Gerenciando Acesso ao Inbox
O acesso ao Inbox no Copera e controlado por meio de um sistema de participantes. Apenas membros que foram explicitamente adicionados a uma caixa de entrada podem ve-la na barra lateral e interagir com suas conversas de e-mail. Isso garante que comunicacoes sensiveis permaneçam visiveis apenas para as pessoas que precisam delas.
Regras de Visibilidade
Os canais de Inbox so aparecem na barra lateral para membros que foram atribuidos aquela caixa de entrada. Se um membro do workspace nao foi adicionado como participante, a caixa de entrada e completamente invisivel para ele.
Esse comportamento e diferente dos canais de texto padrao, onde os membros podem navegar pelos canais disponiveis. As caixas de entrada sao privadas por padrao --- voce precisa ser convidado para ver uma.
Administradores do workspace tem um privilegio especial: podem visualizar e gerenciar todas as caixas de entrada do workspace em Configuracoes do Workspace > Inbox, mesmo que nao sejam participantes diretos de uma caixa de entrada especifica.
Funcoes dos Membros
Cada participante da caixa de entrada recebe uma das tres funcoes:
| Funcao | Ver E-mails | Enviar/Responder | Gerenciar Membros | Gerenciar Configuracoes |
|---|---|---|---|---|
| Admin | Sim | Sim | Sim | Sim |
| Member | Sim | Sim | Nao | Nao |
| Viewer | Sim | Nao | Nao | Nao |
- Admins tem controle total sobre a caixa de entrada, incluindo adicionar e remover membros, alterar funcoes e gerenciar enderecos de e-mail. Tanto administradores do workspace quanto admins da caixa de entrada podem realizar essas acoes.
- Members podem ler todas as conversas de e-mail e compor ou responder e-mails, mas nao podem alterar configuracoes da caixa de entrada ou gerenciar participantes.
- Viewers tem acesso somente leitura. Podem ver todas as conversas, mas nao podem enviar, responder ou gerenciar nada.
Adicionando Membros
Para adicionar novos membros a uma caixa de entrada:
- Abra o canal da caixa de entrada clicando nele na barra lateral.
- Clique no nome do canal ou no icone de configuracoes no cabecalho para abrir o dialogo de Visao Geral do Canal.
- Navegue ate a aba Membros.
- Use o seletor de membros para pesquisar membros do workspace pelo nome.
- Selecione os membros que deseja adicionar e atribua uma funcao a cada um.
- Confirme as alteracoes.
Voce pode adicionar tanto usuarios individuais quanto equipes. Quando voce adiciona uma equipe, todos os membros atuais dessa equipe ganham acesso a caixa de entrada.
Removendo Membros
Para remover um membro de uma caixa de entrada:
- Abra o dialogo de Visao Geral do Canal da caixa de entrada.
- Va para a aba Membros.
- Encontre o membro que deseja remover.
- Clique no botao de remocao ao lado do nome dele.
Membros removidos perderao imediatamente o acesso a caixa de entrada, e o canal desaparecera da barra lateral deles.
Alterando a Funcao de um Membro
Para alterar a funcao de um membro existente da caixa de entrada:
- Abra o dialogo de Visao Geral do Canal.
- Va para a aba Membros.
- Encontre o membro cuja funcao deseja alterar.
- Use o menu suspenso de funcao ao lado do nome dele para selecionar a nova funcao (Admin, Member ou Viewer).
As alteracoes de funcao entram em vigor imediatamente.
Supervisao do Administrador do Workspace
Administradores do workspace tem acesso elevado a todas as caixas de entrada:
- Ver todas as caixas de entrada --- Em Configuracoes do Workspace > Inbox, os administradores podem ver todas as caixas de entrada do workspace, independentemente de serem participantes.
- Gerenciar qualquer caixa de entrada --- Os administradores podem abrir as configuracoes de qualquer caixa de entrada para adicionar ou remover membros, alterar funcoes ou modificar enderecos de e-mail.
- Criar e excluir caixas de entrada --- Apenas administradores do workspace podem criar novas caixas de entrada ou excluir as existentes.
Isso garante que o controle organizacional seja mantido mesmo quando caixas de entrada especificas sao gerenciadas no dia a dia por admins da caixa de entrada ou lideres de equipe.
Boas Praticas
- Mantenha a associacao intencional --- Adicione apenas membros que precisam de acesso a caixa de entrada. Isso mantem as conversas de e-mail focadas e reduz o ruido.
- Use a funcao Admin com moderacao --- Reserve a funcao Admin para lideres de equipe ou gerentes que precisam gerenciar configuracoes da caixa de entrada. A maioria dos participantes deve ser Member.
- Use equipes para caixas de entrada departamentais --- Se um departamento inteiro precisa de acesso a uma caixa de entrada (ex.:
[email protected]), adicione a equipe em vez de usuarios individuais. Novos membros da equipe ganharao acesso automaticamente. - Revise o acesso periodicamente --- Quando membros da equipe mudam de funcao ou saem de projetos, remova-os das caixas de entrada que nao precisam mais.