KI in Office-Dateien

Die KI von Copera kann Ihre Dokumente, Tabellen und Präsentationen lesen, schreiben und bearbeiten, und jede ihrer Änderungen lässt sich später zurücksetzen. In einer Datei arbeitet das KI-Panel an genau dieser Datei. In ganz Drive können KI Chat und Ihre Agenten neue Dateien erstellen und mehrere Dateien in einer Anfrage bearbeiten. In jedem Fall zeigt die Liste KI-Änderungen der Datei, was die KI geändert hat, und Sie können jeden Teil davon jederzeit rückgängig machen.

Zwei Arten, mit der KI zu arbeiten

	KI-Panel in der Datei	KI Chat (rechte Leiste, Bereich KI Chat, Desktop-Tab)
Öffnet über	Die Schaltfläche KI Chat in der Kopfzeile der Datei	Die rechte Leiste, den Bereich KI Chat oder die Drive-Startseite
Kann bearbeiten	Nur die geöffnete Datei	Jede Datei, die Sie bearbeiten dürfen, auch geöffnete Dateien
Kann Dateien erstellen	Nein	Ja: Dokumente, Tabellen, Präsentationen, Markdown, PDFs und Artefakte
Kann lesen	Diese Datei sowie Boards und Dateien, die Sie mit @ erwähnen	Ihren Workspace, in Ihrem Namen
Ideal für	Umschreiben, Formatieren, Analysieren und Korrigieren der Datei vor Ihnen	Arbeit, die mehrere Dateien, Boards oder Chats betrifft

Das KI-Panel in einer Datei

Klicken Sie im Dateikopf auf KI Chat, um das Panel zu öffnen. Die Kopfzeile lautet KI Chat · dieses Dokument (bzw. Tabelle, Präsentation, Markdown-Datei), mit dem Hinweis Kann nur dieses Dokument bearbeiten und dem Text „Um mit mehreren Dateien, Boards oder Chats zu arbeiten, nutzen Sie KI Chat in der rechten Leiste."

1. Schreiben Sie, was Sie möchten, zum Beispiel „Fasse die Haftungsklausel knapper“, „Füge eine Spalte mit der Abweichung zu Q3 hinzu“ oder „Schreibe die Sprechernotizen neu“.
2. Erwähnen Sie mit @ ein Board oder eine andere Datei, die die KI als Kontext lesen soll. Die KI kann lesen, was Sie erwähnen, bearbeitet aber nur die geöffnete Datei.
3. Die Änderung erscheint in der Datei für alle, die sie geöffnet haben, und das Panel zeigt eine kurze Zusammenfassung der Änderung.

Wenn Sie das Panel bitten, eine andere Datei oder ein Board zu ändern, verweist es Sie auf KI Chat.

KI Chat über mehrere Dateien

KI Chat kann neue Dateien erstellen und bestehende bearbeiten, auch während andere darin arbeiten. Öffnen Sie es auf jeder Seite über die rechte Leiste (auch in einer Datei), im Bereich KI Chat oder über das Eingabefeld auf der Drive-Startseite. Zum Beispiel:

• „Entwirf den Acme-Dienstleistungsvertrag aus dem Deal im Board Sales CRM und lege ihn zu unseren anderen Verträgen.“
• „Aktualisiere das Q4-Budget mit den neuen Eventkosten und füge dazu eine Folie in die Investor-Day-Präsentation ein.“

KI Chat zeigt Ihnen, welche Dateien erstellt oder geändert wurden, mit einem Link zu jeder Datei. Neue Dateien werden in dem Drive-Ordner gespeichert, in dem Sie bei der Anfrage arbeiten; sonst speichert KI Chat sie in Meine Festplatte oder dort, wo Sie es angeben.

