Gestire l’accesso all’inbox
Ogni inbox ha la propria membership. Solo le persone (o i team) che assegni esplicitamente vedono il canale nella barra laterale e possono collaborare sulle email.
Regole di visibilità
- I membri assegnati all’inbox vedono il canale nella barra laterale Communicate.
- Chi non è membro non vede l’inbox e non riceve le sue email.
- Gli amministratori del workspace possono vedere e gestire tutte le inbox da Workspace Settings, anche se non sono partecipanti.
Ruoli dei membri
| Ruolo | Cosa può fare |
|---|---|
| Admin | Controllo completo: impostazioni, membri, indirizzi, firme a livello di canale; invio e ricezione |
| Member | Legge, invia, risponde, organizza email (cartelle, stelle, archivio) |
| Viewer | Legge e naviga i thread; non invia né modifica le impostazioni |
Aggiungere membri
- Apri l’inbox e clicca il nome del canale per aprire Channel Overview.
- Vai al tab Members.
- Cerca utenti o team e aggiungili.
- Assegna un ruolo a ciascuno (Admin, Member o Viewer).
I nuovi membri vedono subito l’inbox nella barra laterale e possono lavorare sui thread esistenti.
Rimuovere membri
- Apri Channel Overview → Members.
- Trova il membro da rimuovere.
- Usa l’azione di rimozione e conferma.
Perdono l’accesso all’inbox subito e il canale scompare dalla loro barra laterale.
Cambiare il ruolo di un membro
- Apri Channel Overview.
- Vai al tab Members.
- Trova il membro il cui ruolo vuoi cambiare.
- Usa il menu a discesa del ruolo accanto al nome per selezionare Admin, Member o Viewer.
I cambi di ruolo hanno effetto immediato.
Supervisione dell’amministratore del workspace
Gli amministratori del workspace hanno accesso elevato a tutte le inbox:
- Vedere tutte le inbox --- Da Workspace Settings > Inbox, gli admin vedono tutte le inbox del workspace, siano o no partecipanti.
- Gestire qualsiasi inbox --- Gli admin possono aprire le impostazioni di qualsiasi inbox per aggiungere o rimuovere membri, cambiare ruoli o modificare gli indirizzi email.
- Creare ed eliminare inbox --- Solo gli amministratori del workspace possono creare nuove inbox o eliminare quelle esistenti.
Così resta il controllo organizzativo anche quando le inbox specifiche sono gestite nel giorno per giorno dagli admin dell’inbox o dai team lead.
Best practice
- Tieni la membership intenzionale --- Aggiungi solo i membri che hanno bisogno di accesso all’inbox. Così le conversazioni email restano focalizzate e si riduce il rumore.
- Usa il ruolo Admin con moderazione --- Riserva Admin ai team lead o ai responsabili che devono gestire le impostazioni dell’inbox. La maggior parte dei partecipanti dovrebbe essere Member.
- Usa i team per le inbox di reparto --- Se un intero reparto ha bisogno di accesso a un’inbox (es.
[email protected]), aggiungi il team invece degli utenti individuali. I nuovi membri del team otterranno l’accesso automaticamente. - Rivedi l’accesso periodicamente --- Quando i membri del team cambiano ruolo o lasciano i progetti, rimuovili dalle inbox di cui non hanno più bisogno.