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KI-E-Mail-Intelligenz

Super Copera Email ist die integrierte KI-Inbox-Engine von Copera, die jede empfangene E-Mail klassifiziert, priorisiert und schützt. Nach der Aktivierung liest sie eingehende Nachrichten und taggt sie automatisch mit Kategorie, Priorität (1–5) und Intent (needs reply, needs action oder FYI) — damit Sie sich auf die E-Mails konzentrieren, die wirklich zählen. Sieben unabhängige KI-Powers lassen sich pro Inbox ein- und ausschalten: Smart Classify, Spam Guard, Auto-Trash, Follow-Up Detection, Thread Summaries, Draft Replies und Quiet Notifications.

Super Copera Email aktivieren​

Super Copera Email ist opt-in. Eine Workspace-Admin-Person oder Inbox-Owner muss sie pro Inbox aktivieren.

  1. Öffnen Sie den Inbox-Kanal in der Seitenleiste.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche AI powers (Sparkle-Symbol) in der Inbox-Toolbar.
  3. Ein Fullscreen-Aktivierungs-Overlay zeigt alle sieben KI-Powers.
  4. Prüfen Sie die Powers und schalten Sie unerwünschte aus. Standardmäßig sind alle an.
  5. Klicken Sie auf Activate Now, um die KI-Engine einzuschalten.

Nach der Aktivierung erscheint ein Onboarding-Bildschirm mit Fortschrittsbalken. Die KI beginnt sofort, Ihre neuesten E-Mails zu klassifizieren. Sie sehen einen Live-Feed — wichtige Nachrichten, Spam-Flags und Kategorisierung. Nach Abschluss klicken Sie auf Let's go, um zur Inbox zurückzukehren.

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Sie müssen nicht alle Powers aktiv lassen. Einzelne Funktionen schalten Sie jederzeit im Bildschirm Manage AI Powers um.

Überblick über die AI Powers​

PowerWas sie tut
Smart ClassifyKategorisiert jede eingehende E-Mail nach Typ und Priorität
Spam GuardErkennt und verschiebt Spam anhand mehrerer Signale und lernt aus Korrekturen
Auto-TrashLernt, welche E-Mails Sie konsequent löschen, und entfernt ähnliche automatisch
Follow-Up DetectionVerfolgt gesendete E-Mails, die eine Antwort erwarten, und erinnert bei Überfälligkeit
Thread SummariesErzeugt eine einzeilige KI-Zusammenfassung oben in langen E-Mail-Threads
Draft RepliesSchlägt einen KI-geschriebenen Antwort-Entwurf vor, wenn Sie den Reply-Composer öffnen
Quiet NotificationsSchaltet smarte Benachrichtigungsmodi frei, die nur bei wichtigen oder handlungsbedürftigen E-Mails alerten

Smarte E-Mail-Klassifikation​

Ist Smart Classify aktiv, wird jede eingehende E-Mail analysiert und mit drei Informationen getaggt:

Kategorie​

KategorieBeschreibung
Person-to-PersonDirekte Kommunikation von einer echten Person (Kollegin/Kollege, Kunde, Partner)
AutomatedSystemgenerierte Nachrichten wie Alerts, Status-Updates oder Workflow-Benachrichtigungen
MarketingWerbeinhalte, Sales-Pitches und Cold Outreach
NewsletterRegelmäßige Digests oder Abo-Inhalte
NotificationKonto-Alerts, Versand-Updates und Social-Media-Aktivität
FinancialRechnungen, Quittungen, Kontoauszüge und Zahlungsbestätigungen
LegalVerträge, rechtliche Hinweise und Compliance-Kommunikation

Priorität​

Jede E-Mail erhält Priorität 1 (niedrigste) bis 5 (höchste):

PrioritätLabelBeispiele
1MinimalMarketing, Social-Media-Alerts, Massen-Benachrichtigungen
2LowNewsletter, FYI-Updates, automatisierte Benachrichtigungen
3MediumReguläre Arbeits-E-Mails, Meeting-Einladungen
4HighGeschäftsentscheidungen, Kundenkommunikation
5CriticalDringende Fristen, Security-Alerts, Nachrichten von Schlüsselkontakten

Intent​

IntentBeschreibung
Needs ReplyAbsender erwartet eine schriftliche Antwort von Ihnen
Needs ActionSie müssen etwas tun (prüfen, freigeben, Link klicken), aber nicht zwingend antworten
FYINur informativ — keine Antwort oder Aktion nötig

Important vs. Other​

Basierend auf der Klassifikation werden E-Mails in zwei Ansichten geteilt:

  • Important — Person-to-person, finanzielle und rechtliche Kommunikation sowie hochpriorisierte Elemente.
  • Other — Newsletter, automatisierte Benachrichtigungen, Marketing und niedrigpriorisierte Elemente, um Inbox-Rauschen zu reduzieren.

