Gérer les e-mails
Copera Inbox garde l'e-mail d'équipe organisé avec six dossiers standard (Inbox, Envoyés, Brouillons, Archivés, Spam, Corbeille), des actions en masse sur les sélections, un signalement par étoile, une archive style Gmail, un signalement spam manuel et quatre modes de notification par utilisateur. À mesure que votre Inbox d'équipe reçoit plus d'e-mails, rester organisé devient essentiel — ce guide parcourt chaque outil pour déplacer les e-mails entre dossiers, suivre le statut de lecture (synchronisé entre tous les membres de l'Inbox), agir en masse sur plusieurs fils, gérer les étoiles et archives, signaler ou récupérer le spam, configurer les modes de notification (Tous / Importants uniquement / Réponse requise uniquement / En sourdine) et rechercher dans toute l'Inbox.
Dossiers e-mail
Chaque Inbox dispose d'un ensemble de dossiers standard pour organiser les conversations :
| Dossier | Objectif |
|---|---|
| Inbox | E-mails entrants nouveaux et actifs |
| Envoyés | E-mails envoyés depuis cette Inbox |
| Brouillons | E-mails commencés mais pas encore envoyés |
| Archivés | Conversations résolues mais conservées en référence |
| Spam | E-mails identifiés comme spam |
| Corbeille | E-mails supprimés (avant suppression définitive) |
Chaque dossier affiche le nombre total d'e-mails et le compte de messages non lus, pour voir facilement où votre attention est nécessaire.
Déplacer des e-mails entre dossiers
Vous pouvez déplacer des e-mails entre dossiers pour organiser votre flux de travail :
- Sélectionnez le ou les e-mails à déplacer.
- Utilisez l'action Déplacer pour choisir le dossier cible.
- Les e-mails seront relocalisés immédiatement dans le dossier sélectionné.
Flux de travail courants :
- Inbox vers Archivés --- Déplacer les conversations résolues hors de l'Inbox active pour réduire l'encombrement.
- Inbox vers Corbeille --- Supprimer les e-mails indésirables ou non pertinents.
- Spam vers Inbox --- Récupérer des e-mails légitimes incorrectement marqués comme spam.
Marquer les e-mails comme lus ou non lus
Suivez les e-mails qui nécessitent de l'attention en gérant leur statut de lecture :
- Marquer comme lu --- Cliquez sur un e-mail pour l'ouvrir, ce qui le marque automatiquement comme lu. Vous pouvez aussi marquer explicitement des e-mails comme lus depuis la liste des fils.
- Marquer comme non lu --- Si vous devez revenir à un e-mail plus tard, marquez-le comme non lu pour qu'il se distingue dans l'Inbox.
Le statut de lecture est partagé entre tous les participants de l'Inbox : lorsqu'un membre de l'équipe lit un e-mail, il est marqué comme lu pour tout le monde.
Étoiler les e-mails importants
Utilisez le drapeau étoile pour mettre en évidence les e-mails importants qui nécessitent un suivi ou une attention particulière :
- Cliquez sur l'icône étoile à côté d'un fil e-mail dans la liste.
- Les e-mails étoilés sont distingués visuellement, faciles à trouver.
- Cliquez à nouveau sur l'étoile pour la retirer.
L'étoilage est un moyen rapide de créer une shortlist personnelle des e-mails qui comptent le plus, sans les déplacer vers un dossier séparé.
Actions en masse
Lorsque vous devez gérer plusieurs e-mails d'un coup, les actions en masse font gagner du temps :
- Sélectionnez plusieurs e-mails depuis la liste des fils.
- Utilisez la barre d'actions qui apparaît pour effectuer des opérations sur tous les e-mails sélectionnés :
- Marquer comme lu ou Marquer comme non lu
- Étoiler ou Retirer l'étoile
- Déplacer vers un autre dossier
- Supprimer (déplacer vers la Corbeille)
Les actions en masse sont particulièrement utiles pour nettoyer une Inbox après une période chargée ou pour traiter un lot de conversations liées.
Supprimer des e-mails
Pour supprimer un e-mail :
- Sélectionnez le ou les e-mails à supprimer.
- Cliquez sur l'action Supprimer.
- Les e-mails sont déplacés vers le dossier Corbeille.
Les e-mails dans le dossier Corbeille peuvent être récupérés en les déplaçant vers l'Inbox ou un autre dossier. Les e-mails définitivement supprimés ne peuvent pas être récupérés.
Archiver des e-mails
Le dossier Archivés vous permet de retirer des e-mails de votre Inbox active sans les supprimer. Les e-mails archivés sont conservés pour référence future et peuvent être trouvés à tout moment en naviguant vers le dossier Archivés.
Comment archiver
- E-mail unique --- Ouvrez un fil e-mail et cliquez sur le bouton Archiver dans l'en-tête du fil. L'e-mail est déplacé immédiatement vers le dossier Archivés.
