Gestionar correos
Copera Inbox mantiene el correo de equipo organizado con seis carpetas estándar (Inbox, Sent, Drafts, Archived, Spam, Trash), acciones en lote sobre las selecciones, marcado con estrella, archivo al estilo de Gmail, reporte manual de spam y cuatro modos de notificación por usuario. A medida que tu inbox de equipo recibe más correo, mantenerse organizado se vuelve esencial — esta guía recorre cada herramienta para mover correos entre carpetas, registrar el estado de lectura (sincronizado entre todos los miembros del inbox), aplicar acciones en lote a muchos hilos a la vez, gestionar estrellas y archivos, reportar o rescatar spam, configurar los modos de notificación (Todos / Solo importantes / Solo los que necesitan respuesta / Silenciado) y buscar en todo el inbox.
Carpetas de correo
Cada inbox viene con un conjunto de carpetas estándar para ayudarte a organizar las conversaciones:
| Carpeta | Propósito |
|---|---|
| Inbox | Correos entrantes nuevos y activos |
| Sent | Correos enviados desde este inbox |
| Drafts | Correos que se han empezado pero todavía no se han enviado |
| Archived | Conversaciones resueltas pero conservadas como referencia |
| Spam | Correos identificados como spam |
| Trash | Correos eliminados (antes de su eliminación permanente) |
Cada carpeta muestra el número total de correos y el recuento de mensajes no leídos, lo que facilita ver dónde se necesita tu atención.
Mover correos entre carpetas
Puedes mover correos entre carpetas para organizar tu flujo de trabajo:
- Selecciona el correo o los correos que quieres mover.
- Usa la acción Move para elegir la carpeta de destino.
- Los correos se reubicarán en la carpeta seleccionada de inmediato.
Los flujos de trabajo habituales incluyen:
- De Inbox a Archived --- Saca las conversaciones resueltas del inbox activo para reducir el desorden.
- De Inbox a Trash --- Elimina correos no deseados o irrelevantes.
- De Spam a Inbox --- Rescata correos legítimos que se marcaron como spam por error.
Marcar correos como leídos o no leídos
Lleva la cuenta de qué correos necesitan atención gestionando su estado de lectura:
- Marcar como leído --- Haz clic en un correo para abrirlo, lo que lo marca automáticamente como leído. También puedes marcar correos como leídos de forma explícita desde la lista de hilos.
- Marcar como no leído --- Si necesitas volver a un correo más tarde, márcalo como no leído para que destaque en el inbox.
El estado de lectura se comparte entre todos los participantes del inbox, así que cuando un miembro del equipo lee un correo, queda marcado como leído para todos.
Marcar con estrella los correos importantes
Usa la marca de estrella para destacar los correos importantes que necesitan seguimiento o atención especial:
- Haz clic en el icono de estrella junto a un hilo de correo en la lista.
- Los correos con estrella se distinguen visualmente, lo que facilita encontrarlos.
- Haz clic en la estrella de nuevo para quitarla.
Marcar con estrella es una forma rápida de crear una lista personal de los correos que más importan, sin necesidad de moverlos a una carpeta aparte.
Acciones en lote
Cuando necesitas gestionar varios correos a la vez, las acciones en lote ahorran tiempo:
- Selecciona varios correos de la lista de hilos.
- Usa la barra de acciones que aparece para realizar operaciones sobre todos los correos seleccionados:
- Marcar como leído o Marcar como no leído
- Marcar con estrella o Quitar estrella
- Mover a una carpeta diferente
- Eliminar (mover a Trash)
Las acciones en lote son especialmente útiles para limpiar un inbox tras un periodo ajetreado o al gestionar un grupo de conversaciones relacionadas.
Eliminar correos
Para eliminar un correo:
- Selecciona el correo o los correos que quieres eliminar.
- Haz clic en la acción Delete.
- Los correos se mueven a la carpeta Trash.
Los correos de la carpeta Trash se pueden recuperar moviéndolos de vuelta al Inbox o a otra carpeta. Los correos eliminados permanentemente no se pueden recuperar.
Archivar correos
La carpeta Archived te permite quitar correos de tu inbox activo sin eliminarlos. Los correos archivados se conservan como referencia futura y se pueden encontrar en cualquier momento navegando a la carpeta Archived.
Cómo archivar
- Un solo correo --- Abre un hilo de correo y haz clic en el botón Archive en el encabezado del hilo. El correo se mueve a la carpeta Archived de inmediato.
- Archivo en lote --- Selecciona varios correos de la lista de hilos con las casillas de verificación y luego haz clic en el botón Archive en la barra de acciones en lote.
