Gerenciando E-mails
O Copera Inbox mantém o e-mail da equipe organizado com seis pastas padrão (Inbox, Sent, Drafts, Archived, Spam, Trash), ações em massa entre seleções, marcação com estrela, arquivamento no estilo Gmail, report manual de spam e quatro modos de notificação por usuário. Conforme o inbox da sua equipe recebe mais e-mails, se manter organizado se torna essencial — este guia percorre cada ferramenta para mover e-mails entre pastas, acompanhar o status de leitura (sincronizado entre todos os membros do inbox), executar ações em massa em várias threads de uma vez, gerenciar estrelas e arquivos, reportar ou resgatar spam, configurar modos de notificação (All / Important only / Needs reply only / Muted) e buscar em todo o inbox.
Pastas de E-mail
Cada inbox vem com um conjunto de pastas padrão para ajudar você a organizar as conversas:
| Pasta | Finalidade |
|---|---|
| Inbox | E-mails novos e ativos recebidos |
| Sent | E-mails enviados por este inbox |
| Drafts | E-mails que foram iniciados, mas ainda não enviados |
| Archived | Conversas resolvidas mantidas para referência |
| Spam | E-mails identificados como spam |
| Trash | E-mails excluídos (antes da remoção permanente) |
Cada pasta mostra o número total de e-mails e a contagem de mensagens não lidas, facilitando ver onde sua atenção é necessária.
Movendo E-mails Entre Pastas
Você pode mover e-mails entre pastas para organizar seu fluxo de trabalho:
- Selecione o e-mail ou e-mails que deseja mover.
- Use a ação Move para escolher a pasta de destino.
- Os e-mails serão realocados para a pasta selecionada imediatamente.
Fluxos de trabalho comuns incluem:
- Inbox para Archived --- Mova conversas resolvidas para fora do inbox ativo para reduzir a desordem.
- Inbox para Trash --- Exclua e-mails indesejados ou irrelevantes.
- Spam para Inbox --- Resgate e-mails legítimos que foram incorretamente marcados como spam.
Marcando E-mails como Lidos ou Não Lidos
Acompanhe quais e-mails precisam de atenção gerenciando o status de leitura:
- Marcar como lido --- Clique em um e-mail para abri-lo, o que o marca automaticamente como lido. Você também pode marcar explicitamente e-mails como lidos a partir da lista de threads.
- Marcar como não lido --- Se você precisa voltar a um e-mail mais tarde, marque-o como não lido para que ele se destaque no inbox.
O status de leitura é compartilhado entre todos os participantes do inbox, então, quando um membro da equipe lê um e-mail, ele é marcado como lido para todos.
Marcando E-mails Importantes com Estrela
Use a marcação de estrela para destacar e-mails importantes que precisam de follow-up ou atenção especial:
- Clique no ícone de estrela ao lado de uma thread de e-mail na lista.
- E-mails com estrela ficam visualmente distintos, facilitando encontrá-los.
- Clique na estrela novamente para removê-la.
Marcar com estrela é uma maneira rápida de criar uma lista pessoal de e-mails que mais importam, sem precisar movê-los para uma pasta separada.
Ações em Massa
Quando você precisa gerenciar vários e-mails de uma vez, as ações em massa economizam tempo:
- Selecione vários e-mails da lista de threads.
- Use a barra de ações que aparece para realizar operações em todos os e-mails selecionados:
- Mark as read ou Mark as unread
- Star ou Unstar
- Move para uma pasta diferente
- Delete (mover para Trash)
As ações em massa são especialmente úteis para limpar um inbox após um período movimentado ou ao lidar com um lote de conversas relacionadas.
Excluindo E-mails
Para excluir um e-mail:
- Selecione o e-mail ou e-mails que deseja excluir.
- Clique na ação Delete.
- Os e-mails são movidos para a pasta Trash.
E-mails na pasta Trash podem ser recuperados movendo-os de volta para o Inbox ou outra pasta. E-mails excluídos permanentemente não podem ser recuperados.
Arquivando E-mails
A pasta Archived permite remover e-mails do seu inbox ativo sem excluí-los. E-mails arquivados são mantidos para referência futura e podem ser encontrados a qualquer momento ao navegar até a pasta Archived.
Como Arquivar
- E-mail único --- Abra uma thread de e-mail e clique no botão Archive no cabeçalho da thread. O e-mail é movido para a pasta Archived imediatamente.
