Routage et assignation
Le routage décide qui héberge chaque réservation — une personne, un groupe entier ou un pool d'équipe en rotation. Copera Bookings propose trois modes d'hôte — Solo, Collectif et Round-robin — plus la disponibilité par hôte et la possibilité de réassigner les réservations après coup. Choisir le bon mode signifie que la bonne personne est toujours sur l'appel, et que la charge de travail est partagée équitablement dans l'équipe.
Les trois modes d'hôte
| Mode | Qui héberge | Idéal pour |
|---|---|---|
| Solo | Un hôte gère chaque réservation. | Une page de réservation personnelle ou toute réunion que vous seul animez. |
| Collectif | Tous les hôtes listés doivent être libres ; la réunion va sur le calendrier de chacun. | Entretiens panel, revues de groupe, tout ce qui nécessite toute l'équipe présente. |
| Round-robin | Copera fait tourner les réservations dans un pool d'hôtes. | Appels commerciaux, sessions support, ou toute file que vous voulez répartir équitablement. |
Solo
Le mode le plus simple : vous êtes le seul hôte. Chaque réservation atterrit sur votre calendrier, et les créneaux libres viennent directement de votre disponibilité. Utilisez-le pour une page de réservation personnelle ou toute réunion que vous seul animez.
Collectif
Chaque hôte que vous listez doit être libre pour qu'un créneau apparaisse, et la réunion confirmée est ajoutée aux calendriers de tous. Cela garantit la présence du groupe entier — parfait pour un entretien panel où le candidat doit rencontrer trois interviewers à la fois, ou une revue qui nécessite chaque partie prenante dans la salle.
Parce que tous les hôtes collectifs doivent être disponibles, les créneaux libres peuvent être rares lorsque plusieurs personnes occupées sont impliquées. Gardez les listes d'hôtes collectifs aussi petites que la réunion l'exige vraiment.
Round-robin
Copera fait tourner les réservations dans un pool d'hôtes pour répartir la charge équitablement. Lorsqu'une personne réserve, Copera choisit le prochain hôte et ne propose que des créneaux où cet hôte est libre. Cela équilibre le calendrier d'une équipe sans assignation manuelle des réunions.
Affiner le round-robin
L'assignation round-robin est façonnée par trois contrôles :
| Contrôle | Ce qu'il fait |
|---|---|
| Weighting | Donnez à certains hôtes une part plus grande ou plus petite des réservations. Un hôte pondéré plus haut reçoit proportionnellement plus de réunions. |
| Priority | Marquez des hôtes préférés pour qu'ils soient choisis d'abord quand ils sont disponibles, avant de basculer vers les autres. |
| Fairness | Garde la distribution équilibrée dans le temps, pour que les réservations s'égalent et qu'aucun hôte ne soit surchargé. |
Ensemble, ils permettent de modéliser de vraies équipes : un commercial senior qui doit prendre moins d'appels, un spécialiste qui doit être le premier choix pour certaines réservations, et un équilibre global qui garde la journée de chacun raisonnable.
Commencez avec une pondération égale et laissez l'équité faire le travail. N'ajustez pondération ou priorité qu'une fois que vous voyez une vraie raison — comme un collègue avec un rôle différent qui doit prendre moins de réservations.
Overrides de disponibilité par hôte
Dans les types de réservation collectifs et round-robin, chaque hôte peut contribuer sa propre disponibilité. Les créneaux qu'une personne voit reflètent le vrai planning de chaque hôte, donc :
- Un créneau collectif n'apparaît que lorsque tous les hôtes sont libres.
- Une réservation round-robin ne propose un créneau que lorsque l'hôte qui le prendrait est réellement disponible.
Vous n'avez donc jamais à aplatir l'équipe en un seul planning partagé — chacun garde ses propres horaires de travail, absences et créneaux occupés, et Bookings fait le calcul.
Réassigner une réservation
Parfois une réservation doit passer à un autre hôte — quelqu'un est malade, ou un spécialiste convient mieux. Depuis le Booking Hub, vous pouvez réassigner n'importe quelle réservation sur un type d'équipe :
- Ouvrez la réservation dans le Booking Hub.
