Events planen
Mit Copera Tempo legen Sie in Sekunden alles in Ihren Kalender — ein einmaliges Meeting, ein wiederkehrendes Standup, einen Abwesenheitsblock oder eine Aufgabe, die Sie später planen — mit Ort, Teilnehmern und Details an einem Platz. Klicken Sie in einen leeren Slot, geben Sie dem Event einen Titel, und fertig; oder öffnen Sie das vollständige Formular, um Zeit, Ort, Teilnehmer und Wiederholung fein abzustimmen. Diese Seite deckt alles ab, was Sie beim Planen in Tempo tun können.
So erstellen Sie ein Event
Der schnelle Weg
Der schnellste Weg, ein Event hinzuzufügen, ist direkt im Kalender:
- Öffnen Sie Tempo und wechseln Sie zur Ansicht Tag oder Woche.
- Klicken und ziehen Sie über die gewünschte Zeit, oder klicken Sie auf einen einzelnen Slot. Ein schnelles Popover für neues Event erscheint. Sie können auch in der Symbolleiste auf Event erstellen klicken.
- Geben Sie einen Titel für das Event ein.
- Passen Sie Datum und Uhrzeit bei Bedarf an.
- Klicken Sie auf Speichern.
Das ist der gesamte Ablauf für ein einfaches Event. Im Popover können Sie jeden Abschnitt erweitern, um mehr hinzuzufügen — Kalender, Teilnehmer, Ort, Beschreibung oder Wiederholung — ohne die Ansicht zu verlassen.
Sie müssen nicht alles ausfüllen. Titel und Zeit reichen, um ein Event in den Kalender zu bekommen — Details können Sie später jederzeit ergänzen.
Das vollständige Formular
Wenn Sie alle Optionen an einem Ort brauchen, öffnen Sie das vollständige Event-Formular. Es bündelt Titel, Kalender, Zeit, Ort, Beschreibung, Teilnehmer, Erinnerungen und Wiederholung sowie eine integrierte Find a Time-Ansicht, um einen Slot zu wählen, der für alle passt, sobald Teilnehmer hinzugefügt sind. Stellen Sie ein, was Sie brauchen, und klicken Sie auf Speichern.
Einen Kalender wählen
Jedes Event gehört zu einem Kalender. Standardmäßig landet ein neues Event auf Ihrem Standardkalender, Sie können aber jeden verfügbaren Kalender wählen — z. B. einen geteilten „Client Calls“-Kalender, damit das ganze Team es sieht. Siehe Kalender, um die drei Kalenderarten zu verstehen.
Die Zeit festlegen
Jedes Event hat einen Start und ein Ende:
- Wählen Sie Startdatum und Startzeit.
- Wählen Sie eine Endzeit (und ein Enddatum, wenn das Event über mehr als einen Tag geht).
Wenn Start und Ende auf denselben Tag fallen, hält Tempo das Layout kompakt mit einem Datum und zwei Zeiten. Bei mehrtägigen Events erscheinen beide Daten.
Das Ende eines Events muss nach dem Start liegen. Wenn Sie ein Ende vor dem Start setzen, bittet Tempo Sie, es vor dem Speichern zu korrigieren.
Einen Ort hinzufügen
Tempo-Events unterstützen mehrere Ortsarten — alles in einem Feld:
| Ortsart | So legen Sie ihn fest | Was passiert |
|---|---|---|
| Copera Meeting Channel | Meeting Channel wählen | Gäste erhalten einen Link, um das Meeting direkt in Copera zu betreten |
| Video-Link | Meeting-URL einfügen | Tempo zeigt den Link, damit jeder mit einem Klick beitreten kann |
| Telefon | Telefon-/Einwahldetails eingeben | Teilnehmer sehen, wie sie sich einwählen |
| Persönlich vor Ort | Ort oder Adresse eingeben | Als physischer Ort angezeigt |
Einen Copera Meeting Channel als Ort zu wählen, hält alles an einem Platz — Ihre Eingeladenen können dem Call beitreten, den Bildschirm teilen, das Whiteboard nutzen und eine Transkription erhalten, alles in Copera. Mehr unter Meeting Channels.
Teilnehmer einladen
Im Feld Teilnehmer tippen Sie, um Personen hinzuzufügen. Sie können einladen:
- Arbeitsbereichsmitglieder — alle in Ihrem Team.