Zwischen Important und Other wechseln Sie über die Tabs oben in der E-Mail-Liste.

hinweis

Die Klassifikation läuft automatisch bei eingehenden E-Mails. E-Mails, die vor der Aktivierung von Super Copera Email ankamen, werden beim Onboarding nachträglich klassifiziert.

Smart Spam Guard​

Smart Spam Guard geht über klassische Spam-Filter hinaus und kombiniert mehrere Signale. Es läuft automatisch und verbessert sich, während Sie mit E-Mail interagieren.

So funktioniert es​

Phase 1 — False-Positive-Rettung. Die KI prüft E-Mails im Spam-Ordner, ob sie tatsächlich legitim sind. Bei Sicherheit, dass es kein Spam ist, verschiebt sie sie automatisch zurück in die Inbox.

Phase 2 — False-Negative-Fang. Die KI scannt die Inbox nach E-Mails, die durchgerutscht sind, aber Spam hätten sein sollen. Verdächtige E-Mails wandern in den Spam-Ordner.

Den Spam Guard trainieren​

  • Als Spam markieren — Verschieben in Spam oder Report Spam ist ein Signal. Künftige E-Mails desselben Absenders werden genauer geprüft.
  • Aus Spam retten — Zurück in die Inbox oder Not Spam lehrt, dass der Absender legitim ist.
  • Absender-Reputation — Über die Zeit baut jeder Absender eine Reputation auf. Regelmäßige Korrespondenten gelten als vertrauenswürdig.
  • Domain-Muster — Werden mehrere Absender derselben Domain konsequent als Spam markiert, gilt das Wissen für neue Absender dieser Domain.
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Der Spam Guard respektiert Ihre Entscheidungen. Markieren Sie eine E-Mail manuell als Spam, überschreibt die KI das nie und holt sie nicht zurück in die Inbox.

Auto-Trash Learning​

Auto-Trash beobachtet Ihre E-Mail-Gewohnheiten und entfernt E-Mails, die Sie selbst gelöscht hätten.

KI-Empfehlungen​

Klassifiziert die KI eine eingehende E-Mail als niedrigwertig (unerwünschtes Marketing, irrelevante Benachrichtigungen), kann sie sie für den Trash empfehlen. Die E-Mail wandert in den Trash, bevor Sie sie in der Inbox sehen.

Gelerntes Verhalten​

Löschen Sie E-Mails eines bestimmten Absenders manuell zwei- oder mehrmals, erkennt das System das Muster. Künftige E-Mails dieses Absenders wandern automatisch in den Trash — auch ohne KI-Empfehlung.

Das Tag „Smart auto trash“​

Jede E-Mail, die die KI in Ihrem Namen in den Trash verschiebt — per KI-Empfehlung oder gelerntem Absenderverhalten — trägt das Tag Smart auto trash. So scannen Sie den Trash und sehen auf einen Blick, was Sie selbst gelöscht und was die KI entfernt hat.

Keine Benachrichtigungen für auto-gelöschte E-Mails​

Verschiebt die KI eine eingehende E-Mail direkt in den Trash, geschieht das still — keine Glocken- oder Push-Benachrichtigung. Nur E-Mails, die die Inbox erreichen, können benachrichtigen. Die E-Mail erscheint weiterhin im Trash, falls Sie sie prüfen möchten.

Sicherheitschecks​

  • Same-Domain-Schutz — E-Mails von Absendern derselben Domain wie Ihre Inbox (Ihre Organisation) werden nie auto-gelöscht.
  • Bekannte Kontakte — Haben Sie jemandem schon geschrieben, werden Antworten nie auto-gelöscht.
  • Rescue-Schutz — Jedes Zurückverschieben aus dem Trash in die Inbox — per Drag, Shortcut oder Schaltfläche — lehrt die KI, dass der Absender legitim ist. Keine spezielle „Rescue“-Aktion nötig.
vorsicht

Auto-gelöschte E-Mails wandern in den Trash, nicht in die endgültige Löschung. Prüfen und stellen Sie sie jederzeit wieder her. Der Trash wird periodisch bereinigt — prüfen Sie ihn regelmäßig, falls nichts fälschlich entfernt werden soll.

