Automacoes
As Automacoes de Board da Copera permitem definir regras do tipo "quando isso acontecer, faca aquilo" que sao executadas automaticamente sobre os dados do board — eliminando trabalho manual repetitivo. Cada automacao combina um de seis tipos de gatilho (Column Changed, Column Not Empty, Column Just Changed, Select Added, Select Removed e Recurrence) com um ou mais de oito tipos de acao (Change Column Value, Add Value, Copy Column Value, Set Current Date, Create Row, Send Notification, Send Email via Gmail, Send Email via Outlook). Voce pode referenciar valores dinamicos de coluna em notificacoes e corpos de e-mail, configurar padroes avancados de recorrencia (incluindo geracao de recorrencia com IA a partir de linguagem natural), e a protecao contra recursao embutida impede loops infinitos.
Como as automacoes funcionam
Toda automacao tem duas partes:
- Gatilho (Quando) -- O evento ou condicao que inicia a automacao.
- Acao (Entao) -- O que acontece quando o gatilho dispara.
Quando uma linha e criada ou atualizada, a Copera avalia todas as automacoes ativas daquela tabela. Se uma linha corresponde as condicoes de gatilho de uma automacao, as acoes correspondentes sao executadas automaticamente. A automacao roda como o usuario bot da Copera AI, e a acao fica registrada no historico de atividades da linha.
Tipos de gatilho
A Copera suporta seis tipos de gatilho que cobrem uma ampla variedade de cenarios de fluxo de trabalho:
| Gatilho | Descricao | Caso de uso |
|---|---|---|
| Column Changed | Dispara quando o valor de uma coluna corresponde a um conjunto de condicoes de filtro (usando logica E). | Executar a automacao quando uma linha atende uma condicao complexa de multiplos campos. |
| Column Not Empty | Dispara quando uma coluna antes vazia recebe um valor pela primeira vez. | Notificar a equipe quando um responsavel e definido pela primeira vez em uma tarefa. |
| Column Just Changed | Dispara sempre que o valor de uma coluna especifica muda de um valor para outro. | Rastrear transicoes de status ou registrar quando a prioridade muda. |
| Select Added | Dispara quando uma opcao especifica e adicionada a uma coluna de selecao/label. | Acionar quando o label "Aprovado" e adicionado a uma linha. |
| Select Removed | Dispara quando uma opcao especifica e removida de uma coluna de selecao/label. | Alertar quando o label "Prioridade" e removido de uma tarefa. |
| Recurrence | Dispara em um cronograma recorrente com padroes flexiveis. | Criar linhas de check-in recorrentes ou entradas de relatorio periodicas. |
Condicoes de gatilho
Para o gatilho Column Changed, voce pode definir condicoes de filtro sofisticadas usando os mesmos operadores disponiveis em Filtros e Ordenacao. As condicoes usam logica E, o que significa que todas as condicoes precisam ser verdadeiras para o gatilho disparar.
Recorrencia avancada
O gatilho Recurrence suporta padroes de agendamento flexiveis que vao muito alem de simples repeticoes diarias ou semanais. Quando voce seleciona um gatilho de recorrencia, o editor de recorrencia avancada permite configurar:
- Frequencia --- Escolha entre por hora, diaria, semanal, mensal ou anual.
- Intervalo --- Defina com que frequencia o padrao se repete (ex.: a cada 2 semanas, a cada 3 meses).
- Dias especificos --- Para frequencia semanal, escolha quais dias da semana (Segunda, Quarta, Sexta, etc.).
- Horas especificas --- Para frequencia por hora ou diaria, escolha em quais horas a automacao deve rodar.
- Padroes mensais --- Escolha dias especificos do mes (ex.: dia 1 e dia 15) ou padroes relativos como "a segunda terca-feira de cada mes".
- Padroes anuais --- Selecione quais meses e padroes de dia para automacoes anuais.
- Dia de inicio da semana --- Defina em qual dia sua semana comeca (Segunda, Domingo, etc.).
- Condicoes de fim --- Opcionalmente, defina que a automacao pare depois de um certo numero de ocorrencias ou depois de uma data especifica.
Uma secao de preview mostra as proximas datas agendadas para voce verificar se o padrao esta correto antes de salvar.
Voce tambem pode usar o gerador de recorrencia por AI para descrever seu cronograma em linguagem natural (ex.: "toda sexta-feira sim e uma nao as 9 da manha") e deixar a AI criar o padrao de recorrencia automaticamente.
Configuracoes de execucao
Alguns gatilhos suportam configuracoes de execucao que permitem agendar a acao em relacao a um valor de coluna de data:
- On Date --- Executa a acao na data exata da coluna.
- Before --- Executa um numero especificado de minutos, horas, dias, semanas ou meses antes da data.
- After --- Executa um numero especificado de minutos, horas, dias, semanas ou meses depois da data.
