Gestionar el acceso al inbox
El acceso a los inboxes en Copera se controla mediante un sistema de participantes. Solo los miembros que han sido añadidos explícitamente a un inbox pueden verlo en su barra lateral e interactuar con sus conversaciones de correo. Esto garantiza que las comunicaciones sensibles permanezcan visibles únicamente para las personas que las necesitan.
Reglas de visibilidad
Los canales de Inbox solo aparecen en la barra lateral para los miembros que han sido asignados a ese inbox. Si un miembro del espacio de trabajo no ha sido añadido como participante, el inbox es completamente invisible para él.
Este comportamiento es diferente al de los Text Channels estándar, donde los miembros pueden explorar los canales disponibles. Los inboxes son privados por defecto --- tienes que ser invitado para verlos.
Los administradores del espacio de trabajo tienen un privilegio especial: pueden ver y gestionar todos los inboxes del espacio de trabajo desde Configuración del espacio de trabajo > Inbox, aunque no sean participantes directos de un inbox concreto.
Roles de los miembros
A cada participante de un inbox se le asigna uno de tres roles:
| Rol | Ver correos | Enviar/responder | Gestionar miembros | Gestionar configuración |
|---|---|---|---|---|
| Admin | Sí | Sí | Sí | Sí |
| Member | Sí | Sí | No | No |
| Viewer | Sí | No | No | No |
- Los Admins tienen control total sobre el inbox, incluido añadir y quitar miembros, cambiar roles y gestionar las direcciones de correo. Tanto los administradores del espacio de trabajo como los admins del inbox pueden realizar estas acciones.
- Los Members pueden leer todas las conversaciones de correo y redactar o responder correos, pero no pueden cambiar la configuración del inbox ni gestionar a los participantes.
- Los Viewers tienen acceso de solo lectura. Pueden ver todas las conversaciones pero no pueden enviar, responder ni gestionar nada.
Añadir miembros
Para añadir nuevos miembros a un inbox:
- Abre el canal de inbox haciendo clic en él en la barra lateral.
- Haz clic en el nombre del canal o en el icono de configuración del encabezado para abrir el diálogo Channel Overview.
- Ve a la pestaña Members.
- Usa el selector de miembros para buscar miembros del espacio de trabajo por nombre.
- Selecciona los miembros que quieres añadir y asigna un rol a cada uno.
- Confirma los cambios.
Puedes añadir tanto usuarios individuales como equipos. Cuando añades un equipo, todos los miembros actuales de ese equipo obtienen acceso al inbox.
Quitar miembros
Para quitar a un miembro de un inbox:
- Abre el diálogo Channel Overview del inbox.
- Ve a la pestaña Members.
- Encuentra al miembro que quieres quitar.
- Haz clic en el botón de quitar junto a su nombre.
Los miembros eliminados perderán el acceso al inbox de inmediato, y el canal desaparecerá de su barra lateral.
Cambiar el rol de un miembro
Para cambiar el rol de un miembro existente del inbox:
- Abre el diálogo Channel Overview.
- Ve a la pestaña Members.
- Encuentra al miembro cuyo rol quieres cambiar.
- Usa el desplegable de rol junto a su nombre para seleccionar el nuevo rol (Admin, Member o Viewer).
Los cambios de rol surten efecto de inmediato.
Supervisión del administrador del espacio de trabajo
Los administradores del espacio de trabajo tienen acceso elevado a todos los inboxes:
- Ver todos los inboxes --- Desde Configuración del espacio de trabajo > Inbox, los admins pueden ver todos los inboxes del espacio de trabajo, sean o no participantes.
- Gestionar cualquier inbox --- Los admins pueden abrir la configuración de cualquier inbox para añadir o quitar miembros, cambiar roles o modificar las direcciones de correo.
- Crear y eliminar inboxes --- Solo los administradores del espacio de trabajo pueden crear nuevos inboxes o eliminar los existentes.
Esto garantiza que se mantenga el control organizativo incluso cuando los inboxes concretos los gestionan en el día a día los admins del inbox o los líderes de equipo.
Buenas prácticas
- Mantén la membresía intencional --- Añade solo a los miembros que necesitan acceso al inbox. Esto mantiene las conversaciones de correo enfocadas y reduce el ruido.
- Usa el rol Admin con moderación --- Reserva el rol Admin para los líderes de equipo o responsables que necesitan gestionar la configuración del inbox. La mayoría de los participantes deberían ser Members.
- Usa equipos para los inboxes de departamento --- Si todo un departamento necesita acceso a un inbox (p. ej.,
[email protected]), añade el equipo en lugar de usuarios individuales. Los nuevos miembros del equipo obtendrán acceso automáticamente. - Revisa el acceso periódicamente --- Cuando los miembros del equipo cambian de rol o dejan proyectos, quítalos de los inboxes que ya no necesitan.