Was die KI in jedem Format kann

Format	Beispiele
Dokumente	Absätze und Überschriften schreiben oder umschreiben, Abschnitte einfügen und verschieben, Formatvorlagen und Textformatierung ändern, Tabellenzeilen, -spalten und -zellen hinzufügen und bearbeiten
Tabellen	Werte und Formeln eintragen, Zeilen und Spalten einfügen oder löschen, Blätter hinzufügen, umbenennen oder entfernen, Bereiche und Zahlen formatieren, Zellen verbinden
Präsentationen	Folien hinzufügen, duplizieren, verschieben oder löschen, Folientext schreiben, Textfelder, Formen, Linien und Pfeile hinzufügen, Füllungen und Schriftarten ändern

Bilder in Dokumenten und Präsentationen

Die KI kann Bilder in Word-Dokumente und PowerPoint-Präsentationen einfügen, sowohl beim Erstellen als auch beim Bearbeiten einer Datei. Sie kann Folgendes verwenden:

• Ein Bild, das Sie Ihrer KI-Chat-Nachricht oder einem Chat anhängen.
• Eine Bilddatei in Drive.
• Ein Bild, das KI Chat für Sie erzeugt hat.
• Ein Bild von einer öffentlichen Webadresse.

Hängen Sie zum Beispiel Ihr Logo an und bitten Sie „Setz dieses Logo auf die Titelfolie", oder bitten Sie „Füge das Teamfoto aus dem Ordner Marke unter der Einleitung ein". Die KI kann auch ein vorhandenes Bild ersetzen. Sie verwendet nur Bilder, die Sie öffnen können.

Die KI kann außerdem die ganze Datei lesen, um Fragen zu beantworten, sie zusammenzufassen oder auf Probleme zu prüfen, ohne etwas zu ändern.

KI-Bearbeitungen prüfen

Wie die KI eine Bearbeitung anwendet, hängt von Ihrem KI-Berechtigungsmodus ab:

• In einem prüfenden Modus zeigt die KI eine Karte mit der Datei und einer Zusammenfassung der Änderungen. Nichts ändert sich, bis Sie zustimmen.
• In einem automatischen Modus nimmt die KI die Änderung sofort vor, und sie erscheint in der Liste KI-Änderungen.

Bearbeitungen, die Inhalte entfernen, fragen immer zuerst nach Ihrer Bestätigung.

KI-Änderungen und Zurücksetzen

Jede Datei hat in der Kopfzeile eine Schaltfläche KI-Änderungen mit der Anzahl der KI-Bearbeitungen, die noch aktiv sind. Klicken Sie darauf, um jede Änderung der KI an der Datei zu sehen, die neueste zuerst:

• Was sich geändert hat, zum Beispiel „Klausel 4 (Haftung) umgeschrieben und Klausel 5 hinzugefügt“.
• Wer sie vorgenommen hat und wo, zum Beispiel Ana · KI Chat in dieser Datei für das Panel in der Datei, Ana · KI Chat für KI Chat in der rechten Leiste oder im Bereich KI Chat, oder der Name eines Agenten.
• Wann, und wie viel der Datei betroffen ist.

Eine Bearbeitung zurücksetzen

1. Klicken Sie in der Kopfzeile der Datei auf KI-Änderungen.
2. Suchen Sie die Änderung und klicken Sie auf Zurücksetzen.
3. Die Datei ist wieder so wie vor dieser Änderung, für alle.

Sie können eine Änderung jederzeit zurücksetzen, nicht nur direkt danach. Eine zurückgesetzte Änderung ist als Zurückgesetzt markiert und zeigt die Schaltfläche Rückgängig, damit Sie sie wiederherstellen können, falls Sie es sich anders überlegen.

Wenn andere dieselben Teile bearbeitet haben

Wenn jemand einen Teil der Datei nach der KI bearbeitet hat, zeigt die Liste das an, zum Beispiel „Personen haben nach dieser Änderung 1 Absatz geändert." Beim Zurücksetzen wählen Sie:

• Den Rest zurücksetzen, ihre Änderungen behalten — Behält die späteren Bearbeitungen Ihrer Teammitglieder und setzt alles andere zurück.
• Alles zurücksetzen — Setzt jeden Teil auf den Stand vor der KI-Änderung zurück und überschreibt die späteren Bearbeitungen in diesen Teilen.

Copera nennt die Teile, die sich ändern, bevor Sie bestätigen. Jede Wahl lässt sich rückgängig machen, und der Versionsverlauf bewahrt alle früheren Versionen als Sicherheitsnetz.

Sehr große Bearbeitungen

Bei einer sehr großen KI-Bearbeitung, etwa dem Umschreiben eines ganzen Dokuments, bietet die Liste Version vor dieser Änderung wiederherstellen statt eines Zurücksetzens an. Dadurch wird die Datei aus dem Versionsverlauf als neue Version wiederhergestellt, sodass nichts verloren geht.

