Workflows

Workflows transformam uma coluna Status em um motor de processos estruturado. Em vez de permitir que qualquer pessoa altere o status de uma linha livremente a qualquer momento, voce define exatamente quais transicoes sao permitidas, quem pode aciona-las, quais condicoes precisam ser atendidas e o que acontece automaticamente apos uma transicao ser concluida. Isso torna os boards da Copera comparaveis a ferramentas de processo dedicadas como Jira ou ServiceNow — tudo integrado ao seu workspace.

Ativando um Workflow

Os workflows sao configurados individualmente por coluna Status. Para ativar um:

1. Abra seu board e va ate a tabela que contem a coluna Status que voce deseja controlar.
2. Clique no cabecalho da coluna para abrir as configuracoes da coluna.
3. Ative o interruptor Workflow.
4. O editor visual de workflow aparece — uma tela mostrando cada status como um no e cada transicao permitida como uma seta direcional entre os nos.
5. Defina um Status Inicial — o status com o qual novas linhas comecam quando sao criadas.

dica

Ao ativar o modo workflow pela primeira vez, a Copera oferece modelos pre-criados para processos comuns, como Desenvolvimento de Software (Backlog → Em Progresso → Code Review → QA → Concluido), Central de Servicos de TI, Integracao de RH e Aprovacao de Conteudo. Aplicar um modelo preenche os status e as transicoes para voce, oferecendo um ponto de partida solido para personalizar.

Transicoes de Status

Uma transicao define um caminho permitido entre dois status. Sem uma transicao definida, a alteracao de status e bloqueada.

Transicoes Nomeadas

Cada transicao pode ter um nome de exibicao que aparece na interface quando os usuarios estao escolhendo o que fazer a seguir — por exemplo, "Iniciar Revisao," "Aprovar" ou "Devolver para Revisao." Nomes claros ajudam os membros da equipe a entender o que cada acao significa no contexto do seu processo.

Transicoes Especificas

Uma transicao especifica conecta um status particular a outro. Voce as desenha no editor visual arrastando de um no de status para outro. Por exemplo, conectar "A Fazer" diretamente a "Em Revisao" cria uma transicao que permite apenas esse caminho.

Transicoes Globais

Uma transicao global origina-se de qualquer status e vai para um destino especifico. Sao uteis para acoes que sempre podem acontecer, independentemente de onde uma linha esta no processo — por exemplo, uma transicao "Cancelar" que move a linha para "Cancelado" a partir de qualquer ponto, ou uma transicao "Escalar" que funciona em qualquer etapa.

Botao "De Qualquer Status"

Voce pode converter qualquer transicao especifica em uma transicao global diretamente no editor visual. Ao clicar em uma aresta de transicao e abrir o painel lateral, marque a caixa "De qualquer status". Isso define a origem como "Qualquer Status" e a aresta se torna tracejada, indicando visualmente que a transicao e acessivel a partir de todos os status. Desmarque a caixa para restaurar o status de origem especifico original.

Isso e especialmente util quando voce percebe durante o design do workflow que uma transicao como "Cancelar" ou "Fechar" deve estar disponivel em todas as etapas — voce nao precisa desenhar manualmente arestas individuais de cada status.

observação

Os usuarios sempre podem limpar o valor de um status (defini-lo como vazio), independentemente das regras de workflow. Isso e intencional: limpar um status nao conta como uma transicao e nunca e bloqueado.

Se a linha ainda nao tem um status atual (primeira atribuicao apos a criacao), qualquer status permitido pode ser definido livremente. A validacao do workflow so se aplica ao alterar de um status definido para outro.

Condicoes — Quem Pode Executar uma Transicao

As condicoes controlam quais usuarios estao autorizados a acionar uma determinada transicao. Todas as condicoes em uma unica transicao usam logica E — o usuario deve satisfazer cada condicao listada.

Tipo de Condicao	Descricao
Funcao (Role)	O usuario deve ter uma das funcoes especificadas no board.
Usuario	O usuario deve estar em uma lista especifica de pessoas nomeadas.
Equipe	O usuario deve pertencer a uma das equipes especificadas no workspace.
Proprietario da Linha	Apenas o usuario que criou a linha pode acionar esta transicao.
Responsavel	Apenas os usuarios atualmente atribuidos a linha (em uma coluna de Usuarios) podem aciona-la.

observação

Os administradores do board ignoram as verificacoes de condicoes — eles podem acionar qualquer transicao independentemente das condicoes. No entanto, os administradores nao estao isentos dos validadores. Os requisitos de dados se aplicam a todos.