- Archive en masse --- Sélectionnez plusieurs e-mails depuis la liste des fils via les cases à cocher, puis cliquez sur le bouton Archiver dans la barre d'actions en masse.
Restaurer des e-mails archivés
Pour ramener un e-mail archivé vers votre Inbox :
- Naviguez vers le dossier Archivés dans la barre latérale de l'Inbox.
- Sélectionnez le ou les e-mails à restaurer.
- Cliquez sur Déplacer vers Inbox dans la barre d'actions en masse.
Utilisez l'archivage comme stratégie par défaut pour les e-mails traités. Contrairement à la suppression, l'archivage garde la conversation disponible pour la recherche et la référence. C'est le moyen le plus sûr de garder votre Inbox propre.
Signaler et résoudre le spam
Vous pouvez signaler manuellement des e-mails suspects comme spam et récupérer des e-mails légitimes incorrectement signalés :
Signaler comme spam
- Sélectionnez un ou plusieurs e-mails depuis la liste des fils.
- Cliquez sur le bouton Signaler comme spam dans la barre d'actions en masse (disponible dans tous les dossiers sauf Spam, Envoyés et Brouillons).
- Les e-mails sélectionnés sont déplacés vers le dossier Spam.
Lorsque l'IA Super Copera Email est activée, signaler le spam apprend aussi à l'IA vos préférences. Les futurs e-mails du même expéditeur seront scrutés plus attentivement.
Marquer comme non spam
- Naviguez vers le dossier Spam.
- Sélectionnez le ou les e-mails qui ne sont pas réellement du spam.
- Cliquez sur le bouton Pas du spam dans la barre d'actions en masse.
- Les e-mails sont renvoyés vers votre Inbox.
Cette action signale aussi à l'IA que l'expéditeur est légitime, réduisant la chance que des e-mails similaires soient signalés à l'avenir.
Modes de notification
Chaque utilisateur peut configurer comment il veut être notifié des nouveaux e-mails dans une Inbox précise. C'est un paramètre par utilisateur --- différents membres de l'équipe peuvent avoir des préférences de notification différentes pour la même Inbox partagée.
Configurer les notifications
- Ouvrez le canal Inbox depuis la barre latérale.
- Cliquez sur le nom du canal ou l'icône des paramètres pour ouvrir la boîte de dialogue Vue d'ensemble du canal.
- Allez à l'onglet Notifications.
- Sélectionnez votre mode de notification préféré.
Modes disponibles
| Mode | Description | Nécessite l'IA |
|---|---|---|
| Tous les e-mails | Recevoir une notification pour chaque nouvel e-mail qui arrive. C'est la valeur par défaut. | Non |
| Importants uniquement | Recevoir des notifications uniquement pour les e-mails que l'IA a classés comme importants. | Oui |
| Réponse requise uniquement | Recevoir des notifications uniquement pour les e-mails que l'IA a déterminé comme nécessitant une réponse de votre part. | Oui |
| En sourdine | Aucune notification. L'Inbox est marquée en sourdine dans la barre latérale avec une icône de cloche barrée, et son badge non lu est masqué pour ne jamais attirer votre attention. Aucune notification push ou in-app n'est envoyée. | Non |
Lorsque vous mettez une Inbox en En sourdine, son entrée dans la barre latérale affiche une icône de cloche barrée et le badge de compte non lu disparaît, pour qu'une Inbox en sourdine reste visuellement calme. Vous pouvez toujours l'ouvrir à tout moment pour lire le nouveau courrier — la sourdine n'affecte que les notifications et le badge, jamais la livraison.
Les modes Importants uniquement et Réponse requise uniquement nécessitent que l'IA Super Copera Email soit active pour l'Inbox. Si l'IA n'est pas activée, ces modes reviennent au comportement Tous les e-mails pour que vous ne soyez jamais sous-notifié en silence. Une invite en ligne dans les paramètres de notification vous laisse activer l'IA en un clic.
Si vous faites partie d'une Inbox de support à fort volume et ne voulez être notifié que pour les e-mails qui nécessitent directement votre attention, essayez le mode Réponse requise uniquement. Il réduit dramatiquement le bruit de notification tout en s'assurant que vous ne manquez jamais un e-mail qui attend une réponse.
Les notifications restent synchronisées sur vos appareils
Lorsque vous lisez, déplacez ou supprimez un e-mail sur un appareil, Copera efface sa notification partout ailleurs automatiquement. Si une alerte de nouvel e-mail est sur votre téléphone et que vous traitez cet e-mail à votre bureau, la notification téléphone disparaît d'elle-même --- pour ne jamais ouvrir une notification pour quelque chose déjà traité. Les nouveaux e-mails arrivent comme notification push sur votre téléphone, et la cloche in-app et le plateau de notifications de votre téléphone reflètent toujours le même état à jour.
Recherche et filtrage
Trouvez des e-mails précis rapidement avec les capacités de recherche et de filtrage de l'Inbox :
- Rechercher par mot-clé --- Tapez dans la barre de recherche pour trouver des e-mails par objet, expéditeur ou contenu.
