participants
Lorsque vous créez, modifiez ou annulez un événement avec des participants, Tempo demande s'il faut envoyer des e-mails. Vous pouvez ajouter un message optionnel, choisir de tout le monde, ou appliquer le changement en silence sans e-mail. Les invitations partent comme des invitations de calendrier standard, pour que les invités puissent ajouter l'événement à l'outil de calendrier qu'ils utilisent et répondre depuis là — et leurs réponses reviennent automatiquement sur votre événement.
Si vos invités utilisent Copera Inbox, l'invitation apparaît comme une bannière interactive à laquelle ils peuvent répondre en un clic. Voir Invitations de calendrier.
Paramètres et options
| Option | Ce qu'elle contrôle |
|---|---|
| Title | Le nom de l'événement |
| Calendar | À quel calendrier l'événement appartient |
| Start / End | Quand l'événement commence et se termine (la fin doit être après le début) |
| Location | Un Meeting Channel Copera, un lien vidéo, le téléphone ou en personne |
| Participants | Membres de l'espace de travail, équipes et invités externes par e-mail |
| Description | Ordre du jour, notes ou détails visibles par les participants |
Limites et notes
- La fin d'un événement doit être après son début.
- Les participants externes par e-mail sont invités mais ne sont pas membres de l'espace de travail.
- Les éléments du shelf peuvent être complétés ou archivés sans jamais être planifiés.
- La replanification et la suppression se propagent à tous les invités.
Exemples de cas d'usage
- Un « Sprint Planning » de 2 heures avec toute l'équipe dev, hébergé dans un Meeting Channel Copera.
- Déposer « Préparation de la revue trimestrielle » sur le shelf avec une date suggérée, puis le planifier dans un créneau libre quand la semaine se précise.
- Créer un bloc d'absence « Vacances d'été » pour que personne ne planifie de réunions pendant votre absence.
Questions fréquentes
Comment créer un événement ?
Ouvrez Tempo et cliquez sur Create Event, ou faites glisser sur le créneau souhaité dans le calendrier. Ajoutez un titre, définissez le début et la fin, choisissez un lieu, ajoutez des participants et cliquez sur Save.
Puis-je inviter quelqu'un qui n'est pas dans mon équipe ?
Oui. Saisissez n'importe quelle adresse e-mail dans le champ des participants pour inviter un invité externe. Il reçoit une invitation de calendrier et peut répondre depuis son e-mail. Les invités externes sont invités mais ne sont pas membres de l'espace de travail.
Qu'est-ce que le shelf ?
Le shelf est une zone d'attente pour ce que vous voulez planifier plus tard. Déposez un élément de type tâche sur le shelf avec une date et une durée suggérées, puis planifiez-le dans un vrai créneau quand vous êtes prêt. Vous pouvez aussi compléter ou archiver un élément du shelf sans jamais le planifier.
Comment ajouter une absence ?
Les absences sont créées comme un événement marqué d'un type, par exemple Vacation ou PTO, qui bloque la période pour que personne ne planifie dessus. Pour la disponibilité récurrente et les absences habituelles, utilisez vos paramètres de disponibilité.
Dois-je envoyer un e-mail à tout le monde pour une petite modification ?
Non. Lorsque Tempo demande s'il faut envoyer des e-mails de mise à jour, choisissez de ne pas envoyer pour appliquer le changement sans notifier les participants.
La replanification d'un événement met-elle à jour l'invitation de tout le monde ?
Oui. Lorsque vous replanifiez ou modifiez un événement, la mise à jour se propage à tous les invités.
Fonctionnalités associées
- Find a Time — Voyez la disponibilité de chacun côte à côte avant de choisir un créneau.
- Disponibilité et horaires de travail — Définissez quand vous êtes disponible et gérez les absences récurrentes.
- Calendriers — Choisissez sur quel calendrier un événement atterrit.
- Pages de réservation — Laissez les personnes réserver avec vous sans allers-retours.
- Le planificateur IA de Tempo — Créez et replanifiez des événements simplement en saisissant.
- Invitations de calendrier — Comment les invitations et les réponses fonctionnent dans Copera Inbox.
- Meeting Channels — Animez les réunions que vous planifiez.