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E-Mails verwalten

Copera Inbox hält Team-E-Mail mit sechs Standardordnern (Inbox, Sent, Drafts, Archived, Spam, Trash), Bulk-Aktionen über Auswahlen, Sterne-Flagging, Gmail-ähnlichem Archiv, manuellem Spam-Reporting und vier Benachrichtigungsmodi pro Nutzer organisiert. Je mehr E-Mail die Team-Inbox empfängt, desto wichtiger wird Ordnung — dieser Leitfaden geht durch jedes Werkzeug zum Verschieben zwischen Ordnern, Lesestatus (teamweit synchron), Bulk-Aktionen, Sterne und Archive, Spam melden oder retten, Benachrichtigungsmodi (All / Important only / Needs reply only / Muted) und Suche in der gesamten Inbox.

E-Mail-Ordner​

Jede Inbox hat einen Satz Standardordner:

OrdnerZweck
InboxNeue und aktive eingehende E-Mails
SentVon dieser Inbox gesendete E-Mails
DraftsBegonnene, noch nicht gesendete E-Mails
ArchivedErledigte Unterhaltungen, die als Referenz bleiben
SpamAls Spam erkannte E-Mails
TrashGelöschte E-Mails (vor endgültiger Entfernung)

Jeder Ordner zeigt die Gesamtzahl der E-Mails und die Anzahl ungelesener Nachrichten — so sehen Sie, wo Aufmerksamkeit nötig ist.

E-Mails zwischen Ordnern verschieben​

  1. Wählen Sie die E-Mail(s), die Sie verschieben möchten.
  2. Nutzen Sie die Aktion Move und wählen Sie den Zielordner.
  3. Die E-Mails werden sofort in den gewählten Ordner verschoben.

Typische Workflows:

  • Inbox zu Archived — Erledigte Unterhaltungen aus der aktiven Inbox, um Unruhe zu reduzieren.
  • Inbox zu Trash — Unerwünschte oder irrelevante E-Mails löschen.
  • Spam zu Inbox — Legitime E-Mails retten, die fälschlich als Spam markiert wurden.

E-Mails als gelesen oder ungelesen markieren​

  • Als gelesen markieren — E-Mail öffnen markiert sie automatisch als gelesen. Explizit auch aus der Thread-Liste möglich.
  • Als ungelesen markieren — Später zurückkommen und in der Inbox hervorheben.

Der Lesestatus ist über alle Inbox-Teilnehmenden geteilt: Liest ein Teammitglied eine E-Mail, ist sie für alle als gelesen markiert.

Wichtige E-Mails mit Stern markieren​

  1. Klicken Sie auf das Stern-Symbol neben einem E-Mail-Thread in der Liste.
  2. Gesternte E-Mails sind optisch hervorgehoben und leicht zu finden.
  3. Erneuter Klick entfernt den Stern.

Sterne erzeugen eine persönliche Kurzlist wichtiger E-Mails, ohne sie in einen separaten Ordner zu verschieben.

Bulk-Aktionen​

  1. Wählen Sie mehrere E-Mails in der Thread-Liste.
  2. Nutzen Sie die erscheinende Aktionsleiste:
    • Mark as read oder Mark as unread
    • Star oder Unstar
    • Move in einen anderen Ordner
    • Delete (in den Trash)

Besonders nützlich nach belebten Phasen oder bei verwandten Unterhaltungen.

E-Mails löschen​

  1. E-Mail(s) auswählen.
  2. Auf Delete klicken.
  3. E-Mails wandern in den Ordner Trash.

Aus dem Trash können E-Mails durch Zurückverschieben in die Inbox oder einen anderen Ordner wiederhergestellt werden. Endgültig gelöschte E-Mails sind nicht wiederherstellbar.

E-Mails archivieren​

Der Ordner Archived entfernt E-Mails aus der aktiven Inbox, ohne sie zu löschen. Archivierte E-Mails bleiben als Referenz und sind jederzeit im Ordner Archived zu finden.

So archivieren​

  • Einzelne E-Mail — Thread öffnen und Archive im Thread-Header klicken.
  • Bulk-Archiv — Mehrere E-Mails per Checkbox auswählen und Archive in der Bulk-Aktionsleiste.

Archivierte E-Mails wiederherstellen​

  1. Zum Ordner Archived in der Inbox-Seitenleiste.
  2. E-Mail(s) auswählen.
  3. Move to Inbox in der Bulk-Aktionsleiste klicken.
tipp

Nutzen Sie Archivieren als Standard für erledigte E-Mails. Anders als Löschen bleibt die Unterhaltung für Suche und Referenz verfügbar — der sicherste Weg zu einer sauberen Inbox.

Spam melden und auflösen​

Spam melden​

  1. Eine oder mehrere E-Mails in der Thread-Liste auswählen.
  2. Report Spam in der Bulk-Aktionsleiste (in allen Ordnern außer Spam, Sent und Drafts).
  3. Die E-Mails wandern in den Ordner Spam.

Ist Super Copera Email AI aktiv, lehrt Spam-Melden die KI Ihre Präferenzen. Künftige E-Mails desselben Absenders werden genauer geprüft.

Als Not Spam markieren​

  1. Zum Ordner Spam.
  2. E-Mail(s) auswählen, die kein Spam sind.
  3. Not Spam in der Bulk-Aktionsleiste.
  4. E-Mails zurück in die Inbox.

Das signalisiert der KI auch, dass der Absender legitim ist.

Benachrichtigungsmodi​

Jeder Nutzer konfiguriert, wie er über neue E-Mails in einer bestimmten Inbox benachrichtigt werden will. Das gilt pro Nutzer — unterschiedliche Teammitglieder können für dieselbe geteilte Inbox unterschiedliche Präferenzen haben.

