Domain-Setup

Bevor Sie über Copera E-Mail senden oder empfangen können, müssen Sie eine eigene Domain verbinden und verifizieren. Der Prozess beweist, dass Sie die Domain besitzen, und autorisiert die Mail-Server von Copera, E-Mail in Ihrem Namen zu verarbeiten. Nach der Verifizierung können Sie so viele Inboxes unter dieser Domain erstellen, wie Sie brauchen (z. B. [email protected], [email protected]).

warnung

DNS-Änderungen können von wenigen Minuten bis zu 48 Stunden brauchen, um weltweit zu propagieren. Copera prüft Ihre Einträge periodisch automatisch — Sie müssen nicht auf der Verifizierungsseite bleiben. Sie erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn die Domain aktiv wird.

Voraussetzungen

Bevor Sie starten, stellen Sie sicher:

• Eine Domain, die Sie besitzen (z. B. yourcompany.com). Kostenlose E-Mail-Domains wie gmail.com oder outlook.com sind nicht möglich.
• Zugriff auf Ihr DNS-Management-Panel — typischerweise beim Domain-Registrar (z. B. Cloudflare, GoDaddy oder Namecheap) oder Hosting-Anbieter.
• Workspace-Administrator-Berechtigungen in Copera.

Domain-Setup starten

1. Navigieren Sie in der Seitenleiste zu Workspace Settings.
2. Öffnen Sie den Abschnitt Inbox.
3. Klicken Sie auf Add Domain.
4. Geben Sie den Domain-Namen ein (z. B. yourcompany.com) und klicken Sie auf Create.

Copera erzeugt DNS-Einträge, die Sie zur DNS-Konfiguration Ihrer Domain hinzufügen müssen. Diese Einträge erscheinen im Schritt DNS Setup des Dialogs; Sie können jeden Wert einzeln kopieren oder alle Einträge als CSV herunterladen.

Erforderliche DNS-Einträge

Copera erzeugt vier Arten von DNS-Einträgen, die zur Domain hinzugefügt werden müssen. Jeder Eintrag dient einem bestimmten Zweck für Zustellung und Authentifizierung.

1. MX-Eintrag (Mail Exchange)

Der MX-Eintrag sagt anderen Mail-Servern, wohin E-Mail an Ihre Domain zugestellt werden soll.

Feld	Wert
Type	MX
Name/Host	yourcompany.com (oder @ bei manchen Anbietern)
Value	mail.copera.ai
Priority	10

Der MX-Eintrag ist essenziell — ohne ihn erreichen eingehende E-Mails Ihre Copera-Inbox nicht.

2. SPF-Eintrag (Sender Policy Framework)

Der SPF-Eintrag ist ein TXT-Eintrag, der empfangenden Mail-Servern sagt, welche Server berechtigt sind, E-Mail von Ihrer Domain zu senden. Das hilft, dass Ihre E-Mails nicht als Spam markiert werden.

Feld	Wert
Type	TXT
Name/Host	yourcompany.com (oder @)
Value	v=spf1 include:amazonses.com -all

hinweis

Hat Ihre Domain bereits einen SPF-Eintrag, müssen Sie die beiden zusammenführen statt einen zweiten TXT-Eintrag zu erstellen. Fügen Sie include:amazonses.com vor dem Mechanismus ~all oder -all in den bestehenden SPF-Eintrag ein. Beispiel: v=spf1 include:_spf.google.com include:amazonses.com -all.

3. DKIM-Einträge (DomainKeys Identified Mail)

DKIM fügt jeder ausgehenden E-Mail eine digitale Signatur hinzu, damit Empfänger prüfen können, dass die Nachricht nicht manipuliert wurde. Copera erzeugt drei CNAME-Einträge für DKIM:

Feld	Wert
Type	CNAME
Name/Host	<token1>._domainkey.yourcompany.com
Value	<token1>.dkim.amazonses.com

Feld	Wert
Type	CNAME
Name/Host	<token2>._domainkey.yourcompany.com
Value	<token2>.dkim.amazonses.com

Feld	Wert
Type	CNAME
Name/Host	<token3>._domainkey.yourcompany.com
Value	<token3>.dkim.amazonses.com

Die genauen Token-Werte sind pro Domain einzigartig und werden von Copera während des Setups bereitgestellt. Kopieren Sie jeden sorgfältig.

4. DMARC-Eintrag

Der DMARC-Eintrag sagt empfangenden Servern, was zu tun ist, wenn eine E-Mail SPF- oder DKIM-Prüfungen nicht besteht. Copera erzeugt diesen Eintrag automatisch:

Feld	Wert
Type	TXT
Name/Host	_dmarc.yourcompany.com
Value	v=DMARC1; p=none; fo=1; adkim=s; aspf=s

Während p=none (Monitoring-Modus) der Standard ist, können Sie später auf p=quarantine oder p=reject verschärfen, sobald Sie sicher sind, dass alle legitime E-Mail korrekt authentifiziert ist.

Schritt für Schritt für gängige DNS-Anbieter

Cloudflare

tipp

Der Cloudflare-Proxy (orange Wolke) muss für MX- und CNAME-Einträge aus sein. Setzen Sie sie auf DNS only (graue Wolke).

