Histórico de Exportações e Exportações Agendadas

Toda exportação que você roda a partir de um board é acompanhada em um único lugar, e você pode configurar exportações que rodam automaticamente em um cronograma e enviam o arquivo por e-mail para as pessoas certas. Esta página cobre a bandeja de Histórico de Exportações, as exportações agendadas e a função dedicada de Exportação que permite a quem não é admin exportar dados.

Se você está procurando como rodar uma única exportação e configurar seu formato e colunas, veja Importação e Exportação. Esta página continua dali.

Encontrando as Ferramentas de Exportação

Todas as ferramentas de exportação ficam juntas. Em qualquer tabela de board:

1. Abra o menu da visualização (o menu de três pontos ao lado do nome da visualização).
2. Passe o mouse sobre Exportar para abrir seu submenu.

O submenu tem quatro entradas:

Entrada	O que faz
Exportação rápida da visualização (.csv)	CSV em um clique do que você vê na tela — sem diálogo.
Exportação avançada	Abre o diálogo completo de exportação (formatos, colunas, opções).
Histórico de exportações	Abre a bandeja listando suas exportações recentes.
Exportações agendadas	Abre a bandeja das exportações que rodam automaticamente.

observação

O submenu Exportar inteiro só aparece se você tem permissão para exportar o board. Se você não o vê, peça a um administrador do board para conceder a você a função de Exportação (veja A Função de Exportação abaixo).

Histórico de Exportações

Sempre que você inicia uma exportação, ela é registrada no Histórico de exportações para que você possa voltar a ela depois — baixar o arquivo de novo, verificar se uma exportação grande terminou ou cancelar uma que ainda está rodando.

O rótulo Histórico de exportações substitui o nome mais antigo "Minhas Exportações", mas faz a mesma coisa: é sua lista pessoal de exportações recentes, da mais nova para a mais antiga.

Abrindo o Histórico de Exportações

Você pode abrir a bandeja de duas formas:

• No submenu Exportar, clique em Histórico de exportações.
• Quando uma exportação maior termina em segundo plano, uma notificação aparece — abri-la leva você direto para a bandeja.

O Que Cada Linha Mostra

Toda exportação na lista mostra:

• Um ícone de arquivo para o formato da exportação (CSV, Excel, PDF e assim por diante). Um indicador de carregamento substitui o ícone enquanto a exportação ainda está sendo preparada.
• O nome do arquivo da exportação.
• Um chip de tipo — Rápida, Avançada ou Agendada — informando como a exportação foi iniciada. Isso é útil para identificar quais exportações vieram de um cronograma automático em comparação com as que você rodou na mão.
• Um status — Pendente, Processando, Concluída, Falhou ou Cancelada.
• Um tempo relativo, como "há um minuto" ou "há 2 horas".

Ações em uma Linha

A ação disponível em cada linha depende do seu status:

• Pendente ou Processando — um botão Cancelar interrompe a exportação antes que ela termine.
• Concluída — um botão Baixar salva o arquivo no seu computador. Você pode baixar uma exportação concluída quantas vezes quiser, pelo tempo que ela permanecer no seu histórico.
• Falhou ou Cancelada — sem ação; a linha está ali para referência.

dica

Exportações pequenas geralmente baixam instantaneamente pelo seu navegador. Exportações maiores são preparadas em segundo plano — você pode fechar o diálogo e continuar trabalhando, depois pegar o arquivo pronto no Histórico de exportações quando a notificação chegar.

Exportações Agendadas

Uma exportação agendada roda uma exportação automaticamente em uma cadência recorrente — toda manhã, toda segunda e quarta, no primeiro dia útil de cada mês e assim por diante — e envia o arquivo pronto por e-mail para as pessoas que você escolher. É a forma sem esforço de entregar um relatório recorrente sem que ninguém precise lembrar de exportá-lo.

informação

As exportações agendadas estão disponíveis para membros cobertos por um Block pago. Se você está em um Block gratuito, ainda pode rodar exportações na mão e usar o Histórico de exportações — o botão Novo agendamento fica apenas desabilitado, com uma nota explicando o porquê.