Follow-Up Detection​

Follow-Up Detection verfolgt gesendete E-Mails und wartet auf Antworten. Erwartet eine gesendete E-Mail eine Antwort, überwacht die KI, ob innerhalb des erwarteten Zeitfensters eine eintrifft.

Follow-Up-Reminders-Panel​

Im Ordner Inbox erscheint oben in der Liste das Panel Follow-Up Reminders mit wartenden oder überfälligen E-Mails:

  • Waiting — Antwort erwartet, noch nicht eingetroffen. Restzeit bis zur Frist.
  • Overdue — Erwartete Antwort-Frist abgelaufen. Hervorgehoben für Follow-up.

Follow-ups verwalten​

  • Klick auf einen Follow-up-Eintrag öffnet den Original-Thread.
  • X an einem Follow-up verwirft ihn, wenn keine Antwort mehr nötig ist.
  • Verworfene Follow-ups erscheinen nicht wieder.
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Die Follow-up-Verzögerung (wie lange bis „overdue“) stellen Sie im AI-Powers-Management ein. Standard: 72 Stunden.

Thread-Zusammenfassungen​

Öffnen Sie einen E-Mail-Thread mit drei oder mehr Nachrichten, erscheint oben ein KI-Zusammenfassungs-Banner — schneller Überblick ohne jedes Message zu scrollen.

Das Banner enthält:

  • Sparkle-Icon für KI-generierten Inhalt
  • Knapp einzeilige Zusammenfassung der Unterhaltung
  • Dismiss-Schaltfläche, um die Zusammenfassung für die aktuelle Session auszublenden

Besonders nützlich bei langen Gesprächen, in denen Sie schnell Kontext nachholen müssen.

KI-Antwort-Entwürfe​

Ist Draft Replies aktiv, schlägt die KI einen Antwort-Entwurf vor, sobald Sie den Reply-Composer an einem Thread öffnen. Der Entwurf nutzt den vollen Gesprächskontext.

Einen Entwurf nutzen​

  1. Thread öffnen und Reply oder Reply All.
  2. Banner mit vorgeschlagener Antwort über dem Composer.
  3. Prüfen. Drei Optionen:
    • Use this draft — Entwurf in den Composer einfügen und vor dem Senden bearbeiten.
    • Regenerate — Anweisungen tippen (z. B. „formeller“ oder „Meeting höflich absagen“) und Regenerate.
    • Dismiss — Banner schließen und selbst schreiben.

Die KI steuern​

  • Anweisungen wie „knapper“, „Danke hinzufügen“ oder „nach dem Zeitplan fragen“
  • Mikrofon-Schaltfläche zum Diktieren
  • Regenerate wendet Anweisungen an und liefert einen aktualisierten Entwurf
  • Die KI nutzt Anweisungen und vorherigen Entwurf, statt von vorn zu starten
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KI-Entwürfe sind Vorschläge, keine finalen Antworten. Immer prüfen und personalisieren vor dem Senden.

AI Powers verwalten​

  1. Inbox-Kanal öffnen.
  2. AI powers (Sparkle) in der Toolbar.
  3. Management-Bildschirm mit allen sieben Powers und Status (an/aus).
  4. Einzelne Powers per Umschalter togglen.
  5. Änderungen greifen sofort.

Super Copera Email deaktivieren​

  1. AI-Powers-Management öffnen.
  2. Unten Deactivate all.
  3. Bestätigung: Deactivate schaltet die KI-Engine vollständig aus.
warnung

Deaktivieren schaltet alle KI-Funktionen der Inbox aus, inklusive Klassifikation, Spam Guard, Auto-Trash, Follow-up, Thread-Zusammenfassungen und Antwort-Entwürfe. Bestehende Klassifikationen bleiben; neue E-Mails werden erst nach erneuter Aktivierung verarbeitet.

