Créer une page de réservation
Configurer une page de réservation est un assistant guidé en quatre étapes — Quoi, Quand, Où et Qui — suivi d'un affinage optionnel pour les questions d'intake, limites, politiques et rappels. Cette page parcourt chaque option pour que vous puissiez construire exactement l'expérience de réservation souhaitée, d'un simple appel de 30 minutes à un rendez-vous en personne plafonné avec formulaires d'intake et suivis automatiques.
Démarrer un nouveau type de réservation
- Ouvrez Tempo et allez dans le Booking Hub.
- Cliquez sur New Type.
- L'assistant de configuration s'ouvre sur la première étape, What.
Vous pouvez enregistrer et revenir à tout moment — un type de réservation n'a pas à être terminé en une seule fois.
Étape 1 — Quoi
Définissez la réunion elle-même.
- Saisissez un titre (par exemple, « Appel d'intro 30 min »). C'est ce que voient les personnes qui réservent.
- Définissez la durée. Les réservations peuvent durer de 1 minute à 8 heures. Vous pouvez proposer une seule durée ou plusieurs au choix.
- Choisissez une couleur pour repérer facilement le type de réservation sur votre calendrier et dans le hub.
Étape 2 — Quand
Contrôlez quand les gens peuvent réserver et comment les créneaux sont espacés.
Source de disponibilité
Choisissez d'où viennent les créneaux libres :
- Vos horaires de travail — réutilisez la disponibilité hebdomadaire définie dans Tempo.
- Un planning personnalisé — définissez un planning hebdomadaire dédié juste pour ce type de réservation.
- Overrides par hôte — pour les types d'équipe, laissez chaque hôte contribuer sa propre disponibilité (voir Routage et assignation).
Fenêtre de réservation
Décidez jusqu'où dans le futur les gens peuvent réserver :
| Type de fenêtre | Ce que cela signifie |
|---|---|
| Rolling days | Une fenêtre glissante des N prochains jours calendaires. |
| Rolling business days | Une fenêtre glissante des N prochains jours ouvrés (ignore les week-ends). |
| Fixed date range | Réservations autorisées uniquement entre deux dates précises. |
| Indefinite | Aucune limite supérieure sur l'horizon de réservation. |
Préavis minimum
Définissez un délai pour que personne ne puisse réserver à la dernière seconde — par exemple « au moins 4 heures de préavis » ou « au moins 1 jour de préavis ». Les créneaux dans cette fenêtre sont masqués.
Buffers
Ajoutez des intervalles protégés avant et après chaque réunion pour ne jamais être planifié en back-to-back. Un buffer de 10 minutes après chaque appel vous laisse le temps de conclure avant que le suivant puisse commencer.
Combinez un court préavis minimum avec un petit buffer après réunion pour garder votre journée réaliste — assez de marge pour préparer, et un souffle entre les réunions.
Étape 3 — Où
Choisissez où se déroule la réunion. Options :
- Un Meeting Channel Copera — rencontrez-vous dans votre espace de travail.
- Google Meet — un lien vidéo Google est attaché à l'événement.
- Téléphone — soit l'hôte appelle la personne, soit la personne appelle l'hôte.
- En personne — fournissez une adresse ou des détails de lieu.
- Lien personnalisé — n'importe quel lien vidéo ou de conférence que vous fournissez.
Vous pouvez aussi masquer les détails du lieu jusqu'à la confirmation de la réservation, pour que le lien ou l'adresse exacte n'apparaisse qu'une fois la réunion verrouillée.
Étape 4 — Qui
Définissez qui héberge la réunion et comment les réservations sont routées.
- Solo — vous (ou un hôte nommé) hébergez chaque réservation.
- Collectif — tous les hôtes listés doivent être libres pour qu'un créneau apparaisse ; la réservation va sur tous leurs calendriers. Idéal pour les entretiens panel.
- Round-robin — Copera fait tourner les réservations dans un pool d'hôtes avec pondération, priorité et règles d'équité.
Les options de routage complètes sont sur la page Routage et assignation.
Questions d'intake
Collectez les détails dont vous avez besoin avant la réunion. Ajoutez autant de questions que vous voulez, chacune obligatoire ou optionnelle, avec ces types de champs :
| Type de champ | Idéal pour |
|---|---|
| Text | Réponses courtes comme un nom ou une entreprise. |
| Long text | Contexte détaillé ou description du problème. |
| Number | Quantités, taille d'équipe, numéros de ticket. |
| Select | Un seul choix dans une liste déroulante. |
| Multiselect | Plusieurs choix dans une liste. |
| Radio | Un seul choix affiché en boutons. |
| Checkbox | Accord oui/non ou plusieurs bascules. |
| Phone | Un numéro de téléphone. |
| URL | Un site web ou un lien. |
Limites de réservation
Protégez votre calendrier du trop-plein avec des plafonds qui s'appliquent à ce type de réservation :
- Par jour / semaine / mois / année — plafonnez le nombre de réservations sur chaque période.
