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E-Mail-Signaturen

Copera Inbox lässt Sie Rich-Text-E-Mail-Signaturen mit zwei Scopes (Personal oder Workspace) erstellen und separate Defaults für neue Nachrichten und Antworten — pro Nutzer und pro Inbox — konfigurieren. Signaturen werden in einem Rich-Text-Editor mit Fett, Kursiv, Links und Zeilenumbrüchen verfasst, können Name, Titel, Firmendetails und Kontaktinformationen enthalten und werden basierend auf Ihren Defaults automatisch an ausgehende Nachrichten angehängt. Workspace-Signaturen standardisieren das Firmenbranding über alle Teammitglieder; persönliche Signaturen lassen jedes Mitglied den eigenen Abschluss anpassen.

Eine Signatur erstellen​

So erstellen Sie eine neue E-Mail-Signatur:

  1. Öffnen Sie einen Inbox-Kanal und klicken Sie auf den Kanalnamen oder das Einstellungs-Symbol, um den Dialog Channel Overview zu öffnen.
  2. Wechseln Sie zum Tab Signatures.
  3. Klicken Sie auf Create Signature.
  4. Geben Sie einen Namen für die Signatur ein (z. B. „Work Signature“, „Support Team“).
  5. Nutzen Sie den Rich-Text-Editor für den Signaturinhalt. Sie können einschließen:
    • Formatierten Text (fett, kursiv, Links)
    • Name, Titel und Kontaktinformationen
    • Firmendetails
  6. Klicken Sie auf Save, um die Signatur zu erstellen.

Signatur-Scopes​

Jede Signatur hat einen Scope, der festlegt, wer sie nutzen kann:

  • Personal — Nur Sie können diese Signatur nutzen. Sie ist an Ihr Nutzerkonto gebunden und für andere Inbox-Mitglieder nicht sichtbar.
  • Workspace — Alle Workspace-Mitglieder können diese Signatur nutzen. Nützlich für standardisierte Firmen-Signaturen, die alle verwenden sollen.

Bei der Auswahl einer Default-Signatur für eine Inbox können Sie aus persönlichen und Workspace-Signaturen wählen.

Default-Signaturen setzen​

Welche Signatur automatisch an ausgehende E-Mails angehängt wird, konfigurieren Sie pro Inbox:

  1. Öffnen Sie den Dialog Channel Overview der Inbox.
  2. Gehen Sie zum Tab Signatures.
  3. Setzen Sie eine Default-Signatur für neue Nachrichten — wird beim Verfassen einer neuen E-Mail automatisch eingefügt.
  4. Setzen Sie eine Default-Signatur für Antworten — wird beim Antworten automatisch eingefügt.

Sie können unterschiedliche Signaturen für neue Nachrichten und Antworten setzen oder dieselbe für beides. Diese Präferenzen gelten pro Nutzer und pro Inbox — unterschiedliche Teammitglieder können für dieselbe Inbox unterschiedliche Defaults haben.

Eine Signatur beim Verfassen anwenden​

Beim Verfassen einer neuen E-Mail oder Antwort wird Ihre Default-Signatur automatisch angehängt. Sie können außerdem:

  • Die Signatur wechseln — Klicken Sie in der Composer-Toolbar auf die Signatur-Schaltfläche und wählen Sie eine andere aus der verfügbaren Liste.
  • Die Signatur entfernen — Möchten Sie bei einer bestimmten E-Mail keine Signatur, entfernen Sie sie vor dem Senden.
  • Inline bearbeiten — Die Signatur erscheint im Editor als Teil des E-Mail-Bodies; Sie können sie für eine konkrete Nachricht ändern, ohne die gespeicherte Signatur zu ändern.

Signaturen bearbeiten und löschen​

So verwalten Sie bestehende Signaturen:

  1. Öffnen Sie den Tab Signatures im Channel-Overview-Dialog der Inbox.
  2. Klicken Sie auf das Edit-Symbol neben einer Signatur, um Name oder Inhalt zu ändern.
  3. Zum Löschen wählen Sie Delete. War die gelöschte Signatur als Default gesetzt, müssen Sie einen neuen Default wählen oder ihn leer lassen.

Best Practices​

  • Signaturen knapp halten — Nur essenzielle Kontaktinformationen. Lange Signaturen lenken Empfängerinnen und Empfänger ab.
  • Workspace-Signaturen für Konsistenz — Bei Branding-Richtlinien eine Workspace-Signatur anlegen, damit alle dasselbe Format nutzen.
  • Unterschiedliche Signaturen für neue E-Mails und Antworten — Viele Teams bevorzugen eine volle Signatur bei neuen Nachrichten und eine kürzere bei Antworten, damit Threads sauber bleiben.
  • Signaturen regelmäßig prüfen — Aktualisieren, wenn Kontakt, Titel oder Firmeninformationen sich ändern.

Häufig gestellte Fragen​

Was ist der Unterschied zwischen persönlichen und Workspace-Signaturen?​

Eine persönliche Signatur ist an Ihr Nutzerkonto gebunden und nur für Sie sichtbar — sie erscheint nie im Signatur-Picker anderer Personen. Eine Workspace-Signatur steht jedem Workspace-Mitglied zur Verfügung und eignet sich für standardisierte Firmen-Abschlüsse. Beide Typen können Sie als Default setzen.

Kann ich für unterschiedliche Inboxes unterschiedliche Signaturen haben?​

Ja. Signatur-Defaults werden pro Inbox und pro Nutzer konfiguriert — z. B. eine „Support Team“-Signatur in der Support-Inbox und eine persönliche in einer anderen Inbox, die Sie betreuen.

Kann ich eine andere Signatur für neue E-Mails als für Antworten haben?​

Ja. Im Tab Signatures des Channel-Overview-Dialogs einer Inbox wählen Sie einen Default für neue Nachrichten und einen anderen für Antworten. Viele Teams nutzen die volle Signatur bei neuen Nachrichten und eine kürzere bei Antworten.

Kann ich Bilder oder Logos in eine Signatur einfügen?​

Der Signatur-Editor unterstützt formatierten Text, Links und Zeilenumbrüche. Bildbasierte Logos binden Sie über eine gehostete URL ein oder bitten die Workspace-Administration, eine Workspace-Signatur mit Firmenlogo einzurichten.

Was passiert mit meinem Default, wenn ich die Signatur lösche?​

Löschen Sie eine als Default gesetzte Signatur, werden Sie aufgefordert, einen neuen Default zu wählen oder ihn leer zu lassen. Ausgehende E-Mails ohne Default-Signatur gehen einfach ohne angehängte Signatur raus.

Kann die KI eine Signatur für mich erzeugen?​

Nicht direkt — Signaturinhalte werden manuell im Rich-Text-Editor geschrieben. Sie können jedoch Ask Copera AI nutzen, um Signaturtext zu entwerfen (z. B. „Schreibe eine knappe E-Mail-Signatur für eine Software-Engineerin namens Alex bei Acme Inc.“), und ihn dann in den Signatur-Editor kopieren.

Verwandte Funktionen​