Benachrichtigungen konfigurieren​

  1. Inbox-Kanal in der Seitenleiste öffnen.
  2. Kanalnamen oder Einstellungs-Symbol für Channel Overview.
  3. Tab Notifications.
  4. Bevorzugten Benachrichtigungsmodus wählen.

Verfügbare Modi​

ModusBeschreibungErfordert KI
All emailsBenachrichtigung bei jeder neuen E-Mail. Standard.Nein
Important onlyNur für E-Mails, die die KI als wichtig klassifiziert hat.Ja
Needs reply onlyNur für E-Mails, die laut KI eine Antwort von Ihnen brauchen.Ja
MutedKeine Benachrichtigungen. Inbox in der Seitenleiste mit durchgestrichenem Glocken-Symbol markiert; Ungelesen-Badge ausgeblendet. Keine Push- oder In-App-Benachrichtigungen.Nein

Bei Muted zeigt der Seitenleisten-Eintrag ein durchgestrichenes Glocken-Symbol und das Ungelesen-Badge verschwindet. Sie können die Inbox jederzeit öffnen — Mute betrifft nur Benachrichtigungen und Badge, nie die Zustellung.

hinweis

Die Modi Important only und Needs reply only erfordern Super Copera Email AI für die Inbox. Ist die KI nicht aktiv, fallen diese Modi auf All emails zurück, damit Sie nie still unterbenachrichtigt werden. Ein Inline-Prompt in den Benachrichtigungseinstellungen lässt die KI mit einem Klick aktivieren.

tipp

Sind Sie in einer hochvolumigen Support-Inbox und möchten nur bei E-Mails benachrichtigt werden, die Ihre Aufmerksamkeit brauchen, testen Sie Needs reply only. Das reduziert Benachrichtigungsrauschen stark und stellt sicher, dass Sie keine Antwort-erwartende E-Mail verpassen.

Benachrichtigungen bleiben geräteübergreifend synchron​

Lesen, verschieben oder löschen Sie eine E-Mail auf einem Gerät, leert Copera die Benachrichtigung überall sonst automatisch. Sitzt ein New-Mail-Alert auf dem Telefon und erledigen Sie die E-Mail am Schreibtisch, verschwindet die Telefon-Benachrichtigung von selbst. Neue E-Mails kommen als Push auf dem Telefon; In-App-Glocke und Notification Tray des Telefons spiegeln denselben Stand.

Suche und Filter​

  • Stichwortsuche — Suchleiste für Betreff, Absender oder Inhalt.
  • Nach Ordner filtern — Ordner in der Seitenleiste.
  • Nach Lesestatus — nur ungelesene E-Mails.
  • Nach Sternen — nur gestornte E-Mails.

Best Practices​

  • Archivieren statt löschen — Erledigte Unterhaltungen archivieren, damit sie als Referenz bleiben.
  • Sterne für Follow-up — E-Mails mit Handlungsbedarf sternen.
  • E-Mails regelmäßig verarbeiten — Täglich prüfen und organisieren.
  • Ordner strategisch nutzen — Erledigte E-Mails zügig in den passenden Ordner.
  • Benachrichtigungsmodi pro Inbox — Ruhige Modi bei hohem Volumen, volle Benachrichtigungen, wo jede E-Mail zählt.

Häufig gestellte Fragen​

Ist der Lesestatus zwischen Teammitgliedern geteilt?​

Ja. Öffnet und liest ein Inbox-Mitglied eine E-Mail, ist sie für alle der Inbox zugewiesenen Personen als gelesen markiert.

Was ist der Unterschied zwischen Archivieren und Löschen?​

Archivieren verschiebt in Archived (Suche und Referenz). Löschen verschiebt in Trash (vor endgültiger Entfernung). Archiv ist der sicherere Default für erledigte Unterhaltungen.

Wie rette ich eine E-Mail aus dem Spam-Ordner?​

Spam-Ordner öffnen, E-Mail auswählen, Not Spam in der Bulk-Aktionsleiste. Die E-Mail geht zurück in die Inbox; Super Copera Email lernt, dass der Absender legitim ist.

Können Teammitglieder unterschiedliche Benachrichtigungseinstellungen für dieselbe Inbox haben?​

Ja. Benachrichtigungsmodi gelten pro Nutzer und pro Inbox. Ihre Präferenz betrifft niemanden sonst.

Erfordern „Important only“ und „Needs reply only“ KI?​

Ja. Beide hängen von der KI-Klassifikation von Super Copera Email ab. Ohne KI fallen sie auf All emails zurück. Ein Inline-Prompt aktiviert die KI mit einem Klick.

Kann ich E-Mails im Trash endgültig löschen?​

E-Mails im Trash werden periodisch von Copera bereinigt und sind nach dem Retention-Fenster effektiv endgültig gelöscht. Bis dahin können Sie sie durch Verschieben zurück in die Inbox oder einen anderen Ordner wiederherstellen.

Löscht das Lesen auf dem Telefon die Benachrichtigung auf dem Computer?​

Ja. Lesen, Verschieben oder Löschen auf einem Gerät leert die Benachrichtigung überall. In-App-Glocke und Telefon-Tray bleiben synchron.

Wie sieht eine stummgeschaltete Inbox in der Seitenleiste aus?​

Durchgestrichenes Glocken-Symbol, kein Ungelesen-Badge. Jede E-Mail kommt weiterhin an — Mute schaltet nur Benachrichtigungen und Badge aus, nie die Zustellung.

Verwandte Funktionen​