- Choisissez Reassign.
- Laissez Copera choisir automatiquement le prochain hôte équitable, ou assignez une personne précise manuellement.
La réservation passe sur le calendrier du nouvel hôte, et les invitations se mettent à jour pour que tout le monde voie le changement.
Paramètres et configuration
| Paramètre | Description |
|---|---|
| Host mode | Solo, Collectif ou Round-robin. |
| Host pool | Les personnes qui peuvent héberger ce type de réservation. |
| Weighting | Part par hôte des réservations round-robin. |
| Priority | Hôtes préférés choisis d'abord quand ils sont libres. |
| Fairness | Garde la distribution round-robin équilibrée dans le temps. |
| Per-host availability | Chaque hôte contribue son propre planning. |
| Reassign | Déplacer une réservation vers un autre hôte (auto ou manuel). |
Limites et notes
- Les modes round-robin et collectif sont pour les types de réservation d'équipe avec plus d'un hôte.
- Les créneaux collectifs exigent que chaque hôte soit libre, donc la disponibilité se réduit quand vous ajoutez des hôtes.
- La réassignation est disponible sur les types d'équipe depuis le Booking Hub.
Exemples de cas d'usage
- Équipe commerciale — un « Appel discovery » round-robin pondéré pour que les juniors prennent plus d'appels et les seniors moins, avec l'équité pour l'équilibre.
- Panel de recrutement — un « Entretien final » collectif qui ne propose des créneaux que lorsque les trois interviewers sont libres.
- Support — une « Session d'aide » round-robin où le spécialiste d'astreinte est en priorité pour être le premier choix quand il est disponible.
- Couverture — un collègue se déclare malade, vous réassignez ses réservations au prochain hôte équitable en un clic.
Questions fréquentes
Quels sont les modes d'hôte dans Copera Bookings ?
Il y a trois modes d'hôte. Solo envoie chaque réservation à un seul hôte. Collectif exige que tous les hôtes listés soient libres pour qu'un créneau apparaisse et place la réunion sur le calendrier de chacun, idéal pour les entretiens panel. Round-robin fait tourner les réservations dans un pool d'hôtes pour répartir la charge équitablement dans l'équipe.
Comment le round-robin décide-t-il qui reçoit une réservation ?
Le round-robin choisit le prochain hôte avec pondération, priorité et règles d'équité. La pondération permet à certains hôtes de prendre une plus grande part, la priorité laisse les hôtes préférés être choisis d'abord quand ils sont libres, et l'équité maintient la distribution équilibrée dans le temps pour que personne ne soit surchargé. Copera ne propose aussi que des créneaux où l'hôte choisi est réellement disponible.
Chaque hôte peut-il avoir une disponibilité différente dans une réservation d'équipe ?
Oui. Avec les overrides de disponibilité par hôte, chaque hôte d'un type de réservation collectif ou round-robin contribue son propre planning. Les créneaux libres qu'une personne voit reflètent la vraie disponibilité de chaque hôte, donc une réservation round-robin ne propose un créneau que lorsque l'hôte qui le prendrait est libre.
Puis-je déplacer une réservation vers un autre hôte après qu'elle a été faite ?
Oui. Depuis le Booking Hub, vous pouvez réassigner une réservation sur un type d'équipe. Copera peut choisir automatiquement le prochain hôte équitable, ou vous pouvez assigner une personne précise manuellement. La réservation passe sur le calendrier du nouvel hôte et les invitations se mettent à jour en conséquence.
Fonctionnalités associées
- Créer une page de réservation — configurez le type de réservation auquel ces modes s'appliquent.
- Gérer les réservations — réassignez et gérez les réservations depuis le Booking Hub.
- Vue d'ensemble des réservations — comment le routage s'intègre au système Bookings plus large.
- Planificateur IA de Tempo — réassignez et gérez les réservations d'équipe en demandant en langage naturel.
- Find a Time — alignez la disponibilité de plusieurs personnes pour les réunions internes.