Restaurar correos archivados
Para mover un correo archivado de vuelta a tu Inbox:
- Navega a la carpeta Archived en la barra lateral del inbox.
- Selecciona el correo o los correos que quieres restaurar.
- Haz clic en Move to Inbox en la barra de acciones en lote.
Usa el archivo como tu estrategia predeterminada para los correos ya gestionados. A diferencia de eliminar, archivar mantiene la conversación disponible para búsqueda y referencia. Es la forma más segura de mantener tu inbox limpio.
Reportar y resolver el spam
Puedes reportar manualmente correos sospechosos como spam y rescatar correos legítimos que se marcaron por error:
Reportar spam
- Selecciona uno o más correos de la lista de hilos.
- Haz clic en el botón Report Spam en la barra de acciones en lote (disponible en todas las carpetas excepto Spam, Sent y Drafts).
- Los correos seleccionados se mueven a la carpeta Spam.
Cuando la IA de Super Copera Email está activada, reportar spam también le enseña a la IA tus preferencias. Los correos futuros del mismo remitente se examinarán con más cuidado.
Marcar como no spam
- Navega a la carpeta Spam.
- Selecciona el correo o los correos que no son realmente spam.
- Haz clic en el botón Not Spam en la barra de acciones en lote.
- Los correos se mueven de vuelta a tu Inbox.
Esta acción también le indica a la IA que el remitente es legítimo, lo que reduce la probabilidad de que correos similares se marquen en el futuro.
Modos de notificación
Cada usuario puede configurar cómo quiere recibir notificaciones sobre los correos nuevos de un inbox concreto. Es un ajuste por usuario --- distintos miembros del equipo pueden tener preferencias de notificación diferentes para el mismo inbox compartido.
Configurar las notificaciones
- Abre el canal de inbox desde la barra lateral.
- Haz clic en el nombre del canal o en el icono de configuración para abrir el diálogo Channel Overview.
- Ve a la pestaña Notifications.
- Selecciona tu modo de notificación preferido.
Modos disponibles
| Modo | Descripción | Requiere IA |
|---|---|---|
| Todos los correos | Recibe una notificación por cada correo nuevo que llega. Es el predeterminado. | No |
| Solo importantes | Recibe notificaciones solo de los correos que la IA ha clasificado como importantes. | Sí |
| Solo los que necesitan respuesta | Recibe notificaciones solo de los correos que la IA ha determinado que necesitan una respuesta tuya. | Sí |
| Silenciado | Sin notificaciones en absoluto. El inbox se marca como silenciado en la barra lateral con un icono de campana tachada, y su insignia de no leídos se oculta para que nunca capte tu atención. No se envía ninguna notificación push ni en la app. | No |
Cuando configuras un inbox como Silenciado, su entrada en la barra lateral muestra un icono de campana tachada y la insignia de recuento de no leídos desaparece, así que un inbox silenciado se mantiene visualmente tranquilo. Aún puedes abrirlo en cualquier momento para leer el correo nuevo — silenciar solo afecta a las notificaciones y la insignia, nunca a la entrega.
Los modos Solo importantes y Solo los que necesitan respuesta requieren que la IA de Super Copera Email esté activa para el inbox. Si la IA no está habilitada, estos modos recurren al comportamiento de Todos los correos para que nunca te quedes sin notificaciones de forma silenciosa. Un aviso integrado en la configuración de notificaciones te permite habilitar la IA con un solo clic.
Si formas parte de un inbox de soporte de alto volumen y solo quieres recibir notificaciones de los correos que necesitan directamente tu atención, prueba el modo Solo los que necesitan respuesta. Reduce drásticamente el ruido de las notificaciones y, a la vez, te asegura de no perder nunca un correo que espera respuesta.
Las notificaciones se mantienen sincronizadas entre tus dispositivos
Cuando lees, mueves o eliminas un correo en un dispositivo, Copera borra su notificación en todos los demás automáticamente. Si una alerta de correo nuevo está en tu teléfono y gestionas ese correo en tu escritorio, la notificación del teléfono desaparece por sí sola --- así nunca abres una notificación de algo que ya gestionaste. Los correos nuevos llegan como notificación push a tu teléfono, y la campana en la app y la bandeja de notificaciones de tu teléfono siempre reflejan el mismo estado actualizado.
Buscar y filtrar
Encuentra correos concretos rápidamente con las capacidades de búsqueda y filtrado del inbox:
- Buscar por palabra clave --- Escribe en la barra de búsqueda para encontrar correos por asunto, remitente o contenido.