1. Melden Sie sich im Cloudflare Dashboard an und wählen Sie Ihre Domain.
2. Gehen Sie zu DNS > Records.
3. Klicken Sie für jeden der oben genannten Einträge auf Add record.
4. Für den MX-Eintrag: Type MX, Name @, Mail server mail.copera.ai, Priority 10.
5. Für den SPF-Eintrag: Type TXT, Name @, SPF-Wert einfügen.
6. Für jeden DKIM-CNAME: Type CNAME, Name und Target aus Copera einfügen, Proxy-Status DNS only.
7. Für den DMARC-Eintrag: Type TXT, Name _dmarc, DMARC-Wert einfügen.
8. Nach jedem Eintrag Save klicken.

GoDaddy

tipp

GoDaddy hängt den Domain-Namen automatisch an das Host-Feld. Ist der Eintragsname _dmarc.yourcompany.com, geben Sie im Host-Feld nur _dmarc ein.

1. Melden Sie sich bei GoDaddy an und gehen Sie zu My Products > DNS.
2. Wählen Sie Ihre Domain und klicken Sie auf Manage DNS.
3. Klicken Sie auf Add, um jeden Eintrag zu erstellen.
4. MX: Type MX, Host @, Points to mail.copera.ai, Priority 10.
5. SPF: Type TXT, Host @, Wert einfügen.
6. DKIM-CNAME: Type CNAME, nur den Subdomain-Teil im Host (z. B. abc123._domainkey), Target-Wert einfügen.
7. DMARC: Type TXT, Host _dmarc, Wert einfügen.
8. Nach jedem Eintrag Save.

Namecheap

tipp

Im Advanced-DNS-Panel von Namecheap braucht das Host-Feld nur den Subdomain-Prefix. Nutzen Sie z. B. _dmarc statt _dmarc.yourcompany.com.

1. Melden Sie sich bei Namecheap an und gehen Sie zu Domain List > Manage für Ihre Domain.
2. Klicken Sie auf den Tab Advanced DNS.
3. Unter Host Records für jeden Eintrag Add New Record.
4. MX: Type MX Record, Host @, Value mail.copera.ai, Priority 10.
5. SPF: Type TXT Record, Host @, Wert einfügen.
6. DKIM-CNAME: Type CNAME Record, Subdomain-Prefix im Host, Target-Wert.
7. DMARC: Type TXT Record, Host _dmarc, Wert einfügen.
8. Grünes Häkchen zum Speichern jedes Eintrags.

Verifizierungsprozess

Nachdem alle DNS-Einträge hinzugefügt sind, kehren Sie zum Domain-Setup-Dialog in Copera zurück und klicken auf Verify DNS. Copera prüft jeden Eintrag einzeln und zeigt den Verifizierungsstatus:

• Ein grünes Häkchen bedeutet, der Eintrag wurde gefunden und ist korrekt.
• Ein ausstehendes Uhr-Symbol bedeutet, der Eintrag wurde noch nicht erkannt.

Sind einige Einträge noch ausstehend, warten Sie ein paar Minuten und versuchen Sie es erneut. Copera führt auch einen Hintergrund-Verifizierungsjob aus, der ausstehende Domains periodisch prüft — Sie müssen den Dialog nicht offen halten.

Sind alle Einträge verifiziert, wechselt der Domain-Status zu Active, und Sie erhalten eine Benachrichtigungs-E-Mail, dass die Domain einsatzbereit ist.

Häufige Probleme beheben

Einträge verifizieren nach mehreren Stunden nicht

• Prüfen Sie, dass Sie die exakten Werte aus Copera kopiert haben, inklusive Punkte am Ende von CNAME-Targets.
• Stellen Sie sicher, dass Sie keine doppelten Einträge erstellt haben (besonders SPF). Eine Domain sollte nur einen SPF-TXT-Eintrag haben.
• Nutzen Sie ein DNS-Lookup-Tool (z. B. MXToolbox oder dig in der Kommandozeile), um zu prüfen, dass Ihre Einträge sichtbar sind.

E-Mails landen im Spam

• Stellen Sie sicher, dass SPF- und DKIM-Einträge verifiziert sind. Fehlende Authentifizierungs-Einträge sind der häufigste Grund, warum E-Mails im Spam landen.
• Haben Sie die DMARC-Policy zu früh auf p=reject verschärft, können empfangende Server E-Mails verwerfen, die Prüfungen nicht bestehen. Starten Sie mit p=none, bis alles funktioniert.

MX-Eintrags-Konflikte

• Haben Sie zuvor einen anderen E-Mail-Anbieter genutzt (z. B. Google Workspace, Microsoft 365), können bestehende MX-Einträge existieren. Entscheiden Sie, ob Copera der primäre E-Mail-Handler sein soll oder der bestehende Anbieter bleibt. Mehrere MX-Einträge mit unterschiedlichen Prioritäten können zu Split-Delivery führen.

Domain bereits in Nutzung

• Jede Domain kann nur einmal über alle Copera-Workspaces registriert werden. Erscheint ein Fehler, dass die Domain nicht verfügbar ist, ist sie möglicherweise bereits in einem anderen Workspace konfiguriert. Kontaktieren Sie die Copera-Administration Ihrer Organisation.

tipp

Sie können alle DNS-Einträge als CSV aus dem Setup-Dialog herunterladen. Nützlich, wenn Sie die Einträge an das IT-Team weitergeben oder als Referenz behalten möchten.