A Bandeja de Exportações Agendadas

No submenu Exportar, clique em Exportações agendadas para abrir a bandeja. Ela lista os agendamentos do seu workspace, do que roda mais cedo ao que roda mais tarde. Cada linha mostra:

• O nome do agendamento.
• Quando ele vai rodar a seguir (ou Inativo se estiver pausado).
• Para quantos destinatários ele envia.
• Quando rodou pela última vez, depois de ter rodado ao menos uma vez.
• Um pequeno ícone de aviso se as execuções recentes vêm falhando, para você saber que um agendamento precisa de atenção.

Clique em Novo agendamento no topo da bandeja para criar um do zero, ou use o menu de ações em qualquer linha existente.

Criando uma Exportação Agendada

Há duas formas de criar um agendamento:

A partir do diálogo de exportação (recomendado). Abra a Exportação avançada, configure a exportação exatamente do jeito que você quer — formato, colunas, formatação de datas e números, e todas as outras opções — depois clique em Salvar como exportação agendada… na parte de baixo do diálogo. O editor de agendamento abre com todas as suas escolhas já preenchidas.

A partir da bandeja de Exportações agendadas. Clique em Novo agendamento e configure tudo no editor, incluindo as configurações da exportação.

O Editor de Agendamento

O editor é organizado em algumas seções.

Nome e Descrição

Dê ao agendamento um nome claro (por exemplo, "Relatório de vendas semanal") e uma descrição opcional. O nome é o que você verá na bandeja e no Histórico de exportações.

Agendamento

É aqui que você define com que frequência a exportação roda. Escolha uma frequência e uma hora do dia:

Frequência	Quando roda
Diária	Todo dia na hora escolhida.
Semanal	Nos dias da semana que você selecionar, na hora escolhida.
Mensal	Em um dia escolhido do mês, na hora escolhida.
Primeiro dia útil de cada mês	O primeiro dia útil de cada mês, na hora escolhida.

Quando você escolhe Semanal, uma fileira de botões de dias (Dom até Sáb) aparece — toque em qualquer combinação para rodar em vários dias da semana, como segunda, quarta e sexta. Ao menos um dia deve permanecer selecionado. Quando você escolhe Mensal, um seletor de dia do mês (1–31) aparece.

Abaixo do agendamento, um preview mostra os próximos horários de execução para você confirmar que a cadência é a que espera antes de salvar.

dica

Defina a hora do dia pensando no horário de trabalho da sua equipe. Se você quer um relatório esperando na caixa de entrada de todos quando o dia começa, agende-o para o começo da manhã.

Fuso Horário

Escolha o fuso horário em que o agendamento roda, para que "9:00" signifique 9:00 onde sua equipe está — e não onde quer que os servidores estejam. O preview da próxima execução se atualiza para corresponder.

Término

Por padrão, um agendamento roda indefinidamente. Em vez disso, você pode dar a ele uma condição de término:

Opção	Comportamento
Nunca	Continua rodando até você pausar ou excluir.
Após	Para depois de um número definido de execuções (por exemplo, depois de 12 execuções).
Em	Para em uma data específica.

Destinatários

Escolha quem recebe o arquivo exportado por e-mail cada vez que o agendamento roda. Você pode adicionar:

• Membros do workspace — escolha pessoas (ou equipes inteiras) do seu workspace. Quando você adiciona uma equipe, seus membros atuais são incluídos.
• Endereços de e-mail — digite qualquer endereço de e-mail, inclusive de pessoas fora do seu workspace, para enviar o arquivo diretamente a elas.

Você pode misturar os dois, e precisa de ao menos um destinatário. Cada lista tem um limite generoso para que você possa enviar a um departamento inteiro de uma vez.

observação

Um destinatário recebe o arquivo por e-mail, mas só consegue baixá-lo se tiver permissão para ver os dados do board. Garanta que os destinatários do workspace tenham acesso ao board (ou a função de Exportação) para que a cópia deles funcione como esperado.

Configuração da Exportação

A parte de baixo do editor mostra um preview das configurações de exportação que o agendamento usará — o formato, as colunas e as outras escolhas trazidas do diálogo de exportação. Se você abriu o editor a partir de um board que está visualizando no momento, um botão Editar configuração permite mudar essas configurações inline usando o mesmo seletor e opções do diálogo de Exportação avançada.

Clique em Criar exportação agendada (ou Salvar ao editar) para finalizar.