Validadores — O Que Deve Ser Verdadeiro

Os validadores verificam se os dados da linha atendem aos requisitos antes que a transicao seja permitida. Ao contrario das condicoes, os validadores sao aplicados a todos os usuarios, incluindo administradores.

Tipo de Validador	Descricao
Campo Obrigatorio / Campo Nao Vazio	Uma coluna especificada deve ter um valor. Se estiver vazia, a transicao e bloqueada.
Campo Corresponde	O valor da coluna deve corresponder a um padrao que voce define. Util para impor formatos como numeros de referencia ou codigos.

Cada validador pode exibir uma mensagem de erro personalizada para que os usuarios saibam exatamente o que precisam preencher antes de prosseguir com a transicao.

Campos Obrigatorios na Transicao

Alem dos validadores (que verificam dados existentes), uma transicao tambem pode solicitar ao usuario que preencha campos no momento da transicao. Quando campos obrigatorios estao configurados, um dialogo aparece assim que o usuario aciona a transicao, pedindo esses valores antes que a alteracao de status seja concluida.

Isso e util quando voce deseja capturar contexto em um estagio especifico — por exemplo, exigir um campo "Motivo da Rejeicao" ao mover para um status "Rejeitado."

Portoes de Aprovacao

As transicoes podem exigir aprovacao de pessoas designadas antes que a alteracao de status entre em vigor. Quando um usuario aciona uma transicao com aprovacao ativada, a linha e movida para um status Aguardando Aprovacao enquanto a solicitacao de aprovacao e processada. Quando a solicitacao e resolvida (aprovada ou rejeitada), a linha e movida para o status de destino ou de volta ao status original.

Tipos de Aprovadores

Voce pode designar aprovadores de quatro maneiras:

• Usuarios Especificos — Individuos nomeados que devem revisar a solicitacao.
• Funcao no Board — Qualquer pessoa que tenha uma funcao especificada no board (como "Gerente") torna-se um aprovador.
• Proprietario da Linha — A pessoa que criou a linha e o aprovador.
• Baseado em Coluna — Os aprovadores sao determinados dinamicamente com base no valor de uma coluna na linha (veja abaixo).

Aprovadores Condicionais Baseados em Coluna

A aprovacao baseada em coluna permite direcionar solicitacoes de aprovacao para pessoas diferentes dependendo de um valor na linha — sem criar transicoes ou workflows separados para cada caso.

Quando voce seleciona Baseado em Coluna como tipo de aprovador, tres opcoes de configuracao aparecem:

1. Coluna de condicao — Escolha uma coluna Dropdown (SELECT) da tabela. O valor atual desta coluna na linha determina quem serao os aprovadores.
2. Tabela de mapeamento — Para cada opcao na coluna selecionada, atribua um ou mais aprovadores. Por exemplo, se sua coluna "Departamento" tem as opcoes "RH," "Sistemas" e "Financeiro," voce pode mapear cada departamento para seu respectivo gerente.
3. Aprovadores de fallback — Usuarios opcionais que recebem a solicitacao de aprovacao quando o valor da coluna da linha nao corresponde a nenhum mapeamento (ou a coluna esta vazia).

Exemplo — Aprovacao departamental em multiplos niveis:

Suponha que voce tenha uma coluna "Departamento" com as opcoes RH, Sistemas e Financeiro. Voce pode configurar duas transicoes:

• Aberto → Em Revisao: Aprovacao baseada em coluna no "Departamento" — mapeia RH para Gerente A, Sistemas para Gerente B
• Em Revisao → Concluido: Aprovacao baseada em coluna no "Departamento" — mapeia RH para Diretor X, Sistemas para Diretor Y

Cada transicao resolve independentemente o aprovador correto para o departamento da linha. Isso cria um fluxo de aprovacao em multiplos niveis onde os gerentes de departamento aprovam primeiro e, em seguida, os diretores de departamento aprovam.

dica

O solicitante (a pessoa que acionou a transicao) e automaticamente excluido da lista de aprovadores, mesmo que corresponda ao mapeamento. Uma pessoa nao pode aprovar sua propria solicitacao.