- Minutes de réunion totales — plafonnez le temps total réservable (par exemple, pas plus de 10 heures de démos par semaine).
- Réservations actives par personne — limitez combien de réservations ouvertes une même personne peut détenir à la fois.
Les limites de réservation protègent votre temps, ce n'est pas de la facturation. Elles empêchent simplement un type de réservation d'accepter plus de réunions que vous ne le souhaitez sur une fenêtre donnée.
Flux de confirmation
Décidez comment les réservations sont confirmées :
- Auto-confirm — chaque réservation est confirmée instantanément.
- Require approval — les nouvelles réservations arrivent en attente et vous les confirmez ou refusez dans le Booking Hub. Vous pouvez éventuellement :
- Retenir le créneau pendant qu'une réservation est en attente, pour qu'il ne soit pas proposé à quelqu'un d'autre.
- Auto-confirmer si réservé suffisamment à l'avance, pour que les réservations lointaines sautent l'étape d'approbation.
Politiques d'annulation et de replanification
Définissez les règles que les personnes qui réservent doivent suivre pour modifier une réservation :
| Politique | Comportement |
|---|---|
| Any time | Annulation ou replanification à tout moment. |
| With notice | Modifications autorisées seulement jusqu'à une échéance (par exemple 24 heures avant). |
| Never | Les réservations sont verrouillées une fois faites. |
Vous pouvez aussi exiger une raison lorsqu'on annule ou replanifie.
Rappels et suivis
- E-mails de rappel — rappellent automatiquement la personne (et l'hôte) avant la réunion.
- E-mails de suivi — envoient un message après la réunion, éventuellement avec un lien vers les notes IA de la réunion pour un récapitulatif.
Activez un e-mail de suivi qui lie les notes de réunion pour tout appel où des décisions sont prises — vos participants reçoivent un récapitulatif automatique sans que vous leviez le petit doigt.
Séries récurrentes vs événements de groupe avec places
Un type de réservation peut être l'un de ceux-ci, mais pas les deux :
- Série récurrente — un ensemble de réunions répétées, comme des permanences hebdomadaires, dans lesquelles les gens peuvent se glisser.
- Événement de groupe avec places — un seul créneau avec un nombre fixe de places, comme un webinar, un atelier ou un cours. Une fois les places remplies, le créneau se ferme.
Recette Board — créer automatiquement une ligne par réservation
Connectez un type de réservation à un Board pour que Tempo crée une nouvelle ligne à chaque réservation. Choisissez une table, et chaque réservation y est journalisée automatiquement — idéal pour alimenter un CRM, un Board d'intake ou une file support sans copier-coller.
Vérification d'e-mail
Exigez éventuellement que les personnes vérifient leur e-mail avec un code à usage unique avant la création de la réservation. Cela confirme que l'adresse e-mail est réelle et joignable, et réduit les réservations fausses ou mal saisies.
Publier et partager
Lorsque le type de réservation est prêt :
- Revendiquez ou confirmez votre identifiant public.
- Copiez le lien de réservation, ou intégrez la page sur votre site.
- Partagez-le comme vous voulez — e-mail, chat, signature ou QR code.
Les options de partage complètes sont sur la page Partage et intégration.
Paramètres et configuration
| Paramètre | Description |
|---|---|
| Title | Le nom du type de réservation vu par les personnes qui réservent. |
| Duration | Durée de la réunion, de 1 minute à 8 heures ; une ou plusieurs options. |
| Color | Étiquette visuelle sur votre calendrier et dans le hub. |
| Availability source | Horaires de travail, planning personnalisé ou overrides par hôte. |
| Booking window | Jours glissants, jours ouvrés glissants, plage fixe ou indéfinie. |
| Minimum notice | Préavis requis avant qu'un créneau puisse être réservé. |
| Buffers | Intervalles protégés avant et après chaque réunion. |
| Location | Canal Copera, Google Meet, téléphone, en personne ou lien personnalisé. |
| Hosts / mode | Solo, collectif ou round-robin. |
| Intake questions | Questions personnalisées, chacune obligatoire ou optionnelle. |
| Booking limits | Plafonds par période, minutes totales et réservations actives par personne. |
| Confirmation | Auto-confirm ou require approval (avec options hold et far-ahead). |
| Cancellation / reschedule policy | Any time, with notice ou never ; raison optionnelle exigée. |
| Reminders | E-mails de rappel avant la réunion. |
| Follow-ups | E-mails après réunion, éventuellement avec lien vers les notes. |
| Recurring / seats | Série répétée ou événement de groupe à places fixes (pas les deux). |
| Board recipe | Créer automatiquement une ligne dans une table choisie par réservation. |
| Email verification | Exiger un code à usage unique de la personne qui réserve. |
Limites et notes
- La durée est plafonnée entre 1 minute et 8 heures.
