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Signatures e-mail

Copera Inbox vous permet de créer des signatures e-mail en texte enrichi avec deux portées (Personnelle ou Espace de travail) et de configurer des valeurs par défaut séparées pour les nouveaux messages et les réponses — par utilisateur et par Inbox. Les signatures sont composées dans un éditeur de texte enrichi avec gras, italique, liens et sauts de ligne, peuvent inclure votre nom, titre, détails d'entreprise et informations de contact, et sont automatiquement ajoutées aux messages sortants selon vos valeurs par défaut. Les signatures au niveau de l'espace de travail standardisent la marque de l'entreprise pour tous les membres de l'équipe, tandis que les signatures personnelles laissent chaque membre personnaliser sa propre formule de clôture.

Créer une signature​

Pour créer une nouvelle signature e-mail :

  1. Ouvrez un canal Inbox et cliquez sur le nom du canal ou l'icône des paramètres pour ouvrir la boîte de dialogue Vue d'ensemble du canal.
  2. Allez à l'onglet Signatures.
  3. Cliquez sur Créer une signature.
  4. Saisissez un nom pour la signature (par ex. « Signature pro », « Équipe Support »).
  5. Utilisez l'éditeur de texte enrichi pour composer le contenu de votre signature. Vous pouvez inclure :
    • Texte formaté (gras, italique, liens)
    • Votre nom, titre et informations de contact
    • Détails de l'entreprise
  6. Cliquez sur Enregistrer pour créer la signature.

Portées de signature​

Chaque signature a une portée qui détermine qui peut l'utiliser :

  • Personnelle --- Vous seul pouvez utiliser cette signature. Elle est liée à votre compte utilisateur et n'est pas visible pour les autres membres de l'Inbox.
  • Espace de travail --- Tous les membres de l'espace de travail peuvent utiliser cette signature. Utile pour des signatures d'entreprise standardisées que tout le monde devrait utiliser.

Lorsque vous sélectionnez une signature par défaut pour une Inbox, vous pouvez choisir parmi vos signatures personnelles et les signatures au niveau de l'espace de travail.

Définir les signatures par défaut​

Vous pouvez configurer quelle signature est automatiquement appliquée à vos e-mails sortants pour chaque Inbox :

  1. Ouvrez la boîte de dialogue Vue d'ensemble du canal de l'Inbox.
  2. Allez à l'onglet Signatures.
  3. Définissez une signature par défaut pour les nouveaux messages --- cette signature est automatiquement insérée lorsque vous composez un nouvel e-mail.
  4. Définissez une signature par défaut pour les réponses --- cette signature est automatiquement insérée lorsque vous répondez à un e-mail.

Vous pouvez définir des signatures différentes pour les nouveaux messages et les réponses, ou utiliser la même pour les deux. Ces préférences sont par utilisateur et par Inbox, donc différents membres de l'équipe peuvent avoir des signatures par défaut différentes pour la même Inbox.

Appliquer une signature lors de la composition​

Lorsque vous composez un nouvel e-mail ou une réponse, votre signature par défaut est automatiquement ajoutée au message. Vous pouvez aussi :

  • Changer la signature --- Cliquez sur le bouton de signature dans la barre d'outils du compositeur e-mail pour sélectionner une signature différente dans votre liste disponible.
  • Retirer la signature --- Si vous ne voulez pas de signature sur un e-mail particulier, vous pouvez la retirer avant l'envoi.
  • Éditer en ligne --- La signature apparaît dans l'éditeur comme partie du corps de l'e-mail, pour la modifier pour un message précis sans changer la signature enregistrée.

Modifier et supprimer des signatures​

Pour gérer vos signatures existantes :

  1. Ouvrez l'onglet Signatures dans la boîte de dialogue Vue d'ensemble du canal de l'Inbox.
  2. Cliquez sur l'icône modifier à côté de n'importe quelle signature pour modifier son nom ou contenu.
  3. Pour supprimer une signature, cliquez sur l'option supprimer. Si la signature supprimée était définie comme par défaut, vous devrez en sélectionner une nouvelle ou la laisser non définie.

Bonnes pratiques​

  • Gardez les signatures concises --- N'incluez que les informations de contact essentielles. Les longues signatures peuvent distraire les destinataires.
  • Utilisez les signatures d'espace de travail pour la cohérence --- Si votre organisation a des directives de marque, créez une signature au niveau de l'espace de travail pour que tous les membres de l'équipe utilisent le même format.
  • Définissez des signatures différentes pour les nouveaux e-mails et les réponses --- De nombreuses équipes préfèrent une signature complète sur les nouveaux messages et une version plus courte pour les réponses afin de garder les fils propres.
  • Révisez les signatures périodiquement --- Mettez à jour les signatures lorsque les coordonnées, titres de poste ou informations d'entreprise changent.

Foire aux questions​

Quelle est la différence entre les signatures personnelles et d'espace de travail ?​

Une signature personnelle est liée à votre compte utilisateur et n'est visible que par vous — elle n'apparaît jamais dans le sélecteur de signature de quelqu'un d'autre. Une signature d'espace de travail est disponible pour chaque membre de l'espace de travail, idéale pour des formules de clôture d'entreprise standardisées que tout le monde devrait utiliser. Vous pouvez définir l'un ou l'autre type comme par défaut.

Puis-je avoir des signatures différentes pour différentes Inboxes ?​

Oui. Les valeurs par défaut de signature sont configurées par Inbox et par utilisateur, vous pouvez donc utiliser une signature « Équipe Support » sur votre Inbox support et une signature personnelle sur une autre Inbox que vous gérez.

Puis-je avoir une signature différente pour les nouveaux e-mails et les réponses ?​

Oui. Dans l'onglet Signatures de la boîte de dialogue Vue d'ensemble du canal d'une Inbox, vous pouvez choisir une valeur par défaut pour les nouveaux messages et une différente pour les réponses. De nombreuses équipes utilisent une signature complète sur les nouveaux messages et une plus courte sur les réponses pour garder les fils propres.

Puis-je insérer des images ou logos dans une signature ?​

L'éditeur de signature prend en charge le texte formaté, les liens et les sauts de ligne. Pour les logos basés sur des images, intégrez-les via un lien URL hébergé ou demandez à l'administrateur de votre espace de travail de configurer une signature au niveau de l'espace de travail avec le logo de l'entreprise.

Que se passe-t-il pour ma valeur par défaut si je supprime la signature ?​

Si vous supprimez une signature définie comme par défaut, vous serez invité à en sélectionner une nouvelle ou à la laisser non définie. Les e-mails sortants sans signature par défaut partent simplement sans signature ajoutée.

L'IA peut-elle générer une signature pour moi ?​

Pas directement — le contenu de la signature est rédigé manuellement dans l'éditeur de texte enrichi. Cependant, vous pouvez utiliser Ask Copera AI pour rédiger le texte d'une signature (par exemple « Rédige une signature e-mail concise pour un ingénieur logiciel nommé Alex chez Acme Inc. »), puis copier-coller dans l'éditeur de signature.

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