Automações

As Automações de Board da Copera permitem definir regras do tipo "quando isso acontecer, faça aquilo" que são executadas automaticamente sobre os dados do board — eliminando trabalho manual repetitivo. Cada automação combina um gatilho (como Column Changed, Column Not Empty, Column Just Changed, Select Added, Select Removed, um agendamento de Recurrence ou um lembrete baseado em data) com uma ou mais ações (Change Column Value, Add Value, Remove Value, Copy Column Value, Set Current Date, Create Row, Send Notification e Send Email via Gmail ou Outlook). Você pode referenciar valores dinâmicos de coluna em notificações e no conteúdo de e-mails, criar agendamentos recorrentes que criam linhas no piloto automático (incluindo geração de recorrência por IA a partir de linguagem natural), e a proteção contra recursão embutida impede loops infinitos.

Como as automações funcionam

Toda automação tem duas partes:

1. Gatilho (Quando) -- O evento ou condição que inicia a automação.
2. Ação (Então) -- O que acontece quando o gatilho dispara.

Quando uma linha é criada ou atualizada, a Copera avalia todas as automações ativas daquela tabela. Se uma linha corresponde às condições de gatilho de uma automação, as ações correspondentes são executadas automaticamente. A automação roda como o usuário bot da Copera AI, e a ação fica registrada no histórico de atividades da linha.

Tipos de gatilho

A Copera suporta seis tipos de gatilho que cobrem uma ampla variedade de cenários de fluxo de trabalho:

Gatilho	Descrição	Caso de uso
Column Changed	Dispara quando o valor de uma coluna corresponde a um conjunto de condições de filtro (usando lógica E).	Executar a automação quando uma linha atende uma condição complexa de múltiplos campos.
Column Not Empty	Dispara quando uma coluna antes vazia recebe um valor pela primeira vez.	Notificar a equipe quando um responsável é definido pela primeira vez em uma tarefa.
Column Just Changed	Dispara sempre que o valor de uma coluna específica muda de um valor para outro.	Rastrear transições de status ou registrar quando a prioridade muda.
Select Added	Dispara quando uma opção específica é adicionada a uma coluna de seleção/label.	Acionar quando o label "Aprovado" é adicionado a uma linha.
Select Removed	Dispara quando uma opção específica é removida de uma coluna de seleção/label.	Alertar quando o label "Prioridade" é removido de uma tarefa.
Recurrence	Dispara em um cronograma recorrente com padrões flexíveis.	Criar linhas de check-in recorrentes ou entradas de relatório periódicas.

Condições de gatilho

Para o gatilho Column Changed, você pode definir condições de filtro sofisticadas usando os mesmos operadores disponíveis em Filtros e Ordenação. As condições usam lógica E, o que significa que todas as condições precisam ser verdadeiras para o gatilho disparar.

Recorrência avançada

O gatilho Recurrence suporta padrões de agendamento flexíveis que vão muito além de simples repetições diárias ou semanais. Quando você seleciona um gatilho de recorrência, o editor de recorrência avançada permite configurar:

• Frequência --- Escolha entre por hora, diária, semanal, mensal ou anual.
• Intervalo --- Defina com que frequência o padrão se repete (ex.: a cada 2 semanas, a cada 3 meses).
• Dias específicos --- Para frequência semanal, escolha quais dias da semana (Segunda, Quarta, Sexta, etc.).
• Horas específicas --- Para frequência por hora ou diária, escolha em quais horas a automação deve rodar.
• Padrões mensais --- Escolha dias específicos do mês (ex.: dia 1 e dia 15) ou padrões relativos como "a segunda terça-feira de cada mês".
• Padrões anuais --- Selecione quais meses e padrões de dia para automações anuais.
• Dia de início da semana --- Defina em qual dia sua semana começa (Segunda, Domingo, etc.).
• Condições de fim --- Opcionalmente, defina que a automação pare depois de um certo número de ocorrências ou depois de uma data específica.

Uma seção de preview mostra as próximas datas agendadas para você verificar se o padrão está correto antes de salvar.

dica

Você também pode usar o gerador de recorrência por IA para descrever seu cronograma em linguagem natural (ex.: "toda sexta-feira sim e uma não às 9 da manhã") e deixar a IA criar o padrão de recorrência automaticamente.

Configurações de execução

Alguns gatilhos suportam configurações de execução que permitem agendar a ação em relação a um valor de coluna de data:

• On Date --- Executa a ação na data exata da coluna.
• Before --- Executa um número especificado de minutos, horas, dias, semanas ou meses antes da data.
• After --- Executa um número especificado de minutos, horas, dias, semanas ou meses depois da data.