Isso e util para lembretes (ex.: "3 dias antes da data de entrega, notificar o responsavel") e acoes de follow-up (ex.: "1 semana depois da conclusao, enviar uma pesquisa de satisfacao").
Tipos de acao
Quando um gatilho dispara, uma ou mais acoes sao executadas. A Copera suporta os seguintes tipos de acao:
| Acao | Descricao |
|---|---|
| Change Column Value | Define um ou mais valores de coluna na linha que disparou o gatilho. Defina valores estaticos ou referencie outras colunas. |
| Add Value | Acrescenta um valor a uma coluna sem substituir o conteudo existente. Util para adicionar labels, tags ou usuarios a campos de multi-valor. |
| Copy Column Value | Copia um valor de uma coluna para outra dentro da mesma linha. |
| Set Current Date | Carimba a data/hora atual em uma coluna de data, util para rastrear quando eventos ocorreram. |
| Create Row | Cria uma nova linha na mesma tabela ou em outra tabela. Mapeie valores de colunas de forma estatica ou dinamica a partir da linha que disparou o gatilho. |
| Send Notification | Envia uma notificacao in-app para pessoas especificas com assunto e mensagem personalizados. |
| Send Email (Gmail) | Envia um e-mail via uma conta Gmail conectada. Componha assunto e corpo com referencias dinamicas de colunas. |
| Send Email (Outlook) | Envia um e-mail via uma conta Outlook conectada. Componha assunto e corpo com referencias dinamicas de colunas. |
Acao Send Notification
A acao Send Notification permite alertar membros especificos da equipe quando um gatilho dispara, sem sair da Copera. Configure:
- Assunto --- Um titulo breve para a notificacao. Suporta placeholders dinamicos.
- Corpo --- A mensagem da notificacao. Suporta placeholders dinamicos e formatacao de texto rico.
- Destinatarios --- Escolha membros especificos do workspace ou referencie uma coluna de Users para notificar dinamicamente quem esta atribuido na linha.
Por exemplo, voce pode criar uma automacao que diga: "Quando o status muda para Done, notifique a pessoa na coluna Assignee com a mensagem 'Sua tarefa {Task Name} foi concluida.'"
Use a acao Send Notification em vez de e-mail quando sua equipe trabalha principalmente dentro da Copera. Notificacoes aparecem instantaneamente no centro de notificacoes do destinatario sem exigir conexoes de conta de e-mail.
Acao Add Value
A acao Add Value e diferente de Change Column Value de uma forma importante: em vez de substituir o valor atual, ela acrescenta ao valor atual. Isso e especialmente util para:
- Adicionar um label ou tag a uma coluna multi-select sem remover os labels existentes.
- Adicionar uma pessoa a uma coluna de Users sem desatribuir os responsaveis atuais.
- Acrescentar uma opcao a um dropdown que aceita multiplas selecoes.
Referencias dinamicas de coluna nas acoes
Acoes que envolvem conteudo de texto (como mensagens de notificacao, assunto e corpo de e-mail) suportam referencias dinamicas de coluna. Voce pode inserir placeholders que sao substituidos em tempo de execucao por valores reais da linha que disparou o gatilho:
- Nome do board --- O nome do board que contem a linha.
- Nome da tabela --- O nome da tabela que contem a linha.
- Qualquer valor de coluna --- Insira o valor de qualquer coluna da linha que disparou o gatilho.
Esses placeholders aparecem como chips com label no editor de texto, tornando facil ver quais valores dinamicos estao incluidos.
Criando uma automacao
Siga estes passos para configurar uma nova automacao:
- Abra seu board e navegue ate a tabela que voce quer automatizar.
- Clique no botao Automations no toolbar do board.
- Clique em Create Automation para abrir o construtor de automacao.
- De um nome a sua automacao -- De um nome descritivo como "Notificar responsavel ao concluir" ou "Auto-carimbar data de conclusao".
- Configure o gatilho -- Selecione o tipo de gatilho e defina as condicoes. Para gatilhos baseados em coluna, escolha a coluna e defina os criterios de correspondencia. Para gatilhos de recorrencia, configure seu padrao de agendamento.
- Configure a(s) acao(oes) -- Selecione o tipo de acao e defina os detalhes. Voce pode adicionar multiplas acoes a uma unica automacao clicando no botao + abaixo da lista de acoes.
- Salvar e ativar -- Salve a automacao. Ela fica ativa imediatamente e sera avaliada a cada mudanca de linha futura (ou no cronograma para gatilhos de recorrencia).
Gerenciando automacoes
Habilitando e desabilitando
Cada automacao tem um toggle liga/desliga. Desabilitar uma automacao preserva sua configuracao mas impede que ela dispare. Isso e util para pausar automacoes temporariamente durante importacoes de dados em massa ou manutencao.
Feedback de execucao da automacao
Quando uma automacao dispara, a Copera envia uma atualizacao em tempo real para todos os usuarios visualizando o board, mostrando qual automacao rodou e quem disparou. Isso da visibilidade imediata das mudancas automatizadas.
