Créer une Inbox

Une fois que vous avez un domaine vérifié, vous pouvez créer des Inboxes e-mail partagées pour votre équipe. Chaque Inbox obtient sa propre adresse e-mail et apparaît comme un canal dédié dans la barre latérale Copera, pour que les membres assignés collaborent facilement sur les conversations e-mail.

note

Seuls les administrateurs de l'espace de travail peuvent créer des Inboxes. Si vous ne voyez pas l'option de créer une Inbox, demandez de l'aide à l'admin de votre espace de travail.

Ouvrir la boîte de dialogue de création d'Inbox

Pour créer une nouvelle Inbox :

1. Dans la section Communiquer de la barre latérale, survolez la catégorie de canaux où vous voulez que l'Inbox apparaisse.
2. Cliquez sur le bouton + et sélectionnez Inbox comme type de canal.

Sinon, vous pouvez cliquer avec le bouton droit sur une catégorie et sélectionner Créer une Inbox dans le menu contextuel.

Création d'Inbox étape par étape

1. Définir le nom de l'Inbox

Saisissez un nom descriptif pour l'Inbox dans le champ Nom de l'Inbox. Ce nom s'affiche dans la barre latérale et aide les membres à identifier l'Inbox en un coup d'œil.

Bons exemples de nommage :

• Support client
• Demandes commerciales
• Service RH

2. Définir le nom d'affichage

Le Nom d'affichage est ce que les destinataires voient dans le champ « De » lorsqu'ils reçoivent un e-mail de cette Inbox. Par exemple, définir le nom d'affichage sur « Équipe Support Acme » signifie que les e-mails sortants apparaîtront comme provenant de « Équipe Support Acme ».

3. Choisir un domaine

Sélectionnez un domaine vérifié dans le menu déroulant. Seuls les domaines avec un statut Actif sont disponibles. Si aucun domaine n'apparaît, vous devez d'abord configurer et vérifier un domaine.

Si vous devez ajouter un nouveau domaine, cliquez sur Ajouter un nouveau domaine en bas du menu déroulant. Cela vous amènera aux Paramètres de l'espace de travail où vous pourrez démarrer le processus de vérification de domaine.

4. Définir l'adresse e-mail principale

Saisissez la partie locale de l'adresse e-mail (la partie avant le symbole @). Par exemple, si votre domaine est votreentreprise.com et que vous tapez support, l'adresse e-mail de l'Inbox sera [email protected].

C'est l'adresse e-mail principale de l'Inbox. Tous les e-mails entrants envoyés à cette adresse apparaîtront dans l'Inbox.

5. Ajouter des alias (optionnel)

Vous pouvez ajouter des alias e-mail supplémentaires qui acheminent aussi vers cette Inbox. Par exemple, vous pourriez vouloir que [email protected] et [email protected] livrent tous deux à la même Inbox.

Pour ajouter un alias :

1. Tapez la partie locale de l'alias dans le champ alias.
2. Cliquez sur le bouton + ou appuyez sur Entrée pour l'ajouter.
3. Répétez pour des alias supplémentaires.

Les alias apparaissent comme des puces sous le champ de saisie. Cliquez sur le X sur n'importe quelle puce d'alias pour la retirer.

6. Assigner des membres de l'équipe

Utilisez le sélecteur de membres pour rechercher et ajouter des membres de l'espace de travail à l'Inbox. Chaque membre ajouté pourra voir le canal Inbox dans sa barre latérale et interagir avec les conversations e-mail.

Lors de l'ajout de membres, vous assignez un rôle à chaque participant :

Rôle	Capacités
Admin	Contrôle total --- peut gérer les paramètres de l'Inbox, ajouter/retirer des membres, envoyer et gérer les e-mails
Membre	Peut voir, envoyer et gérer les e-mails dans l'Inbox
Lecteur	Peut lire les conversations e-mail mais ne peut pas envoyer ni répondre

7. Créer l'Inbox

Cliquez sur le bouton Créer pour finaliser l'Inbox. Le nouveau canal Inbox apparaîtra dans la barre latérale pour tous les membres assignés, et l'Inbox est immédiatement prête à recevoir des e-mails.

Ce qui se passe en coulisses

Lorsque vous créez une Inbox, Copera :

1. Crée une boîte aux lettres sur le serveur e-mail lié à votre domaine vérifié.
2. Enregistre l'adresse e-mail principale et tous les alias.
3. Crée un nouveau canal de type Inbox dans la barre latérale.
4. Assigne les membres sélectionnés avec leurs rôles respectifs.

Les e-mails entrants envoyés à l'adresse principale ou à tout alias commenceront à apparaître automatiquement dans le canal Inbox.

Modifier une Inbox après création

Pour modifier une Inbox après sa création, ouvrez le canal Inbox et cliquez sur le nom du canal ou l'icône des paramètres dans l'en-tête. Depuis la boîte de dialogue Vue d'ensemble du canal, vous pouvez :

• Renommer l'Inbox
• Gérer les membres et leurs rôles
• Ajouter ou retirer des adresses e-mail
• Configurer les préférences de signature

Pour les détails sur la gestion des membres, voir Gérer l'accès à l'Inbox.