Gérer l'accès à l'Inbox
L'accès à l'Inbox dans Copera est contrôlé via un système de participants. Seuls les membres explicitement ajoutés à une Inbox peuvent la voir dans leur barre latérale et interagir avec ses conversations e-mail. Cela garantit que les communications sensibles restent visibles uniquement pour les personnes qui en ont besoin.
Règles de visibilité
Les canaux Inbox n'apparaissent dans la barre latérale que pour les membres assignés à cette Inbox. Si un membre de l'espace de travail n'a pas été ajouté comme participant, l'Inbox lui est complètement invisible.
Ce comportement diffère des canaux de texte standard, où les membres peuvent parcourir les canaux disponibles. Les Inboxes sont privées par défaut --- vous devez être invité pour en voir une.
Les administrateurs de l'espace de travail ont un privilège spécial : ils peuvent voir et gérer toutes les Inboxes de l'espace de travail depuis Paramètres de l'espace de travail > Inbox, même s'ils ne sont pas participants directs d'une Inbox particulière.
Rôles des membres
Chaque participant d'Inbox se voit assigner l'un des trois rôles :
| Rôle | Voir les e-mails | Envoyer/Répondre | Gérer les membres | Gérer les paramètres |
|---|---|---|---|---|
| Admin | Oui | Oui | Oui | Oui |
| Membre | Oui | Oui | Non | Non |
| Lecteur | Oui | Non | Non | Non |
- Les admins ont le contrôle total sur l'Inbox, y compris l'ajout et le retrait de membres, le changement de rôles et la gestion des adresses e-mail. Les administrateurs de l'espace de travail et les admins d'Inbox peuvent effectuer ces actions.
- Les membres peuvent lire toutes les conversations e-mail et composer ou répondre aux e-mails, mais ne peuvent pas modifier les paramètres de l'Inbox ni gérer les participants.
- Les lecteurs ont un accès en lecture seule. Ils peuvent voir toutes les conversations mais ne peuvent pas envoyer, répondre ni gérer quoi que ce soit.
Ajouter des membres
Pour ajouter de nouveaux membres à une Inbox :
- Ouvrez le canal Inbox en cliquant dessus dans la barre latérale.
- Cliquez sur le nom du canal ou l'icône des paramètres dans l'en-tête pour ouvrir la boîte de dialogue Vue d'ensemble du canal.
- Allez à l'onglet Membres.
- Utilisez le sélecteur de membres pour rechercher des membres de l'espace de travail par nom.
- Sélectionnez les membres à ajouter et assignez un rôle à chacun.
- Confirmez les changements.
Vous pouvez ajouter à la fois des utilisateurs individuels et des équipes. Lorsque vous ajoutez une équipe, tous les membres actuels de cette équipe obtiennent l'accès à l'Inbox.
Retirer des membres
Pour retirer un membre d'une Inbox :
- Ouvrez la boîte de dialogue Vue d'ensemble du canal pour l'Inbox.
- Allez à l'onglet Membres.
- Trouvez le membre à retirer.
- Cliquez sur le bouton de retrait à côté de son nom.
Les membres retirés perdent immédiatement l'accès à l'Inbox, et le canal disparaîtra de leur barre latérale.
Changer le rôle d'un membre
Pour changer le rôle d'un membre d'Inbox existant :
- Ouvrez la boîte de dialogue Vue d'ensemble du canal.
- Allez à l'onglet Membres.
- Trouvez le membre dont vous souhaitez changer le rôle.
- Utilisez le menu déroulant de rôle à côté de son nom pour sélectionner le nouveau rôle (Admin, Membre ou Lecteur).
Les changements de rôle prennent effet immédiatement.
Supervision par l'admin de l'espace de travail
Les administrateurs de l'espace de travail ont un accès élevé à toutes les Inboxes :
- Voir toutes les Inboxes --- Depuis Paramètres de l'espace de travail > Inbox, les admins peuvent voir chaque Inbox de l'espace de travail, qu'ils soient participants ou non.
- Gérer n'importe quelle Inbox --- Les admins peuvent ouvrir les paramètres de n'importe quelle Inbox pour ajouter ou retirer des membres, changer les rôles ou modifier les adresses e-mail.
- Créer et supprimer des Inboxes --- Seuls les administrateurs de l'espace de travail peuvent créer de nouvelles Inboxes ou supprimer des existantes.
Cela garantit que le contrôle organisationnel est maintenu même lorsque des Inboxes précises sont gérées au quotidien par des admins d'Inbox ou des responsables d'équipe.
Bonnes pratiques
- Gardez l'adhésion intentionnelle --- N'ajoutez que les membres qui ont besoin d'accéder à l'Inbox. Cela garde les conversations e-mail ciblées et réduit le bruit.
- Utilisez le rôle Admin avec parcimonie --- Réservez le rôle Admin aux responsables d'équipe ou managers qui doivent gérer les paramètres de l'Inbox. La plupart des participants devraient être Membres.
- Utilisez les équipes pour les Inboxes de service --- Si tout un service a besoin d'accéder à une Inbox (par ex.
[email protected]), ajoutez l'équipe plutôt que des utilisateurs individuels. Les nouveaux membres de l'équipe obtiendront automatiquement l'accès. - Révisez l'accès périodiquement --- Lorsque les membres de l'équipe changent de rôle ou quittent des projets, retirez-les des Inboxes dont ils n'ont plus besoin.