Gestire le email
Copera Inbox ti dà cartelle standard, stella, archivio, azioni in blocco e modalità di notifica per persona così il team condivide una casella senza perdere il controllo di cosa è importante. Questa pagina spiega come muovere, leggere, archiviare e silenziare le email in un’inbox condivisa.
Cartelle email
Ogni inbox include cartelle standard:
| Cartella | Uso |
|---|---|
| Inbox | Email in arrivo non ancora archiviate o eliminate |
| Sent | Messaggi inviati dall’inbox |
| Drafts | Bozze salvate non ancora inviate |
| Archived | Messaggi rimossi dalla Inbox ma non eliminati |
| Spam | Messaggi segnalati o classificati come spam |
| Trash | Messaggi eliminati (possono essere svuotati secondo la policy del workspace) |
Passa tra le cartelle dalla barra laterale o dalla navigazione cartelle del canale inbox.
Spostare le email tra cartelle
Apri un thread e usa le azioni del messaggio (o le azioni in blocco) per spostarlo in un’altra cartella — ad esempio da Inbox ad Archived, o da Spam a Inbox. Le azioni tipiche includono Move, Archive, Report spam e Delete.
Segnare come lette o non lette
Clicca un thread per aprirlo e segnarlo come letto. Usa Mark as unread se vuoi tornare su di esso più tardi. Nelle inbox condivide, lo stato di lettura può essere tracciato per il team secondo le impostazioni di collaborazione dell’inbox — così i colleghi vedono cosa è già stato gestito.
Mettere la stella alle email importanti
Usa Star per evidenziare i thread che vuoi ritrovare in fretta. I messaggi con stella restano facili da filtrare e rivedere.
Azioni in blocco
Seleziona più thread per:
- Segnare come letti/non letti
- Archiviare
- Spostare
- Eliminare
- Segnalare come spam
Utile per ripulire una coda di supporto o recuperare dopo un’assenza.
Eliminare le email
Delete sposta i messaggi in Trash. Da Trash puoi ripristinare o eliminare in modo permanente se il workspace lo consente. Fai attenzione nelle inbox condivide: eliminare influisce su ciò che vedono gli altri membri.
Archiviare le email
Come archiviare
Usa Archive per rimuovere un thread dalla Inbox senza eliminarlo. L’email resta in Archived e ricercabile.
Ripristinare le email archiviate
Apri la cartella Archived e sposta il thread di nuovo in Inbox (o un’altra cartella).
Segnalare e risolvere lo spam
Segnalare spam
Segnala i messaggi indesiderati come spam per spostarli nella cartella Spam e aiutare i filtri (soprattutto con Super Copera Email attivo).
Segnare come non spam
Se un messaggio legittimo finisce in Spam, aprilo e usa Not spam per ripristinarlo e insegnare al sistema.
Modalità di notifica
Configurare le notifiche
Apri le impostazioni di notifica dell’inbox (tab Notifications / icona ingranaggio) per scegliere come quell’inbox ti notifica personalmente.
Modalità disponibili
| Modalità | Cosa fa |
|---|---|
| All emails | Notifica per ogni nuova email (default) |
| Important only | Solo quando l’AI marca l’email come importante |
| Needs reply only | Solo quando l’AI ritiene che serva una risposta |
| Muted | Nessuna notifica; i non letti restano in grassetto nella barra laterale |
Ogni membro imposta la propria modalità. Vedi Notifiche e menzioni e Intelligenza email con AI.
Le notifiche restano sincronizzate tra dispositivi
Leggere o gestire un’email su un dispositivo cancella la notifica corrispondente sugli altri.
Ricerca e filtri
Usa la ricerca all’interno dell’inbox e i filtri di cartella per trovare mittenti, oggetti e contenuto. La Command Palette supporta anche la ricerca email con il prefisso ! — vedi Navigazione rapida della Command Palette.
Best practice
- Archivia invece di eliminare quando potresti aver bisogno del thread più tardi.
- Allinea le modalità di notifica al tuo ruolo (es. supporto su All emails, leadership su Important only).
- Usa le stelle per le conversazioni che richiedono follow-up.
- Controlla Spam periodicamente per i falsi positivi.
Domande frequenti
Lo stato di lettura è condiviso tra i membri del team?
Dipende da come l’inbox condivide lo stato di lettura; in generale le inbox di team sono pensate perché i colleghi vedano cosa è già stato gestito. Controlla il comportamento del thread e coordina sul possesso.
Qual è la differenza tra archiviare ed eliminare?
Archiviare rimuove dalla Inbox ma conserva il messaggio. Eliminare lo sposta in Trash e può portare all’eliminazione permanente.
Come recupero un’email dalla cartella Spam?
Apri Spam, seleziona il messaggio e segna Not spam o spostalo in Inbox.
Membri diversi possono avere impostazioni di notifica diverse per la stessa inbox?
Sì. Ogni persona imposta la propria modalità.
Le modalità "Important only" e "Needs reply only" richiedono l’AI?
Sì. Richiedono le funzionalità AI dell’inbox (Super Copera Email) e Quiet Mode dove applicabile. Vedi AI Features.
Posso eliminare permanentemente le email in Trash?
Se il workspace lo consente, puoi svuotare o eliminare permanentemente da Trash. Verifica con l’admin del workspace.
Se leggo un’email sul telefono, la notifica si cancella sul computer?
Sì. Le notifiche si sincronizzano tra dispositivi.
Come appare un’inbox Muted nella barra laterale?
Le email non lette possono restare in grassetto, ma non ricevi ping di notifica.