Einstellungen und Konfiguration​

EinstellungBeschreibungStandard
Smart ClassifyEingehende E-Mails automatisch kategorisierenAn
Spam GuardKI-gestützte Spam-Erkennung und RettungAn
Auto-TrashAus Trash-Verhalten lernen und unerwünschte E-Mails auto-entfernenAn
Follow-Up DetectionGesendete E-Mails verfolgen und an überfällige Antworten erinnernAn
Thread SummariesKI-Zusammenfassungen bei langen ThreadsAn
Draft RepliesKI-Antwort-Entwürfe vorschlagenAn
Quiet NotificationsSmarte Benachrichtigungsfilter-ModiAn
Follow-Up DelayStunden bis Follow-up als overdue gilt72 Stunden

Tipps und Best Practices​

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Lassen Sie das System lernen. Je mehr Sie mit E-Mail interagieren — Spam markieren, unerwünschte löschen, False Positives retten — desto smarter wird die KI für genau diese Inbox.

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Nutzen Sie den Split Important/Other. Prüfen Sie den Tab „Other“ regelmäßig auf Newsletter und Benachrichtigungen ohne Sofortbedarf. Die Haupt-Inbox bleibt auf actionable Messages fokussiert.

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Prüfen Sie auto-gelöschte E-Mails. Schauen Sie periodisch in den Trash. Finden Sie etwas Wichtiges, zurück in die Inbox — das System lernt aus der Korrektur.

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Steuern Sie Antwort-Entwürfe für bessere Ergebnisse. Statt einen Entwurf sofort zu verwerfen, verfeinern Sie ihn mit dem Steering-Feld. Wenige Worte Anleitung liefern oft einen viel besseren zweiten Entwurf.

Häufig gestellte Fragen​

Liest die KI den vollen Inhalt meiner E-Mails?​

Die KI analysiert Metadaten (Absender, Betreff, Preview-Text) und Header für die Klassifikation. Für die Spam-Guard-Analyse liest sie auch den Body. Alle Verarbeitung läuft in der sicheren Infrastruktur von Copera.

Sendet die KI E-Mails in meinem Namen?​

Nein. Die KI schlägt nur Antwort-Entwürfe vor. Sie entscheiden immer, ob Sie einen Vorschlag nutzen, bearbeiten oder verwerfen. Keine E-Mail wird ohne Ihre explizite Aktion gesendet.

Kann ich KI-Funktionen nur für manche Inboxes aktivieren?​

Ja. Super Copera Email wird pro Inbox aktiviert. Sie können es für die hochvolumige Support-Inbox an und für eine persönliche aus lassen.

Was passiert, wenn ich eine einzelne AI Power ausschalte?​

Die Funktion stoppt sofort. Spam Guard aus stoppt z. B. Spam-Scans, bestehende Spam-Klassifikationen bleiben. Jede Power lässt sich jederzeit wieder einschalten.

Zählen KI-Funktionen gegen die AI-Nutzung meines Workspace?​

Ja. Klassifikation, Spam Guard, Thread-Zusammenfassungen und Antwort-Entwürfe greifen auf die gepoolten AI Credits des Workspace zu — denselben Pool wie jede KI-Fähigkeit in Copera. Jede Klassifikation ist leichtgewichtig. Free-Workspaces erhalten ein AI-Credit-Geschenk (nicht kumulativ); jeder Plus- oder Max-Block fügt weitere gepoolte Credits hinzu.

Was passiert mit Klassifikationen, wenn ich Super Copera Email deaktiviere?​

Bestehende Klassifikationen bleiben. Bei erneuter Aktivierung werden nur neue, noch nicht klassifizierte E-Mails verarbeitet. Bereits klassifizierte behalten ihre Daten.

Wie unterscheide ich KI-gelöschte und selbst gelöschte E-Mails?​

Jede von der KI in den Trash verschobene E-Mail trägt das Tag Smart auto trash. Selbst gelöschte tragen das Tag nicht.

Werde ich über auto-gelöschte E-Mails benachrichtigt?​

Nein. Die KI schickt eingehende E-Mails still in den Trash — ohne Glocke oder Push. Die E-Mail liegt im Trash zur Prüfung; Zurück in die Inbox lehrt die KI, dass der Absender legitim ist.

Lernt die KI nur über eine spezielle „Rescue“-Schaltfläche?​

Nein. Copera lernt aus jeder Art, eine E-Mail aus dem Trash zurück in die Inbox zu bewegen — Drag, Shortcut oder Schaltfläche. So erkennt die KI den Absender als legitim und stoppt Auto-Trash für ihn.

Verwandte Funktionen​