- Les séries récurrentes et les événements de groupe avec places sont mutuellement exclusifs.
- Les limites de réservation contrôlent votre planning, pas la facturation.
- Un type de réservation appartient à votre espace de travail et peut être réutilisé et partagé depuis votre identifiant.
Exemples de cas d'usage
- Appel d'intro — 30 minutes, vos horaires de travail, Google Meet, auto-confirmé, avec une question d'intake « De quoi souhaitez-vous discuter ? ».
- Démo produit — 45 minutes, round-robin dans l'équipe commerciale, une recette Board qui journalise chaque réservation dans le CRM, et un e-mail de suivi avec notes.
- Session support — 20 minutes, plafonnée à 12 par jour, une question Select « Priorité » obligatoire, et vérification d'e-mail activée.
- Permanences hebdomadaires — une série récurrente dans laquelle n'importe qui peut se glisser.
- Atelier — un événement de groupe avec 25 places et une politique d'annulation de 24 heures.
Questions fréquentes
Comment créer une page de réservation dans Copera Tempo ?
Ouvrez le Booking Hub dans Tempo et cliquez sur New Type. Un assistant de configuration vous guide en quatre étapes : What (titre, durée, couleur), When (disponibilité, fenêtre de réservation, préavis minimum, buffers), Where (le lieu de la réunion) et Who (l'hôte ou les hôtes). Vous pouvez ensuite ajouter des questions d'intake, des limites de réservation, des politiques d'annulation, des rappels et des e-mails de suivi avant de revendiquer votre identifiant et de partager le lien.
Qu'est-ce que la fenêtre de réservation ?
La fenêtre de réservation contrôle jusqu'où dans le futur les gens peuvent réserver. Vous pouvez utiliser un nombre glissant de jours, un nombre glissant de jours ouvrés, une plage de dates fixe, ou la laisser indéfinie. Combinée au préavis minimum, elle garde les réservations dans une plage raisonnable — ni trop loin, ni trop de dernière minute.
Que sont les buffers dans un type de réservation ?
Les buffers sont des intervalles protégés que Tempo ajoute avant et après chaque réunion réservée pour que vous ne soyez pas planifié en back-to-back. Un buffer de 15 minutes après un appel, par exemple, vous laisse le temps de prendre des notes ou une pause avant que la prochaine réservation puisse commencer.
Puis-je exiger une approbation avant qu'une réservation soit confirmée ?
Oui. Un type de réservation peut auto-confirmer chaque réservation, ou exiger d'abord votre approbation. Avec l'approbation activée, les nouvelles réservations arrivent en attente dans le Booking Hub jusqu'à ce que vous les confirmiez ou les refusiez, et vous pouvez éventuellement retenir le créneau pendant qu'il est en attente et auto-confirmer les réservations faites suffisamment à l'avance.
Puis-je créer automatiquement une ligne de Board pour chaque réservation ?
Oui. Avec la recette Board, vous choisissez une table et Tempo crée automatiquement une nouvelle ligne à chaque réservation — parfait pour journaliser chaque réservation dans un CRM, un Board d'intake ou une file support sans copier les détails à la main.
Un type de réservation peut-il se répéter ou avoir plusieurs places ?
Un type de réservation peut être une série récurrente (un ensemble de réunions hebdomadaires ou mensuelles) ou un événement de groupe avec places (un créneau avec un nombre fixe de places, comme un webinar ou un cours), mais pas les deux à la fois — récurrence et places sont mutuellement exclusives.
Fonctionnalités associées
- Vue d'ensemble des réservations — comment les types de réservation et la page publique s'articulent.
- Routage et assignation — configurez l'hébergement solo, collectif et round-robin.
- Partage et intégration — publiez, intégrez et personnalisez votre page.
- Gérer les réservations — traitez les réservations une fois qu'elles arrivent.
- Automations de Board — allez plus loin une fois qu'une réservation crée une ligne.
- Planificateur IA de Tempo — configurez et gérez les réservations de façon conversationnelle.