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Firmas de correo

Copera Inbox te permite crear firmas de correo con texto enriquecido en dos alcances (Personal o Workspace) y configurar valores predeterminados separados para los mensajes nuevos y las respuestas — por usuario y por inbox. Las firmas se componen en un editor de texto enriquecido con negrita, cursiva, enlaces y saltos de línea, pueden incluir tu nombre, cargo, datos de la empresa e información de contacto, y se añaden automáticamente a los mensajes salientes según tus valores predeterminados. Las firmas con alcance de espacio de trabajo estandarizan la imagen de marca de la empresa entre todos los miembros del equipo, mientras que las firmas personales permiten que cada miembro personalice su propia despedida.

Crear una firma​

Para crear una nueva firma de correo:

  1. Abre un canal de inbox y haz clic en el nombre del canal o en el icono de configuración para abrir el diálogo Channel Overview.
  2. Ve a la pestaña Signatures.
  3. Haz clic en Create Signature.
  4. Introduce un nombre para la firma (p. ej., "Firma de trabajo", "Equipo de soporte").
  5. Usa el editor de texto enriquecido para componer el contenido de tu firma. Puedes incluir:
    • Texto con formato (negrita, cursiva, enlaces)
    • Tu nombre, cargo e información de contacto
    • Datos de la empresa
  6. Haz clic en Save para crear la firma.

Alcances de la firma​

Cada firma tiene un alcance que determina quién puede usarla:

  • Personal --- Solo tú puedes usar esta firma. Está vinculada a tu cuenta de usuario y no es visible para otros miembros del inbox.
  • Workspace --- Todos los miembros del espacio de trabajo pueden usar esta firma. Es útil para las firmas corporativas estandarizadas que todos deberían usar.

Al seleccionar una firma predeterminada para un inbox, puedes elegir entre tus firmas personales y cualquier firma a nivel de espacio de trabajo.

Definir firmas predeterminadas​

Puedes configurar qué firma se aplica automáticamente a tus correos salientes en cada inbox:

  1. Abre el diálogo Channel Overview del inbox.
  2. Ve a la pestaña Signatures.
  3. Define una firma predeterminada para los mensajes nuevos --- esta firma se inserta automáticamente cuando redactas un correo nuevo.
  4. Define una firma predeterminada para las respuestas --- esta firma se inserta automáticamente cuando respondes a un correo.

Puedes definir firmas diferentes para los mensajes nuevos y las respuestas, o usar la misma para ambos. Estas preferencias son por usuario y por inbox, así que distintos miembros del equipo pueden tener firmas predeterminadas diferentes para el mismo inbox.

Aplicar una firma al redactar​

Cuando redactas un correo nuevo o respondes, tu firma predeterminada se añade automáticamente al mensaje. También puedes:

  • Cambiar la firma --- Haz clic en el botón de firma en la barra de herramientas del redactor de correo para seleccionar una firma diferente de tu lista disponible.
  • Quitar la firma --- Si no quieres una firma en un correo concreto, puedes quitarla antes de enviar.
  • Editar en línea --- La firma aparece en el editor como parte del cuerpo del correo, así que puedes modificarla para un mensaje específico sin cambiar la firma guardada.

Editar y eliminar firmas​

Para gestionar tus firmas existentes:

  1. Abre la pestaña Signatures en el diálogo Channel Overview del inbox.
  2. Haz clic en el icono de editar junto a cualquier firma para modificar su nombre o contenido.
  3. Para eliminar una firma, haz clic en la opción de eliminar. Si la firma eliminada estaba definida como predeterminada, tendrás que seleccionar una nueva predeterminada o dejarla sin definir.

Buenas prácticas​

  • Mantén las firmas concisas --- Incluye solo la información de contacto esencial. Las firmas largas pueden distraer a los destinatarios.
  • Usa firmas de espacio de trabajo para la coherencia --- Si tu organización tiene pautas de marca, crea una firma a nivel de espacio de trabajo para que todos los miembros del equipo usen el mismo formato.
  • Define firmas diferentes para los correos nuevos y las respuestas --- Muchos equipos prefieren una firma completa en los mensajes nuevos y una versión más corta en las respuestas para mantener los hilos limpios.
  • Revisa las firmas periódicamente --- Actualiza las firmas cuando cambien los datos de contacto, los cargos o la información de la empresa.

Preguntas frecuentes​

¿Cuál es la diferencia entre las firmas personales y las de espacio de trabajo?​

Una firma personal está vinculada a tu cuenta de usuario y solo es visible para ti — nunca aparece en el selector de firmas de otra persona. Una firma de espacio de trabajo está disponible para todos los miembros del espacio de trabajo, lo que la hace ideal para las despedidas corporativas estandarizadas que todos deberían usar. Puedes definir cualquiera de los dos tipos como predeterminada.

¿Puedo tener firmas diferentes para distintos inboxes?​

Sí. Los valores predeterminados de firma se configuran por inbox y por usuario, así que puedes usar una firma de "Equipo de soporte" en tu inbox de soporte y una firma personal en otro inbox que gestiones.

¿Puedo tener una firma diferente para los correos nuevos frente a las respuestas?​

Sí. En la pestaña Signatures del diálogo Channel Overview de un inbox, puedes elegir una predeterminada para los mensajes nuevos y una predeterminada diferente para las respuestas. Muchos equipos usan una firma completa en los mensajes nuevos y una más corta en las respuestas para mantener los hilos limpios.

¿Puedo insertar imágenes o logotipos en una firma?​

El editor de firmas admite texto con formato, enlaces y saltos de línea. Para los logotipos basados en imágenes, incrústalos mediante un enlace a una URL alojada o pídele al administrador de tu espacio de trabajo que configure una firma a nivel de espacio de trabajo con el logotipo de la empresa.

¿Qué pasa con mi predeterminada si elimino la firma?​

Si eliminas una firma que estaba definida como predeterminada, se te pedirá que selecciones una nueva predeterminada o que la dejes sin definir. Los correos salientes sin una firma predeterminada simplemente se envían sin ninguna añadida.

¿Puede la IA generar una firma por mí?​

No directamente — el contenido de la firma se escribe manualmente en el editor de texto enriquecido. Sin embargo, puedes usar Pregúntale a Copera AI para redactar el texto de la firma (por ejemplo, "Escribe una firma de correo concisa para un ingeniero de software llamado Alex en Acme Inc."), y luego copiarla y pegarla en el editor de firmas.

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