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Eine Inbox erstellen

Sobald Sie eine verifizierte Domain haben, können Sie geteilte E-Mail-Inboxes für Ihr Team erstellen. Jede Inbox erhält eine eigene E-Mail-Adresse und erscheint als eigener Kanal in der Copera-Seitenleiste — so arbeiten zugewiesene Mitglieder leicht an E-Mail-Unterhaltungen zusammen.

hinweis

Nur Workspace-Administratoren können Inboxes erstellen. Sehen Sie die Option nicht, bitten Sie Ihre Workspace-Admin-Person um Hilfe.

Den Dialog „Create Inbox“ öffnen​

So erstellen Sie eine neue Inbox:

  1. Bewegen Sie im Abschnitt Communicate der Seitenleiste den Mauszeiger über die Kanalkategorie, in der die Inbox erscheinen soll.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche + und wählen Sie Inbox als Kanaltyp.

Alternativ: Rechtsklick auf eine Kategorie und Create Inbox im Kontextmenü.

Inbox-Erstellung Schritt für Schritt​

1. Inbox-Name setzen​

Geben Sie im Feld Inbox Name einen aussagekräftigen Namen ein. Dieser Name erscheint in der Seitenleiste und hilft Mitgliedern, die Inbox auf einen Blick zu erkennen.

Gute Namensbeispiele:

  • Customer Support
  • Sales Inquiries
  • HR Department

2. Display Name setzen​

Der Display Name ist, was Empfängerinnen und Empfänger im „From“-Feld sehen, wenn sie eine E-Mail von dieser Inbox erhalten. Setzen Sie z. B. „Acme Support Team“, erscheinen ausgehende E-Mails als von „Acme Support Team“.

3. Domain wählen​

Wählen Sie eine verifizierte Domain im Dropdown. Nur Domains mit Status Active sind verfügbar. Erscheinen keine Domains, müssen Sie zuerst eine Domain einrichten und verifizieren.

Brauchen Sie eine neue Domain, klicken Sie unten im Dropdown auf Add New Domain. Das führt Sie zu Workspace Settings, wo Sie die Domain-Verifizierung starten können.

4. Primäre E-Mail-Adresse setzen​

Geben Sie den lokalen Teil der E-Mail-Adresse ein (der Teil vor dem @). Ist Ihre Domain z. B. yourcompany.com und tippen Sie support, wird die Inbox-Adresse [email protected].

Das ist die primäre E-Mail-Adresse der Inbox. Alle an diese Adresse gesendeten eingehenden E-Mails erscheinen in der Inbox.

5. Aliase hinzufügen (optional)​

Sie können zusätzliche E-Mail-Aliase hinzufügen, die ebenfalls zu dieser Inbox leiten. Zum Beispiel sollen [email protected] und [email protected] in dieselbe Inbox liefern.

So fügen Sie einen Alias hinzu:

  1. Tippen Sie den lokalen Teil des Alias in das Alias-Feld.
  2. Klicken Sie auf + oder drücken Sie Enter.
  3. Wiederholen Sie das für weitere Aliase.

Aliase erscheinen als Chips unter dem Eingabefeld. Klicken Sie auf das X an einem Alias-Chip, um ihn zu entfernen.

6. Teammitglieder zuweisen​

Nutzen Sie die Mitgliederauswahl, um Workspace-Mitglieder zu suchen und zur Inbox hinzuzufügen. Jedes hinzugefügte Mitglied sieht den Inbox-Kanal in der Seitenleiste und kann mit den E-Mail-Unterhaltungen interagieren.

Beim Hinzufügen weisen Sie jeder teilnehmenden Person eine Rolle zu:

RolleFähigkeiten
AdminVolle Kontrolle — Inbox-Einstellungen verwalten, Mitglieder hinzufügen/entfernen, E-Mails senden und verwalten
MemberE-Mails in der Inbox ansehen, senden und verwalten
ViewerE-Mail-Unterhaltungen lesen, aber nicht senden oder antworten

7. Die Inbox erstellen​

Klicken Sie auf Create, um abzuschließen. Der neue Inbox-Kanal erscheint in der Seitenleiste für alle zugewiesenen Mitglieder und ist sofort bereit, E-Mail zu empfangen.

Was im Hintergrund passiert​

Beim Erstellen einer Inbox:

  1. Erstellt Copera ein Postfach auf dem E-Mail-Server, der mit Ihrer verifizierten Domain verknüpft ist.
  2. Registriert die primäre E-Mail-Adresse und alle Aliase.
  3. Erstellt einen neuen Kanal vom Typ Inbox in der Seitenleiste.
  4. Weist die ausgewählten Mitglieder mit ihren Rollen zu.

Eingehende E-Mails an die primäre Adresse oder einen Alias erscheinen automatisch im Inbox-Kanal.

Eine Inbox nach der Erstellung bearbeiten​

Zum Ändern einer Inbox nach der Erstellung öffnen Sie den Inbox-Kanal und klicken auf den Kanalnamen oder das Einstellungs-Symbol im Header. Im Dialog Channel Overview können Sie:

  • Die Inbox umbenennen
  • Mitglieder und Rollen verwalten
  • E-Mail-Adressen hinzufügen oder entfernen
  • Signatur-Präferenzen konfigurieren

Details zur Mitgliederverwaltung unter Inbox-Zugriff verwalten.