Politicas de Aprovacao

Politica	Comportamento
ANY_ONE	O primeiro aprovador a agir (aprovar ou rejeitar) resolve a solicitacao para todos.
ALL	Cada aprovador designado deve aprovar. Uma unica rejeicao rejeita toda a solicitacao.

Status de Aguardando Aprovacao

Quando a aprovacao esta ativada em uma transicao, o sistema cria automaticamente uma opcao de status Aguardando Aprovacao na coluna. Este e um status real — nao um estado interno oculto — o que significa que funciona perfeitamente com todas as funcionalidades da Copera:

• Filtros: Filtre sua tabela para ver apenas as linhas aguardando aprovacao.
• Visualizacao Kanban: Uma coluna "Aguardando Aprovacao" aparece automaticamente, agrupando todas as linhas que aguardam decisoes.
• Temporizadores de SLA: Configure condicoes de SLA para iniciar a contagem quando uma linha entra no status de aguardando e pausar quando sai.
• Automacoes: Crie automacoes que sao acionadas quando o status de uma linha muda para "Aguardando Aprovacao" (por exemplo, atribuir automaticamente um revisor ou enviar uma notificacao personalizada).
• Visibilidade por status e regras de campo: Configure substituicoes de visibilidade e comportamento de campo especificamente para o estado de aguardando.

O status de aguardando aparece no editor visual como um no distinto com borda ambar e icone de ampulheta, facilitando a identificacao no grafico do workflow.

observação

Os status de aguardando aprovacao sao gerenciados pelo sistema. Eles nao podem ser renomeados ou excluidos manualmente — sao criados quando voce ativa a aprovacao em uma transicao e sao limpos automaticamente quando voce a desativa.

Como o fluxo funciona:

1. Um usuario aciona uma transicao que requer aprovacao (por exemplo, Aberto → Em Revisao).
2. A linha e movida imediatamente para o status Aguardando Aprovacao.
3. Os aprovadores designados recebem uma notificacao.
4. Se aprovada: a linha e movida para o status de destino (Em Revisao).
5. Se rejeitada: a linha e movida para o status de rejeicao configurado, ou de volta ao status original (Aberto) se nenhum for definido.

Se voce tiver multiplas transicoes com aprovacao ativada, cada uma recebe seu proprio status de aguardando (por exemplo, "Aguardando: Aprovacao do Gerente" e "Aguardando: Aprovacao do Diretor"), para que voce possa distinguir entre diferentes etapas de aprovacao.

Tratamento de Rejeicoes

Quando uma transicao e rejeitada, voce pode configurar o que acontece com a linha:

• Mover para um status especifico (por exemplo, um status "Rejeitado" ou "Precisa de Revisao").
• Se nenhum status de rejeicao for configurado, a linha retorna ao status em que estava antes da aprovacao ser acionada.

Notificacoes

Tanto o solicitante quanto os aprovadores designados recebem notificacoes no aplicativo e por email. Os aprovadores sao notificados quando uma nova solicitacao de aprovacao esta aguardando por eles; o solicitante e notificado quando sua solicitacao e aprovada ou rejeitada.

Comentarios nas Decisoes de Aprovacao

Os aprovadores podem adicionar um comentario junto com sua decisao. Voce pode configurar uma transicao para exigir um comentario ao rejeitar, garantindo que o feedback seja sempre documentado.

observação

Apenas uma solicitacao de aprovacao por linha por coluna Status pode estar pendente ao mesmo tempo. Se uma solicitacao ja estiver pendente, nenhuma nova transicao pode ser acionada ate que ela seja resolvida ou cancelada.

Funcoes Pos-Transicao

As funcoes pos-transicao sao acoes que sao executadas automaticamente apos uma transicao ser concluida com sucesso (incluindo apos uma aprovacao ser concedida, se aplicavel). Elas sao executadas sem nenhuma interacao do usuario.

Funcao	Descricao
Definir Campo	Define uma coluna para um valor estatico especifico.
Copiar Campo	Copia o valor de uma coluna para outra coluna na mesma linha.
Definir Data Atual	Grava a data e hora atuais em uma coluna de data — util para registrar quando uma transicao ocorreu.
Atribuir Usuario Atual	Adiciona o usuario que acionou a transicao a uma coluna de Usuarios.
Atribuir Usuario	Adiciona uma ou mais pessoas especificas a uma coluna de Usuarios.
Limpar Campo	Remove o valor de uma coluna completamente.
Enviar Notificacao	Envia uma notificacao no aplicativo para usuarios especificos com uma mensagem personalizada.
Webhook	Envia uma requisicao HTTP (POST, PUT ou PATCH) para uma URL externa, permitindo integracao com sistemas de terceiros.