Isso é útil para lembretes (ex.: "3 dias antes da data de entrega, notificar o responsável") e ações de follow-up (ex.: "1 semana depois da conclusão, enviar uma pesquisa de satisfação").

Tipos de ação

Quando um gatilho dispara, uma ou mais ações são executadas. A Copera suporta os seguintes tipos de ação:

Ação	Descrição
Change Column Value	Define um ou mais valores de coluna na linha que disparou o gatilho. Defina valores estáticos ou referencie outras colunas.
Add Value	Acrescenta um valor a uma coluna sem substituir o conteúdo existente. Útil para adicionar labels, tags ou usuários a campos de multi-valor.
Remove Value	Remove um valor de uma coluna sem limpar o restante. Útil para tirar um único label, tag ou pessoa de um campo de multi-valor.
Copy Column Value	Copia um valor de uma coluna para outra dentro da mesma linha.
Set Current Date	Carimba a data/hora atual em uma coluna de data, útil para rastrear quando eventos ocorreram.
Create Row	Cria uma nova linha na mesma tabela ou em outra tabela. Mapeie valores de colunas de forma estática ou dinâmica a partir da linha que disparou o gatilho.
Send Notification	Envia uma notificação in-app para pessoas específicas com assunto e mensagem personalizados.
Send Email (Gmail)	Envia um e-mail via uma conta Gmail conectada. Componha assunto e corpo com referências dinâmicas de colunas.
Send Email (Outlook)	Envia um e-mail via uma conta Outlook conectada. Componha assunto e corpo com referências dinâmicas de colunas.

Ação Send Notification

A ação Send Notification permite alertar membros específicos da equipe quando um gatilho dispara, sem sair da Copera. Configure:

1. Assunto --- Um título breve para a notificação. Suporta placeholders dinâmicos.
2. Corpo --- A mensagem da notificação. Suporta placeholders dinâmicos e formatação de texto rico.
3. Destinatários --- Escolha membros específicos do workspace ou referencie uma coluna de Users para notificar dinamicamente quem está atribuído na linha.

Por exemplo, você pode criar uma automação que diga: "Quando o status muda para Done, notifique a pessoa na coluna Assignee com a mensagem 'Sua tarefa {Task Name} foi concluída.'"

dica

Use a ação Send Notification em vez de e-mail quando sua equipe trabalha principalmente dentro da Copera. Notificações aparecem instantaneamente no centro de notificações do destinatário sem exigir conexões de conta de e-mail.

Ações Add Value e Remove Value

As ações Add Value e Remove Value funcionam de forma diferente de Change Column Value: em vez de substituir o campo inteiro, elas ajustam um único valor deixando todo o resto no lugar. São a escolha natural para campos de multi-valor como Labels, Dropdowns que aceitam múltiplas seleções e Users.

Add Value acrescenta ao valor atual. Use para:

• Adicionar um label ou tag a uma coluna multi-select sem remover os labels existentes.
• Adicionar uma pessoa a uma coluna de Users sem desatribuir os responsáveis atuais.
• Acrescentar uma opção a um dropdown que aceita múltiplas seleções.

Remove Value tira um único valor sem limpar o restante. Use para:

• Retirar um label ou tag de uma linha mantendo os demais.
• Desatribuir uma pessoa específica de uma coluna de Users sem remover o resto da equipe.
• Remover uma opção de um dropdown multi-select.

dica

Combine essas duas ações para mover um valor entre estados automaticamente --- por exemplo, quando uma tarefa é marcada como Done, remova o label "In Progress" e adicione um label "Completed" na mesma automação.

Referências dinâmicas de coluna nas ações

Ações que envolvem conteúdo de texto (como mensagens de notificação, assunto e corpo de e-mail) suportam referências dinâmicas de coluna. Você pode inserir placeholders que são substituídos em tempo de execução por valores reais da linha que disparou o gatilho:

• Nome do board --- O nome do board que contém a linha.
• Nome da tabela --- O nome da tabela que contém a linha.
• Qualquer valor de coluna --- Insira o valor de qualquer coluna da linha que disparou o gatilho.

Esses placeholders aparecem como chips com label no editor de texto, tornando fácil ver quais valores dinâmicos estão incluídos.

dica

Enquanto digita uma mensagem de notificação, o assunto ou o corpo de um e-mail, pressione a tecla { para abrir a lista de valores dinâmicos que você pode inserir. Escolha um e ele entra como um chip --- sem precisar lembrar os nomes exatos das colunas.

Ação Send Email

A Copera pode enviar um e-mail automaticamente quando uma automação dispara, usando uma das suas próprias contas de e-mail conectadas. Tanto Gmail quanto Outlook são suportados, então você escolhe o provedor que usa.