- Arquivar em massa --- Selecione vários e-mails na lista de threads usando as checkboxes e clique no botão Archive na barra de ações em massa.
Restaurando E-mails Arquivados
Para mover um e-mail arquivado de volta para o seu Inbox:
- Navegue até a pasta Archived na barra lateral do inbox.
- Selecione o e-mail ou e-mails que você deseja restaurar.
- Clique em Move to Inbox na barra de ações em massa.
Use o arquivamento como sua estratégia padrão para e-mails tratados. Diferente de excluir, arquivar mantém a conversa disponível para busca e referência. É a forma mais segura de manter seu inbox limpo.
Reportando e Resolvendo Spam
Você pode reportar manualmente e-mails suspeitos como spam e resgatar e-mails legítimos que foram sinalizados incorretamente:
Reportando Spam
- Selecione um ou mais e-mails na lista de threads.
- Clique no botão Report Spam na barra de ações em massa (disponível em todas as pastas, exceto Spam, Sent e Drafts).
- Os e-mails selecionados são movidos para a pasta Spam.
Quando o Super Copera Email AI está habilitado, reportar spam também ensina a IA sobre suas preferências. E-mails futuros do mesmo remetente serão analisados com mais cuidado.
Marcando como Não Spam
- Navegue até a pasta Spam.
- Selecione o e-mail ou e-mails que não são realmente spam.
- Clique no botão Not Spam na barra de ações em massa.
- Os e-mails são movidos de volta para o seu Inbox.
Essa ação também sinaliza à IA que o remetente é legítimo, reduzindo a chance de e-mails similares serem sinalizados no futuro.
Modos de Notificação
Cada usuário pode configurar como quer ser notificado sobre novos e-mails em um inbox específico. Essa é uma configuração por usuário --- diferentes membros da equipe podem ter diferentes preferências de notificação para o mesmo inbox compartilhado.
Configurando Notificações
- Abra o canal de inbox a partir da barra lateral.
- Clique no nome do canal ou no ícone de configurações para abrir o diálogo Channel Overview.
- Navegue até a aba Notifications.
- Selecione seu modo de notificação preferido.
Modos Disponíveis
| Modo | Descrição | Exige IA |
|---|---|---|
| All emails | Receba uma notificação para cada novo e-mail que chega. Esse é o padrão. | Não |
| Important only | Receba notificações apenas para e-mails que a IA classificou como importantes. | Sim |
| Needs reply only | Receba notificações apenas para e-mails que a IA determinou que precisam de resposta sua. | Sim |
| Muted | Nenhuma notificação. O inbox é marcado como silenciado na barra lateral com um ícone de sino riscado, e seu selo de não lidos fica oculto para que ele nunca chame sua atenção. Nenhuma notificação push ou in-app é enviada. | Não |
Quando você define um inbox como Muted, sua entrada na barra lateral mostra um ícone de sino riscado e o selo de contagem de não lidos desaparece, então um inbox silenciado permanece visualmente tranquilo. Você ainda pode abri-lo a qualquer momento para ler novas mensagens --- silenciar afeta apenas as notificações e o selo, nunca a entrega.
Os modos Important only e Needs reply only exigem que o Super Copera Email AI esteja ativo para o inbox. Se a IA não estiver habilitada, esses modos voltam para o comportamento All emails, para que você nunca fique sub-notificado silenciosamente. Um prompt inline nas configurações de notificação permite habilitar a IA com um único clique.
Se você faz parte de um inbox de suporte de alto volume e só quer ser notificado sobre e-mails que precisam diretamente da sua atenção, experimente o modo Needs reply only. Ele reduz drasticamente o ruído de notificações, garantindo ao mesmo tempo que você nunca perca um e-mail que espera resposta.
As Notificações Ficam em Sincronia Entre Seus Dispositivos
Quando você lê, move ou exclui um e-mail em um dispositivo, a Copera limpa a notificação dele em todos os outros automaticamente. Se um alerta de novo e-mail está na tela do seu celular e você trata aquele e-mail na sua mesa, a notificação do celular desaparece sozinha --- então você nunca toca em uma notificação de algo que já tratou. Novos e-mails chegam como push notification no seu celular, e o sino in-app e a bandeja de notificações do seu celular sempre refletem o mesmo estado atualizado.
Pesquisa e Filtragem
Encontre e-mails específicos rapidamente usando os recursos de pesquisa e filtragem do inbox:
- Pesquisar por palavra-chave --- Digite na barra de pesquisa para encontrar e-mails por assunto, remetente ou conteúdo.
