Inbox-Zugriff verwalten
Der Inbox-Zugriff in Copera läuft über ein Teilnehmer-System. Nur Mitglieder, die einer Inbox explizit hinzugefügt wurden, sehen sie in der Seitenleiste und können mit den E-Mail-Unterhaltungen interagieren. So bleiben sensible Kommunikationen nur für die Personen sichtbar, die sie brauchen.
Sichtbarkeitsregeln
Inbox-Kanäle erscheinen in der Seitenleiste nur für Mitglieder, die dieser Inbox zugewiesen sind. Ist ein Workspace-Mitglied nicht als Teilnehmende hinzugefügt, ist die Inbox für diese Person völlig unsichtbar.
Das unterscheidet sich von Standard-Textkanälen, in denen Mitglieder verfügbare Kanäle browsen können. Inboxes sind standardmäßig privat — Sie müssen eingeladen werden, um eine zu sehen.
Workspace-Administratoren haben ein Sonderrecht: Sie können alle Inboxes im Workspace unter Workspace Settings > Inbox sehen und verwalten, auch wenn sie nicht direkte Teilnehmende einer bestimmten Inbox sind.
Mitgliederrollen
Jeder Inbox-Teilnehmende erhält eine von drei Rollen:
| Rolle | E-Mails sehen | Senden/Antworten | Mitglieder verwalten | Einstellungen verwalten |
|---|---|---|---|---|
| Admin | Ja | Ja | Ja | Ja |
| Member | Ja | Ja | Nein | Nein |
| Viewer | Ja | Nein | Nein | Nein |
- Admins haben die volle Kontrolle über die Inbox, inklusive Mitglieder hinzufügen und entfernen, Rollen ändern und E-Mail-Adressen verwalten. Workspace-Administratoren und Inbox-Admins können diese Aktionen ausführen.
- Members können alle E-Mail-Unterhaltungen lesen und E-Mails verfassen oder beantworten, aber keine Inbox-Einstellungen ändern und keine Teilnehmenden verwalten.
- Viewers haben Lesezugriff. Sie sehen alle Unterhaltungen, können aber nichts senden, antworten oder verwalten.
Mitglieder hinzufügen
So fügen Sie neue Mitglieder zu einer Inbox hinzu:
- Öffnen Sie den Inbox-Kanal per Klick in der Seitenleiste.
- Klicken Sie auf den Kanalnamen oder das Einstellungs-Symbol im Header, um den Dialog Channel Overview zu öffnen.
- Wechseln Sie zum Tab Members.
- Suchen Sie mit der Mitgliederauswahl Workspace-Mitglieder nach Name.
- Wählen Sie die Mitglieder und weisen Sie jedem eine Rolle zu.
- Bestätigen Sie die Änderungen.
Sie können einzelne Nutzer und Teams hinzufügen. Beim Hinzufügen eines Teams erhalten alle aktuellen Mitglieder dieses Teams Zugriff auf die Inbox.
Mitglieder entfernen
So entfernen Sie ein Mitglied aus einer Inbox:
- Öffnen Sie den Dialog Channel Overview der Inbox.
- Gehen Sie zum Tab Members.
- Finden Sie das Mitglied, das Sie entfernen möchten.
- Klicken Sie auf die Entfernen-Schaltfläche neben dem Namen.
Entfernte Mitglieder verlieren sofort den Zugriff; der Kanal verschwindet aus ihrer Seitenleiste.
Die Rolle eines Mitglieds ändern
So ändern Sie die Rolle eines bestehenden Inbox-Mitglieds:
- Öffnen Sie den Dialog Channel Overview.
- Gehen Sie zum Tab Members.
- Finden Sie das Mitglied, dessen Rolle Sie ändern möchten.
- Nutzen Sie das Rollen-Dropdown neben dem Namen und wählen Sie die neue Rolle (Admin, Member oder Viewer).
Rollenänderungen greifen sofort.
Aufsicht durch Workspace-Admins
Workspace-Administratoren haben erhöhten Zugriff auf alle Inboxes:
- Alle Inboxes ansehen — Unter Workspace Settings > Inbox sehen Admins jede Inbox im Workspace, unabhängig von der eigenen Teilnahme.
- Jede Inbox verwalten — Admins können die Einstellungen jeder Inbox öffnen, um Mitglieder hinzuzufügen oder zu entfernen, Rollen zu ändern oder E-Mail-Adressen anzupassen.
- Inboxes erstellen und löschen — Nur Workspace-Administratoren können neue Inboxes erstellen oder bestehende löschen.
So bleibt die organisatorische Kontrolle erhalten, auch wenn spezifische Inboxes im Alltag von Inbox-Admins oder Team Leads verwaltet werden.
Best Practices
- Mitgliedschaft bewusst halten — Fügen Sie nur Mitglieder hinzu, die Zugriff auf die Inbox brauchen. Das hält E-Mail-Unterhaltungen fokussiert und reduziert Rauschen.
- Admin-Rolle sparsam nutzen — Reservieren Sie Admin für Team Leads oder Managerinnen und Manager, die Inbox-Einstellungen verwalten müssen. Die meisten Teilnehmenden sollten Members sein.
- Teams für Abteilungs-Inboxes — Braucht eine ganze Abteilung Zugriff (z. B.
[email protected]), fügen Sie das Team statt Einzelpersonen hinzu. Neue Teammitglieder erhalten automatisch Zugriff. - Zugriff regelmäßig prüfen — Wenn Teammitglieder Rollen wechseln oder Projekte verlassen, entfernen Sie sie aus Inboxes, die sie nicht mehr brauchen.