- Filtrer par dossier --- Cliquez sur un dossier dans la barre latérale pour ne voir que les e-mails de ce dossier.
- Filtrer par statut de lecture --- Voir rapidement uniquement les e-mails non lus qui nécessitent de l'attention.
- Filtrer par étoile --- Voir uniquement les e-mails étoilés pour une vue focalisée des éléments signalés.
Bonnes pratiques
- Archivez plutôt que supprimez --- Lorsqu'une conversation est résolue, archivez-la plutôt que de la supprimer. Cela préserve l'e-mail pour référence future sans encombrer votre Inbox active.
- Utilisez les étoiles pour le suivi --- Étoilez les e-mails qui nécessitent une action pour les retrouver facilement plus tard.
- Traitez les e-mails régulièrement --- Encouragez votre équipe à revoir et organiser les e-mails de l'Inbox quotidiennement pour éviter l'accumulation.
- Utilisez les dossiers de façon stratégique --- Déplacez les e-mails vers le dossier approprié dès qu'ils sont traités pour garder l'Inbox propre pour toute l'équipe.
- Définissez les modes de notification par Inbox --- Utilisez des modes de notification calmes sur les Inboxes à fort trafic et gardez les notifications complètes sur les Inboxes où chaque e-mail compte.
Foire aux questions
Le statut de lecture est-il partagé entre les membres de l'équipe ?
Oui. Lorsqu'un membre de l'Inbox ouvre et lit un e-mail, il est marqué comme lu pour tous les assignés à cette Inbox. Cela évite les réponses en double et garantit que votre équipe reste synchronisée.
Quelle est la différence entre archiver et supprimer ?
L'archivage déplace un e-mail vers le dossier Archivés où il est préservé pour la recherche et la référence. La suppression le déplace vers le dossier Corbeille, où il est conservé avant suppression définitive. L'archive est la valeur par défaut plus sûre pour les conversations résolues — vous pouvez toujours retrouver l'e-mail plus tard.
Comment récupérer un e-mail du dossier Spam ?
Ouvrez le dossier Spam, sélectionnez l'e-mail et cliquez sur Pas du spam dans la barre d'actions en masse. L'e-mail revient vers votre Inbox, et Super Copera Email apprend que l'expéditeur est légitime — réduisant la chance que de futurs e-mails de leur part soient signalés.
Différents collègues peuvent-ils avoir des paramètres de notification différents pour la même Inbox ?
Oui. Les modes de notification sont par utilisateur et par Inbox, donc chaque collègue peut choisir indépendamment Tous les e-mails, Importants uniquement, Réponse requise uniquement ou En sourdine. Votre préférence n'affecte pas les notifications des autres.
Les modes « Importants uniquement » et « Réponse requise uniquement » nécessitent-ils l'IA ?
Oui. Les deux modes dépendent de la classification IA de Super Copera Email. Si l'IA n'est pas activée pour l'Inbox, ces modes reviennent au comportement Tous les e-mails pour que vous ne manquiez jamais silencieusement de notifications. Une invite en ligne dans les paramètres de notification vous laisse activer l'IA en un clic.
Puis-je supprimer définitivement les e-mails dans la Corbeille ?
Les e-mails dans la Corbeille sont nettoyés périodiquement par Copera, donc ils sont effectivement définitivement supprimés après la fenêtre de rétention. Vous pouvez récupérer tout e-mail de la Corbeille en le déplaçant vers l'Inbox ou un autre dossier avant ce nettoyage.
Si je lis un e-mail sur mon téléphone, la notification s'efface-t-elle sur mon ordinateur ?
Oui. Lire, déplacer ou supprimer un e-mail sur n'importe quel appareil efface sa notification partout ailleurs automatiquement. La cloche in-app et le plateau de notifications de votre téléphone restent toujours synchronisés, pour ne jamais ouvrir une notification pour quelque chose déjà traité.
À quoi ressemble une Inbox en sourdine dans la barre latérale ?
Une Inbox en sourdine affiche une icône de cloche barrée et masque son badge de compte non lu, la gardant visuellement calme. Vous recevez toujours chaque e-mail — la sourdine ne désactive que les notifications et le badge, jamais la livraison. Ouvrez l'Inbox à tout moment pour lire le nouveau courrier.
Fonctionnalités associées
- Envoyer et recevoir des e-mails --- Composez de nouveaux e-mails et répondez aux fils.
- Intelligence e-mail IA --- Classification Super Copera Email, protection spam et brouillons de réponse.
- Invitations calendrier --- RSVP aux réunions directement dans les fils e-mail.
- Signatures e-mail --- Créez et appliquez des signatures en texte enrichi aux messages sortants.
- Modes de notification par Inbox --- Le guide complet des modes Tous, Importants uniquement, Réponse requise uniquement et En sourdine dans votre espace de travail.
- Vue d'ensemble de l'Inbox --- Configurez votre Inbox d'équipe.