- Filtrar por carpeta --- Haz clic en una carpeta de la barra lateral para ver solo los correos de esa carpeta.
- Filtrar por estado de lectura --- Mira rápidamente solo los correos no leídos que necesitan atención.
- Filtrar por marcados con estrella --- Muestra solo los correos con estrella para una vista enfocada de los elementos destacados.
Buenas prácticas
- Archiva en lugar de eliminar --- Cuando una conversación está resuelta, archívala en lugar de eliminarla. Esto conserva el correo como referencia futura sin saturar tu inbox activo.
- Usa las estrellas para el seguimiento --- Marca con estrella los correos que requieren acción para encontrarlos fácilmente más tarde.
- Procesa los correos con regularidad --- Anima a tu equipo a revisar y organizar los correos del inbox a diario para evitar que se acumulen.
- Usa las carpetas de forma estratégica --- Mueve los correos a la carpeta adecuada en cuanto se gestionen para mantener el inbox limpio para todo el equipo.
- Define los modos de notificación por inbox --- Usa modos de notificación silenciosos en los inboxes de alto tráfico y mantén las notificaciones completas en los inboxes donde cada correo importa.
Preguntas frecuentes
¿El estado de lectura se comparte entre los miembros del equipo?
Sí. Cuando un miembro del inbox abre y lee un correo, queda marcado como leído para todos los asignados a ese inbox. Esto evita respuestas duplicadas y mantiene a tu equipo sincronizado.
¿Cuál es la diferencia entre archivar y eliminar?
Archivar mueve un correo a la carpeta Archived, donde se conserva para búsqueda y referencia. Eliminar lo mueve a la carpeta Trash, donde se retiene antes de su eliminación permanente. Archivar es la opción predeterminada más segura para las conversaciones resueltas — siempre puedes encontrar el correo más tarde.
¿Cómo rescato un correo de la carpeta Spam?
Abre la carpeta Spam, selecciona el correo y haz clic en Not Spam en la barra de acciones en lote. El correo se mueve de vuelta a tu Inbox, y Super Copera Email aprende que el remitente es legítimo — lo que reduce la probabilidad de que los correos futuros suyos se marquen.
¿Pueden distintos compañeros tener configuraciones de notificación diferentes para el mismo inbox?
Sí. Los modos de notificación son por usuario y por inbox, así que cada compañero puede elegir de forma independiente Todos los correos, Solo importantes, Solo los que necesitan respuesta o Silenciado. Tu preferencia no afecta a las notificaciones de nadie más.
¿Los modos "Solo importantes" y "Solo los que necesitan respuesta" requieren IA?
Sí. Ambos modos dependen de la clasificación con IA de Super Copera Email. Si la IA no está habilitada para el inbox, estos modos recurren al comportamiento de Todos los correos para que nunca te pierdas notificaciones de forma silenciosa. Un aviso integrado en la configuración de notificaciones te permite habilitar la IA con un solo clic.
¿Puedo eliminar permanentemente los correos de Trash?
Los correos de Trash se limpian periódicamente en Copera, así que se eliminan efectivamente de forma permanente tras la ventana de retención. Puedes recuperar cualquier correo de Trash moviéndolo de vuelta al Inbox o a otra carpeta antes de que se ejecute esa limpieza.
Si leo un correo en mi teléfono, ¿se borra la notificación en mi ordenador?
Sí. Leer, mover o eliminar un correo en cualquier dispositivo borra su notificación en todos los demás automáticamente. La campana en la app y la bandeja de notificaciones de tu teléfono siempre se mantienen sincronizadas, así que nunca abres una notificación de algo que ya gestionaste.
¿Cómo se ve un inbox silenciado en la barra lateral?
Un inbox silenciado muestra un icono de campana tachada y oculta su insignia de recuento de no leídos, manteniéndolo visualmente tranquilo. Sigues recibiendo todos los correos — silenciar solo desactiva las notificaciones y la insignia, nunca la entrega. Abre el inbox en cualquier momento para leer el correo nuevo.
Funciones relacionadas
- Enviar y recibir correo --- Redacta correos nuevos y responde a los hilos.
- Inteligencia de correo con IA --- Clasificación de Super Copera Email, spam guard y borradores de respuesta.
- Invitaciones de calendario --- Responde a las reuniones directamente en los hilos de correo.
- Firmas de correo --- Crea y aplica firmas con texto enriquecido a los mensajes salientes.
- Modos de notificación por inbox --- La guía completa de los modos de notificación Todos, Solo importantes, Solo los que necesitan respuesta y Silenciado en tu espacio de trabajo.
- Visión general del Inbox --- Configura y gestiona tu inbox de equipo.