- Teams — ein ganzes Team auf einmal.
- Beliebige Personen per E-Mail — geben Sie eine E-Mail-Adresse ein, um einen externen Gast einzuladen.
Jeder Teilnehmer erscheint in einer Liste unter dem Feld; hinzugefügte Personen können Sie wieder entfernen. Nach dem Erstellen des Events zeigt jeder Teilnehmer einen Antwortstatus (z. B. Ausstehend, Angenommen, Abgelehnt oder Vielleicht).
Externe Gäste — Personen, die Sie per E-Mail hinzufügen — sind zum Event eingeladen, aber keine Arbeitsbereichsmitglieder. Sie erhalten eine Standard-Kalendereinladung und können aus ihrer eigenen E-Mail antworten; die Antworten fließen automatisch zu Ihrem Event zurück.
Eine Beschreibung hinzufügen
Nutzen Sie das Feld Beschreibung für Agenda, Notizen, Einwahldetails oder alles andere, was Teilnehmer wissen sollten. Die Beschreibung erscheint in den Event-Details, wenn jemand sie öffnet.
Die Shelf: Später planen
Nicht alles ist schon bereit für den Kalender. Die Shelf von Tempo ist ein Ablagebereich für Dinge, die Sie planen wollen, aber noch nicht an eine Zeit geheftet haben:
- Erstellen Sie ein aufgabenähnliches Element und wählen Sie Zur Shelf hinzufügen statt es in einen Slot zu speichern.
- Geben Sie ein vorgeschlagenes Datum und eine Dauer an, damit Sie ungefähr wissen, wann und wie lange es dauern soll.
- Wenn Sie bereit sind, planen Sie es — legen Sie es in einen offenen Slot in Ihrem Kalender, und es wird ein normales Event.
Shelf-Einträge sind flexibel: Sie können einen erledigen oder archivieren, ohne ihn je zu planen — ideal für Aufgaben, die am Ende kein Meeting brauchen.
Nutzen Sie die Shelf als „zu planen“-Posteingang. Legen Sie „Vorbereitung Quartalsreview“ oder „Neuen Lieferanten anrufen“ unter der Woche auf die Shelf und planen Sie sie gesammelt in offene Slots, wenn Sie Ihren Kalender vorbereiten.
Abwesenheit
Möchten Sie Urlaub, einen freien Tag oder einen Feiertag blockieren? Abwesenheit in Tempo wird als Event mit einem Typ behandelt — z. B. Urlaub, PTO, Krank, Feiertag oder Benutzerdefiniert —, damit andere sehen, warum Sie weg sind, und nicht über Ihre Abwesenheit planen.
Für einmalige Blöcke können Sie ein Abwesenheits-Event direkt erstellen. Für wiederkehrende Verfügbarkeit und stehende Abwesenheit — und um zu steuern, wie Abwesenheit Buchungsseiten und Find a Time blockiert — nutzen Sie die Verfügbarkeitseinstellungen. Siehe Verfügbarkeit & Arbeitszeiten.
Events umplanen und löschen
Umplanen per Ziehen
In der Tages- oder Wochenansicht können Sie ein Event an eine neue Zeit ziehen oder an den Rändern ziehen, um es kürzer oder länger zu machen. Die neue Zeit wird automatisch gespeichert, und Updates gehen an alle Eingeladenen.
Details bearbeiten
Wenn Sie Organisator sind, öffnen Sie ein Event und nutzen die Bearbeiten-Steuerelemente, um Titel, Zeit, Ort, Teilnehmer oder andere Details zu ändern. Änderungen gelten für alle Teilnehmer.
Ein Event löschen
Öffnen Sie das Event und wählen Sie Löschen. Das Event wird aus Ihrem Kalender entfernt und Teilnehmer werden — wenn Sie möchten — benachrichtigt.
Das Löschen eines Events kann nicht rückgängig gemacht werden. Prüfen Sie vor dem Bestätigen doppelt, besonders bei Events, auf die andere angewiesen sind.
Teilnehmer benachrichtigen
Wenn Sie ein Event mit Teilnehmern erstellen, ändern oder absagen, fragt Tempo, ob E-Mails an sie gesendet werden sollen. Sie können eine optionale Nachricht hinzufügen, alle benachrichtigen oder die Änderung still ohne E-Mail vornehmen. Einladungen gehen als Standard-Kalendereinladungen raus, damit Gäste das Event in ihrem Kalendertool hinzufügen und von dort antworten können — Antworten fließen automatisch zu Ihrem Event zurück.