Logs de automacao de e-mail
Para automacoes de e-mail, a Copera registra entradas detalhadas no historico:
- Sucesso -- O e-mail foi enviado com sucesso, e os detalhes (destinatarios, assunto, corpo) sao registrados no historico da linha.
- Falha -- Se o e-mail falha (ex.: token de conexao invalido), o dono da automacao recebe uma notificacao explicando a falha, e o erro e registrado.
Protecao contra recursao
Automacoes incluem guardas de recursao embutidas. Quando uma acao "Change Column Value" modifica uma linha, a Copera compara os novos valores com os valores existentes e pula atualizacoes onde o valor na verdade nao mudou. Isso impede loops infinitos em que a acao de uma automacao re-dispara a mesma automacao.
Atividade e comentarios em tarefas
Toda tarefa (linha) no seu board tem um Painel de Atividades onde voce ve o historico completo de mudancas, acoes de automacao e comentarios. O painel de atividades usa uma interface estilo chat que faz com que discussoes em tarefas pareçam conversas naturais.
Comentando em tarefas
- Abra qualquer tarefa clicando nela.
- O Painel de Atividades aparece no lado direito.
- Digite sua mensagem no campo de entrada na parte de baixo e pressione Enter para enviar.
- Os comentarios aparecem em uma linha do tempo estilo chat junto com entradas automatizadas de atividade.
Recursos de atividade
- Texto rico --- Formate seus comentarios com negrito, italico, listas e mais.
- Anexos de arquivo --- Arraste e solte arquivos diretamente no campo de comentario.
- Reacoes --- Reaja aos comentarios com reacoes de emoji.
- Editar e excluir --- Edite ou exclua seus proprios comentarios depois de postar.
- Toggle de historico --- Alterne entre mostrar apenas comentarios ou o historico completo de atividades (incluindo mudancas automatizadas de campo, logs de e-mail e decisoes de aprovacao).
- Painel redimensionavel --- Arraste a borda esquerda do painel de atividades para ajustar sua largura.
Acoes de automacao aparecem no historico de atividades com labels claros mostrando qual automacao rodou e o que mudou. Isso da a sua equipe transparencia total sobre os fluxos de trabalho automatizados.
Boas praticas
De nomes descritivos as automacoes para que os membros da equipe entendam o proposito de relance. Por exemplo, "Notificar PM quando tarefa bloqueada" e muito mais claro que "Automacao 1".
Teste com uma unica linha primeiro antes de ativar uma automacao em um board com muitas linhas. Isso permite verificar se as condicoes de gatilho e as acoes funcionam como esperado.
Use a acao Send Notification para alertas internos da equipe. E mais rapida de configurar do que e-mail (nao requer conexao de conta) e as notificacoes aparecem instantaneamente dentro da Copera.
Use recorrencia avancada para tarefas periodicas como relatorios semanais de status, checagens mensais de faturamento ou revisoes trimestrais. O gerador de recorrencia por AI facilita descrever padroes complexos em linguagem natural.
Conecte contas de e-mail nas suas configuracoes de usuario antes de criar automacoes de e-mail. Tanto o Gmail quanto o Outlook sao suportados atraves de conexoes seguras.
Monitore o historico de automacoes no painel de atividades da tarefa para verificar se as automacoes estao funcionando como esperado.
Perguntas frequentes
Posso ter multiplas acoes em uma unica automacao?
Sim. Clique no botao + abaixo da lista de acoes para adicionar acoes adicionais. Todas as acoes sao executadas em ordem quando o gatilho dispara.
O que acontece se uma acao de notificacao falha?
Notificacoes in-app sao entregues pelo sistema de notificacoes da Copera e sao altamente confiaveis. Se um destinatario deixou o workspace, a notificacao e silenciosamente pulada.
Posso referenciar uma coluna de Users como destinatario da notificacao?
Sim. Ao configurar a acao Send Notification, o campo de destinatario permite selecionar uma coluna de Users da sua tabela. A notificacao sera enviada para quem estiver atribuido nessa coluna na linha que disparou.
Como paro uma automacao de recorrencia?
Voce pode desabilitar a automacao usando seu toggle liga/desliga, ou configurar uma condicao de fim nas configuracoes de recorrencia (parar depois de N ocorrencias ou depois de uma data especifica).
Qual a diferenca entre "Change Column Value" e "Add Value"?
Change Column Value substitui o valor atual por completo. Add Value acrescenta ao valor existente, o que e util para colunas multi-select, labels ou Users onde voce quer adicionar sem remover o que ja esta la.
Recursos relacionados
- Filtros e Ordenacao --- Os mesmos operadores de filtro usados nas condicoes de gatilho de automacao.
- Formulas --- Crie valores calculados que podem complementar suas automacoes.
- Permissoes do Board --- Controle quem pode criar e gerenciar automacoes.