Gerenciando Agendamentos

Cada linha na bandeja de Exportações agendadas tem um menu de ações (o ícone de três pontos) com:

• Editar — reabre o editor de agendamento para mudar qualquer configuração.
• Pausar / Ativar — interrompa temporariamente um agendamento sem excluí-lo e religue-o depois. Um agendamento pausado aparece como Inativo e não roda.
• Rodar agora (teste) — dispara uma execução avulsa imediatamente, sem esperar o próximo horário agendado. Ótimo para confirmar que a saída está correta antes de depender dela.
• Ver histórico de execuções — abre um diálogo listando as execuções recentes do agendamento, cada uma com seu status e um botão de download, exatamente como o Histórico de exportações.
• Excluir — remove o agendamento (com uma confirmação). Arquivos que já foram produzidos pelo agendamento permanecem no Histórico de exportações; apenas as execuções futuras são canceladas.

dica

Antes de depender de um novo agendamento, use Rodar agora (teste) uma vez e verifique Ver histórico de execuções para confirmar que o formato, as colunas e os destinatários do arquivo são exatamente o que você quer.

A Função de Exportação

Exportar dados do board costumava ser limitado aos administradores do board. Agora qualquer membro do board pode receber uma função dedicada de Exportação, que lhe permite exportar visualizações (e usar o Histórico de exportações e as exportações agendadas) sem dar a ele direitos de admin completos.

Um administrador do board concede a função a partir da lista de membros do board:

1. Abra a gestão de membros do board.
2. Encontre o membro e abra o menu de funções dele.
3. Ative Exportar visualização (CSV).

Uma vez concedida, esse membro vê o submenu Exportar em toda visualização e pode rodar exportações rápidas, avançadas e agendadas.

observação

Administradores do board sempre podem exportar — eles não precisam da função de Exportação explicitamente. A função existe para que você possa deixar pessoas específicas que não são admin exportar sem conceder permissões mais amplas de edição ou admin. A função se aplica aos dados do board; pessoas que você adiciona como destinatários somente por e-mail em um agendamento não são afetadas por ela.

Perguntas Frequentes

Qual a diferença entre exportações Rápida, Avançada e Agendada?

Rápida é um CSV em um clique de exatamente o que está na sua tela. Avançada abre um diálogo onde você escolhe o formato, as colunas e a formatação. Agendada roda uma exportação no estilo Avançada automaticamente em um cronograma recorrente e envia o resultado por e-mail. As três aparecem juntas no Histórico de exportações.

Para onde foi "Minhas Exportações"?

Foi renomeado para Histórico de exportações. É a mesma lista pessoal das suas exportações recentes, com as mesmas ações de baixar e cancelar.

Por quanto tempo os arquivos exportados ficam disponíveis para download?

Exportações concluídas permanecem no seu Histórico de exportações para que você possa baixá-las de novo. Para arquivamento de longo prazo, salve o arquivo no seu computador ou ative Salvar uma cópia no meu Drive nas opções de exportação.

Posso cancelar uma exportação que está demorando demais?

Sim. Enquanto uma exportação mostra Pendente ou Processando no Histórico de exportações, clique em Cancelar na linha dela.

Por que o botão "Novo agendamento" está acinzentado para mim?

Exportações agendadas exigem um Block pago. Se o seu Block é gratuito, o botão fica desabilitado com uma nota. Pergunte ao administrador do seu workspace sobre fazer upgrade do seu Block.

Posso enviar uma exportação agendada para pessoas fora do meu workspace?

Sim — adicione os endereços de e-mail delas na seção de destinatários. Tenha em mente que elas recebem o arquivo diretamente por e-mail, então inclua apenas pessoas que têm permissão para ver aqueles dados.

Quem pode criar e gerenciar exportações agendadas?

Qualquer pessoa que possa exportar o board — ou seja, administradores do board e membros com a função de Exportação — cobertos por um Block pago.

Recursos Relacionados

• Importação e Exportação — Importe dados para um board e rode exportações avulsas em qualquer formato.
• Permissões do Board — Controle quem pode ver, editar e exportar um board, incluindo a função de Exportação.
• Visualização Grid — Selecione linhas no grid para exportar apenas aquela seleção ou copiar links diretos para elas.
• Tipos de Campo — Entenda como cada campo é representado em um arquivo exportado.