- Filtrar por pasta --- Clique em uma pasta na barra lateral para ver apenas os e-mails naquela pasta.
- Filtrar por status de leitura --- Veja rapidamente apenas os e-mails não lidos que precisam de atenção.
- Filtrar por estrela --- Visualize apenas os e-mails marcados com estrela para uma visão focada nos itens sinalizados.
Boas Práticas
- Arquive em vez de excluir --- Quando uma conversa está resolvida, arquive-a em vez de excluir. Isso preserva o e-mail para referência futura sem bagunçar seu inbox ativo.
- Use estrelas para follow-up --- Marque com estrela os e-mails que exigem ação para encontrá-los facilmente depois.
- Processe e-mails regularmente --- Incentive sua equipe a revisar e organizar os e-mails do inbox diariamente para evitar acúmulo.
- Use pastas estrategicamente --- Mova os e-mails para a pasta apropriada assim que forem tratados para manter o inbox limpo para toda a equipe.
- Configure modos de notificação por inbox --- Use modos de notificação silenciosa em inboxes de alto tráfego e mantenha notificações completas em inboxes onde cada e-mail importa.
Perguntas Frequentes
O status de leitura é compartilhado entre os membros da equipe?
Sim. Quando um membro do inbox abre e lê um e-mail, ele é marcado como lido para todos os atribuídos àquele inbox. Isso evita respostas duplicadas e mantém sua equipe em sincronia.
Qual a diferença entre arquivar e excluir?
Arquivar move o e-mail para a pasta Archived, onde ele fica preservado para busca e referência. Excluir move para a pasta Trash, onde fica retido antes da remoção permanente. Arquivar é o padrão mais seguro para conversas resolvidas — você sempre pode encontrar o e-mail depois.
Como resgato um e-mail da pasta Spam?
Abra a pasta Spam, selecione o e-mail e clique em Not Spam na barra de ações em massa. O e-mail volta para o seu Inbox, e o Super Copera Email aprende que o remetente é legítimo — reduzindo a chance de e-mails futuros dele serem sinalizados.
Diferentes colegas podem ter configurações de notificação distintas para o mesmo inbox?
Sim. Os modos de notificação são por usuário e por inbox, então cada colega pode escolher independentemente All emails, Important only, Needs reply only ou Muted. Sua preferência não afeta as notificações de ninguém.
Os modos "Important only" e "Needs reply only" exigem IA?
Sim. Ambos os modos dependem da classificação com IA do Super Copera Email. Se a IA não estiver habilitada no inbox, esses modos voltam ao comportamento All emails para que você nunca perca silenciosamente notificações. Um prompt inline nas configurações de notificação permite habilitar a IA com um único clique.
Posso excluir permanentemente e-mails na Trash?
E-mails na Trash são limpos periodicamente pela Copera, então efetivamente são excluídos permanentemente após o período de retenção. Você pode recuperar qualquer e-mail da Trash movendo-o de volta para o Inbox ou outra pasta antes dessa limpeza.
Se eu ler um e-mail no meu celular, a notificação some no meu computador?
Sim. Ler, mover ou excluir um e-mail em qualquer dispositivo limpa a notificação dele em todos os outros automaticamente. O sino in-app e a bandeja de notificações do seu celular ficam sempre em sincronia, então você nunca toca em uma notificação de algo que já tratou.
Como fica um inbox Muted na barra lateral?
Um inbox silenciado mostra um ícone de sino riscado e oculta o selo de contagem de não lidos, mantendo-o visualmente tranquilo. Você ainda recebe cada e-mail --- silenciar apenas desliga as notificações e o selo, nunca a entrega. Abra o inbox a qualquer momento para ler novas mensagens.
Funcionalidades Relacionadas
- Enviando e Recebendo E-mails --- Componha novos e-mails e responda a threads.
- Inteligência de E-mail com IA --- Classificação do Super Copera Email, spam guard e rascunhos de resposta.
- Convites de Calendário --- Responda a reuniões diretamente nas threads de e-mail.
- Assinaturas de E-mail --- Crie e aplique assinaturas em texto formatado para e-mails enviados.
- Modos de Notificação por Inbox --- O guia completo dos modos All, Important only, Needs reply only e Muted em todo o seu workspace.
- Visão Geral do Inbox --- Configure e gerencie seu inbox de equipe.