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Roteamento e Atribuição

O roteamento decide quem é o anfitrião de cada agendamento — uma única pessoa, um grupo inteiro ou um grupo de anfitriões em rodízio. O Copera Bookings oferece três modos de anfitrião — Solo, Coletivo e Rodízio (round-robin) — além de disponibilidade individual por anfitrião e a possibilidade de reatribuir agendamentos depois que eles já foram feitos. Escolher o modo certo garante que a pessoa certa esteja sempre na chamada e que a carga de trabalho seja distribuída de forma justa pela equipe.

Os Três Modos de Anfitrião​

ModoQuem é o anfitriãoMelhor para
SoloUm único anfitrião cuida de todos os agendamentos.Uma página de agendamento pessoal ou qualquer reunião que só você conduz.
ColetivoTodos os anfitriões listados precisam estar livres; a reunião vai para o calendário de todo mundo.Entrevistas em banca, revisões em grupo, qualquer coisa que exija a equipe inteira presente.
Rodízio (round-robin)O Copera alterna os agendamentos entre um grupo de anfitriões.Chamadas de vendas, sessões de suporte ou qualquer fila que você queira distribuir de forma equilibrada.

Solo​

O modo mais simples: você é o único anfitrião. Todos os agendamentos caem no seu calendário, e os horários livres vêm diretamente da sua disponibilidade. Use-o para uma página de agendamento pessoal ou qualquer reunião que só você conduz.

Coletivo​

Todos os anfitriões que você listar precisam estar livres para um horário aparecer, e a reunião confirmada é adicionada a todos os calendários deles. Isso garante que o grupo inteiro esteja presente — perfeito para uma entrevista em banca em que o candidato deve encontrar três entrevistadores de uma vez, ou uma revisão que precisa de todos os envolvidos na sala.

observação

Como todos os anfitriões coletivos precisam estar disponíveis, os horários livres podem ficar escassos quando várias pessoas ocupadas estão envolvidas. Mantenha as listas de anfitriões coletivos tão enxutas quanto a reunião realmente exigir.

Rodízio (round-robin)​

O Copera alterna os agendamentos entre um grupo de anfitriões para que a carga se distribua de forma equilibrada. Quando alguém agenda, o Copera escolhe o próximo anfitrião e só oferece horários em que esse anfitrião está livre. Isso mantém o calendário da equipe equilibrado sem que ninguém precise atribuir reuniões manualmente.

Ajustando o Rodízio (Round-Robin)​

A atribuição por rodízio é moldada por três controles:

ControleO que faz
PesoDá a alguns anfitriões uma parcela maior ou menor de agendamentos. Um anfitrião com peso mais alto recebe proporcionalmente mais reuniões.
PrioridadeMarque anfitriões preferidos para serem escolhidos primeiro quando estão disponíveis, antes de recorrer aos demais.
EquidadeMantém a distribuição equilibrada ao longo do tempo, de modo que os agendamentos se nivelem e nenhum anfitrião fique sobrecarregado.

Juntos, eles permitem que você modele equipes reais: um representante sênior que deve atender menos chamadas, um especialista que deve ser a primeira escolha para determinados agendamentos e um equilíbrio geral que mantém o dia de todos dentro do razoável.

dica

Comece com peso igual e deixe a equidade fazer o trabalho. Só ajuste o peso ou a prioridade quando perceber um motivo real — como um colega de equipe que cuida de uma função diferente e deve receber menos agendamentos.

Disponibilidade Individual por Anfitrião​

Nos tipos de agendamento coletivo e de rodízio, cada anfitrião pode contribuir com a própria disponibilidade. Os horários que a pessoa vê refletem a agenda real de cada anfitrião, então:

  • Um horário coletivo só aparece quando todos os anfitriões estão livres.
  • Um agendamento por rodízio só oferece um horário quando o anfitrião que iria atendê-lo está de fato disponível.

Isso significa que você nunca precisa achatar a equipe em uma única agenda compartilhada — cada pessoa mantém o próprio horário de trabalho, folgas e horários ocupados, e o Bookings faz as contas.