Wenn Ihre Eingeladenen die Copera Inbox nutzen, erscheint die Einladung als interaktives Banner, auf das sie mit einem Klick per RSVP antworten können. Siehe Kalendereinladungen.
Einstellungen und Optionen
| Option | Was sie steuert |
|---|---|
| Titel | Der Name des Events |
| Kalender | Zu welchem Kalender das Event gehört |
| Start / Ende | Wann das Event beginnt und endet (Ende muss nach dem Start liegen) |
| Ort | Ein Copera Meeting Channel, ein Video-Link, Telefon oder vor Ort |
| Teilnehmer | Arbeitsbereichsmitglieder, Teams und externe Gäste per E-Mail |
| Beschreibung | Agenda, Notizen oder Details, die Teilnehmer sehen sollen |
Limits und Hinweise
- Das Ende eines Events muss nach dem Start liegen.
- Externe E-Mail-Teilnehmer sind eingeladen, aber keine Arbeitsbereichsmitglieder.
- Shelf-Einträge können erledigt oder archiviert werden, ohne je geplant zu werden.
- Umplanen und Löschen wirken sich auf alle Eingeladenen aus.
Beispiel-Anwendungsfälle
- Ein zweistündiges „Sprint Planning“ mit dem gesamten Dev-Team, gehostet in einem Copera Meeting Channel.
- „Vorbereitung Quartalsreview“ auf die Shelf mit vorgeschlagenem Datum legen und in einen offenen Slot planen, wenn die Woche feststeht.
- Einen „Sommerurlaub“-Abwesenheitsblock erstellen, damit niemand Meetings plant, während Sie weg sind.
Häufig gestellte Fragen
Wie erstelle ich ein Event?
Öffnen Sie Tempo und klicken Sie auf Event erstellen, oder ziehen Sie im Kalender über die gewünschte Zeit. Titel hinzufügen, Start und Ende setzen, Ort wählen, Teilnehmer hinzufügen und Speichern klicken.
Kann ich jemanden einladen, der nicht in meinem Team ist?
Ja. Geben Sie eine beliebige E-Mail-Adresse im Teilnehmerfeld ein, um einen externen Gast einzuladen. Die Person erhält eine Kalendereinladung und kann aus ihrer E-Mail antworten. Externe Gäste sind eingeladen, aber keine Arbeitsbereichsmitglieder.
Was ist die Shelf?
Die Shelf ist ein Ablagebereich für Dinge, die Sie später planen möchten. Legen Sie ein aufgabenähnliches Element mit vorgeschlagenem Datum und Dauer ab und planen Sie es in einen echten Slot, wenn Sie bereit sind. Sie können einen Shelf-Eintrag auch erledigen oder archivieren, ohne ihn je zu planen.
Wie füge ich Abwesenheit hinzu?
Abwesenheit wird als Event mit einem Typ erstellt, z. B. Urlaub oder PTO, und blockiert den Zeitraum, damit niemand darüber plant. Für wiederkehrende Verfügbarkeit und stehende Abwesenheit nutzen Sie Ihre Verfügbarkeitseinstellungen.
Muss ich bei einer kleinen Änderung allen eine E-Mail schicken?
Nein. Wenn Tempo fragt, ob Update-E-Mails gesendet werden sollen, wählen Sie, nicht zu senden, um die Änderung ohne Benachrichtigung der Teilnehmer zu übernehmen.
Aktualisiert das Umplanen eines Events die Einladung aller?
Ja. Wenn Sie ein Event umplanen oder ändern, geht das Update an alle Eingeladenen.
Verwandte Funktionen
- Find a Time — Die Verfügbarkeit aller nebeneinander sehen, bevor Sie einen Slot wählen.
- Verfügbarkeit & Arbeitszeiten — Festlegen, wann Sie verfügbar sind, und wiederkehrende Abwesenheit verwalten.
- Kalender — Wählen, auf welchem Kalender ein Event landet.
- Buchungsseiten — Sich ohne Hin und Her buchen lassen.
- Der Tempo AI-Scheduler — Events nur per Tippen erstellen und umplanen.
- Kalendereinladungen — Wie Einladungen und RSVPs in der Copera Inbox funktionieren.
- Meeting Channels — Die Meetings führen, die Sie planen.