Alles aus einer Anfrage zurücksetzen

Wenn eine Anfrage an KI Chat mehrere Dateien geändert hat, enthält die Zusammenfassung in KI Chat die Schaltfläche Alles aus diesem Lauf zurücksetzen. Sie setzt alle Änderungen dieser Anfrage in allen Dateien zurück. Dateien, die Sie nicht bearbeiten können, werden übersprungen und gezählt, die anderen werden trotzdem zurückgesetzt. Haben Personen einige dieser Teile danach bearbeitet, setzt Copera zuerst alles andere zurück und fragt dann, was mit diesen Teilen geschehen soll: ihre Bearbeitungen behalten oder Alles zurücksetzen und sie überschreiben.

Agenten und Office-Dateien

Agenten können Office-Dateien ebenfalls lesen, erstellen und bearbeiten:

• Die Bearbeitung eines Agenten folgt den Freigaberegeln, die seine Admins festlegen. Braucht eine Bearbeitung eine Freigabe, erscheint die Freigabekarte im Kanal des Agenten.
• Die Bearbeitungen des Agenten erscheinen live in der Datei, tragen den Namen des Agenten und stehen in KI-Änderungen, wo Sie sie wie jede andere KI-Änderung zurücksetzen können. Auch die Zusammenfassung des Agentenlaufs bietet das Zurücksetzen an.
• Wenn ein Agent eine Datei für Sie entwirft, können Sie sie bearbeiten.

Wer was darf

• Wer eine Datei öffnen kann, kann ihre Liste KI-Änderungen sehen.
• Zum Zurücksetzen einer Änderung braucht man Bearbeitungsrechte für die Datei.

Tipps und Best Practices

tipp

Nutzen Sie das Panel für konzentrierte Arbeit an der Datei vor Ihnen und KI Chat für alles, was mehr als eine Datei betrifft. Weil das Panel auf eine Datei beschränkt ist, ändert eine schnelle Anfrage nicht versehentlich etwas anderes.

tipp

Geben Sie der KI die Quelle: Erwähnen Sie mit @ das Board, die Tabelle oder die Meeting-Notizen mit den echten Zahlen, damit das Ergebnis Ihre Daten statt Platzhalter verwendet.

Häufige Fragen

Kann das KI-Panel andere Dateien bearbeiten?

Nein. Das Panel in einer Datei kann nur diese Datei bearbeiten. Boards und Dateien, die Sie mit @ erwähnen, kann es als Kontext lesen. Für die Arbeit an mehreren Dateien nutzen Sie KI Chat in der rechten Leiste.

Kann ich eine KI-Änderung von gestern rückgängig machen?

Ja. Öffnen Sie KI-Änderungen in der Datei und klicken Sie bei dieser Änderung auf Zurücksetzen. KI-Änderungen lassen sich zurücksetzen, solange die Datei ihren Versionsverlauf behält.

Was, wenn mein Team denselben Text nach der KI bearbeitet hat?

Copera zeigt, welche Teile danach bearbeitet wurden, und lässt Sie nur die unveränderten Teile oder alles zurücksetzen. Das Zurücksetzen können Sie bei Bedarf rückgängig machen.

Löscht das Zurücksetzen den Verlauf?

Nein. Ein Zurücksetzen ist eine neue Änderung an der Datei. Es erscheint in der Liste und lässt sich selbst rückgängig machen, und frühere Versionen bleiben im Versionsverlauf.

Kann KI Chat eine Datei bearbeiten, während ich darin arbeite?

Ja. KI Chat und Agenten können geöffnete Dateien bearbeiten. Ihre Änderungen erscheinen live, genau wie die Bearbeitungen einer Kollegin oder eines Kollegen.

Verwandte Funktionen

• Copera Office — Dokumente, Tabellen und Präsentationen gemeinsam bearbeiten
• Versionsverlauf — Frühere Versionen einer Datei ansehen und wiederherstellen
• KI Chat — Chatten Sie mit der KI von Copera in Ihrem gesamten Workspace
• Agenten-Überblick — KI-Teammitglieder, die in eigenen Kanälen arbeiten
• Drive-Startseite — Lassen Sie KI Chat eine Datei erstellen