Reatribuindo um Agendamento​

Às vezes um agendamento precisa passar para outro anfitrião — alguém ficou doente, ou um especialista é mais indicado. No Booking Hub, você pode reatribuir qualquer agendamento em um tipo de agendamento de equipe:

  1. Abra o agendamento no Booking Hub.
  2. Escolha Reatribuir.
  3. Deixe o Copera escolher automaticamente o próximo anfitrião justo ou atribua uma pessoa específica manualmente.

O agendamento passa para o calendário do novo anfitrião, e os convites são atualizados para que todos vejam a mudança.

Configurações e Definições​

ConfiguraçãoDescrição
Modo de anfitriãoSolo, Coletivo ou Rodízio (round-robin).
Grupo de anfitriõesAs pessoas que podem ser anfitriãs deste tipo de agendamento.
PesoParcela de agendamentos de rodízio por anfitrião.
PrioridadeAnfitriões preferidos escolhidos primeiro quando estão livres.
EquidadeMantém a distribuição do rodízio equilibrada ao longo do tempo.
Disponibilidade individual por anfitriãoCada anfitrião contribui com a própria agenda.
ReatribuirMover um agendamento para outro anfitrião (automático ou manual).

Limites e Observações​

  • Os modos de rodízio e coletivo são para tipos de agendamento de equipe com mais de um anfitrião.
  • Horários coletivos exigem que todos os anfitriões estejam livres, então a disponibilidade diminui à medida que você adiciona anfitriões.
  • A reatribuição está disponível em tipos de agendamento de equipe a partir do Booking Hub.

Exemplos de Uso​

  • Equipe de vendas — uma "Chamada de descoberta" por rodízio com peso configurado para que representantes juniores atendam mais chamadas e os seniores atendam menos, com a equidade mantendo o equilíbrio.
  • Banca de contratação — uma "Entrevista final" coletiva que só oferece horários quando os três entrevistadores estão livres.
  • Central de suporte — uma "Sessão de ajuda" por rodízio em que o especialista de plantão é definido como prioridade para ter a primeira escolha quando disponível.
  • Troca de cobertura — um colega de equipe avisa que está doente, então você reatribui os agendamentos dele para o próximo anfitrião justo com um clique.

Perguntas Frequentes​

Quais são os modos de anfitrião no Copera Bookings?​

Existem três modos de anfitrião. O modo Solo envia todos os agendamentos para um único anfitrião. O modo Coletivo exige que todos os anfitriões listados estejam livres para um horário aparecer e coloca a reunião no calendário de todo mundo, o que é ideal para entrevistas em banca. O modo Rodízio (round-robin) alterna os agendamentos entre um grupo de anfitriões, de modo que a carga se distribua de forma equilibrada por toda a equipe.

Como o rodízio (round-robin) decide quem recebe um agendamento?​

O rodízio (round-robin) escolhe o próximo anfitrião usando regras de peso, prioridade e equidade. O peso permite que alguns anfitriões fiquem com uma parcela maior, a prioridade permite que anfitriões preferidos sejam escolhidos primeiro quando estão livres, e a equidade mantém a distribuição equilibrada ao longo do tempo para que ninguém fique sobrecarregado. O Copera também só oferece horários em que o anfitrião escolhido está realmente disponível.

Cada anfitrião pode ter uma disponibilidade diferente em um agendamento de equipe?​

Sim. Com a disponibilidade individual por anfitrião, cada anfitrião em um tipo de agendamento coletivo ou de rodízio contribui com a própria agenda. Os horários livres que a pessoa vê refletem a disponibilidade real de cada anfitrião, então um agendamento por rodízio só oferece um horário quando o anfitrião que iria atendê-lo está livre.

Posso mover um agendamento para outro anfitrião depois que ele já foi feito?​

Sim. No Booking Hub você pode reatribuir um agendamento em um tipo de agendamento de equipe. O Copera pode escolher automaticamente o próximo anfitrião justo, ou você pode atribuir uma pessoa específica manualmente. O agendamento passa para o calendário do novo anfitrião e os convites são atualizados de acordo.

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