Gerenciando Acesso ao Inbox
O acesso ao Inbox no Copera é controlado por meio de um sistema de participantes. Apenas membros que foram explicitamente adicionados a uma caixa de entrada podem vê-la na barra lateral e interagir com suas conversas de e-mail. Isso garante que comunicações sensíveis permaneçam visíveis apenas para as pessoas que precisam delas.
Regras de Visibilidade
Os canais de Inbox só aparecem na barra lateral para membros que foram atribuídos àquela caixa de entrada. Se um membro do workspace não foi adicionado como participante, a caixa de entrada é completamente invisível para ele.
Esse comportamento é diferente dos canais de texto padrão, onde os membros podem navegar pelos canais disponíveis. As caixas de entrada são privadas por padrão --- você precisa ser convidado para ver uma.
Administradores do workspace têm um privilégio especial: podem visualizar e gerenciar todas as caixas de entrada do workspace em Configurações do Workspace > Inbox, mesmo que não sejam participantes diretos de uma caixa de entrada específica.
Funções dos Membros
Cada participante da caixa de entrada recebe uma das três funções:
| Função | Ver E-mails | Enviar/Responder | Gerenciar Membros | Gerenciar Configurações |
|---|---|---|---|---|
| Admin | Sim | Sim | Sim | Sim |
| Member | Sim | Sim | Não | Não |
| Viewer | Sim | Não | Não | Não |
- Admins têm controle total sobre a caixa de entrada, incluindo adicionar e remover membros, alterar funções e gerenciar endereços de e-mail. Tanto administradores do workspace quanto admins da caixa de entrada podem realizar essas ações.
- Members podem ler todas as conversas de e-mail e compor ou responder e-mails, mas não podem alterar configurações da caixa de entrada ou gerenciar participantes.
- Viewers têm acesso somente leitura. Podem ver todas as conversas, mas não podem enviar, responder ou gerenciar nada.
Adicionando Membros
Para adicionar novos membros a uma caixa de entrada:
- Abra o canal da caixa de entrada clicando nele na barra lateral.
- Clique no nome do canal ou no ícone de configurações no cabeçalho para abrir o diálogo de Visão Geral do Canal.
- Navegue até a aba Membros.
- Use o seletor de membros para pesquisar membros do workspace pelo nome.
- Selecione os membros que deseja adicionar e atribua uma função a cada um.
- Confirme as alterações.
Você pode adicionar tanto usuários individuais quanto equipes. Quando você adiciona uma equipe, todos os membros atuais dessa equipe ganham acesso à caixa de entrada.
Removendo Membros
Para remover um membro de uma caixa de entrada:
- Abra o diálogo de Visão Geral do Canal da caixa de entrada.
- Vá para a aba Membros.
- Encontre o membro que deseja remover.
- Clique no botão de remoção ao lado do nome dele.
Membros removidos perderão imediatamente o acesso à caixa de entrada, e o canal desaparecerá da barra lateral deles.
Alterando a Função de um Membro
Para alterar a função de um membro existente da caixa de entrada:
- Abra o diálogo de Visão Geral do Canal.
- Vá para a aba Membros.
- Encontre o membro cuja função deseja alterar.
- Use o menu suspenso de função ao lado do nome dele para selecionar a nova função (Admin, Member ou Viewer).
As alterações de função entram em vigor imediatamente.
Supervisão do Administrador do Workspace
Administradores do workspace têm acesso elevado a todas as caixas de entrada:
- Ver todas as caixas de entrada --- Em Configurações do Workspace > Inbox, os administradores podem ver todas as caixas de entrada do workspace, independentemente de serem participantes.
- Gerenciar qualquer caixa de entrada --- Os administradores podem abrir as configurações de qualquer caixa de entrada para adicionar ou remover membros, alterar funções ou modificar endereços de e-mail.
- Criar e excluir caixas de entrada --- Apenas administradores do workspace podem criar novas caixas de entrada ou excluir as existentes.
Isso garante que o controle organizacional seja mantido mesmo quando caixas de entrada específicas são gerenciadas no dia a dia por admins da caixa de entrada ou líderes de equipe.
Boas Práticas
- Mantenha a associação intencional --- Adicione apenas membros que precisam de acesso à caixa de entrada. Isso mantém as conversas de e-mail focadas e reduz o ruído.
- Use a função Admin com moderação --- Reserve a função Admin para líderes de equipe ou gerentes que precisam gerenciar configurações da caixa de entrada. A maioria dos participantes deve ser Member.
- Use equipes para caixas de entrada departamentais --- Se um departamento inteiro precisa de acesso a uma caixa de entrada (ex.:
[email protected]), adicione a equipe em vez de usuários individuais. Novos membros da equipe ganharão acesso automaticamente. - Revise o acesso periodicamente --- Quando membros da equipe mudam de função ou saem de projetos, remova-os das caixas de entrada que não precisam mais.