Ao escolher uma ação Send Email, você pode configurar:

1. Conta --- Escolha de qual conta Gmail ou Outlook conectada o e-mail é enviado. Se você ainda não conectou nenhuma, a Copera pede para conectar antes de você finalizar.
2. Destinatários --- Adicione uma ou mais pessoas no campo Para. Você também pode adicionar endereços em Cc, Cco e Responder para. Os destinatários podem ser membros do workspace ou qualquer endereço de e-mail externo.
3. Assunto e Corpo --- Escreva o assunto e a mensagem do e-mail. Ambos suportam referências dinâmicas de coluna, então o e-mail pode incluir os próprios valores da linha (por exemplo, o nome da tarefa, a data de entrega ou o responsável).

Isso facilita o envio de e-mails caprichados e personalizados --- confirmações de pedido, atualizações de status ou lembretes --- direto do seu board, sem copiar nada na mão.

observação

Os e-mails são enviados a partir da sua conta conectada, então as respostas voltam para você e a mensagem aparece na sua própria pasta de Enviados. Conecte sua conta Gmail ou Outlook nas configurações de usuário antes de criar uma automação de e-mail.

Criação recorrente de linhas

Uma das combinações mais poderosas é um gatilho Recurrence combinado com uma ação Create Row: a Copera adiciona uma nova linha automaticamente no cronograma que você definir --- ninguém precisa lembrar de fazer isso.

Isso é ideal para trabalho que se repete em um ritmo:

• Uma linha de relatório de status semanal toda segunda-feira de manhã.
• Uma linha de revisão de faturamento mensal no dia 1 de cada mês.
• Uma linha de planejamento trimestral no início de cada trimestre.
• Uma linha de stand-up diária a cada dia útil.

Para configurar:

1. Crie uma nova automação e escolha o gatilho Recurrence.
2. Monte seu cronograma no editor de recorrência avançada (ou descreva em linguagem natural com o gerador de recorrência por IA).
3. Adicione uma ação Create Row e escolha a tabela onde a nova linha deve cair.
4. Preencha os valores de coluna com os quais a nova linha deve começar. Você pode definir valores fixos (como um título ou status) e deixar as colunas de data se carimbarem sozinhas.
5. Salve. A partir daí, uma linha nova aparece automaticamente toda vez que o cronograma chega.

dica

Combine a criação recorrente de linhas com uma ação Send Notification na mesma automação para que a pessoa certa seja alertada no momento em que cada nova linha é criada.

Criando uma automação

Siga estes passos para configurar uma nova automação:

1. Abra seu board e navegue até a tabela que você quer automatizar.
2. Clique no botão Automations no toolbar do board.
3. Clique em Create Automation para abrir o construtor de automação.
4. Dê um nome à sua automação -- Dê um nome descritivo como "Notificar responsável ao concluir" ou "Auto-carimbar data de conclusão".
5. Configure o gatilho -- Selecione o tipo de gatilho e defina as condições. Para gatilhos baseados em coluna, escolha a coluna e defina os critérios de correspondência. Para gatilhos de recorrência, configure seu padrão de agendamento.
6. Configure a(s) ação(ões) -- Selecione o tipo de ação e defina os detalhes. Você pode adicionar múltiplas ações a uma única automação clicando no botão + abaixo da lista de ações.
7. Salvar e ativar -- Salve a automação. Ela fica ativa imediatamente e será avaliada a cada mudança de linha futura (ou no cronograma para gatilhos de recorrência).

Gerenciando automações

Habilitando e desabilitando

Cada automação tem um toggle liga/desliga. Desabilitar uma automação preserva sua configuração mas impede que ela dispare. Isso é útil para pausar automações temporariamente durante importações de dados em massa ou manutenção.

Feedback de execução da automação

Quando uma automação dispara, a Copera envia uma atualização em tempo real para todos os usuários visualizando o board, mostrando qual automação rodou e quem disparou. Isso dá visibilidade imediata das mudanças automatizadas.

Logs de automação de e-mail

Para automações de e-mail, a Copera registra entradas detalhadas no histórico:

• Sucesso -- O e-mail foi enviado com sucesso, e os detalhes (destinatários, assunto, corpo) são registrados no histórico da linha.
• Falha -- Se o e-mail falha (ex.: token de conexão inválido), o dono da automação recebe uma notificação explicando a falha, e o erro é registrado.

Proteção contra recursão

Automações incluem guardas de recursão embutidas. Quando uma ação "Change Column Value" modifica uma linha, a Copera compara os novos valores com os valores existentes e pula atualizações onde o valor na verdade não mudou. Isso impede loops infinitos em que a ação de uma automação re-dispara a mesma automação.