Voce pode adicionar multiplas funcoes pos-transicao a uma unica transicao, e elas sao executadas na ordem em que estao listadas.

Visibilidade por Status

Voce pode controlar quais usuarios podem ver linhas com base no status atual da linha. Isso e configurado clicando em um no de status no editor visual e abrindo seu painel de configuracoes.

Configuracao de Visibilidade	Descricao
Baseada em Funcao	Apenas usuarios com funcoes especificas no board podem ver linhas neste status.
Baseada em Usuario	Apenas usuarios nomeados especificos podem ver linhas neste status.
Proprietario Pode Ver	O criador da linha sempre ve suas proprias linhas, mesmo que as regras de visibilidade os excluiriam. Ativado por padrao.
Responsavel Pode Ver	Usuarios atribuidos a linha sempre a veem. Ativado por padrao.

observação

Os administradores do board sempre veem todas as linhas, independentemente das regras de visibilidade. As configuracoes de visibilidade se aplicam apenas a membros regulares e convidados.

Comportamento de Campos por Status

Quando uma linha esta em um determinado status, voce pode substituir como campos individuais se comportam. Isso tambem e configurado no painel de configuracoes do no de status.

Comportamento	Descricao
Editavel	Comportamento normal — o campo pode ser lido e modificado. Este e o padrao.
Somente Leitura	O campo e visivel, mas nao pode ser editado. Administradores ainda podem editar campos somente leitura.
Obrigatorio	O campo deve ter um valor. Isso e aplicado a todos os usuarios, incluindo administradores — e uma regra de integridade de dados, nao uma restricao de permissao.
Oculto	O campo nao e visivel para nao administradores e e excluido das respostas da API. Administradores ainda podem ver e editar campos ocultos.

Temporizadores de SLA

As transicoes de status do workflow podem iniciar, pausar e parar automaticamente colunas de temporizador de SLA. Quando uma linha entra ou sai de status especificos, o temporizador responde de acordo — permitindo o rastreamento automatico de quanto tempo o trabalho passa em cada etapa. Consulte a pagina Rastreamento de SLA para detalhes completos de configuracao.

Dicas

• Comece simples. Ative o workflow com algumas transicoes basicas primeiro e, em seguida, adicione condicoes, validadores e portoes de aprovacao conforme seu processo amadurece.
• Use o editor visual para mapear seu processo. Desenhe o fluxo na tela antes de adicionar regras — e muito mais facil identificar lacunas e loops visualmente.
• Transicoes globais sao otimas para excecoes. Acoes de "Cancelar," "Escalar" ou "Fechamento de Emergencia" que devem estar sempre disponiveis a partir de qualquer status funcionam perfeitamente como transicoes globais (a partir de QUALQUER status).
• Combine portoes de aprovacao com visibilidade por status. Mova uma linha para um status "Aguardando Revisao" que so os revisores podem ver e exija a aprovacao deles antes que avance. Isso cria um processo de revisao seguro e auditavel.
• Use aprovacao baseada em coluna para processos departamentais. Se diferentes departamentos precisam de aprovadores diferentes, use o tipo "Baseado em Coluna" em vez de criar transicoes separadas para cada departamento.
• Use funcoes pos-transicao para atualizacoes repetitivas. Registre automaticamente a conclusao, atribua a pessoa que fechou um ticket e limpe campos temporarios — sem que ninguem precise se lembrar de fazer isso manualmente.
• Teste com uma linha de exemplo. Antes de implantar um workflow para toda a sua equipe, percorra o processo com uma linha de teste para verificar se cada transicao, condicao e aprovacao se comporta conforme esperado.

Proximos Passos

• Explore Automacoes para regras "quando isso acontecer, faca aquilo" orientadas por eventos que complementam as transicoes do workflow.
• Revise Permissoes do Board para entender como as funcoes do board interagem com as condicoes do workflow.
• Saiba mais sobre Tipos de Campo para entender quais tipos de coluna funcionam com validadores e funcoes pos-transicao.