Atividade e comentários em tarefas

Toda tarefa (linha) no seu board tem um Painel de Atividades onde você vê o histórico completo de mudanças, ações de automação e comentários. O painel de atividades usa uma interface estilo chat que faz com que discussões em tarefas pareçam conversas naturais.

Comentando em tarefas

1. Abra qualquer tarefa clicando nela.
2. O Painel de Atividades aparece no lado direito.
3. Digite sua mensagem no campo de entrada na parte de baixo e pressione Enter para enviar.
4. Os comentários aparecem em uma linha do tempo estilo chat junto com entradas automatizadas de atividade.

Recursos de atividade

• Texto rico --- Formate seus comentários com negrito, itálico, listas e mais.
• Anexos de arquivo --- Arraste e solte arquivos diretamente no campo de comentário.
• Reações --- Reaja aos comentários com reações de emoji.
• Editar e excluir --- Edite ou exclua seus próprios comentários depois de postar.
• Toggle de histórico --- Alterne entre mostrar apenas comentários ou o histórico completo de atividades (incluindo mudanças automatizadas de campo, logs de e-mail e decisões de aprovação).
• Painel redimensionável --- Arraste a borda esquerda do painel de atividades para ajustar sua largura.

observação

Ações de automação aparecem no histórico de atividades com labels claros mostrando qual automação rodou e o que mudou. Isso dá a sua equipe transparência total sobre os fluxos de trabalho automatizados.

Boas práticas

dica

Dê nomes descritivos às automações para que os membros da equipe entendam o propósito de relance. Por exemplo, "Notificar PM quando tarefa bloqueada" é muito mais claro que "Automação 1".

dica

Teste com uma única linha primeiro antes de ativar uma automação em um board com muitas linhas. Isso permite verificar se as condições de gatilho e as ações funcionam como esperado.

dica

Use a ação Send Notification para alertas internos da equipe. É mais rápida de configurar do que e-mail (não requer conexão de conta) e as notificações aparecem instantaneamente dentro da Copera.

dica

Use recorrência avançada para tarefas periódicas como relatórios semanais de status, checagens mensais de faturamento ou revisões trimestrais. O gerador de recorrência por IA facilita descrever padrões complexos em linguagem natural.

dica

Conecte contas de e-mail nas suas configurações de usuário antes de criar automações de e-mail. Tanto o Gmail quanto o Outlook são suportados através de conexões seguras.

dica

Monitore o histórico de automações no painel de atividades da tarefa para verificar se as automações estão funcionando como esperado.

Perguntas frequentes

Posso ter múltiplas ações em uma única automação?

Sim. Clique no botão + abaixo da lista de ações para adicionar ações adicionais. Todas as ações são executadas em ordem quando o gatilho dispara.

O que acontece se uma ação de notificação falha?

Notificações in-app são entregues pelo sistema de notificações da Copera e são altamente confiáveis. Se um destinatário deixou o workspace, a notificação é silenciosamente pulada.

Posso referenciar uma coluna de Users como destinatário da notificação?

Sim. Ao configurar a ação Send Notification, o campo de destinatário permite selecionar uma coluna de Users da sua tabela. A notificação será enviada para quem estiver atribuído nessa coluna na linha que disparou.

Como paro uma automação de recorrência?

Você pode desabilitar a automação usando seu toggle liga/desliga, ou configurar uma condição de fim nas configurações de recorrência (parar depois de N ocorrências ou depois de uma data específica).

Qual a diferença entre "Change Column Value", "Add Value" e "Remove Value"?

Change Column Value substitui o valor atual por completo. Add Value acrescenta um valor aos existentes, e Remove Value tira um único valor deixando o resto --- ambos foram pensados para colunas de multi-select, labels e Users, onde você quer ajustar uma entrada sem mexer nas demais.

Uma automação pode criar uma nova linha em um cronograma?

Sim. Combine um gatilho Recurrence com uma ação Create Row e a Copera adiciona uma linha nova automaticamente no cronograma que você definir --- diário, semanal, mensal ou qualquer padrão personalizado. É perfeito para relatórios de status, revisões de faturamento ou entradas de stand-up recorrentes. Veja Criação recorrente de linhas.

Posso enviar e-mail tanto do Gmail quanto do Outlook?

Sim. A ação Send Email funciona com uma conta Gmail ou Outlook conectada --- basta escolher a conta da qual você quer enviar. Você pode adicionar destinatários em Para, Cc, Cco e Responder para e personalizar o assunto e o corpo com valores dinâmicos de coluna.

Recursos relacionados

• Filtros e Ordenação --- Os mesmos operadores de filtro usados nas condições de gatilho de automação.
• Fórmulas --- Crie valores calculados que podem complementar suas automações.
• Permissões do Board --- Controle quem pode criar e gerenciar automações.